Interne Meldesysteme

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

HinSchG

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Menschen, die im beruflichen Umfeld von Verstößen erfahren und diese melden. Es verpflichtet Unternehmen und Behörden ab einer bestimmten Größe, eine interne Meldestelle einzurichten, und verbietet jede Benachteiligung, die an eine Meldung anknüpft.

Ab einer bestimmten Beschäftigtenzahl braucht dein Haus einen Kanal, über den Missstände gemeldet werden können, und Menschen, die diese Meldungen fristgerecht und vertraulich bearbeiten.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Gilt ab: In der Regel 50 Beschäftigten
Pflicht: Interne Meldestelle, vertraulich und dokumentiert
Fristen: Eingang in sieben Tagen, Rückmeldung in drei Monaten
Verboten: Jede Repressalie nach einer berechtigten Meldung

Wer geschützt ist und was gemeldet werden kann

Geschützt sind natürliche Personen, die Informationen über Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt haben. Der Kreis reicht über die Stammbelegschaft hinaus und umfasst zum Beispiel Leiharbeitskräfte, Bewerbende, ehemalige Beschäftigte, Selbstständige und Beschäftigte von Lieferanten.

Nicht jede Unzufriedenheit ist eine Meldung im Sinne des Gesetzes. Erfasst sind vor allem Verstöße, auf die eine Strafe steht. Dazu kommen Ordnungswidrigkeiten, soweit die verletzte Vorschrift Leben, Gesundheit oder Rechte von Beschäftigten schützt, sowie Verstöße gegen eine im Gesetz aufgezählte Reihe von Vorschriften aus Bundes- und EU-Recht. Ein Konflikt mit der Führungskraft gehört in andere Verfahren.

Interne und externe Meldestelle

Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen einen internen Meldekanal betreiben. Er muss Meldungen mündlich und in Textform entgegennehmen können, auf Wunsch auch in einem persönlichen Gespräch. Private Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen dafür eine gemeinsame Stelle mit anderen betreiben. Die Pflicht, Abhilfe zu schaffen und der meldenden Person Rückmeldung zu geben, bleibt trotzdem bei jeder Organisation.

Daneben gibt es externe Meldestellen, unter anderem beim Bundesamt für Justiz. Meldende Personen dürfen wählen, ob sie intern oder extern melden. Genau deshalb lohnt ein interner Kanal, dem die Belegschaft vertraut: Er ist die einzige Gelegenheit, einen Missstand zu klären, bevor eine Behörde den Fall bearbeitet.

Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden. Eine Pflicht, den Kanal technisch auf Anonymität auszulegen, enthält das Gesetz nicht; viele Organisationen entscheiden sich aus praktischen Gründen trotzdem dafür.

Vertraulichkeit, Fristen und Repressalienverbot

Die Identität der meldenden Person darf nur den Personen bekannt werden, die für die Bearbeitung zuständig sind. Dasselbe gilt für diejenigen, über die gemeldet wird, denn eine Meldung ist noch kein Beweis.

Für den Ablauf gibt das Gesetz Fristen vor: Den Eingang einer Meldung musst du innerhalb von sieben Tagen bestätigen, und spätestens nach drei Monaten muss die meldende Person erfahren, was daraufhin unternommen wurde.

Der Kern ist das Repressalienverbot. Kündigung, Abmahnung, Versetzung oder eine verweigerte Beförderung dürfen nicht die Antwort auf eine Meldung sein. Erleidet eine meldende Person eine Benachteiligung und macht sie geltend, dass diese eine Reaktion auf die Meldung war, muss der Arbeitgeber darlegen, dass die Maßnahme auf anderen Gründen beruhte.

Was der Aufbau praktisch verlangt

Eine Meldestelle ist mehr als ein Postfach. Die beauftragten Personen müssen unabhängig arbeiten können, brauchen die nötige Fachkunde und dürfen keine Aufgaben haben, die zu Interessenkonflikten führen. Wer die Rolle nebenbei an die Personalleitung hängt, handelt sich genau dieses Problem ein.

Dazu kommen eine Dokumentation, die die Vertraulichkeit wahrt, ein abgestimmter Übergang zur internen Untersuchung und die Beteiligung der Mitbestimmung, weil Meldesysteme das betriebliche Miteinander berühren. Wer diese Punkte vorher klärt, muss sie nicht im ersten ernsten Fall improvisieren.

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Nicht verwechseln

Hinweisgeberschutzgesetz und was oft damit gleichgesetzt wird

Hinweisgeberschutzgesetz gegen Beschwerdestelle nach dem AGG

Die Beschwerdestelle nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nimmt Beschwerden wegen Benachteiligung entgegen. Diese Stelle folgt eigenen Regeln und ersetzt die Meldestelle nach dem HinSchG nicht, organisatorisch lassen sich beide aber zusammenlegen.

Hinweisgeberschutzgesetz gegen Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettengesetz

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verlangt ein eigenes Beschwerdeverfahren, das auch Menschen außerhalb des Unternehmens offensteht. Themen und Personenkreis unterscheiden sich, gemeinsame Abläufe sind trotzdem üblich.

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In der Praxis

Der Kanal ist schnell eingerichtet, das Verfahren dahinter nicht

Ein Meldekanal ist in wenigen Tagen aufgesetzt. Die schwierige Frage ist, wer die Meldungen bearbeitet. Diese Person muss unabhängig arbeiten, darf keine Aufgaben haben, die damit in Konflikt geraten, und muss Vertraulichkeit auch gegenüber der eigenen Führungsebene wahren. In kleineren Häusern liegt die Rolle deshalb oft bei einem externen Dritten, was das Gesetz ausdrücklich erlaubt.

Vertraulichkeit ist mehr als ein Versprechen im Intranet. Sie muss technisch und organisatorisch abgesichert sein: Wer hat Zugriff auf das Postfach, wo liegen die Gesprächsnotizen, wie wird dokumentiert, ohne die meldende Person erkennbar zu machen. Anonyme Meldungen soll die Meldestelle bearbeiten, den Kanal technisch dafür auszulegen ist aber niemand verpflichtet.

Der eigentliche Hebel liegt bei der Beweislast. Wird jemand nach einer Meldung im Job benachteiligt, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Reaktion auf die Meldung war, und das Unternehmen muss das Gegenteil belegen. Personalentscheidungen rund um eine laufende Meldung gehören deshalb sauber begründet und datiert in die Akte, unabhängig davon, ob sie mit dem Fall zu tun haben.

Hinweisgeberschutzgesetz lernen

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Kurse, die Hinweisgeberschutzgesetz behandeln

Häufige Fragen

Muss die Meldestelle mit eigenem Personal besetzt sein?

Nein, die Aufgabe kann an Dritte vergeben werden, etwa an eine Kanzlei oder einen spezialisierten Dienstleister. Die Pflicht, Hinweisen nachzugehen und Abhilfe zu schaffen, bleibt bei der Organisation.

Was passiert, wenn wir keine interne Meldestelle einrichten?

Dann bleibt der Belegschaft nur der Weg zur externen Meldestelle, und die Organisation erfährt von einem Missstand erst, wenn eine Behörde ihn bearbeitet. Unabhängig davon ist die Einrichtungspflicht bußgeldbewehrt.

Dürfen wir anonyme Meldungen liegen lassen?

Nein. Das Gesetz sieht vor, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen. Sinnvoll ist ohnehin, sie nach demselben Verfahren zu prüfen, denn der Wahrheitsgehalt hängt nicht daran, ob ein Name darunter steht.

Quellen