KI im Backoffice: Datenerfassung auf Autopilot
Von E-Mail bis PDF: du baust robuste KI-Workflows für Erfassung, Prüfung und Übergabe an ERP, CRM und DMS.
Die wichtigsten Themen
Dokumente sicher extrahieren
JSON-Outputs mit LLMs bauen
Halluzinationen praktisch senken
Human-in-the-Loop aufsetzen
ERP/CRM/DMS-Integration planen
Monitoring und Retries etablieren
Überblick In diesem Seminar entwickelst du belastbare KI-Workflows für automatisierte Datenerfassung und Datenverarbeitung im Backoffice . Du lernst, wie Informationen aus E-Mails, PDFs und Scans zuverlässig extrahiert,...
In diesem Seminar entwickelst du belastbare KI-Workflows für automatisierte Datenerfassung und Datenverarbeitung im Backoffice. Du lernst, wie Informationen aus E-Mails, PDFs und Scans zuverlässig extrahiert, geprüft und strukturiert an ERP-, CRM- oder DMS-Systeme übergeben werden. Statt Demo-Spielereien steht eine produktionsfähige Prozesskette im Mittelpunkt: OCR und Layout-Analyse, LLM-gestützte Extraktion mit JSON-Schemata, Qualitätskontrollen gegen Halluzinationen sowie Human-in-the-Loop für sichere Freigaben.
Der Kurs verbindet fachliches Prozessdesign mit technischer Umsetzbarkeit. Du bewertest geeignete Use-Cases wie Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdatenpflege oder HR-Dokumente, definierst Prüfregeln und planst Integrationen, Monitoring, Fehlerbehandlung sowie Audit-Trails. Für ein tieferes Verständnis der eingesetzten Sprachmodelle eignet sich ergänzend der Large Language Model Grundkurs. Wenn Azure AI Services als technische Plattform relevant sind, bietet das AI-102 Training zur Implementierung von Azure AI Lösungen eine passende Vertiefung.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf Datenschutz, Sicherheit und Governance: Datenminimierung, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Löschkonzepte und die Einordnung regulatorischer Anforderungen werden von Beginn an mitgedacht. Ergebnis ist ein umsetzbarer Blueprint inklusive Metriken, Checklisten und Best Practices für deinen Backoffice-Use-Case.
Die Themen Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdaten, HR-Dokumente · Durchlaufzeit und Fehlerkosten · Compliance-Risiken und Prozessgrenzen · Prozesslandkarte und Automatisierungshemmnisse · PDF, Scan und E-Mail-Anhang...
Use-Case Auswahl und Wirtschaftlichkeit
- Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdaten, HR-Dokumente
- Durchlaufzeit und Fehlerkosten
- Compliance-Risiken und Prozessgrenzen
- Prozesslandkarte und Automatisierungshemmnisse
Dokumentverarbeitung und Extraktion
- PDF, Scan und E-Mail-Anhang
- OCR und Layout-Analyse
- Tabellen, Positionsdaten und Freitext
- Pflichtfelder, Plausibilitäten und Dubletten
LLM-gestützte Informationsgewinnung
- Prompt-Design für Extraktion
- JSON-Schemata und Feldmapping
- Schema-validierte strukturierte Outputs
- Constraints gegen Halluzinationen
Qualitätssicherung und Freigaben
- Human-in-the-Loop und Review-Queues
- Confidence Scores und Eskalationsregeln
- Gold-Data und Stichprobenprüfung
- Fehlerklassen und Korrekturmaßnahmen
Integration und Betrieb
- REST, Webhooks und E-Mail-Trigger
- RPA als Integrationsbrücke
- Statusmodelle und Idempotenz
- Monitoring, Retries und Dead-Letter-Queues
Datenschutz, Sicherheit und Governance
- DSGVO und Datenminimierung
- Aufbewahrung und Löschkonzepte
- Rollen, Berechtigungen und Secrets
- EU-KI-Verordnung und Risikoklassifizierung
- Cloud, On-Prem und Vendor-Auswahl
Wer hier richtig ist
- Fach- und Prozessverantwortliche im Backoffice aus Finanzen, Einkauf, HR und Service
- IT- und Digitalisierungsverantwortliche mit Auftrag zur Prozessautomatisierung
- Data- und AI-Teams für produktive Dokument-Workflows
- RPA- und Integrations-Spezialisten mit Verantwortung für ERP-, CRM- und DMS-Schnittstellen
Das lernst du
- Geeignete Backoffice-Use-Cases anhand von Aufwand, Nutzen, Risiko und Kennzahlen priorisieren
