DATEV und Lexware

DATEV oder Lexware: welche Buchhaltungslösung zum Betrieb passt

Der Unterschied beginnt nicht bei den Funktionen, sondern bei der Frage, wer die Software überhaupt einsetzen darf und wie eng die Steuerkanzlei eingebunden ist.

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Worum es geht

Verglichen wird meistens das Falsche

Die übliche Gegenüberstellung listet Funktionen auf: Buchhaltung, Faktura, Warenwirtschaft, Lohn, Anlagen. Danach sieht beides ähnlich aus, und die Entscheidung fällt am Preis oder daran, was jemand im letzten Betrieb benutzt hat. Diese Auswahl hält selten lange, weil sie den entscheidenden Punkt gar nicht berührt: Wie arbeitet ihr mit eurer Steuerkanzlei zusammen, und wer soll welchen Teil der Arbeit übernehmen?

DATEV beantwortet diese Frage strukturell. Die DATEV eG ist ein Zusammenschluss der steuer- und rechtsberatenden sowie wirtschaftsprüfenden Berufe, und deshalb ist die Nutzung von DATEV-Produkten und DATEV-Dienstleistungen an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied gebunden, also etwa mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt. Das steht so als Nutzungsvoraussetzung im DATEV-Shop und ist keine Vertriebsformel, sondern die Geschäftsgrundlage der Genossenschaft.

Lexware setzt an einer anderen Stelle an. Die Programme richten sich an Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen, und die Anbindung an die Kanzlei läuft über eine Schnittstelle, über die Buchungsdaten und Belege im DATEV-Format übergeben werden. Wer diesen Unterschied überspringt, vergleicht zwei Lösungen, die für unterschiedliche Arbeitsteilungen gebaut wurden, und wundert sich später, warum die eine im eigenen Haus mehr Wissen verlangt als die andere.

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Der direkte Vergleich

Drei Wege und wofür sie gebaut sind

Die drei stehen nicht gleichrangig gegeneinander, sie beantworten unterschiedliche Ausgangslagen. Interessant ist deshalb weniger, welcher gewinnt, als bei welchem Kriterium einer von ihnen ausfällt.

DATEV mit Kanzleianbindung

Lösung der Genossenschaft der steuerberatenden Berufe, deren Nutzung an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied gebunden ist

Lexware Office

Cloud-Anwendung der Marke Lexware aus der Haufe Group, im Browser genutzt und über eine Schnittstelle an die Kanzlei angebunden

Lexware Desktop-Programme

installierte Programme wie financial office, buchhaltung oder lohn+gehalt mit eigener Datenhaltung im Betrieb

Wer darf die Lösung überhaupt einsetzen?

DATEV mit Kanzleianbindung

Die Nutzung von DATEV-Produkten und DATEV-Dienstleistungen ist an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied gebunden, etwa mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt. Ohne diese Verbindung ist die Option unabhängig von allem anderen zu.

Lexware Office

Frei zugänglich für jeden Betrieb. Eine Kanzlei kann angebunden werden, muss es aber nicht, und die Entscheidung lässt sich später nachholen, ohne die Software zu wechseln.

Lexware Desktop-Programme

Ebenfalls frei zugänglich. Der Betrieb kauft und installiert selbst, ohne dass eine Beratungsbeziehung Voraussetzung wäre.

Wie eng lässt sich die Steuerkanzlei einbinden?

DATEV mit Kanzleianbindung

Der gemeinsame Datenbestand ist der Kern des Modells. Mit DATEV Unternehmen online tauschen Betrieb und Kanzlei Belege und Daten digital aus und arbeiten auf demselben Stand, ohne dass jemand exportiert oder importiert.

Lexware Office

Die Anbindung läuft über die DATEV-Schnittstelle. Buchungsdaten und Belege lassen sich an die Kanzlei übergeben, wahlweise über die DATEV-Cloud-Dienste oder als klassischer Export. Ein gemeinsamer Datenbestand entsteht dabei nicht, es bleibt eine Übergabe.

Lexware Desktop-Programme

Auch hier steht ein Export ins DATEV-Format zur Verfügung. Weil die Daten lokal liegen, hängt der Rhythmus daran, dass jemand den Export regelmäßig anstößt und die Datei übermittelt.

Wie weit reicht der Umfang über die Buchhaltung hinaus?

