Neues Outlook: ein Schalter, der die Anwendung tauscht

Was hinter dem Umschalter passiert

Der Schalter oben rechts startet eine andere Anwendung, nicht bloß eine andere Ansicht. Mails, Termine und Kontakte bleiben, weil sie im Postfach liegen und nicht im Programm. Was dagegen auf dem Rechner lag, steht dort nicht mehr zur Verfügung: Ordnerstrukturen aus lokalen Archivdateien, Regeln, die nur auf diesem PC liefen, und Vorlagen oder Erweiterungen, die dort installiert waren.

Der Weg zurück führt über denselben Schalter. Für ein Team heißt das: Ein Rückzieher ist möglich, aber niemand sollte wochenlang hin und her wechseln. Sonst entstehen an zwei Stellen Einstellungen, und am Ende stimmt keine der beiden.

Wo die bekannten Funktionen jetzt liegen

Fast alles, was früher unter "Datei" und "Optionen" lag, findest du hinter dem Zahnrad oben rechts. Regeln sitzen dort im Bereich "E-Mail", ebenso das automatische Aufräumen und die Behandlung unerwünschter Absender. Signatur und automatische Antworten gehören zum jeweiligen Konto und sind im Postfach gespeichert, stehen also auch im Browser zur Verfügung. Die Outlook-App auf dem Handy zieht die Signatur allerdings nicht mit, dort pflegst du sie weiterhin getrennt.

Beim Thema Regeln steckt der wichtigste Unterschied: Sortierregeln laufen jetzt auf dem Server, was meistens ein Gewinn ist, weil sie auch dann greifen, wenn der Rechner aus ist. Regeln, die etwas auf dem PC auslösen sollten, etwa eine Meldung am Bildschirm oder den Start eines Programms, gibt es in dieser Form aber nicht mehr. Wer solche Regeln nutzt, sucht sich vorher einen Ersatz.

Kategorien bleiben erhalten und hängen ebenfalls am Postfach. Ein geteiltes Postfach bindest du über die Kontoeinstellungen ein und nicht mehr über einen Umweg in den Eigenschaften des eigenen Kontos. Prüf danach zwei Dinge: ob das Senden im Namen des geteilten Postfachs klappt und ob die gesendeten Nachrichten dort landen, wo das Team sie sucht.

Was du vor dem Wechsel prüfst

Drei Punkte entscheiden, ob der Umstieg glatt läuft. Erstens die Erweiterungen: Zusatzprogramme aus der klassischen Welt laufen nicht mehr, du brauchst Web-Erweiterungen. Betroffen sind typischerweise Anbindungen an CRM- und Dokumentenmanagementsysteme, an Faxdienste oder an Verschlüsselungslösungen. Frag im Haus nach, welche davon im Einsatz sind, bevor die erste Person umschaltet.

Zweitens Archive: Wer regelmäßig in alten Archivdateien nachschlägt, klärt vorher, wie diese Inhalte erreichbar bleiben. Drittens das Konto selbst: Liegt das Postfach noch auf einem Server im eigenen Haus, gehört die Entscheidung über den Umstieg zur IT und nicht auf den einzelnen Schreibtisch.

Wenn du neben dem dienstlichen Konto ein privates Konto bei einem anderen Anbieter einbinden willst, sprich das vorher ab. Solche Konten werden im neuen Outlook anders angebunden als im klassischen Programm, und die Frage betrifft nicht nur dich, sondern auch den Datenschutz im Unternehmen.

Was noch fehlt und wie du es herausfindest

Der Funktionsstand bewegt sich, Microsoft liefert laufend nach. Verlass dich deshalb nicht auf eine Aufzählung aus dem letzten Jahr, sondern prüf die Punkte, die für deine Arbeit tragend sind, an echten Vorgängen: Arbeite eine Woche lang so wie sonst und notiere, was fehlt oder länger dauert. Diese Liste ist die Entscheidungsgrundlage, nicht das Gefühl nach zehn Minuten.

Erfahrungsgemäß fallen zuerst Kleinigkeiten auf, die den Tag prägen: die Anordnung der Schaltflächen, das Verhalten beim Beantworten, die Reihenfolge der Ordner, gewohnte Tastenkürzel. Vieles davon lässt sich in den Einstellungen zurechtrücken, unter anderem die Darstellung des Menübands und das Layout der Nachrichtenliste. Nimm dir dafür bewusst eine halbe Stunde, sonst kämpfst du monatelang gegen Voreinstellungen.