Migration nach Microsoft 365: die Reihenfolge, die trägt

Eine Bestandsaufnahme, die diesen Namen verdient

Bevor irgendetwas umzieht, brauchst du eine Liste mit vier Spalten: was es gibt, wie groß es ist, wer es benutzt und was passiert, wenn es zwei Tage nicht verfügbar ist. Darunter fallen Postfächer samt Größe, Freigaben und Stellvertretungen, Dateiablagen mit ihrem tatsächlichen Alter, Verteilerlisten, Funktionspostfächer, Raum- und Ressourcenkalender sowie alles, was heute Mails verschickt, vom Multifunktionsgerät bis zum ERP-System.

Genau die letzte Gruppe wird regelmäßig vergessen. Geräte und Anwendungen, die bisher über den alten Server verschickt haben, stehen nach der Umstellung still, und niemand fühlt sich zuständig. Sammle sie früh ein, zusammen mit der Frage, wer sie überhaupt umkonfigurieren kann, denn oft ist das ein externer Dienstleister mit Vorlaufzeit.

Identitäten zuerst, alles andere danach

Der erste technische Schritt betrifft die Anmeldenamen. Der Anmeldename in der Cloud sollte der Mailadresse entsprechen, und die zugehörige Domäne muss im Mandanten nachgewiesen sein. Wo intern noch eine Domänenendung in Gebrauch ist, die es öffentlich nicht gibt, ergänzt du vorher eine nachweisbare. Sonst landen Konten auf einer Adresse bei onmicrosoft.com, und du korrigierst das später bei jeder Person einzeln.

Danach entscheidest du, ob Konten aus dem lokalen Verzeichnis synchronisiert werden oder ob der Mandant allein führt. In beiden Fällen gehört die Anmeldesicherheit in dieselbe Etappe: Mehrstufige Anmeldung und die zugehörigen Bedingungen legst du fest, bevor die ersten Postfächer umziehen, nicht danach. Sonst erklärst du der Belegschaft zweimal etwas Neues, einmal das Postfach und einmal die Anmeldung.

Lizenzen weist du am besten über Gruppen zu und nicht Person für Person. Andernfalls hängt die Zuweisung an demjenigen, der gerade Zeit hatte, und beim nächsten Eintritt fehlt sie.

Postfächer in Wellen, nicht an einem Wochenende

Für Postfächer gibt es mehrere Wege, vom parallelen Betrieb mit dem vorhandenen Exchange-Server bis zu Werkzeugen von Drittanbietern. Welcher passt, hängt an der Zahl der Postfächer, an ihrer Größe und daran, wie viel Stillstand vertretbar ist. Die Entscheidung fällt leichter, wenn du eine kleine Welle misst und hochrechnest, statt einer Faustzahl aus einem Forum zu vertrauen.

Sonderfälle kosten mehr Zeit als die Masse: öffentliche Ordner, gemeinsame Postfächer mit vielen Berechtigten, Kalenderstellvertretungen, Regeln, die auf lokale Ordner zeigen, und Archivdateien auf Einzelplatzrechnern. Für jeden dieser Fälle brauchst du eine Entscheidung, bevor die Welle startet, sonst trifft sie nachts jemand allein und unter Druck.

Schneide die Wellen entlang der Zusammenarbeit, nicht entlang des Alphabets. Wer täglich gemeinsam Termine plant, sollte zusammen umziehen, damit Frei/Gebucht-Informationen und Stellvertretungen nicht wochenlang nur halb funktionieren.

Dateien: das gewachsene Laufwerk ist kein Bauplan

Die größte Versuchung ist, das Netzlaufwerk eins zu eins zu kopieren. Damit nimmst du zwanzig Jahre Ordnerlogik mit, samt Berechtigungen, die niemand mehr begründen kann. Trenn stattdessen drei Töpfe: persönliche Dateien nach OneDrive, Dateien eines Teams in dessen SharePoint-Bibliothek und den Altbestand ins Archiv, das gar nicht erst mit umzieht.

Technisch scheitert eine Übernahme meist an drei Stellen: an zu langen Pfaden, an einzelnen Ordnern mit sehr vielen Elementen und an Altbeständen, die seit Jahren niemand geöffnet hat und die trotzdem mitkopiert werden. Die Gesamtlänge aus Pfad und Dateiname ist in SharePoint und OneDrive begrenzt, und tief verschachtelte Ablagen aus der Laufwerkswelt reißen diese Grenze regelmäßig. Ein Probelauf mit den zehn tiefsten Ordnern zeigt das in einer Stunde.

Rechne außerdem damit, dass die reine Übertragung dauert. Erst eine vollständige Übertragung im Hintergrund, dann kurz vor dem Wechsel nur noch ein Abgleich der Änderungen: Dieses zweistufige Vorgehen hält das Zeitfenster am Umstellungstag klein.

Teams ordnen, statt es entstehen zu lassen

Teams ist der Punkt, an dem eine Migration in ein Organisationsthema kippt. Jedes Team erzeugt eine Microsoft-365-Gruppe und eine SharePoint-Website, und wer das ungeregelt laufen lässt, hat nach einem halben Jahr Dutzende Teams mit drei Mitgliedern und keiner erkennbaren Ablagelogik. Leg vorher fest, wer ein Team anlegen darf, wie benannt wird und was in einen Kanal gehört und was weiterhin in eine Mail.

Für die Belegschaft ist genau das die eigentliche Umstellung. Postfach und Dateien liegen danach woanders, aber die Arbeit ändert sich erst, wenn Dokumente gemeinsam bearbeitet statt herumgeschickt werden. Plane die Begleitung deshalb nicht als Info-Mail am Vorabend, sondern als kurze Termine in den Wochen vor und nach dem Wechsel, mit Ansprechpersonen in den Abteilungen, die Rückfragen einsammeln.