- End-to-End Pipeline aus OCR, Extraktion, Validierung, Freigabe und Systemübergabe entwerfen
- LLM-Extraktion mit JSON-Schemata, Feldmapping und schema-validierten Outputs konzipieren
- Qualitätsmechanismen gegen Halluzinationen, Dubletten und inkonsistente Daten festlegen
- Betrieb, Monitoring, Fehlerbehandlung, DSGVO, Security und Audit-Trails planen
So arbeiten wir
- Kurze fachliche Inputs mit direkter Anwendung in Übungen
- Workshops zu Prozessdesign, Feldmapping und Validierungsregeln
- Beispiel-Workflows und Checklisten für den Transfer in den Arbeitsalltag
- Gemeinsame Review typischer Fehlerbilder und Gegenmaßnahmen
- Fallarbeit an Backoffice-Szenarien wie Rechnungseingang und Stammdatenpflege
Empfohlene Vorkenntnisse
- Grundverständnis von Geschäftsprozessen und Datenfeldern, etwa Belegarten, Stammdaten und Statusmodelle
- Keine Programmierung erforderlich, technisches Interesse an Schnittstellen und Workflows reicht aus
- Für datengetriebene Vertiefung empfiehlt sich ergänzend der Python Data Science Einstieg
Dein Fahrplan
Der erste Tag startet mit der Auswahl geeigneter Backoffice-Use-Cases. Prozessgrenzen, Eingangskanäle, Zielsysteme und messbare Kennzahlen werden definiert. Dabei werden Risiken wie Medienbrüche, unklare Verantwortlichkeiten und Compliance-Anforderungen systematisch berücksichtigt.
Im Anschluss steht die Dokumentverarbeitung im Mittelpunkt. Typische Dokumenttypen wie PDF, Scan und E-Mail werden analysiert. OCR, Layout-Analyse, Tabellen- und Positionsdaten zeigen, welche Faktoren die Extraktion beeinflussen. Darauf aufbauend werden Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dublettenchecks und erste Feldmappings entwickelt.
Organisatorisches
Lernformate
Unsere Seminare bieten dir maximale Flexibilität: Du kannst zwischen Live-Online und Vor Ort in unseren modernen Schulungszentren im D-A-CH Raum wählen. Beide Formate garantieren dir die gleiche hohe Qualität und interaktive Lernerfahrung.
Schulungsarten
Wir bieten dir verschiedene Schulungsarten: Offene Seminare, Firmenseminare für Teams und Inhouse-Schulungen direkt bei dir vor Ort. So findest du genau das Format, das zu deinen Bedürfnissen passt.
Uhrzeiten
9:00-16:00 Uhr
Aktuelle Software
In unseren offenen Kursen arbeiten wir mit der aktuellsten Software-Version. So lernst du direkt mit den Tools und Features, die du auch in deinem Arbeitsalltag verwendest - praxisnah und zukunftsorientiert. Bei Inhouse- und Firmenschulungen bestimmt ihr die Version.
Deine Vorteile
Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Inklusivleistungen
Deine Teilnahme beinhaltet: Schulungsmaterial, Zertifikat, Verpflegung (bei Präsenzveranstaltungen) und persönliche Betreuung durch unsere Trainer und unser Orga-Team. Alles aus einer Hand - keine versteckten Kosten.
Lernen von Experten
Unsere Trainer sind zertifizierte und erfahrene Profis mit jahrelanger Berufserfahrung. Sie vermitteln dir in den Kursen nicht nur theoretisches Wissen, sondern teilen ihre Erfahrungen aus realen Projekten und helfen dir, das Gelernte direkt in deiner täglichen Arbeit anzuwenden. Das ist kein Werbeversprechen, sondern unser Anspruch. Am besten siehst du das in unseren Bewertungen, z.B. auch bei Google.
Keine Vorkasse
Du zahlst erst nach dem Seminar. Keine Vorkasse, keine Vorauszahlung - so kannst du sicher sein, dass du nur für das bezahlst, was du auch wirklich erhalten hast. Die Rechnung erhältst du erst nach Kursbeginn.
Max. 8 Teilnehmende
Wir setzen auf kleine Gruppen, damit du die Aufmerksamkeit bekommst, die du verdienst. So haben wir mehr Zeit für deine individuellen Fragen und können gezielt auf deine Bedürfnisse eingehen.
Termine & Buchung
Vor Ort
Online
Nicht der passende Termin dabei?
Wir finden eine Lösung: anderer Termin, mehrere Teilnehmer, Inhouse-Schulung oder individuelle Beratung.
