Was ist eine Leistungsbeschreibung?

Wofür die Leistungsbeschreibung gebraucht wird

Die Leistungsbeschreibung erfüllt drei Aufgaben auf einmal. Für die Bieter ist sie die Grundlage der Kalkulation, für die Vergabestelle der Maßstab, an dem sie die Angebote prüft, und nach dem Zuschlag beschreibt sie, was der Auftragnehmer schuldet. Eine Lücke wirkt deshalb dreimal: Die Preise werden unvergleichbar, die Prüfung angreifbar, und im Vertrag fehlt, worauf du dich später berufen willst.

Ein Beispiel ist die Ausschreibung einer Unterhaltsreinigung. Die Leistungsbeschreibung enthält dort typischerweise ein Raumbuch mit Flächen, Raumarten und Bodenbelägen, die Reinigungsintervalle je Raumart, die Zeiten, in denen gereinigt werden darf, und die Art der Qualitätskontrolle. Alternativ beschreibt der Auftraggeber nur das gewünschte Ergebnis, also den Sauberkeitszustand, und prüft ihn mit festgelegten Kontrollen. Beide Wege sind zulässig, sie führen aber zu ganz unterschiedlichen Angeboten.

Außerhalb des Vergaberechts wird der Begriff ebenfalls verwendet, etwa als Anlage zu einem Dienstleistungs- oder Werkvertrag zwischen Unternehmen. Gemeint ist dann dasselbe Prinzip, eine möglichst genaue Festlegung des Leistungsumfangs, nur ohne die vergaberechtlichen Pflichten zu Gleichbehandlung und Produktneutralität.

Was das Vergaberecht verlangt

Oberhalb der EU-Schwellenwerte schreibt § 121 GWB vor, den Auftragsgegenstand so eindeutig wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote miteinander verglichen werden können. Sie enthält die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe sowie die Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung. Bei Leistungen, die Menschen nutzen, sind außerdem die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen oder die Konzeption für alle Nutzer zu berücksichtigen.

Die Einzelheiten stehen in den Verordnungen, je nach Auftragsart und Wert:

Die Bauvorschriften sind am strengsten formuliert: Die Leistung ist so zu beschreiben, dass alle Unternehmen ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können, und Bedarfspositionen gehören grundsätzlich nicht hinein. Inhaltlich gilt der Gedanke aber überall: Das Kalkulationsrisiko darf nicht über unklare Angaben bei den Bietern landen.

Konstruktiv oder funktional

Die konstruktive Leistungsbeschreibung, im Bau „Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis“, gibt die Lösung vor: eine Baubeschreibung und ein in Positionen gegliedertes Verzeichnis mit Mengen, Materialien und Normen. Die funktionale Leistungsbeschreibung, im Bau „Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm“, nennt Zweck und Anforderungen und überlässt den Entwurf den Bietern.

Reine Formen sind selten. Verbreitet ist, den Kern funktional zu beschreiben und dort konstruktiv zu werden, wo Schnittstellen zur bestehenden Umgebung, rechtliche Vorgaben oder Betriebsanforderungen keinen Spielraum lassen. § 31 Abs. 2 VgV sieht diese Kombination ausdrücklich vor.

Produktneutral beschreiben

Nach § 31 Abs. 6 VgV darf die Leistungsbeschreibung nicht auf ein bestimmtes Fabrikat, eine Marke, einen Typ oder einen Ursprung verweisen, wenn dadurch Unternehmen oder Produkte bevorzugt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, der Auftragsgegenstand rechtfertigt das. Ist ein Verweis ausnahmsweise nötig, weil sich die Leistung sonst nicht verständlich beschreiben lässt, steht der Zusatz „oder gleichwertig“ dabei.

Eine produktspezifische Ausschreibung ist damit nicht verboten, sie braucht aber eine Begründung, die sich aus dem Auftrag ergibt, zum Beispiel die Kompatibilität mit einer vorhandenen Anlage, eingespielte Ersatzteilbestände oder Schulungsaufwand, der bei einem Wechsel entstünde. Diese Gründe gehören vor der Veröffentlichung in den Vergabevermerk, nicht erst in die Antwort auf eine Rüge.

Der unauffällige Weg in die Produktvorgabe führt über abgeschriebene Datenblätter. Wer Merkmale aus dem Prospekt eines Anbieters übernimmt, beschreibt genau dessen Produkt, auch wenn kein Markenname fällt. Hilfreich ist die Gegenprobe: Lässt sich zu jedem geforderten Merkmal sagen, welchen Bedarf es abdeckt?

Wie eine Leistungsbeschreibung entsteht

Die Reihenfolge ist in den meisten Vergabestellen ähnlich, auch wenn die Bezeichnungen wechseln:

1. 1

   Bedarf klären

   Fachabteilung und Vergabestelle halten fest, welches Problem gelöst werden soll, für wen und in welchem Umfang, mit belastbaren Mengen.

2. 2

   Markt erkunden

   Eine Markterkundung nach § 28 VgV zeigt, was angeboten wird und welche Anforderungen realistisch sind. Unzulässig ist nur, ein Vergabeverfahren allein zur Markterkundung oder Preisermittlung durchzuführen.

3. 3

   Anforderungen formulieren

   Muss-Anforderungen werden prüfbar beschrieben, Wünsche als Soll-Anforderungen markiert, damit sie in die Wertung statt in den Ausschluss führen.

4. 4

   Mit dem Rest abgleichen

   Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterien, Preisblatt und Vertragsbedingungen dürfen sich nicht widersprechen.

5. 5

   Gegenlesen lassen

   Jemand, der nicht an der Erstellung beteiligt war, liest die Unterlagen wie ein Bieter. Was dort Fragen aufwirft, wird später zur Bieterfrage.

Hat ein Unternehmen an der Vorbereitung mitgewirkt und möchte sich später bewerben, muss der Auftraggeber dessen Wissensvorsprung ausgleichen, etwa indem er alle Informationen aus der Vorbereitung offenlegt und die Fristen entsprechend bemisst (§ 7 VgV).