Text in Spalten aufteilen, ohne dass Daten verloren gehen

Der Assistent: schnell, aber einmalig

Du markierst die Spalte und gehst auf Daten > Datentools > Text in Spalten. Im ersten Schritt entscheidest du zwischen Getrennt und Feste Breite. Im zweiten Schritt setzt du das Trennzeichen, und bei Exporten mit mehreren Leerzeichen hintereinander brauchst du zusätzlich den Haken bei "Aufeinander folgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln". Steht in den Daten ein Komma innerhalb eines Feldes, etwa in "Meier, Anna";"Vertrieb", rettet dich der Textqualifizierer, weil Excel dann nur außerhalb der Anführungszeichen trennt.

Der dritte Schritt ist der, den die meisten überspringen, und genau dort entstehen die Schäden. Hier legst du je Spalte das Datenformat fest. Eine Artikelnummer wie 00734 landet auf Standard als Zahl 734, die führende Null ist weg. Ein Wert wie 03-2026 wird zum Datum. Beides verhinderst du, indem du die betroffene Spalte in der Vorschau anklickst und auf Text stellst. Spalten, die du gar nicht brauchst, setzt du auf "Spalte nicht importieren (überspringen)".

Zwei Fallen bleiben. Erstens überschreibt das Ergebnis die Spalten rechts daneben, und die Rückfrage dazu klickt man leicht weg. Füg vorher so viele leere Spalten ein, wie Teile entstehen, oder setz den Zielbereich auf eine freie Stelle. Zweitens merkt sich Excel die Einstellung des Assistenten für die laufende Sitzung und wendet sie auf Text an, den du danach einfügst. Wenn plötzlich jede eingefügte Zeile zerlegt wird, öffne den Assistenten einmal, nimm alle Haken bei den Trennzeichen heraus und schließ ihn mit Fertig stellen.

Blitzvorschau, wenn es kein Trennzeichen gibt

Die Blitzvorschau erkennt Muster aus Beispielen. Du tippst in die Nachbarspalte zwei bis drei Ergebnisse von Hand, drückst Strg+E, und Excel füllt den Rest. Das funktioniert dort, wo eine Trennregel nicht als Zeichen beschreibbar ist: der Vorname aus "Meier, Anna Dr.", die Domain aus einer E-Mail-Adresse oder die Postleitzahl aus einer Adresszeile. Auch eine einheitliche Schreibweise bekommst du so hin, wenn in der Spalte "MEIER" neben "meier" steht. Über das Menü findest du sie unter Daten > Datentools > Blitzvorschau.

Der Preis ist, dass das Ergebnis ein fester Wert ist und keine Formel. Ändert sich die Quelle, bleibt die Spalte stehen, ohne dass jemand es merkt. Und bei uneinheitlichem Aufbau rät die Blitzvorschau still falsch: Sobald manche Zeilen zwei und manche drei Namensbestandteile haben, sortiert sie einen Teil in die falsche Spalte. Prüf deshalb immer die letzten Zeilen der Liste und nicht nur die ersten, denn dort stehen erfahrungsgemäß die Sonderfälle.

Power Query, sobald die Datei wiederkommt

Der Einstieg geht über Daten > Aus Tabelle/Bereich. Im Editor markierst du die Spalte und wählst Start > Spalte teilen > Nach Trennzeichen. Im Dialog legst du fest, ob bei jedem Vorkommen des Trennzeichens getrennt wird oder nur beim ersten beziehungsweise letzten. Das brauchst du bei Feldern wie "Meier, Anna, Dr., Vertrieb", wenn nur der Nachname abgetrennt werden soll. Unter Erweiterte Optionen entscheidest du außerdem, ob das Ergebnis in Spalten oder in Zeilen aufgeteilt wird, und wie viele Spalten maximal entstehen dürfen.

Für Daten ohne Trennzeichen gibt es weitere Varianten im selben Menü: Nach Anzahl von Zeichen, Nach Positionen, und die Übergangsregeln von Kleinbuchstaben zu Großbuchstaben oder von Ziffer zu Nichtziffer. Letztere zerlegt "12kg" oder "AB1234CD" ohne eine einzige Formel.

Auch hier gilt die Sache mit dem Datentyp, nur an anderer Stelle. Power Query hängt nach dem Teilen automatisch einen Schritt "Geänderter Typ" an und rät dabei. Klick den Schritt an, prüf die neuen Spalten und stell Artikelnummern und Kundennummern auf Text, sonst verschwindet die führende Null wieder. Danach Schließen & laden, und für jede weitere Lieferung reicht Daten > Alle aktualisieren.

Wieder zusammenführen: TEXTVERKETTEN und die Formelwege

Der Rückweg läuft über TEXTVERKETTEN(Trennzeichen; Leere_ignorieren; Text1; ...). Setz das zweite Argument auf WAHR, dann entstehen bei fehlenden Bestandteilen keine doppelten Trennzeichen, also "Meier, Anna" statt "Meier, , Anna". TEXTKETTE hängt ohne Trennzeichen aneinander, und für zwei Bausteine reicht das kaufmännische Und. In Microsoft 365 und in Excel 2024 gibt es zusätzlich TEXTTEILEN, TEXTVOR und TEXTNACH, mit denen das Zerlegen als Formel läuft und bei geänderten Daten automatisch mitrechnet.

Bevor du zusammenführst, lohnt das Aufräumen. GLÄTTEN entfernt doppelte und vor- oder nachgestellte Leerzeichen, SÄUBERN entfernt nicht druckbare Steuerzeichen. Was beide nicht anfassen, ist das geschützte Leerzeichen mit dem Code 160, und genau das kommt aus Webseiten und aus manchen Vorsystemen mit. Wenn zwei Werte identisch aussehen und trotzdem nicht als gleich gelten, schalte WECHSELN(A2;ZEICHEN(160);" ") davor. Mit LÄNGE prüfst du die Zeichenzahl und siehst, ob am Ende noch etwas hängt, das man nicht sieht.