E-Rechnung im Betrieb umsetzen: Empfang, Ausstellung und Aufbewahrung
Die Empfangspflicht läuft seit Anfang 2025, die Ausstellungspflicht kommt in Stufen. Beides hängt am Gesetz und nicht am Programm, deshalb lohnt sich die Trennung der beiden Fragen.
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Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung
Der häufigste Irrtum im Mittelstand lässt sich in einem Satz auflösen. Eine elektronische Rechnung ist nach dem Umsatzsteuergesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere, also Papier ebenso wie ein reines PDF, ist eine sonstige Rechnung. Wer seit Jahren PDF-Rechnungen verschickt und deshalb glaubt, das Thema erledigt zu haben, hat den entscheidenden Punkt nicht getroffen.
Der zweite Irrtum betrifft die Reihenfolge. Viele Betriebe beschäftigen sich zuerst mit dem Ausstellen, weil dort die eigenen Prozesse hängen, und schieben den Empfang auf. Rechtlich ist es umgekehrt: Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht kommt später. Und sie hat eine unangenehme Kante. Wer technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.
Der dritte Irrtum ist die Annahme, das Thema sei mit dem Kauf einer Software erledigt. Das Programm kann ein Format erzeugen und ein Format lesen. Ob eure Kundenstammdaten die nötigen Angaben enthalten, wer die eingehenden Dateien prüft, wo sie liegen bleiben und was davon in acht Jahren noch lesbar sein muss, entscheidet niemand automatisch. Genau diese Fragen sind der eigentliche Umsetzungsaufwand.
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Wer entscheidet, wer setzt um
Die E-Rechnung berührt Vertrieb, Buchhaltung, IT und die Steuerkanzlei gleichzeitig. Diese sechs Zeilen benennen die Stellen, an denen die Zuständigkeit erfahrungsgemäß offen bleibt.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Empfangsweg und Zuständigkeit für eingehende Rechnungen | Die Geschäftsführung oder die kaufmännische Leitung, weil der Weg gegenüber allen Lieferanten kommuniziert wird | Die Buchhaltung gemeinsam mit der IT, die den Kanal einrichtet und die Weiterleitung ins Buchhaltungssystem herstellt | Jede Fachabteilung nennt ihre eigene Adresse. Danach liegen Rechnungen in vier Postfächern, und niemand kann belegen, wann eine davon zugegangen ist. |
| Format für ausgehende Rechnungen | Der Vertrieb gemeinsam mit der Buchhaltung, denn welches zulässige Format verwendet wird, ist eine Frage zwischen den Vertragsparteien | Die Fakturierung im Vorsystem, mit Abstimmung bei den größten Kunden vor der Umstellung | Es wird ein hybrides Format gewählt und dabei ein Profil verwendet, das die Anforderungen nicht erfüllt. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgenommen. |
| Prüfung eingehender Dateien | Die Buchhaltung, weil sie die Folgen trägt, wenn eine Datei die Anforderungen nicht erfüllt | Die Buchhaltung mit einer Validierungsanwendung, im Zweifel in Abstimmung mit der Steuerkanzlei | Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln werden gleich behandelt. Ein fehlendes Pflichtfeld ist etwas anderes als eine Datei, die schon dem Format nicht entspricht, und die Folgen unterscheiden sich. |
| Archivierung und Aufbewahrungsfrist | Die kaufmännische Leitung, im Zweifel mit der Steuerkanzlei | Die IT für die Ablage, die Buchhaltung für die Zuordnung zum Buchungssatz | Der strukturierte Datenteil wird durch eine Formatumwandlung, etwa in ein Bildformat, gelöscht. Genau das darf nicht passieren, denn entscheidend ist die Aufbewahrung des strukturierten Teils. |
| Stammdaten für den Rechnungsversand | Der Vertrieb, weil er die Angaben bei den Kunden erhebt | Die Stammdatenpflege, mit einer Prüfung, ob die für das gewählte Format nötigen Angaben vollständig sind | Die Umstellung wird technisch fertig, und danach scheitern Rechnungen an fehlenden Angaben in den Kundenstammdaten. Diese Erhebung dauert länger als jede Softwareeinstellung. |
| Übergangsfristen und der eigene Stichtag | Die Geschäftsführung, weil der maßgebliche Wert der eigene Gesamtumsatz des Vorjahres ist | Die Buchhaltung, die den Wert einmal jährlich prüft und die Umstellung rechtzeitig anstößt | Der Betrieb verlässt sich auf die Übergangsregel und übersieht, dass sie an den Vorjahresumsatz gekoppelt ist. Wer 2026 wächst, verliert die Regel für 2027. |
Empfangsweg und Zuständigkeit für eingehende Rechnungen
- Wer entscheidet
- Die Geschäftsführung oder die kaufmännische Leitung, weil der Weg gegenüber allen Lieferanten kommuniziert wird
- Wer setzt um
- Die Buchhaltung gemeinsam mit der IT, die den Kanal einrichtet und die Weiterleitung ins Buchhaltungssystem herstellt
- Stolperfalle
- Jede Fachabteilung nennt ihre eigene Adresse. Danach liegen Rechnungen in vier Postfächern, und niemand kann belegen, wann eine davon zugegangen ist.