DATEV mit Kanzleianbindung

Neben der Buchführung stehen Lösungen für Faktura, Lohn, Anlagen, Kostenrechnung und Auswertungen bereit, und sie sind auf die Zusammenarbeit mit der Kanzlei hin geschnitten. Der Zuschnitt folgt dabei der Logik des Rechnungswesens, nicht der eines Warenwirtschaftssystems.

Lexware Office

Buchhaltung, Rechnungsstellung und Lohn sind abgedeckt, dazu Bankfunktionen, mehr aber nicht. Für Betriebe mit ausgeprägter Lagerhaltung und mehrstufiger Auftragsabwicklung stößt die Cloud-Anwendung eher an Grenzen als die installierte Linie.

Lexware Desktop-Programme

Die Produktlinie deckt Buchhaltung, Warenwirtschaft, Lohn, Anlagenverwaltung und Fehlzeiten ab, in financial office auch als kombinierte Lösung. Für Handel und Handwerk mit Lager und Aufträgen ist das häufig der passendere Zuschnitt.

Wo liegen die Daten und wer betreibt das System?

DATEV mit Kanzleianbindung

Die Cloud-Anwendungen laufen im DATEV-Rechenzentrum, Betrieb und Kanzlei greifen von dort auf denselben Stand zu. Sicherung und Aktualisierung liegen damit nicht im eigenen Haus.

Lexware Office

Die Anwendung läuft im Browser und wird vom Anbieter betrieben. Es gibt keine Installation, keine Versionspflege und keine eigene Datensicherung, dafür aber auch keinen Zugriff auf die Daten ohne Internetverbindung.

Lexware Desktop-Programme

Installation, Datenhaltung und Sicherung liegen im Betrieb. Das gibt Kontrolle und erzeugt Pflichten: Wer hier keine geprüfte Sicherung fährt, riskiert den Verlust der gesamten Buchführung.

Wie viel Fachwissen muss im eigenen Haus bleiben?

DATEV mit Kanzleianbindung

Am wenigsten, wenn die Kanzlei laufend bucht und der Betrieb nur Belege bereitstellt. Bucht der Betrieb selbst, gilt derselbe Anspruch wie überall, die Kanzlei ist dann aber jederzeit an denselben Daten und kann früh gegensteuern.

Lexware Office

Die Bedienung ist auf Selbstbuchende ausgelegt und nimmt viel Formalarbeit ab. Die fachliche Entscheidung, wie ein Sachverhalt zu behandeln ist, bleibt trotzdem im Betrieb, und Fehler fallen erst auf, wenn die Kanzlei die Daten sieht.

Lexware Desktop-Programme

Am meisten, weil neben der Fachlichkeit auch der Betrieb der Programme dazukommt: Installation, Aktualisierung, Datensicherung und bei mehreren Arbeitsplätzen die Frage, wer worauf zugreifen darf.

Wie leicht kommst du im Wechselfall wieder heraus?

DATEV mit Kanzleianbindung

Die Datenformate sind im Rechnungswesen etabliert, und die Kanzlei hat den vollständigen Bestand. Der Wechsel ist damit fachlich gut vorbereitet, hängt aber daran, dass ein Nachfolgesystem die Formate ebenfalls verarbeitet.

Lexware Office

Buchungsdaten lassen sich im DATEV-Format ausgeben, Stammdaten und Belege über die vorhandenen Exporte. Prüf vor dem Wechsel, ob wirklich alle Bereiche exportierbar sind, die ihr braucht, und nicht nur die Buchungen.

Lexware Desktop-Programme

Die Daten liegen im eigenen Haus, ein vollständiger Bestand ist damit jederzeit verfügbar. Der Aufwand liegt eher darin, aus dem lokalen Bestand ein Format zu erzeugen, mit dem das Zielsystem etwas anfangen kann.

Was passt wann

Wenn eure Kanzlei laufend bucht und ihr vor allem Belege und Kontoumsätze bereitstellt
führt der Weg über DATEV, weil der gemeinsame Datenbestand genau diese Arbeitsteilung abbildet und niemand exportieren muss.
Wenn ihr selbst bucht, keine ausgeprägte Lagerhaltung habt und ohne eigene Serverpflege auskommen wollt
ist Lexware Office die naheliegende Wahl, mit der DATEV-Schnittstelle als Übergabeweg zur Kanzlei.
Wenn Warenwirtschaft, Aufträge und Lohn im selben Programm liegen sollen und die Daten im Haus bleiben müssen
passt die installierte Lexware-Linie besser, allerdings mit der Pflicht zu geprüfter Sicherung und regelmäßiger Aktualisierung.

