Belege digital verarbeiten: vom Papier bis zum revisionssicheren Archiv
Erfassen ist der einfache Teil. Die Arbeit liegt in der Sicherung des Belegs, in der zeitgerechten Buchung und in der Dokumentation des Verfahrens, das beides trägt.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Digitalisiert wird meistens nur der Scanvorgang
Der übliche Einstieg sieht so aus: Ein Multifunktionsgerät steht schon da, jemand richtet einen Ordner auf dem Server ein, und ab sofort werden eingehende Rechnungen eingescannt. Das ist ein Anfang und noch keine digitale Belegverarbeitung. Solange das Papier daneben weiter abgeheftet wird, habt ihr die Arbeit verdoppelt statt sie zu ersetzen, und solange niemand aufgeschrieben hat, wie der Vorgang abläuft, dürft ihr das Papier auch gar nicht wegwerfen.
Der zweite typische Bruch liegt zwischen Beleg und Buchung. Der Scan liegt in einem Ordner, die Buchung entsteht im Buchhaltungsprogramm, und die Verbindung zwischen beidem existiert nur im Kopf der Person, die gebucht hat. Damit ist die Nachvollziehbarkeit dahin, und zwar genau die, auf die es ankommt: Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen, vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zurück zum Beleg.
Der dritte Punkt betrifft die Zeit. Die Abgabenordnung verlangt, dass Buchungen und sonstige Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden, und für die Kasse steht es ausdrücklich im Gesetz: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Eine Belegverarbeitung, die dreimal im Jahr in Schüben stattfindet, erfüllt diese Anforderung nicht, egal wie gut das Ergebnis danach aussieht.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Ablauf, Schritt für Schritt
Sechs Stationen von der Belegannahme bis zur Vernichtung des Papiers. Die Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass die Dokumentation vor der Vernichtung steht und nicht danach.
- 1
Bestand aufnehmen und Eingangswege festlegen
Geh mit der Buchhaltung alle Belegarten durch, die im Jahr anfallen, und ordne jeder einen Eingangsweg zu. Typische Belege mit Belegfunktion sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Einzahlungs- und Auszahlungsbelege, Kontoauszüge, Verträge und Geschäftsbriefe. Halte fest, welche davon nur digital ankommen und welche weiterhin auf Papier.
Geschafft, wenn: Eine Liste der Belegarten mit jeweils einem festgelegten Eingangsweg und einer zuständigen Person.
- 2
Bildlich erfassen und das Ergebnis prüfen
Papierbelege werden nach Eingang gescannt oder fotografiert, mit Scanner, Multifunktionsgerät oder Smartphone. Wichtig ist die Prüfung danach: Ist die Wiedergabe vollständig, lesbar und stimmt sie mit dem Original überein? Für empfangene Geschäftsbriefe und Buchungsbelege verlangt die Abgabenordnung bildliche Übereinstimmung, wenn sie lesbar gemacht werden. Wird beim Erfassen eine Texterkennung eingesetzt, sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
Geschafft, wenn: Ein geprüftes digitales Abbild je Papierbeleg, das inhaltlich und bildlich dem Original entspricht.
- 3
Beleg sichern und dem Vorgang zuordnen
Der erfasste Beleg bekommt eine eindeutige Kennzeichnung und wird dem Geschäftsvorfall zugeordnet, bevor gebucht wird. Diese Sicherung ist der Schritt, der die Nachvollziehbarkeit herstellt, und sie muss zeitnah erfolgen, damit nichts verloren geht. Systeme wie DATEV Unternehmen online übernehmen dabei die Daten aus dem Beleg direkt in die Buchungszeile, sodass die Verbindung zwischen Beleg und Buchung technisch entsteht und nicht von Hand.
Geschafft, wenn: Jeder Beleg ist eindeutig identifizierbar und einem Vorgang zugeordnet, bevor er in die Buchung eingeht.
- 4
Kontoumsätze elektronisch übernehmen
Die Bankumsätze sind der zweite große Strom neben den Belegen. Werden sie elektronisch übernommen, entfällt das Abtippen, und die Zuordnung zu offenen Posten lässt sich weitgehend automatisieren. Für die Aufbewahrung gilt dabei die allgemeine Regel: Eingehende elektronische Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes über die technische Abwicklung ist dagegen nicht aufbewahrungspflichtig, solange er nicht als Buchungsbeleg dient, die einzige Abrechnung darstellt oder als Einziges die Abgrenzung zwischen baren und unbaren Vorfällen ermöglicht.
