Microsoft 365: Rechtskonformes Daten-Management
Rechtskonforme Ablage, Archivierung und Suche in Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive
Autorisierter Partner
Die wichtigsten Themen
Rechtskonforme Microsoft 365 Ablage
Archivierungspflichten einordnen
Outlook, Teams und SharePoint Suche
Favoriten statt Ordnerstrukturen
OneDrive und SharePoint richtig nutzen
Praxisregeln für Aufbewahrung
Überblick
Dieses 3-stündige Microsoft 365 Seminar vermittelt, wie geschäftliche Informationen in Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive nachvollziehbar abgelegt, wiedergefunden und im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten behandelt werden. Statt gewachsene Ordnerstrukturen immer weiter auszubauen, zeigt die Schulung praxisnah, wie Favoriten, Kategorien, Suchfunktionen und ein sauberer Umgang mit Speicherorten zu einem effizienteren Daten-Management führen.
Im Mittelpunkt stehen typische Fragen aus dem Arbeitsalltag: Wo liegt eine Datei wirklich? Welche E-Mails und Dokumente müssen aufbewahrt werden? Wie passen Archivierungspflicht, § 257 HGB, GoBD-Anforderungen und das Löschrecht nach Art. 17 DSGVO zusammen? Der Kurs schafft Orientierung für rechtskonformes Arbeiten in Microsoft 365 und zeigt, wie die Edge-Startseite als zentrale Suche über Outlook, Teams und SharePoint genutzt werden kann.
Für grundlegende Microsoft 365 Kenntnisse eignet sich ergänzend der Microsoft 365 für Anwender Grundkurs. Wer stärker mit gemeinsamen Dateiablagen arbeitet, kann das Thema mit Microsoft 365 - SharePoint Online oder dem Microsoft Teams Grundkurs vertiefen.
Wer hier richtig ist
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen, die E-Mails, Dateien und Teams-Inhalte rechtskonform ablegen und zuverlässig wiederfinden müssen
- Fachabteilungen, Assistenz, Projektteams und Office-Anwenderinnen und Office-Anwender mit regelmäßiger Arbeit in Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive
- Teamleitungen und Projektverantwortliche, die gemeinsame Ablageregeln für Microsoft 365 im Arbeitsbereich etablieren möchten
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Verwaltung, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Personal oder Projektmanagement mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten
- Anwenderinnen und Anwender, die tiefe Ordnerstrukturen reduzieren und Suchfunktionen in Microsoft 365 besser nutzen möchten
- Personen, die bereits mit Microsoft Teams arbeiten und ihre Zusammenarbeit mit Microsoft 365 - Effizient zusammenarbeiten in Teams weiter ausbauen möchten
Das lernst du
- Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erkennen, welche Microsoft 365 Speicherorte für welche Informationen geeignet sind.
- Sie können typische Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dateien im Arbeitsalltag besser einordnen.
- Sie verstehen die Grundlogik von Archivierung, Löschung und Wiederauffindbarkeit in Microsoft 365.
- Sie können Favoriten, Kategorien und Suchfunktionen gezielt einsetzen, um Ordnerstrukturen zu reduzieren.
- Sie finden Informationen in Outlook, Teams und SharePoint schneller über geeignete Suchstrategien.
- Sie leiten konkrete Regeln für eine nachvollziehbare Ablage in Teams, SharePoint und OneDrive ab.
Die Themen Rechtskonformes Daten-Management in Microsoft 365 Archivierungspflichten für geschäftliche E-Mails, Dateien und Dokumente einordnen · Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit § 257 HGB, GoBD und betrieblichen...