Format für ausgehende Rechnungen
- Wer entscheidet
- Der Vertrieb gemeinsam mit der Buchhaltung, denn welches zulässige Format verwendet wird, ist eine Frage zwischen den Vertragsparteien
- Wer setzt um
- Die Fakturierung im Vorsystem, mit Abstimmung bei den größten Kunden vor der Umstellung
- Stolperfalle
- Es wird ein hybrides Format gewählt und dabei ein Profil verwendet, das die Anforderungen nicht erfüllt. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgenommen.
Prüfung eingehender Dateien
- Wer entscheidet
- Die Buchhaltung, weil sie die Folgen trägt, wenn eine Datei die Anforderungen nicht erfüllt
- Wer setzt um
- Die Buchhaltung mit einer Validierungsanwendung, im Zweifel in Abstimmung mit der Steuerkanzlei
- Stolperfalle
- Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln werden gleich behandelt. Ein fehlendes Pflichtfeld ist etwas anderes als eine Datei, die schon dem Format nicht entspricht, und die Folgen unterscheiden sich.
Archivierung und Aufbewahrungsfrist
- Wer entscheidet
- Die kaufmännische Leitung, im Zweifel mit der Steuerkanzlei
- Wer setzt um
- Die IT für die Ablage, die Buchhaltung für die Zuordnung zum Buchungssatz
- Stolperfalle
- Der strukturierte Datenteil wird durch eine Formatumwandlung, etwa in ein Bildformat, gelöscht. Genau das darf nicht passieren, denn entscheidend ist die Aufbewahrung des strukturierten Teils.
Stammdaten für den Rechnungsversand
- Wer entscheidet
- Der Vertrieb, weil er die Angaben bei den Kunden erhebt
- Wer setzt um
- Die Stammdatenpflege, mit einer Prüfung, ob die für das gewählte Format nötigen Angaben vollständig sind
- Stolperfalle
- Die Umstellung wird technisch fertig, und danach scheitern Rechnungen an fehlenden Angaben in den Kundenstammdaten. Diese Erhebung dauert länger als jede Softwareeinstellung.
Übergangsfristen und der eigene Stichtag
- Wer entscheidet
- Die Geschäftsführung, weil der maßgebliche Wert der eigene Gesamtumsatz des Vorjahres ist
- Wer setzt um
- Die Buchhaltung, die den Wert einmal jährlich prüft und die Umstellung rechtzeitig anstößt
- Stolperfalle
- Der Betrieb verlässt sich auf die Übergangsregel und übersieht, dass sie an den Vorjahresumsatz gekoppelt ist. Wer 2026 wächst, verliert die Regel für 2027.
Der Fahrplan in fünf Zeilen
- 01 Seit 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- 02 Bis 31.12.2026: Ausstellen weiterhin auf Papier oder mit Zustimmung in anderem Format.
- 03 Für Umsätze 2027: Papier nur noch bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
- 04 Für Umsätze 2027: zusätzlich ein Übergang für EDI mit Zustimmung des Empfängers.
- 05 Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen.
Wie du die Umstellung in eine überschaubare Reihenfolge bringst
Sechs Festlegungen reichen, und die meisten davon sind Entscheidungen und keine Konfiguration. Wer sie einmal trifft und aufschreibt, muss sie nicht bei jeder eingehenden Rechnung neu treffen.
Den Empfangsweg festlegen und bekannt geben
Bestimm eine Adresse oder einen Kanal, über den E-Rechnungen bei euch ankommen, und teil sie euren Lieferanten mit. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist beim Empfang per E-Mail nicht erforderlich, es schadet aber auch nicht, wenn es die Zuordnung im Haus erleichtert.
Klären, welche eurer Rechnungen überhaupt betroffen sind
Die Ausstellungspflicht greift bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Für steuerfreie Umsätze nach den einschlägigen Befreiungstatbeständen besteht schon keine Pflicht zur Rechnungsausstellung. Rechnungen an Privatpersonen sind ohnehin nicht gemeint.
Ein Format wählen und mit den Partnern abstimmen
Zulässig ist jedes strukturierte Format, das der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen das der rein strukturierte Standard XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Welches Format ihr nutzt, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.
Eingehende Dateien prüfen, bevor gebucht wird
Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, gilt nur als sonstige Rechnung. Davon zu unterscheiden sind Verstöße gegen Geschäftsregeln, etwa ein fehlendes Pflichtfeld. Ob ein Formatfehler vorliegt, lässt sich mit einer Validierungsanwendung prüfen.
Die Aufbewahrung auf den strukturierten Teil ausrichten
Bei einer E-Rechnung reicht es, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Der menschenlesbare Teil eines hybriden Formats muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke.
Den eigenen Stichtag im Blick behalten
Für Umsätze im Jahr 2027 dürft ihr nur dann noch auf Papier oder in einem anderen Format ausstellen, wenn euer Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Maßgeblich ist der Umsatz des Ausstellers, nicht der des Empfängers und nicht die Höhe der einzelnen Rechnung.
