Microsoft 365: Rechtskonformes Daten-Management
Nach drei Stunden triffst du begründete Ablage-, Aufbewahrungs- und Löschentscheidungen in Microsoft 365
Die wichtigsten Themen
Passende Speicherorte auswählen
GoBD- und HGB-Fälle prüfen
Aufbewahrungsfristen unterscheiden
E-Mails und Dateien schneller finden
OneDrive und SharePoint abgrenzen
Ablageregeln fürs Team ableiten
Überblick Nach drei Stunden ordnest du geschäftliche E-Mails und Dateien dem passenden Speicherort zu, prüfst typische Aufbewahrungsfälle anhand von GoBD, § 257 HGB und Art. 17 DSGVO und findest Inhalte über Suche, Filter und...
Nach drei Stunden ordnest du geschäftliche E-Mails und Dateien dem passenden Speicherort zu, prüfst typische Aufbewahrungsfälle anhand von GoBD, § 257 HGB und Art. 17 DSGVO und findest Inhalte über Suche, Filter und Kategorien wieder. Dadurch sinkt die Zahl doppelter Ablagen, und verbindliche Regeln für Teams und Abteilungen lassen sich leichter umsetzen. Die Microsoft 365 Datenmanagement Schulung richtet sich an Unternehmen in Deutschland, weil die behandelten handels- und steuerrechtlichen Vorgaben nicht unverändert für Österreich oder die Schweiz gelten.
Du grenzt persönliche Arbeitsdateien in OneDrive von gemeinsam verantworteten Dokumenten in SharePoint und Teams ab und erkennst die technische Grenze: Ein Speicherort ist nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv. Für eine rechtskonforme Aufbewahrung brauchst du neben der täglichen Ablage passende Organisationsregeln und zentral konfigurierte Aufbewahrungsfunktionen. Das Seminar vermittelt organisatorische und technische Vorgehensweisen, ersetzt aber keine Rechtsberatung. In kleinen Gruppen bleibt Zeit, typische Fälle zur E-Mail-Ablage, zu Teamdateien und zu Löschanforderungen zu besprechen.
Die Microsoft-365-Schulungen für Anwender bieten den fachlichen Rahmen. Mit dem Microsoft-365-SharePoint-Online-Training vertiefst du die Arbeit mit gemeinsamen Dokumentbibliotheken. Frage für dein Team einen Wunschtermin und die passenden Durchführungsoptionen bei cmt an.
Die Themen Geschäftliche E-Mails und Dokumente · § 257 HGB und GoBD · Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart · Art. 17 DSGVO und Löschanforderungen · OneDrive für persönliche Arbeitsdateien...
Aufbewahrungsfall prüfen
- Geschäftliche E-Mails und Dokumente
- § 257 HGB und GoBD
- Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
- Art. 17 DSGVO und Löschanforderungen
Passenden Speicherort wählen
- OneDrive für persönliche Arbeitsdateien
- SharePoint für gemeinsam verantwortete Dokumente
- Teams-Dateien und SharePoint-Bibliotheken
- Outlook-Anhänge und zentrale Ablagen
Informationen wiederfinden
- Favoriten statt tiefer Ordnerstrukturen
- Kategorien, Filter und Metadaten
- Suche in Outlook und Teams
- Microsoft-365-Suche und Edge-Adressleiste
Verbindliche Ablageregeln ableiten
- Aufbewahrung und Löschung unterscheiden
- Einheitliche Regeln für Teamablagen
- Dateiversionen und doppelte Ablagen
- Ablage und Archivierung abgrenzen
Zielgruppe
- Office-Fachkräfte mit geschäftlichen E-Mails und Dokumenten
- Fachabteilungen mit aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
- Teamleitungen mit Verantwortung für gemeinsame Ablageregeln
- Projektteams mit Dateien in Teams und SharePoint
- Bei gewachsenen Ordnerstrukturen und schwer auffindbaren Informationen
Das lernst du
- Geeignete Speicherorte für geschäftliche Informationen auswählen