Geschafft, wenn: Die Kontoumsätze liegen in der Buchhaltung vor, ohne dass jemand sie erfasst hat, und die Belege sind ihnen zugeordnet.
- 5
Zeitgerecht buchen und die Kasse täglich führen
Erst jetzt wird gebucht, und zwar in einem festen Rhythmus. Buchungen und die erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Für die Kasse ist die Anforderung eindeutig: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Der Rhythmus für die übrige Buchführung orientiert sich sinnvollerweise an der Umsatzsteuer-Voranmeldung, weil ihr die Zahlen dann ohnehin braucht.
Geschafft, wenn: Ein Buchungsstand, der zum Monatsende belastbar ist, und eine Kassenführung, die dem Gesetz entspricht.
- 6
Verfahren dokumentieren, dann Papier vernichten
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Ablauf: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation mit Anweisungen für die Beteiligten, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation, die auch den Ausfall eines Systems abdeckt. Sie muss allen Beteiligten bekannt und zugänglich sein, das tatsächliche Verfahren muss ihr entsprechen, und Änderungen sind zu dokumentieren. Erst danach dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Geschafft, wenn: Eine gültige Verfahrensdokumentation und eine begründete Entscheidung darüber, welche Originale bleiben und welche gehen.
Fünf Anforderungen, an denen die Ablage gemessen wird
- 01 Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg zur Buchung und zurück ist lückenlos.
- 02 Vollständigkeit: Kein Geschäftsvorfall fehlt, keiner ist doppelt erfasst.
- 03 Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen sind erkennbar oder unmöglich.
- 04 Verfügbarkeit: Die Unterlagen sind über die gesamte Frist lesbar zu machen.
- 05 Maschinelle Auswertbarkeit: Auswertung und Suche sind ohne Umwege möglich.
Was du nach dieser Seite entscheiden und aufschreiben kannst
Der Ablauf besteht aus wenigen Festlegungen, die einmal getroffen und danach eingehalten werden. Wichtig ist, dass sie zusammenpassen, denn die Erlaubnis, Papier zu vernichten, hängt an genau dieser Kette.
Die Belegarten aufnehmen
Schreib auf, welche Belege bei euch tatsächlich anfallen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge, Lieferscheine, Reisekostenbelege. Die Bezeichnung eines Dokuments entscheidet dabei nicht darüber, ob es Belegfunktion hat, deshalb lohnt sich diese Bestandsaufnahme mit der Buchhaltung gemeinsam.
Den Eingang auf wenige Wege bündeln
Je weniger Kanäle es gibt, desto weniger geht verloren. Ein Postfach für elektronische Rechnungen, ein Ort für Papier, ein Weg für Belege von unterwegs. Alles, was daneben entsteht, wird später zum Einzelfall, und Einzelfälle sind der teuerste Teil der Buchhaltung.
Die bildliche Erfassung samt Prüfung festlegen
Bestimm, wer scannt oder fotografiert, mit welchem Gerät und wer das Ergebnis auf Lesbarkeit und Vollständigkeit prüft. Die GoBD nennen für die bildliche Erfassung ausdrücklich auch Aufnahmen mit Smartphone oder Tablet, das Verfahren muss aber beschrieben sein.
Zeitgerecht buchen statt zu sammeln
Leg einen Rhythmus fest, der zur Umsatzsteuer-Voranmeldung passt, und halte ihn ein. Belege sind zeitnah einer Belegsicherung zuzuführen und gegen Verlust zu sichern, und für die Kassenführung schreibt das Gesetz eine tägliche Aufzeichnung vor.
Die Ablage auf Unveränderbarkeit auslegen
Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden. Ein Ordner auf einem Netzlaufwerk, in dem jeder Dateien ersetzen kann, erfüllt das nicht.
Die Verfahrensdokumentation schreiben, bevor Papier verschwindet
Die GoBD sehen vor, dass das Verfahren, mit dem Papierdokumente in einem Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt werden, dokumentiert werden muss. Erst diese Dokumentation trägt die Entscheidung, das Papier danach zu vernichten.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Was ersetzendes Scannen genau bedeutet
Der Begriff beschreibt einen klar umrissenen Vorgang: Belege, die originär in Papierform vorliegen, werden nach ihrem Eingang bildlich erfasst, und die Originale werden anschließend vernichtet. Das digitale Abbild übernimmt danach die Belegfunktion vollständig. Die Bundessteuerberaterkammer stellt dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit, die genau diesen Ablauf beschreibt und die sich als Vorlage für den eigenen Betrieb anpassen lässt.
