Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Herkunft und Geltung

Das HinSchG setzt die EU-Richtlinie 2019/1937 um, die im Sprachgebrauch oft Whistleblower-Richtlinie heißt. Es ist am 02.07.2023 in Kraft getreten. Private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten mussten ihre Meldestelle erst ab dem 17.12.2023 einrichten, seitdem gilt die Pflicht für alle Organisationen ab dieser Größe. Für bestimmte Finanzunternehmen wie Kreditinstitute und Wertpapierdienstleister gilt sie unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

Im Alltag tragen die Stellen viele Namen: Hinweisgeberstelle, Hinweisgebersystem, Whistleblowing-Hotline oder Ombudsstelle. Gemeint ist rechtlich immer die interne Meldestelle nach § 12 HinSchG, egal wie das Unternehmen sie intern nennt.

Wer geschützt ist und was gemeldet werden kann

Geschützt sind natürliche Personen, die Informationen über Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt haben. Der Kreis reicht über die Stammbelegschaft hinaus und umfasst zum Beispiel Leiharbeitskräfte, Bewerbende, ehemalige Beschäftigte, Selbstständige und Beschäftigte von Lieferanten. Geschützt sind auch Personen, die einer meldenden Person helfen oder von einer Meldung betroffen sind.

Nicht jede Unzufriedenheit ist eine Meldung im Sinne des Gesetzes. Erfasst sind vor allem Verstöße, auf die eine Strafe steht. Dazu kommen Ordnungswidrigkeiten, soweit die verletzte Vorschrift Leben, Gesundheit oder Rechte von Beschäftigten schützt, sowie Verstöße gegen eine im Gesetz aufgezählte Reihe von Vorschriften aus Bundes- und EU-Recht, etwa zu Geldwäsche, Produktsicherheit, Umweltschutz oder Datenschutz. Ein Konflikt mit der Führungskraft gehört in andere Verfahren.

Interne und externe Meldestelle

Der interne Meldekanal muss Meldungen mündlich und in Textform ermöglichen, mündlich per Telefon oder einer anderen Sprachverbindung. Auf Wunsch der meldenden Person ist auch ein persönliches Gespräch anzubieten. Private Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen dafür eine gemeinsame Stelle mit anderen betreiben. Die Pflicht, Abhilfe zu schaffen und der meldenden Person Rückmeldung zu geben, bleibt trotzdem bei jeder Organisation.

Daneben gibt es externe Meldestellen, allen voran die Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, für besondere Bereiche außerdem die BaFin und das Bundeskartellamt. Meldende Personen dürfen frei wählen, ob sie intern oder extern melden. Genau deshalb lohnt ein interner Kanal, dem die Belegschaft vertraut: Er ist die einzige Gelegenheit, einen Missstand zu klären, bevor eine Behörde den Fall bearbeitet.

So läuft eine interne Meldung ab

Das Gesetz beschreibt in § 17 recht genau, was nach dem Eingang einer Meldung passieren muss. Die Reihenfolge ist für jede Meldestelle gleich, unabhängig davon, ob sie intern besetzt oder an einen Dienstleister vergeben ist.

1. 1

   Eingang bestätigen

   Spätestens nach sieben Tagen erhält die meldende Person eine Eingangsbestätigung.

2. 2

   Zuständigkeit prüfen

   Die Meldestelle klärt, ob der Sachverhalt überhaupt unter das Gesetz fällt.

3. 3

   Stichhaltigkeit prüfen

   Sie hält Kontakt zur meldenden Person, fragt bei Bedarf nach und bewertet, ob an der Meldung etwas dran ist.

4. 4

   Folgemaßnahmen ergreifen

   Möglich sind zum Beispiel eine interne Untersuchung, die Abgabe an eine zuständige Stelle oder der Abschluss mangels Beweisen.

5. 5

   Rückmeldung geben

   Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erfährt die meldende Person, was geplant oder bereits geschehen ist, soweit laufende Ermittlungen das zulassen.

6. 6

   Dokumentieren und löschen

   Jede Meldung wird vertraulich dokumentiert, die Unterlagen werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Vertraulichkeit und Repressalienverbot

Die Identität der meldenden Person darf nur den Personen bekannt werden, die für die Bearbeitung zuständig sind. Dasselbe gilt für diejenigen, über die gemeldet wird, denn eine Meldung ist noch kein Beweis.

Der Kern ist das Repressalienverbot. Kündigung, Abmahnung, Versetzung oder eine verweigerte Beförderung dürfen nicht die Antwort auf eine Meldung sein. Erleidet eine meldende Person eine Benachteiligung und macht sie geltend, dass diese eine Reaktion auf die Meldung war, muss der Arbeitgeber darlegen, dass die Maßnahme auf anderen Gründen beruhte.

Der Schutz hat Grenzen. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet, muss den entstandenen Schaden ersetzen. Und wer direkt an die Presse oder die Öffentlichkeit geht, ist nur geschützt, wenn eine externe Meldung ohne angemessene Reaktion blieb oder besondere Gründe vorliegen, etwa eine akute Gefahr für das öffentliche Interesse oder die Sorge, dass Beweise vernichtet werden.

Bußgelder bei Verstößen

Das Gesetz sanktioniert nicht nur fehlende Meldestellen, sondern vor allem den Umgang mit meldenden Personen. Die Höchstbeträge stehen in § 40 HinSchG.

Für Unternehmen kann sich der Rahmen bei Behinderung, Repressalien und Vertraulichkeitsverstößen deutlich erhöhen, weil das Gesetz hier auf § 30 Absatz 2 Satz 3 des Ordnungswidrigkeitengesetzes verweist. Damit ist eine Verbandsgeldbuße bis zum Zehnfachen möglich.

Was der Aufbau praktisch verlangt

Eine Meldestelle ist mehr als ein Postfach. Die beauftragten Personen müssen unabhängig arbeiten können, brauchen die nötige Fachkunde und dürfen keine Aufgaben haben, die zu Interessenkonflikten führen. Wer die Rolle nebenbei an die Personalleitung hängt, handelt sich genau dieses Problem ein.

Dazu kommen eine Dokumentation, die die Vertraulichkeit wahrt, ein abgestimmter Übergang zur internen Untersuchung und die Beteiligung der Mitbestimmung, weil Meldesysteme das betriebliche Miteinander berühren. Wer diese Punkte vorher klärt, muss sie nicht im ersten ernsten Fall improvisieren.