- Typische Aufbewahrungsfälle anhand von HGB, GoBD und DSGVO prüfen
- OneDrive von Teamablagen in SharePoint abgrenzen
- E-Mails und Dateien über Suche, Filter und Kategorien wiederfinden
- Einheitliche Ablageregeln für Teams und Abteilungen ableiten
- Dubletten und manuelle Sucharbeit durch klare Speicherentscheidungen reduzieren
So arbeiten wir
- Live-Demonstrationen in Microsoft 365
- Anwendungsbeispiele aus Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und Edge
- Fallbesprechungen zu Aufbewahrung und Löschung
- Gemeinsame Analyse von Ablage- und Versionsfehlern
- Handlungsempfehlungen für Abteilungen und Projektteams
- Fragerunden zu Anwendungsszenarien der Teilnehmer
Empfohlene Vorkenntnisse
- Grundkenntnisse in Microsoft 365
- Erste Erfahrung mit Outlook, Teams, OneDrive oder SharePoint
- Keine juristischen Vorkenntnisse
- Bei fehlender Anwendungserfahrung: Microsoft 365 für Anwender Grundkurs
Dein Fahrplan
Geschäftliche E-Mails, Dateien und Teams-Inhalte werden nach Funktion und Aufbewahrungsbedarf betrachtet. § 257 HGB, GoBD und Art. 17 DSGVO liefern den deutschen Rechtsrahmen; zugleich wird die Grenze zwischen organisatorischer Orientierung und Rechtsberatung geklärt. Anschließend werden persönliche und gemeinsame Speicherorte in Microsoft 365 unterschieden.
Organisatorisches
Lernformate
Unsere Seminare bieten dir maximale Flexibilität: Du kannst zwischen Live-Online und Vor Ort in unseren modernen Schulungszentren im D-A-CH Raum wählen. Beide Formate garantieren dir die gleiche hohe Qualität und interaktive Lernerfahrung.
Schulungsarten
Wir bieten dir verschiedene Schulungsarten: Offene Seminare, Firmenseminare für Teams und Inhouse-Schulungen direkt bei dir vor Ort. So findest du genau das Format, das zu deinen Bedürfnissen passt.
Aktuelle Software
In unseren offenen Kursen arbeiten wir mit der aktuellsten Software-Version. So lernst du direkt mit den Tools und Features, die du auch in deinem Arbeitsalltag verwendest - praxisnah und zukunftsorientiert. Bei Inhouse- und Firmenschulungen bestimmt ihr die Version.
Deine Vorteile
Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Inklusivleistungen
Deine Teilnahme beinhaltet: Schulungsmaterial, Zertifikat, Verpflegung (bei Präsenzveranstaltungen) und persönliche Betreuung durch unsere Trainer und unser Orga-Team. Alles aus einer Hand - keine versteckten Kosten.
Lernen von Experten
Unsere Trainer sind zertifizierte und erfahrene Profis mit jahrelanger Berufserfahrung. Sie vermitteln dir in den Kursen nicht nur theoretisches Wissen, sondern teilen ihre Erfahrungen aus realen Projekten und helfen dir, das Gelernte direkt in deiner täglichen Arbeit anzuwenden. Das ist kein Werbeversprechen, sondern unser Anspruch. Am besten siehst du das in unseren Bewertungen, z.B. auch bei Google.
Keine Vorkasse
Du zahlst erst nach dem Seminar. Keine Vorkasse, keine Vorauszahlung - so kannst du sicher sein, dass du nur für das bezahlst, was du auch wirklich erhalten hast. Die Rechnung erhältst du erst nach Kursbeginn.
Max. 8 Teilnehmende
Wir setzen auf kleine Gruppen, damit du die Aufmerksamkeit bekommst, die du verdienst. So haben wir mehr Zeit für deine individuellen Fragen und können gezielt auf deine Bedürfnisse eingehen.
Termine & Buchung
Vor Ort
Online
Nicht der passende Termin dabei?
Wir finden eine Lösung: anderer Termin, mehrere Teilnehmer, Inhouse-Schulung oder individuelle Beratung.
Lieber gleich das ganze Team schulen?