Die GoBD sprechen inzwischen von bildlicher Erfassung statt von Scannen, weil die Aufnahme auch mit einem Smartphone oder Tablet erfolgen kann. Auch das mobile Erfassen ist damit abgedeckt, und für Belege, die auf einer Auslandsdienstreise entstanden sind, ist die Erfassung im Ausland ausdrücklich zulässig. Wer Reisekostenbelege bisher gesammelt mit nach Hause getragen hat, kann das Verfahren also umstellen, muss es aber in der Dokumentation beschreiben.
Zwei Grenzen sind wichtig. Erstens berechtigt eine Verfahrensdokumentation nur zur Vernichtung der mit der Buchführung verbundenen Belege. Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, etwa Urkunden und Jahresabschlüsse, sind davon nicht erfasst. Zweitens gehen beim Scannen physische Eigenschaften verloren, etwa die Beschaffenheit des Papiers, Wasserzeichen oder der Zustand der Drucktinte. Kommt diesen Eigenschaften Beweiskraft zu, ist das Papier aufzubewahren, und das ist eine Frage, die ihr für Verträge und Urkunden getrennt beantworten solltet.
Die Verfahrensdokumentation ist der Kern, nicht die Software
Die GoBD sehen in Randziffer 136 vor, dass das Verfahren, mit dem Papierdokumente in einem Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt werden, dokumentiert werden muss. Diese Randziffer steht im GoBD-Grundschreiben vom 28. November 2019 und wurde von der Änderung 2025 nicht angefasst. Diese Dokumentation ist keine Formalität, sie ist die Grundlage dafür, dass das digitale Abbild den Papierbeleg ersetzen darf. Ohne sie bleibt der Scan eine Kopie, und das Original muss weiter aufbewahrt werden.
Der Aufbau ist überschaubar. Sie besteht aus einer allgemeinen Beschreibung des Betriebs und der digitalen Abläufe, einer Anwenderdokumentation mit Richtlinien und Anweisungen für die Beteiligten, einer technischen Systemdokumentation zu Hard- und Software und einer Betriebsdokumentation, die auch beschreibt, wie Belege bei einem Systemausfall erfasst werden. Sie muss übersichtlich gegliedert, vollständig und schlüssig sein, damit sich eine prüfende Person in angemessener Zeit zurechtfindet.
Der Punkt, an dem Verfahrensdokumentationen in der Praxis scheitern, ist nicht ihr Inhalt, sondern ihre Aktualität. Sie muss allen am Verfahren Beteiligten bekannt gemacht werden und ihnen jederzeit zugänglich sein, das tatsächlich durchgeführte Verfahren muss der Dokumentation entsprechen, und Änderungen am Verfahren oder an den Maßnahmen müssen dokumentiert werden. Ein Dokument, das vor vier Jahren geschrieben wurde und einen Ablauf beschreibt, den niemand mehr so ausführt, ist im Zweifel schlechter als keines.
Wie lange was aufbewahrt werden muss
Die Fristen stehen in der Abgabenordnung und sind seit der Verkürzung für Buchungsbelege dreistufig. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz samt der zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege acht Jahre. Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre.
Der Fristbeginn wird häufig falsch gerechnet. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In einem laufenden Verfahren verlängert sich die Aufbewahrung also faktisch.
Für die technische Umsetzung folgt daraus eine Anforderung, die beim Aufbau gern übersehen wird: Die aufbewahrungspflichtigen Daten müssen über die gesamte Frist verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können, und sie müssen maschinell auswertbar bleiben. Ein Archiv, dessen Software in fünf Jahren nicht mehr unterstützt wird, erfüllt diese Anforderung nicht mehr, und die Frist läuft trotzdem weiter.
Was sich durch die E-Rechnung geändert hat
Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD im Juli 2025 wegen der obligatorischen E-Rechnung an mehreren Stellen angepasst, und diese Änderungen betreffen die Belegverarbeitung unmittelbar. Werden Buchungsbelege oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes empfangen, bedarf es abweichend von der allgemeinen Regel keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung. Für strukturierte Daten gibt es kein Bild, an dem sich eine bildliche Übereinstimmung messen ließe.