Fünf Fragen vor der Auswahl

  1. 01 Arbeitet ihr mit einer Kanzlei zusammen, die DATEV-Mitglied ist?
  2. 02 Wer bucht laufend, ihr selbst oder die Kanzlei?
  3. 03 Braucht ihr neben der Buchhaltung auch Faktura, Warenwirtschaft oder Lohn?
  4. 04 Sollen die Daten im Haus liegen oder beim Anbieter?
  5. 05 Gibt es jemanden im Betrieb, der Sachverhalte sicher kontieren kann?
Was du mitnimmst

Die Fragen, mit denen die Entscheidung tatsächlich fällt

Sechs Punkte reichen, und keiner davon ist eine Funktionsliste. Wer sie vorher beantwortet, trifft eine Entscheidung, die auch in drei Jahren noch trägt, wenn die Buchhaltung gewachsen ist und eine Person gewechselt hat.

Die Arbeitsteilung mit der Kanzlei zuerst festlegen

Klär, was ihr selbst bucht und was die Kanzlei übernimmt. Erfasst ihr nur Belege und die Kanzlei bucht, ist eine enge Anbindung wichtiger als Funktionsumfang. Bucht ihr vollständig selbst und gebt nur die Daten weiter, zählt umgekehrt, wie sauber der Export funktioniert.

Die Nutzungsvoraussetzung prüfen

Ohne Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied kommt DATEV nicht infrage. Wenn ihr keine Kanzlei habt oder mit einer arbeitet, die nicht Mitglied ist, entfällt die Option unabhängig davon, wie gut sie fachlich passen würde. Diese Prüfung dauert fünf Minuten und spart eine Auswahlrunde.

Den Umfang jenseits der Buchhaltung abstecken

Braucht ihr nur Buchhaltung oder auch Faktura, Warenwirtschaft, Anlagen und Lohn? Beide Welten decken das ab, aber unterschiedlich geschnitten. Schreib auf, welche Bereiche ihr in zwei Jahren im selben System haben wollt, und prüf danach, statt später nachzukaufen.

Klären, wo die Daten liegen

Cloud oder lokale Installation ist eine Betriebsentscheidung mit Folgen für Sicherung, Zugriff von unterwegs und Aktualisierung. Lexware bietet beides an, die Cloud-Anwendung Lexware Office und daneben die installierten Programme. Bei DATEV laufen die Cloud-Anwendungen im DATEV-Rechenzentrum.

Ehrlich einschätzen, wie viel Fachwissen bleibt

Jede Lösung, die ihr selbst bedient, setzt Buchhaltungswissen voraus, das die Software nicht ersetzt. Die Frage ist nicht, ob jemand das Programm bedienen kann, sondern ob jemand einen Sachverhalt richtig kontiert. Ohne diese Person wird jede Auswahl zur Fehlentscheidung.

Den Ausstieg mitdenken

Prüf vor der Entscheidung, wie Buchungsdaten, Stammdaten und Belege wieder aus dem System herauskommen, und in welchem Format. Diese Frage stellt niemand bei der Auswahl und alle beim Wechsel, und dann ist sie deutlich teurer zu beantworten.

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Was DATEV strukturell anders macht

DATEV ist keine gewöhnliche Softwarefirma, sondern eine eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, gegründet 1966. Die Mitglieder sind Angehörige der steuerberatenden, rechtsberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe, nach eigenen Angaben mehr als vierzigtausend, und sie gestalten die Genossenschaft über Vorstand, Aufsichtsrat und Vertreterversammlung mit. Das Unternehmen beschäftigt rund neuntausend Menschen an dreiundzwanzig Standorten in Deutschland.

Aus dieser Konstruktion folgt die Nutzungsvoraussetzung. Weil die Genossenschaft ein Zusammenschluss dieser Berufe ist, ist die Nutzung von DATEV-Produkten und DATEV-Dienstleistungen an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied gebunden. Für einen Betrieb heißt das: Die Software kommt über die Kanzlei ins Haus, und die Kanzlei bleibt Teil des Modells, auch wenn ihr selbst bucht.

Das ist weder Vorteil noch Nachteil an sich, es ist eine Weichenstellung. Wer eine feste Kanzleibeziehung hat und sie behalten will, bekommt dafür einen durchgehenden Ablauf ohne Formatwechsel. Wer bewusst unabhängig von einer Kanzlei arbeiten will, wird mit dieser Konstruktion nie glücklich, egal wie gut die Programme sind.