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Inhouse-Schulung
Wir kommen zu euch: diese Schulung maßgeschneidert in euren Räumen, für Unternehmen und Behörden.
- Inhalte exakt auf euch zugeschnitten
- Termine nach euren Bedürfnissen
- Günstiger ab mehreren Teilnehmern
- Vertraute Umgebung, kein Reiseaufwand
Firmen-Seminar
Exklusiv für dein Team an einem unserer Standorte oder Live-Online, individuell angepasst.
- Geschlossene Gruppe aus eurem Haus
- Individuelle Terminplanung
- An unseren Standorten oder Live-Online
- Angepasste Inhalte
Fragen und Antworten zu Microsoft 365: Rechtskonformes Daten-Management
Was bedeutet rechtskonformes Datenmanagement in Microsoft 365?
Rechtskonformes Datenmanagement in Microsoft 365 bedeutet, dass Unternehmen E-Mails, Dateien und Teams-Nachrichten an geeigneten Speicherorten ablegen, gesetzliche sowie interne Aufbewahrungsfristen anwenden, Löschanforderungen dokumentiert behandeln und die Wiederauffindbarkeit während der gesamten Frist sichern; die konkrete Umsetzung hängt von Organisationsregeln und zentral konfigurierten Aufbewahrungsfunktionen ab.
Welche E-Mails und Teams-Chats müssen aufbewahrt werden?
Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails und Teams-Nachrichten, wenn ihr Inhalt als Handels- oder Geschäftsbrief, Buchungsbeleg oder andere relevante Geschäftsunterlage dient. Eine reine Transport-E-Mail ohne zusätzliche relevante Informationen muss nicht neben dem aufbewahrungspflichtigen Anhang gespeichert werden; für Teams-Nachrichten gelten außerdem die zentralen Aufbewahrungsrichtlinien der Organisation.
Wie lange müssen geschäftliche Dokumente aufbewahrt werden?
Für Geschäftsdokumente gilt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. § 257 HGB nennt je nach Unterlagenart sechs, acht oder zehn Jahre: Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre und Handelsbücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren. Branchenregeln und laufende Verfahren können weitere Anforderungen auslösen.
Ist OneDrive ein revisionssicheres Archiv?
OneDrive ist ein persönlicher Arbeitsbereich und nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv. Aufbewahrungsanforderungen benötigen passende Richtlinien, Berechtigungen und organisatorische Regeln; gemeinsam verantwortete Dokumente gehören in der Regel in SharePoint oder in die zu einem Team gehörende Dokumentbibliothek.
Ersetzt die Schulung eine Rechtsberatung?
Nein, die Schulung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Du erhältst organisatorische und technische Orientierung für typische Ablage-, Aufbewahrungs- und Löschentscheidungen in Microsoft 365; konkrete Rechtsfragen und branchenspezifische Sonderfälle müssen fachjuristisch geprüft werden.
Für wen ist die Schulung geeignet und welche Vorkenntnisse sind nötig?
Grundkenntnisse in Outlook, Teams, OneDrive oder SharePoint reichen für den Einstieg aus. Die Schulung richtet sich an Office-Fachkräfte, Fachabteilungen, Projektteams und Teamleitungen, die geschäftliche Informationen ablegen oder gemeinsame Ablageregeln verantworten. Juristische Vorkenntnisse sind nicht nötig.
Kann die Schulung inhouse und mit eigenen Ablageregeln stattfinden?
Eine Inhouse-Durchführung mit euren Ablageregeln und eurer Microsoft 365 Umgebung wird auf Anfrage geprüft. Nenne cmt die eingesetzten Anwendungen, internen Richtlinien und typischen Aufbewahrungsfälle, damit das passende Durchführungsformat abgestimmt werden kann.
Welche Konditionen gelten für mehrere Teilnehmer?
Konditionen für mehrere Teilnehmer hängen vom Termin und vom vereinbarten Durchführungsformat ab. cmt erstellt auf Anfrage ein Angebot für euer Team.
Weitere häufig gestellte Fragen und Antworten findest du in den FAQs.
Passende Schulungen nach dem Kurs
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