- Rechtskonformes Daten-Management in Microsoft 365
- Archivierungspflichten für geschäftliche E-Mails, Dateien und Dokumente einordnen
- Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit § 257 HGB, GoBD und betrieblichen Vorgaben verstehen
- Spannungsfelder zwischen Aufbewahrungspflicht und Löschanforderungen nach Art. 17 DSGVO erkennen
- Typische Risiken durch unklare Ablageorte, doppelte Dateien und private Schattenablagen vermeiden
- Speicherorte in Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive
- Überblick über zentrale und persönliche Speicherorte in Microsoft 365 gewinnen
- Unterschiede zwischen OneDrive, SharePoint-Dokumentbibliotheken, Teams-Dateien und Outlook-Anhängen verstehen
- Geeignete Ablageorte für Teamdateien, persönliche Arbeitsstände und geschäftsrelevante Dokumente auswählen
- Zusammenhänge zwischen Teams-Kanälen, SharePoint-Websites und Dateiablagen nachvollziehen
- Ordnerstrukturen reduzieren und Informationen schneller finden
- Favoriten und Kategorien als Alternative zu tiefen Ordnerhierarchien nutzen
- E-Mails, Dateien und Teams-Inhalte über Suche, Filter und Metadaten schneller auffinden
- Edge-Startseite als zentrale Suchoberfläche für Microsoft 365 Inhalte einsetzen
- Suchstrategien für Outlook, Teams und SharePoint anhand typischer Arbeitssituationen anwenden
- Praxisregeln für den Arbeitsalltag
- Entscheidungshilfen für Aufbewahren, Löschen, Verschieben und Teilen von Informationen entwickeln
- Einheitliche Ablageregeln für Teams und Abteilungen ableiten
- Fehlerquellen bei E-Mail-Archivierung, Dateiversionen und gemeinsamen Ablagen erkennen
- Konkrete Maßnahmen für ein nachvollziehbares Microsoft 365 Daten-Management festlegen
So arbeiten wir
- Praxisnahe Demonstrationen direkt in Microsoft 365
- Beispiele aus Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und Edge
- Einordnung typischer Ablage- und Archivierungsfragen aus dem Unternehmensalltag
- Gemeinsame Analyse häufiger Fehlerquellen bei Ordnerstrukturen, Dateiversionen und E-Mail-Aufbewahrung
- Konkrete Handlungsempfehlungen für den Transfer in Abteilungen, Teams und Projekte
- Fragerunden zu individuellen Anwendungsszenarien der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Empfohlene Vorkenntnisse
- Grundkenntnisse in Microsoft 365, Outlook, Teams, OneDrive oder SharePoint sind hilfreich
- Erfahrung mit geschäftlicher E-Mail-Ablage, Dateiablage oder Teamarbeit in Microsoft 365 erleichtert den Einstieg
- Juristische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich
- Für Einsteigerinnen und Einsteiger empfiehlt sich vorab der Microsoft 365 für Anwender Grundkurs
Dein Fahrplan
Zu Beginn werden typische Anforderungen an rechtskonformes Daten-Management in Microsoft 365 eingeordnet. Behandelt werden Aufbewahrungspflichten, geschäftliche E-Mails, Dateien, Löschanforderungen und die Frage, welche Informationen an welchen Speicherorten liegen. Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive werden im Zusammenspiel betrachtet.
Organisatorisches
Lernformate
Unsere Seminare bieten dir maximale Flexibilität: Du kannst zwischen Live-Online und Vor Ort in unseren modernen Schulungszentren im D-A-CH Raum wählen. Beide Formate garantieren dir die gleiche hohe Qualität und interaktive Lernerfahrung.
Schulungsarten
Wir bieten dir verschiedene Schulungsarten: Offene Seminare, Firmenseminare für Teams und Inhouse-Schulungen direkt bei dir vor Ort. So findest du genau das Format, das zu deinen Bedürfnissen passt.
Aktuelle Software
In unseren offenen Kursen arbeiten wir mit der aktuellsten Software-Version. So lernst du direkt mit den Tools und Features, die du auch in deinem Arbeitsalltag verwendest - praxisnah und zukunftsorientiert. Bei Inhouse- und Firmenschulungen bestimmt ihr die Version.
Deine Vorteile
Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Inklusivleistungen
Deine Teilnahme beinhaltet: Schulungsmaterial, Zertifikat, Verpflegung (bei Präsenzveranstaltungen) und persönliche Betreuung durch unsere Trainer und unser Orga-Team. Alles aus einer Hand - keine versteckten Kosten.
Lernen von Experten
Unsere Trainer sind zertifizierte und erfahrene Profis mit jahrelanger Berufserfahrung. Sie vermitteln dir in den Kursen nicht nur theoretisches Wissen, sondern teilen ihre Erfahrungen aus realen Projekten und helfen dir, das Gelernte direkt in deiner täglichen Arbeit anzuwenden. Das ist kein Werbeversprechen, sondern unser Anspruch. Am besten siehst du das in unseren Bewertungen, z.B. auch bei Google.
Keine Vorkasse
Du zahlst erst nach dem Seminar. Keine Vorkasse, keine Vorauszahlung - so kannst du sicher sein, dass du nur für das bezahlst, was du auch wirklich erhalten hast. Die Rechnung erhältst du erst nach Kursbeginn.