Was hinter dem Namen Lexware steckt

Lexware ist eine Marke der Haufe Group. Unter diesem Namen laufen heute zwei unterschiedliche Dinge nebeneinander, und das ist die häufigste Verwechslung in Gesprächen über die Auswahl. Lexware Office ist die Cloud-Anwendung, sie läuft im Browser und wird vom Anbieter betrieben. Daneben steht die installierte Produktlinie mit Programmen wie financial office, buchhaltung, lohn+gehalt, warenwirtschaft und anlagenverwaltung.

Die beiden Linien lösen unterschiedliche Aufgaben. Die Cloud-Anwendung nimmt dem Betrieb den Betrieb der Software ab und ist auf Selbstbuchende zugeschnitten, die Rechnungen schreiben, Belege erfassen und die Bank anbinden wollen. Die installierte Linie bietet mehr Tiefe dort, wo Warenwirtschaft, Aufträge und Lohn im selben Haus liegen, verlangt dafür aber, dass jemand Installation, Aktualisierung und Datensicherung verantwortet.

Für die Anbindung an die Kanzlei stellt Lexware eine DATEV-Schnittstelle bereit. Über sie lassen sich Rechnungen und Buchungsdaten übergeben, wahlweise über die Cloud-Dienste von DATEV oder als klassischer Export mit Buchungsdaten, Kontenrahmen sowie Berater- und Mandantennummer. Das ist der übliche Weg, wenn im Betrieb gebucht wird und die Kanzlei den Abschluss macht.

Die Arbeitsteilung entscheidet, nicht die Funktionsliste

In der Praxis gibt es drei Modelle, und die Softwarefrage folgt ihnen, nicht umgekehrt. Im ersten Modell erfasst der Betrieb nur Belege und Kontoumsätze, die Kanzlei bucht und macht die Auswertungen. Im zweiten bucht der Betrieb laufend selbst, und die Kanzlei prüft, korrigiert und erstellt den Abschluss. Im dritten macht der Betrieb alles bis zur Bilanz selbst und holt die Kanzlei nur für Sonderfälle dazu.

Für das erste Modell ist ein gemeinsamer Datenbestand die passende Antwort. DATEV Unternehmen online ist dafür gebaut: Belege und Daten werden digital ausgetauscht und stehen in der Kanzlei unmittelbar für die Buchführung bereit, weil beide Seiten auf denselben Stand zugreifen. Ein Export entfällt, und damit entfällt auch die häufigste Fehlerquelle, nämlich der vergessene oder doppelt übertragene Monat.

Für das zweite und dritte Modell ist eine saubere Übergabe wichtiger als ein gemeinsamer Bestand. Hier zählt, dass der Export vollständig ist, dass Kontenrahmen und Nummernkreise stimmen und dass klar ist, wer wann überträgt. Das lässt sich mit beiden Lexware-Linien abbilden, und es lohnt sich, die Abstimmung darüber einmal schriftlich zu führen, statt sie jedes Quartal neu zu klären.

Wo die Auswahl im Alltag kippt

Der häufigste Grund für einen späteren Wechsel ist nicht die Software, sondern eine Person. Die Buchhaltung hing an einer Kraft, die alles konnte, und mit ihrem Ausscheiden fehlt das Wissen über Kontierung, Kontenrahmen und die eigenen Sonderfälle. Deshalb ist die Frage nach der Vertretung Teil der Auswahl. Ein System, das nur eine Person bedienen kann, ist unabhängig vom Anbieter das größere Risiko.

Der zweite Grund ist Wachstum, das im falschen Bereich stattfindet. Solange nur die Zahl der Buchungen steigt, tragen alle Lösungen. Sobald Lager, Chargen, mehrstufige Aufträge oder mehrere Mandanten dazukommen, wird der Zuschnitt wichtig, und dann fällt auf, ob die gewählte Linie dafür gedacht war. Diese Entwicklung lässt sich zwei Jahre im Voraus abschätzen, und genau dieser Blick fehlt bei den meisten Auswahlrunden.

Der dritte Grund sind gesetzliche Änderungen. Die E-Rechnung ist dafür das aktuelle Beispiel: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und für die Ausstellung greifen gestaffelte Übergangsregeln. Ein System, das strukturierte Rechnungsformate nicht verarbeiten kann, wird dadurch nicht unbequem, sondern untauglich. Diese Frage gehört deshalb in jede Auswahl, auch wenn sie sich nach Technik anfühlt.