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Was das Gesetz unter einer E-Rechnung versteht
Die Definition steht im Umsatzsteuergesetz und ist kurz. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Der Unterschied liegt also nicht darin, ob etwas digital ist, sondern ob es maschinell auswertbar ist.
Daraus folgt die Einordnung der bekannten Formate. Eine XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz und erfüllt die Anforderung. Ein hybrides Format wie ZUGFeRD trägt neben dem strukturierten Datenteil zusätzlich einen Teil im Bildformat, üblicherweise ein PDF, und erfüllt die Anforderung ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein reines PDF ohne strukturierten Datenteil erfüllt sie nicht.
Wichtig ist auch, worauf die Pflicht überhaupt zielt. Betroffen sind Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Für Umsätze, die nach den Befreiungstatbeständen der Nummern 8 bis 29 steuerfrei sind, besteht schon keine Pflicht zur Rechnungsausstellung. Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst.
Empfangen: was seit Anfang 2025 gilt
Die Empfangspflicht ist die härtere der beiden Pflichten, weil sie ohne Übergangsfrist gilt und weil ihr niemand ausweichen kann. Das Bundesfinanzministerium formuliert es deutlich: Die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers, und dieser hat die technischen Voraussetzungen für den Empfang zu schaffen. Das gilt auch, wenn der Empfänger die Kleinunternehmerregelung anwendet.
Für den Alltag heißt das zunächst wenig Aufwand. Beim Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich, es genügt also die vorhandene Adresse. Der eigentliche Aufwand entsteht danach: Die eingegangene Datei muss auffindbar bleiben, dem richtigen Vorgang zugeordnet werden und unverändert archiviert werden. Wer sie nur ansieht und danach das PDF ablegt, hat sie faktisch verloren.
Die Konsequenz beim Verweigern ist die Stelle, die in Gesprächen mit Lieferanten am meisten hilft. Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Die Diskussion, ob man nicht doch weiterhin ein PDF bekommen könne, ist damit beendet, bevor sie beginnt.
Ausstellen: der Fahrplan bis 2028
Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsregeln, und sie stehen im Umsatzsteuergesetz. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, darf eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, in einem elektronischen Format übermittelt werden, das den Anforderungen nicht entspricht.
Für Umsätze im Jahr 2027 wird diese Möglichkeit an eine Umsatzgrenze geknüpft. Sie gilt nur noch, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für das Jahr 2027 zählt damit der Umsatz des Jahres 2026, und maßgeblich ist ausdrücklich der Umsatz des Ausstellers, nicht der des Empfängers und schon gar nicht die Höhe der einzelnen Rechnung.
Daneben gibt es einen eigenen Übergang für den elektronischen Datenaustausch. Für Umsätze im Jahr 2027 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin per EDI in einem Format übermittelt werden, das der Norm nicht entspricht. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen, ohne Umsatzgrenze und ohne Zustimmungsvorbehalt.
Formate, Übertragungswege und die Ausnahmen
Zulässig ist jedes strukturierte Format, das der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht, und die Verwendung ist ausdrücklich nicht auf nationale Formate beschränkt. Daneben können Aussteller und Empfänger ein abweichendes Format vereinbaren, etwa im Rahmen von EDI, solange sich die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.
Der Übertragungsweg ist frei. E-Rechnungen können zum Beispiel per E-Mail, per Download über ein Internetportal, per EDI, über eine elektronische Schnittstelle oder über den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort übermittelt werden. Ein bestimmtes Netzwerk oder ein bestimmter Dienstleister ist nirgends vorgeschrieben, und wer euch etwas anderes erzählt, verkauft gerade etwas.
Drei Ausnahmen sind für den Alltag wichtig. Eine Rechnung über Kleinbeträge bis 250 Euro darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, ebenso Fahrausweise für die Beförderung von Personen und Rechnungen über Umsätze, die nach der Kleinunternehmerregelung steuerfrei sind. Diese drei Fälle stehen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und ersparen der Praxis eine Menge Sonderlocken, gerade bei Bewirtungs- und Reisekosten.
Aufbewahren: was tatsächlich archiviert werden muss
Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD im Juli 2025 wegen der E-Rechnung angepasst, und die Änderungen beantworten genau die Fragen, die in der Praxis auflaufen. Eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Bei einer E-Rechnung reicht es, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.
Für hybride Formate steht die Konsequenz ausdrücklich im Text: Entscheidend ist nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild nutzt, sondern dass der strukturierte Datenteil vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden darf. Wer eingehende ZUGFeRD-Rechnungen in ein reines Bildformat wandelt, um sie in ein Archiv zu bekommen, verstößt damit gegen die Aufbewahrungspflicht, auch wenn das Bild vollständig aussieht.
Zwei weitere Punkte erleichtern die Umsetzung. Werden Buchungsbelege oder Geschäftsbriefe als strukturierter Datensatz empfangen, bedarf es abweichend von der allgemeinen Regel keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung. Und beim Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung ab Erstellung gespeichert werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann. Für die Fristen bleibt es dabei: Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
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