Was ist Power Automate?

Auslöser, Bedingung, Aktion

Jeder Flow beginnt mit genau einem Auslöser. Das kann ein Ereignis sein, etwa eine neue E-Mail mit Anhang oder ein neuer Eintrag in einer SharePoint-Liste. Es kann ein Zeitplan sein, etwa jeden Montag um sieben. Oder es ist eine Schaltfläche, die jemand selbst drückt. Danach hängst du Aktionen an: Datei in einen Ordner legen, Nachricht in einen Teams-Kanal schreiben, Freigabe anfordern, Zeile in eine Excel-Tabelle schreiben.

Zwischen die Aktionen passen Bedingungen und Schleifen. Ein Flow kann also prüfen, ob ein Betrag über einer Grenze liegt, und nur dann eine Freigabe einholen. Die Bausteine für die einzelnen Dienste heißen Connectoren, es gibt sie für Microsoft-Produkte ebenso wie für viele Fremdsysteme.

Welche Arten von Flows es gibt

Beim Anlegen fragt Power Automate, wie der Flow starten soll. Daraus ergeben sich die Flow-Arten, die du in der Oberfläche findest:

Cloud-Flows laufen im Microsoft-Rechenzentrum, auch wenn niemand angemeldet ist. Desktop-Flows steuern dagegen einen Windows-Rechner wie ein Mensch, klicken also Schaltflächen und füllen Felder aus. Das nennt sich Robotic Process Automation, kurz RPA, und braucht eine laufende Sitzung auf dem Rechner.

Wichtige Aktionen und ihre deutschen Namen

Anleitungen im Netz sind oft auf Englisch, die Oberfläche zeigt bei deutscher Spracheinstellung aber deutsche Namen. Das führt bei den Steuerelementen und Datenvorgängen regelmäßig zu Suchen. Die wichtigsten im Vergleich:

„Auf alle anwenden“ fügt Power Automate oft von selbst ein, sobald du einen Wert aus einer Liste in eine Aktion ziehst. Wer sich über unerwartete Schleifen wundert, findet hier meist die Ursache. „Verfassen“ ist das unscheinbare Arbeitstier: Es hält ein Zwischenergebnis fest, das du später mit outputs('Verfassen') wieder abrufst, und macht beim Testen sichtbar, was ein Ausdruck tatsächlich liefert.

Ausdrücke: wo Power Automate doch zur Programmierung wird

Für einfache Flows klickst du dir alles im grafischen Designer zusammen. Sobald du ein Datum formatieren, Texte verketten oder einen Wert berechnen willst, kommen Ausdrücke ins Spiel. Sie folgen der Workflow Definition Language von Microsoft und sehen aus wie Excel-Formeln mit englischen Funktionsnamen:

formatDateTime(utcNow(), 'dd.MM.yyyy')
addDays(utcNow(), 14, 'dd.MM.yyyy')
concat('Antrag vom ', formatDateTime(utcNow(), 'dd.MM.yyyy'))
if(greater(variables('Betrag'), 5000), 'Freigabe nötig', 'Direkt buchen')
length(body('Array_filtern'))

Auf Aktionen verweist du über ihren Namen, Leerzeichen werden dabei zu Unterstrichen. Heißt eine Aktion „Array filtern“, schreibst du body('Array_filtern'). Benennst du die Aktion später um, musst du die Ausdrücke anpassen, deshalb lohnt es sich, Aktionen gleich beim Anlegen sprechend zu benennen.

Wo es sich im Alltag lohnt

Die dankbarsten Fälle sind unspektakulär: Rechnungsanhänge aus einem Postfach in die richtige Ablage sortieren, Urlaubsanträge zur Freigabe an die Führungskraft schicken und das Ergebnis zurückmelden, aus einem eingereichten Formular eine Aufgabe erzeugen. Das sind Abläufe, die vorher jemand von Hand gemacht hat, mehrmals täglich, mit der üblichen Fehlerquote.

Der Nutzen entsteht nicht durch die gesparten Minuten allein, sondern dadurch, dass der Ablauf immer gleich läuft und protokolliert wird. In der Laufhistorie siehst du für jeden Durchlauf, welcher Schritt was getan hat und woran es gescheitert ist.