Für hybride Formate gilt: Es genügt, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke. Umgekehrt darf der strukturierte Datenteil nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden. Wer eingehende Rechnungen pauschal in ein Bildformat wandelt, um sie in ein bestehendes Archiv zu bekommen, macht damit genau das Falsche.
Praktisch heißt das für den Ablauf, dass ihr zwei Ströme führt. Papierbelege durchlaufen die bildliche Erfassung mit Prüfung, strukturierte Belege werden im Empfangsformat abgelegt und nicht umgewandelt. Beide Ströme münden in dieselbe Ablage und in dieselbe Verfahrensdokumentation. Die Bundessteuerberaterkammer führt die Besonderheiten der E-Rechnung deshalb inzwischen in einer eigenen Verfahrensdokumentation, und die Trennung ist auch für den eigenen Betrieb die übersichtlichere Lösung.
Was die Umstellung im Alltag wirklich kostet
Der Aufwand liegt fast nie in der Technik. Ein Scanvorgang ist eingerichtet, eine Belegapp installiert und eine Bankverbindung angebunden, das sind Stunden und keine Wochen. Der Aufwand liegt in der Umstellung von Gewohnheiten: Belege werden nicht mehr gesammelt, sondern sofort erfasst, die Kasse wird täglich geführt, und niemand legt mehr eine Rechnung in eine eigene Schublade, weil sie noch geprüft werden muss.
Der zweite Kostenblock ist die Abstimmung mit der Kanzlei. Wer bucht was, in welchem Rhythmus werden Daten übergeben, wer klärt unklare Sachverhalte und wie werden Rückfragen dokumentiert. Diese Absprachen sind der Unterschied zwischen einer Digitalisierung, die Zeit spart, und einer, die nur den Ort des Papierstapels verändert. Sie gehören einmal schriftlich festgehalten, am besten als Teil derselben Verfahrensdokumentation.
Der dritte Block ist Qualifizierung. Die Software nimmt das Sortieren, Suchen und Tippen ab, sie nimmt nicht die Entscheidung ab, auf welches Konto ein Sachverhalt gehört und ob ein Beleg überhaupt vollständig ist. Betriebe, die nach der Umstellung enttäuscht sind, haben meistens die Technik eingeführt und die Qualifizierung weggelassen, und die Fehlerquote steigt danach, weil sich Fehler schneller vervielfachen als vorher.
Dazu passende Kurse
Weil der Ablauf an vielen kleinen Handgriffen hängt, sind Kurse zur Belegdigitalisierung in der Buchhaltung der schnellste Weg zu einem Verfahren, das im Alltag durchhält.
Wer die Belegverarbeitung umstellt, verändert Gewohnheiten im ganzen Haus, und dafür gibt es Kurse zu digitalen Abläufen im kaufmännischen Bereich .
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
Lesen fühlt sich schnell nach Können an. Ein kurzer Test zeigt dir, was davon schon sitzt und wo sich ein Kurs lohnt. Kostenlos, ohne Anmeldung, mit einer Erklärung zu jeder Antwort.
Wo du genau das übst
Häufige Fragen
Dürfen wir Papierrechnungen nach dem Scannen wirklich wegwerfen?
Reicht ein Ordner auf dem Server als Archiv?
Können unsere Leute Belege unterwegs mit dem Handy erfassen?
Wie oft müssen wir buchen, damit es zeitgerecht ist?
Was passiert mit Kontoauszügen, die wir nur als Datei bekommen?
Quellen
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, 2. Änderung der GoBD
- Bundessteuerberaterkammer, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- Lexware, Verfahrensdokumentation nach GoBD
Passt thematisch dazu
Je mehr Belege ohne Sichtprüfung durchlaufen, desto wichtiger wird ein Verfahren, das die wenigen ungewöhnlichen Fälle herausfischt, und genau das beschreibt wie auffällige Buchungen automatisch markiert werden .
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem SAP-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Den Ablauf einmal an echten Belegen durchgehen
Bei cmt arbeitest du an den Stellen, an denen es im Alltag klemmt: Belegerfassung, Zuordnung, elektronische Kontoauszüge und die Übergabe an die Kanzlei.