Lieber gleich das ganze Team schulen?
Diese Schulung gibt es auch exklusiv für dein Unternehmen, bei euch vor Ort, an unseren Standorten oder Live-Online. Inhalte und Termine nach Maß.
Inhouse-Schulung
Wir kommen zu euch: diese Schulung maßgeschneidert in euren Räumen, für Unternehmen und Behörden.
- Inhalte exakt auf euch zugeschnitten
- Termine nach euren Bedürfnissen
- Günstiger ab mehreren Teilnehmern
- Vertraute Umgebung, kein Reiseaufwand
Firmen-Seminar
Exklusiv für dein Team an einem unserer Standorte oder Live-Online, individuell angepasst.
- Geschlossene Gruppe aus eurem Haus
- Individuelle Terminplanung
- An unseren Standorten oder Live-Online
- Angepasste Inhalte
Fragen und Antworten zu KI im Backoffice: Datenerfassung auf Autopilot
Brauche ich Programmierkenntnisse für die Schulung?
Nein. Du arbeitest mit Konzepten, Vorlagen und anwendungsnahen Übungen. Wenn du Schnittstellenlogik, Datenfelder und Prozessabläufe verstehst, kommst du sehr gut mit.
Geht es eher um ChatGPT oder um echte Prozessautomatisierung?
Der Schwerpunkt liegt auf echter Prozessautomatisierung im Backoffice. LLMs sind ein Baustein für Extraktion und Klassifikation, ergänzt durch Validierung, Human-in-the-Loop, Integration, Monitoring und Betrieb.
Welche Systeme werden betrachtet: ERP, CRM und DMS?
Ja. Das Seminar behandelt herstellerunabhängige Integrationsmuster für ERP-, CRM- und DMS-Systeme, etwa REST, Webhooks, E-Mail-Trigger und RPA als Brücke.
Wie wird mit Datenschutz und sensiblen Dokumenten umgegangen?
Du behandelst DSGVO-relevante Punkte wie Datenminimierung, Aufbewahrung, Löschkonzepte, Rollen, Berechtigungen und Protokollierung. Zusätzlich wird die Einordnung von KI-Governance und Risikoklassifizierung berücksichtigt.
Kann ich das auf Rechnungsverarbeitung anwenden?
Ja. Rechnungseingang ist ein zentrales Leitbeispiel, inklusive Positionsdaten, Plausibilitätsprüfungen, Dubletten, Freigabeprozessen und Übergabe an Zielsysteme.
Passt die Schulung auch für Office- und Copilot-Anwendungsfälle?
Das Seminar zielt stärker auf End-to-End Automatisierung im Backoffice. Für produktive Assistenzfunktionen in Office-Anwendungen ist der ChatGPT & Copilot Grundkurs für Microsoft Office eine passende Ergänzung.
Weitere häufig gestellte Fragen und Antworten findest du in den FAQs .
Passende Schulungen nach dem Kurs
Ähnliche Kurse
KI-Tools Training: Mehr effizienz im Arbeitsalltag
Produktivität von Office 365-Anwendungen mit Copilot optimieren
Microsoft 365 Copilot: Mit PowerPoint überzeugen
KI für E-Mail-Management: Inbox Zero, die bleibt
Microsoft 365 Copilot Grundlagen: Effizienzsteigerung im digitalen Arbeitsalltag
Unser Qualitätsversprechen: Wissen, das in der Praxis funktioniert
Aus der Praxis für die Praxis
Schluss mit theoretischem Ballast. Wir trainieren dich für reale IT-Herausforderungen, nicht für Multiple-Choice-Tests. Unsere Trainer vermitteln dir genau das Wissen, das am nächsten Montagmorgen im Job wirklich funktioniert.
Individuell statt "Schema F"
Deine Fragen passen nicht ins Standard-Skript? Bei uns schon. Wir verzichten auf starre Lehrpläne und geben deinen konkreten Projekt-Fragen Raum. Unsere Trainer passen die Inhalte flexibel an das an, was dich und dein Team aktuell weiterbringt.
Maximale Freiheit: Remote oder vor Ort
Lerne so, wie es in deinen Alltag passt - ohne Reise-Stress und Zeitverlust. Egal ob remote, hybrid oder präsent vor Ort: Wir garantieren dir ein nahtloses und effektives Lernerlebnis, egal von wo du dich zuschaltest.
Mit Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt - und wollen, dass du es auch bist. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Über 20.000 Unternehmen und Behörden vertrauen auf uns