Was bei beiden Wegen gleich bleibt

Unabhängig von der Software gelten dieselben Pflichten. Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln, und die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Kein Programm erfüllt diese Anforderung von allein, sie hängt daran, wie ihr damit arbeitet.

Auch die Aufbewahrung ist überall dieselbe. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die übrigen Unterlagen sechs Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Diese Fristen wirken auf die Auswahl zurück, weil sie beantworten müssen, wie ihr in acht Jahren noch an einen Beleg von heute kommt.

Und schließlich gilt für beide Wege, dass die Software das Wissen nicht ersetzt. Ob eine Anzahlung, eine Rückstellung oder ein Reverse-Charge-Fall richtig behandelt wird, entscheidet die Person am Bildschirm. Deshalb ist eine Schulung auf die gewählte Lösung meistens die kleinere Investition, und eine Schulung auf die Buchhaltung dahinter die wichtigere.

Dazu passende Kurse

Wenn die Wahl auf die Zusammenarbeit mit der Kanzlei fällt, lohnen sich Kurse zur Buchführung in der DATEV-Umgebung , damit die Belege in der Form ankommen, mit der dort weitergearbeitet wird.

Für Betriebe, die selbst buchen, sind Kurse zum Einstieg in die Lexware-Programme der schnellste Weg von der Installation zur ersten sauberen Abstimmung.

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Häufige Fragen

Können wir DATEV nutzen, ohne einen Steuerberater zu haben?
Nein. Die DATEV eG ist ein Zusammenschluss der steuer- und rechtsberatenden sowie wirtschaftsprüfenden Berufe, und die Nutzung von DATEV-Produkten und DATEV-Dienstleistungen ist an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied gebunden, etwa mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt. Wer bewusst ohne Kanzlei arbeiten will, muss deshalb bei anderen Anbietern suchen, unabhängig davon, wie gut die Programme fachlich passen würden.
Ist Lexware Office dasselbe wie die installierten Lexware-Programme?
Nein, das sind zwei Linien unter derselben Marke. Lexware Office ist die Cloud-Anwendung im Browser, die der Anbieter betreibt. Daneben gibt es die installierte Produktlinie mit Programmen wie financial office, buchhaltung, lohn+gehalt oder warenwirtschaft, die auf euren eigenen Rechnern läuft. Funktionsumfang, Betrieb und Datenhaltung unterscheiden sich, deshalb lohnt es sich, in Gesprächen immer die Linie zu benennen und nicht nur die Marke.
Wie kommen unsere Daten aus Lexware zur Kanzlei?
Über die DATEV-Schnittstelle. Lexware bietet dafür zwei Wege an: die Übergabe über die Cloud-Dienste von DATEV, bei der Belege und Buchungsstapel übertragen werden, und den klassischen Export, der die Buchungsdaten samt Kontenrahmen sowie Berater- und Mandantennummer ausgibt. Beides setzt voraus, dass ihr euch mit der Kanzlei vorher über Kontenrahmen, Nummernkreise und den Rhythmus der Übergabe einigt.
Was ist wichtiger, die Software oder die Person, die damit arbeitet?
Die Person, und zwar deutlich. Beide Welten nehmen Formalarbeit ab, keine nimmt die fachliche Entscheidung ab. Ob ein Sachverhalt auf das richtige Konto geht, ob eine Rückstellung nötig ist und wie eine Anzahlung behandelt wird, entscheidet nicht das Programm. Deshalb ist die sinnvollste Reihenfolge bei einer Einführung, zuerst das Buchhaltungswissen zu sichern und danach die Bedienung der gewählten Lösung.
Können wir später wechseln, wenn der Betrieb wächst?
Ja, aber der Aufwand wird unterschätzt. Buchungsdaten lassen sich in etablierten Formaten übergeben, schwieriger sind Stammdaten, offene Posten, Anlagenbestände und die Historie. Deshalb gehört die Frage nach dem Export in die Auswahl und nicht in den Wechsel. Ein einfacher Test hilft: Lasst euch vor der Entscheidung einmal zeigen, wie ein vollständiger Datenbestand das System verlässt.

Passt thematisch dazu

Weil die Auswahl selten am Funktionsumfang hängt, sondern an den Leuten, die damit arbeiten, lohnt der Blick darauf, warum die doppelte Buchführung vor dem Programm kommt .

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