Max. 8 Teilnehmende
Wir setzen auf kleine Gruppen, damit du die Aufmerksamkeit bekommst, die du verdienst. So haben wir mehr Zeit für deine individuellen Fragen und können gezielt auf deine Bedürfnisse eingehen.
Termine & Buchung
Vor Ort
Online
Der passende Termin ist nicht dabei? Kontaktiere uns - wir finden die passende Lösung
Inhouse-Schulungen & Firmenseminare
Inhouse-Schulungen
Buche diese Schulung als maßgeschneiderte Inhouse-Schulung für dein Unternehmen oder deine Behörde. Unsere Trainer kommen zu dir und führen die Schulung in deinen Räumlichkeiten durch.
Vorteile:
- Maßgeschneiderte Inhalte für dein Unternehmen
- Flexible Terminplanung nach euren Bedürfnissen
- Kosteneffizient bei mehreren Teilnehmern
- Schulung in vertrauter Umgebung
- Fokus auf deine spezifischen Anforderungen
Firmen-Seminare
Firmen-Seminare finden an einem unserer Schulungsstandorte statt, sind aber maßgeschneidert für dich und exklusiv für dein Team. Sie können auch online stattfinden.
Ideal für:
- Geschlossene Gruppen aus einem Unternehmen / Behörde
- Individuelle Terminplanung für dein Team
- An unseren Schulungsstandorten oder Online
- Angepasste Inhalte für deine Anforderungen
Fragen und Antworten zu Microsoft 365: Rechtskonformes Daten-Management
Was wird in der Microsoft 365 Datenmanagement Schulung behandelt?
Die Schulung behandelt die rechtskonforme Ablage, Aufbewahrung und Suche von geschäftlichen Informationen in Microsoft 365. Dazu gehören Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und die zentrale Suche über Edge. Im Vordergrund stehen praktische Entscheidungen: Wo wird eine Datei gespeichert, wie werden E-Mails auffindbar abgelegt und wann sind Informationen aufzubewahren oder zu löschen?
Geht es in diesem Seminar um Rechtsberatung?
Nein. Das Seminar ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Es vermittelt eine praxisorientierte Einordnung typischer Anforderungen rund um Archivierungspflicht, Aufbewahrungsfristen, DSGVO und Microsoft 365 Ablage. Ziel ist, im Arbeitsalltag bessere Entscheidungen zu treffen und interne Vorgaben sicherer umzusetzen.
Für wen ist das Seminar geeignet?
Geeignet ist das Seminar für Anwenderinnen und Anwender, die regelmäßig mit Outlook, Teams, SharePoint oder OneDrive arbeiten und geschäftliche Informationen nachvollziehbar ablegen müssen. Besonders relevant ist es für Fachabteilungen, Assistenz, Verwaltung, Projektteams, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Personalbereiche.
Welche Voraussetzungen sind sinnvoll?
Grundkenntnisse in Microsoft 365 sind hilfreich, aber keine zwingende Voraussetzung. Wer Outlook, Teams, OneDrive oder SharePoint bereits im Arbeitsalltag nutzt, kann die Inhalte direkt übertragen. Für einen breiteren Einstieg empfiehlt sich ergänzend der Microsoft 365 - Kommunikation und Zusammenarbeit.
Warum sind Ordnerstrukturen in Microsoft 365 oft problematisch?
Tiefe Ordnerstrukturen führen häufig zu doppelten Dateien, schwer auffindbaren Informationen und uneinheitlichen Ablagelogiken. Microsoft 365 bietet mit Suche, Favoriten, Kategorien, Metadaten und gemeinsamen Speicherorten bessere Möglichkeiten, Informationen im Team wiederzufinden und nachvollziehbar zu verwalten.
Welche Rolle spielen SharePoint und OneDrive beim rechtskonformen Ablegen?
SharePoint eignet sich für gemeinsame Team- und Projektablagen, während OneDrive vor allem für persönliche Arbeitsdateien genutzt wird. Das Seminar zeigt, wann welcher Speicherort sinnvoll ist und wie Dateien aus Teams, SharePoint und OneDrive im Zusammenhang betrachtet werden.
Wird auch die Suche in Outlook, Teams und SharePoint behandelt?
Ja. Ein wesentlicher Bestandteil ist die effiziente Suche über Microsoft 365 Inhalte hinweg. Behandelt werden Suchstrategien, Filter, Kategorien, Favoriten und die Nutzung der Edge-Startseite als zentraler Einstieg, um Informationen aus Outlook, Teams und SharePoint schneller zu finden.
Weitere häufig gestellte Fragen und Antworten findest du in den FAQs .
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