Öffentliche IT-Beschaffung

Was sind die EVB-IT?

Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen

Die EVB-IT sind standardisierte Vertragsbedingungen, mit denen die öffentliche Hand IT-Leistungen einkauft. Jeder Vertragstyp besteht aus einem auszufüllenden Vertragsformular und den zugehörigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen; er deckt jeweils eine bestimmte Leistungsart ab, vom Hardwarekauf bis zum kompletten System.

Wer an Behörden liefert, bringt keine eigenen Geschäftsbedingungen mit, sondern füllt ein Vertragsformular aus, dessen Bedingungen längst feststehen.

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Abgestimmt zwischen: Öffentlicher Hand und Bitkom
Besteht aus: Vertragsformular plus zugehörige AGB
Vertragstypen: Kauf, Dienstleistung, Erstellung, System, Cloud und weitere
Löst ab: Die älteren BVB

Aufbau eines EVB-IT-Vertrags

Ein EVB-IT-Vertrag besteht aus zwei Teilen. Das Vertragsformular hält alles fest, was im Einzelfall bestimmt wird: Leistungsumfang, Termine, Vergütung, Ansprechpartner, gewählte Optionen. Die zugehörigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln den Rahmen, also Mitwirkung, Abnahme, Mängelrechte, Haftung, Nutzungsrechte und Kündigung.

Das Formular gehört zu den Vergabeunterlagen. Der Auftraggeber füllt aus, was er vorgibt, die Bieter ergänzen die Felder, die zum Angebot gehören. Leere Felder sind der Klassiker unter den Fehlern, weil im Streitfall unklar bleibt, was eigentlich geschuldet war.

Welcher Vertragstyp zu welcher Leistung passt

Die Typen sind nach Leistungsart geschnitten und gliedern sich in Basisverträge und Systemverträge. Für Hardware gibt es Kauf und Instandhaltung, für Standardsoftware die Überlassung auf Dauer oder auf Zeit sowie die Pflege, für laufende Leistungen Dienstleistung und Service, für Cloudleistungen einen eigenen Vertrag. Wird Individualsoftware geschrieben, greift die Erstellung, und wenn ein Auftragnehmer ein komplettes System aus Hardware, Software und Anpassung schuldet, kommen Systemlieferung oder Systemvertrag in Betracht. Für wiederkehrende Abrufe über eine längere Laufzeit kommt die Rahmenvereinbarung dazu: Sie bindet die einzelnen Vertragstypen als Module ein und lässt sich nur mit dem Werkzeug „EVB-IT digital“ erstellen.

Entschieden wird nicht am Beschaffungsvolumen, sondern an der Frage, was der Auftragnehmer schulden soll: eine Sache, ein Ergebnis oder eine Tätigkeit. Diese Weichenstellung bestimmt fast alles Weitere, von der Abnahme über die Vergütung bis zu den Mängelrechten.

Warum der Vertragstyp die Verantwortung verteilt

Beim Systemvertrag steht der Auftragnehmer dafür ein, dass das Gesamtsystem funktioniert, einschließlich der Komponenten, die er selbst zugekauft hat. Bei einem Dienstleistungsvertrag schuldet er die vereinbarte Tätigkeit, nicht deren Erfolg. Wer ein Migrationsvorhaben über Dienstleistung einkauft, hat am Ende Stunden bezahlt und trägt das Ergebnisrisiko selbst.

Dieselbe Logik gilt für die Abnahme. Nur wo ein Erfolg geschuldet ist, gibt es sie, und mit ihr einen klaren Zeitpunkt, ab dem die Leistung als vertragsgemäß gilt. Fehlt dieser Zeitpunkt, fehlt später auch der Bezugspunkt für Mängelrechte.

Was in der Praxis schiefgeht

Die EVB-IT sind zwischen der öffentlichen Hand und den IT-Verbänden ausgehandelte Klauselwerke, und sie werden fortgeschrieben. Zuletzt hat der IT-Planungsrat Ende 2025 eine überarbeitete Fassung beschlossen, die 2026 veröffentlicht wurde und unter anderem Open-Source-Software und die Softwarestückliste, kurz SBOM, in die Muster aufnimmt. Wer einzelne Klauseln umschreibt, greift in dieses Gleichgewicht ein und muss damit rechnen, dass Bieter die Änderung rügen oder ihr Risiko einpreisen. Arbeite deshalb immer mit der aktuellen Fassung des Musters und halte jede Abweichung ausdrücklich fest.

