Barrierefreies Word-Dokument erstellen: Struktur, Alternativtexte und Kontrast

Überschriften über Formatvorlagen setzen, nicht über Schriftgröße

Weise jeder Überschrift die eingebaute Formatvorlage zu, also Überschrift 1 für die oberste Ebene und darunter fortlaufend, ohne eine Ebene zu überspringen. Microsoft nennt genau das als bewährte Methode, weil Sprachausgaben und die Navigation daran entlanggehen. Der Nebeneffekt ist angenehm: Ein Inhaltsverzeichnis entsteht danach automatisch, und du kannst im Navigationsbereich prüfen, ob die Reihenfolge logisch ist. Wenn dort Lücken oder Sprünge auftauchen, stimmt die Gliederung auch inhaltlich meist nicht.

Alternativtexte schreiben, die den Zweck des Bildes wiedergeben

Jedes Bild, jedes Diagramm und jede Grafik braucht eine Textalternative, die den Zweck erfüllt, den das Bild im Dokument hat. Bei einem Schaubild ist das nicht die Beschreibung der Kästchen, sondern die Aussage, die es transportiert. Rein dekorative Elemente markierst du ausdrücklich als dekorativ, dann überspringt die Sprachausgabe sie. Die von Word vorgeschlagenen Texte sind ein Anfang, aber sie kennen den Zusammenhang nicht, in dem das Bild steht, und müssen deshalb gegengelesen werden.

Tabellen sparsam einsetzen und mit Kopfzeile versehen

Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Tabellen nach Möglichkeit zu vermeiden und die Daten anders darzustellen. Wenn eine Tabelle nötig ist, dann mit einfacher Struktur, ausgewiesener Kopfzeile und ohne verbundene, geteilte oder verschachtelte Zellen. Der Grund ist mechanisch: Eine Sprachausgabe merkt sich ihre Position durch Zählen der Zellen, und eine verbundene Zelle bringt diese Zählung durcheinander. Vollständig leere Zeilen lässt du weg, denn sie wirken wie ein Signal, dass die Tabelle zu Ende ist.

Farbe nie als einzigen Träger einer Aussage benutzen

Rot markierte Zeilen, grün hinterlegte Felder und farbige Punkte in einer Legende sind für einen Teil der Leserschaft leer. Ergänze die Farbe deshalb immer um etwas Zweites, um ein Wort, ein Symbol oder eine Beschriftung. Für den Kontrast zwischen Text und Hintergrund nennt WCAG 2.2 im Erfolgskriterium 1.4.3 ein Verhältnis von mindestens 4,5 zu 1 als Anforderung der Stufe AA. Diese Zahl ist die einzige harte Grenze in diesem Bereich, und sie lässt sich mit jedem Kontrastrechner in Sekunden prüfen.

Wichtiges nicht in Kopf- oder Fußzeile verstecken

Kopf- und Fußzeilen werden von Sprachausgaben nicht mitgelesen. Alles, was für das Verständnis nötig ist, gehört deshalb in den Haupttext, also Titel, Untertitel und der Hinweis auf den Stand des Dokuments. In die Fußzeile darf, was sich ohne Verlust wiederholt: Seitenzahl, Aktenzeichen, Dateiname. Diese Regel wird regelmäßig verletzt, weil eine Fußzeile so praktisch ist, und sie fällt in der Prüfung selten auf, weil kein Werkzeug sie automatisch meldet.

Die Barrierefreiheitsprüfung mitlaufen lassen statt am Ende einmal

Word bringt unter Überprüfen den Punkt Barrierefreiheit überprüfen mit. Die Ergebnisse sind in Fehler, Warnungen und Tipps geteilt, und zu jedem Punkt steht, warum er ein Problem darstellt und wie er sich beheben lässt. Sinnvoll ist die Prüfung nicht als Abschlusskontrolle, sondern begleitend beim Schreiben, weil ein Befund unmittelbar nach dem Einfügen eines Bildes eine Sache von Sekunden ist und drei Wochen später eine Suchaufgabe.

Die Vorlage einmal richtig bauen statt jedes Dokument einzeln

Der wirksamste Hebel liegt nicht im einzelnen Dokument, sondern in der Dokumentvorlage. Wenn dort die Formatvorlagen sauber definiert sind, die Hausfarben den Kontrastwert einhalten und die Sprache des Dokuments richtig gesetzt ist, entsteht jedes neue Dokument von Anfang an in der richtigen Struktur. Der Aufwand fällt einmal an, die Wirkung betrifft alles, was danach geschrieben wird.