Was ist Power Automate?
Power Automate ist der Automatisierungsdienst von Microsoft, mit dem du wiederkehrende Abläufe als sogenannten Flow aus einem Auslöser, Bedingungen und Aktionen zusammensetzt, ohne dafür programmieren zu müssen.
Genehmigungen per Mail, Anhänge, die jemand von Hand in einen Ordner zieht, und Erinnerungen, an die keiner denkt: Solche Abläufe enden früher oder später als Flow.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Gehört zu
- Microsoft Power Platform
- Bausteine
- Auslöser, Bedingungen, Aktionen
- Typisch bei
- Genehmigungen, Hinweisen, Dateiablage
- Verwechselt mit
- Power Apps und Outlook-Regeln
Auslöser, Bedingung, Aktion
Jeder Flow beginnt mit genau einem Auslöser. Das kann ein Ereignis sein, etwa eine neue E-Mail mit Anhang oder ein neuer Eintrag in einer SharePoint-Liste. Es kann ein Zeitplan sein, etwa jeden Montag um sieben. Oder es ist eine Schaltfläche, die jemand selbst drückt. Danach hängst du Aktionen an: Datei in einen Ordner legen, Nachricht in einen Teams-Kanal schreiben, Freigabe anfordern, Zeile in eine Excel-Tabelle schreiben.
Zwischen die Aktionen passen Bedingungen und Schleifen. Ein Flow kann also prüfen, ob ein Betrag über einer Grenze liegt, und nur dann eine Freigabe einholen. Die Bausteine für die einzelnen Dienste heißen Connectoren, es gibt sie für Microsoft-Produkte ebenso wie für viele Fremdsysteme.
Wo es sich im Alltag lohnt
Die dankbarsten Fälle sind unspektakulär: Rechnungsanhänge aus einem Postfach in die richtige Ablage sortieren, Urlaubsanträge zur Freigabe an die Führungskraft schicken und das Ergebnis zurückmelden, aus einem eingereichten Formular eine Aufgabe erzeugen. Das sind Abläufe, die vorher jemand von Hand gemacht hat, mehrmals täglich, mit der üblichen Fehlerquote.
Der Nutzen entsteht nicht durch die gesparten Minuten allein, sondern dadurch, dass der Ablauf immer gleich läuft und protokolliert wird. In der Laufhistorie siehst du für jeden Durchlauf, welcher Schritt was getan hat und woran es gescheitert ist.
Die häufigsten Fehler
Flows werden gern unter einem persönlichen Konto gebaut. Verlässt die Person das Unternehmen oder wird das Konto deaktiviert, steht der Ablauf still, und niemand weiß, wo er lag. Alles, was eine Abteilung dauerhaft braucht, gehört deshalb in eine geteilte Umgebung mit mehreren Besitzern.
Der zweite Stolperstein sind Endlosschleifen: Ein Flow schreibt in eine Liste, und diese Änderung löst denselben Flow erneut aus. Beim Bauen hilft es, den Auslöser so eng wie möglich zu fassen und den ersten Testlauf mit wenigen Datensätzen zu fahren.
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Power Automate und was oft damit gleichgesetzt wird
Power Apps ist für die Oberfläche zuständig, also das Formular oder die kleine Anwendung, mit der jemand Daten erfasst. Power Automate übernimmt danach, was im Hintergrund mit diesen Daten passiert.
Ein Makro läuft innerhalb einer Office-Datei auf einem Rechner. Ein Cloud-Flow läuft dagegen im Dienst, unabhängig davon, ob jemand angemeldet ist, und verbindet mehrere Systeme miteinander. Für Anwendungen ohne brauchbare Schnittstelle gibt es zusätzlich Desktop-Flows, die einen Rechner wie ein Mensch bedienen und dafür eine laufende Sitzung brauchen.
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Der erste Flow läuft am selben Tag, der Ärger kommt ein halbes Jahr später
Der Einstieg ist unspektakulär und genau deshalb sinnvoll: Kommt eine Mail mit Anhang von einem bestimmten Absender, landet die Datei im richtigen SharePoint-Ordner und die Fachabteilung bekommt eine Nachricht in Teams. Das ist in einer halben Stunde gebaut und spart jede Woche eine Handvoll Handgriffe.
Zwei Dinge werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens hängt ein Flow an dem Konto, mit dem die Verbindungen angelegt wurden. Verlässt diese Person das Unternehmen, steht der Ablauf, und niemand merkt es sofort, weil ein gescheiterter Flow still ist, solange keine Benachrichtigung eingerichtet wurde. Zweitens startet ein Flow, der auf jede neue Datei reagiert, auch hundertmal, wenn jemand hundert Dateien auf einmal hochlädt. Dann greifen die Ausführungsgrenzen des Mandanten, ein Teil der Läufe wartet in der Warteschlange, und die Nachricht in Teams kommt Stunden später oder gar nicht an.
Ab dem dritten oder vierten Ablauf lohnt es sich, die Sache wie Software zu behandeln: mit einer benannten verantwortlichen Person, einer Notiz dazu, wofür der Flow überhaupt da ist, und einem Weg, Änderungen zu testen, ohne den laufenden Betrieb anzufassen.
Power Automate lernen
Vom ersten Auslöser bis zum überwachten Ablauf führen die Kurse zur Prozessautomatisierung mit Microsoft Schritt für Schritt.
Weil viele Flows Nachrichten und Dateien in Teams ablegen, lohnt sich vorher ein Blick auf die Grundlagen der Zusammenarbeit in Teams .
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Häufige Fragen
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Ist Power Automate in meiner Lizenz enthalten?
Was passiert, wenn ein Flow fehlschlägt?
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Wie sich Auslöser, Bedingung und Aktion zu einem laufenden Ablauf zusammenfügen, führt die Anleitung zum ersten eigenen Flow Schritt für Schritt vor.
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