Der zweite Klassiker betrifft die Leistungsbeschreibung. Das Vertragsformular ersetzt sie nicht, es verweist auf sie. Steht dort nur ein Produktname, ist der Vertrag formal vollständig und inhaltlich leer.

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Nicht verwechseln

EVB-IT und was oft damit gleichgesetzt wird

EVB-IT gegen BVB

Die Besonderen Vertragsbedingungen waren der Vorläufer der EVB-IT und begegnen dir nur noch in Altbeständen. Neue Beschaffungen laufen über die EVB-IT.

EVB-IT gegen AGB des Anbieters

Anbieter bringen eigene Lizenz- und Servicebedingungen mit. Diese gelten nur, soweit sie ausdrücklich einbezogen sind und den EVB-IT nicht widersprechen; die Rangfolge der Dokumente wird im Vertrag festgelegt.

EVB-IT gegen Vergaberecht

Die EVB-IT regeln den Vertrag, nicht das Verfahren. Wie beschafft wird, steht im Vergaberecht, was nach dem Zuschlag gilt, im Vertrag.

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In der Praxis

Der Vertragstyp verteilt die Verantwortung, nicht nur das Formular

Die folgenschwerste Entscheidung fällt vor dem ersten Ausfüllen: ob ein Erfolg geschuldet wird, also ein fertiges, abnahmefähiges Ergebnis, oder ob Leistung nach Aufwand erbracht wird. Wer eine Individualentwicklung über einen dienstvertraglich geprägten Typ einkauft, hat am Ende Anspruch auf geleistete Stunden, nicht auf eine Software, die tut, was sie soll.

Der zweite Klassiker sind die Anlagen. Das Formular verweist auf Leistungsscheine und Beschreibungen, und genau die bleiben unter Zeitdruck dünn. Im Streitfall zählt aber nicht, was im Projekt gemeint war, sondern was in der Anlage steht, samt Mitwirkungspflichten des Auftraggebers, Abnahmeverfahren und Reaktionszeiten im Support.

Für Anbieter ist der wichtigste Punkt: Die EVB-IT sind die Bedingungen der öffentlichen Hand, nicht deine. Eigene Geschäftsbedingungen gelten in diesen Verträgen nicht mit, auch wenn du sie dem Angebot beilegst. Was du geregelt haben willst, etwa Nutzungsrechte an schon vorhandenen Bausteinen, muss an der dafür vorgesehenen Stelle im Formular stehen.

EVB-IT lernen

Welcher Typ zu welchem Vorhaben passt und wie das Formular vollständig ausgefüllt wird, arbeiten die Schulungen zu den EVB-IT Vertragsmustern an ganzen Vertragsbeispielen durch.

Weil das Vertragsformular schon in den Vergabeunterlagen steckt, gehört das Verfahrenswissen für die öffentliche Beschaffung dazu.

Kurse, die EVB-IT behandeln

Häufige Fragen

Müssen auch Länder und Kommunen die EVB-IT verwenden?

Für die Bundesverwaltung sind sie vorgegeben. Länder und Kommunen setzen sie überwiegend ein, weil sie eingeführt und bei Anbietern bekannt sind; verbindlich wird die Frage über die jeweiligen Beschaffungsregelungen des Trägers.

Können private Unternehmen die EVB-IT nutzen?

Nichts hindert sie daran, denn die Muster sind frei verfügbar. Die Bedingungen sind allerdings auf die öffentliche Beschaffung zugeschnitten und setzen deren Abläufe voraus, deshalb passen einzelne Regelungen nicht ohne Anpassung.

Systemlieferung oder Systemvertrag, was passt?

Beide schulden ein funktionierendes Gesamtsystem. Der Systemvertrag ist für Vorhaben gedacht, bei denen umfangreich angepasst, integriert und eingeführt wird, die Systemlieferung für Systeme, die im Wesentlichen aus zusammengestellten Standardkomponenten bestehen.

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