Was ist ein Teams-Kanal?

Team und Kanal: der Unterschied

Das Team ist die Klammer um einen Kreis von Personen, der Kanal ist ein Thema darin. Ein Team Vertrieb kann zum Beispiel Kanäle für Ausschreibungen, Messen und Reporting haben. Wer Mitglied des Teams ist, sieht alle Standardkanäle, ohne einzeln hinzugefügt zu werden.

Technisch steckt hinter jedem Team eine Microsoft-365-Gruppe mit eigenem Postfach und einer SharePoint-Website. Ein Standardkanal erzeugt dagegen nichts davon neu, er bekommt nur einen eigenen Ordner in der Dokumentbibliothek des Teams. Jedes Team startet mit dem Kanal „Allgemein“, der sich nicht löschen lässt; weitere Kanäle legst du nach Bedarf an.

Daraus ergibt sich die Faustregel: Ein neuer Personenkreis braucht ein neues Team, ein neues Thema im selben Personenkreis einen neuen Kanal.

Was ein Kanal enthält

Jeder Kanal hat drei Bestandteile. Die Beiträge sind Unterhaltungen mit Antwortstrang, die jedes Kanalmitglied nachlesen kann, auch wer erst später dazukommt. Die Registerkarte Dateien zeigt den Ablageort in SharePoint, mit Versionsverlauf und den Berechtigungen der Website. Über weitere Registerkarten heftest du Inhalte an, etwa eine Excel-Datei, eine Website, eine Liste oder einen Plan.

In Standardkanälen können Teambesitzer außerdem eine Moderation einrichten. Dann starten nur festgelegte Personen neue Beiträge, und es lässt sich steuern, ob andere darauf antworten dürfen. Das eignet sich für Ankündigungskanäle, in denen wichtige Nachrichten nicht in Rückfragen untergehen sollen.

Standard, privat, freigegeben: Zugriffsrechte im Vergleich

Die drei Kanaltypen unterscheiden sich vor allem darin, wer den Kanal sieht und wer hinzugefügt werden kann. Einmal angelegt, lässt sich der Typ nicht mehr ändern, und ein privater oder freigegebener Kanal kann auch nicht in ein anderes Team verschoben werden.

Die eigene Website bei privaten und freigegebenen Kanälen sorgt dafür, dass nur Kanalmitglieder die Dateien sehen. Sie erklärt auch, warum sich Berechtigungen und Suchergebnisse je nach Kanaltyp anders verhalten: Teambesitzer, die nicht Mitglied eines privaten Kanals sind, sehen zwar dessen Namen in der Teamverwaltung, aber weder Beiträge noch Dateien.

Externe Personen nehmen an freigegebenen Kanälen nicht als Gast teil, sondern mit dem Konto ihrer eigenen Organisation über Microsoft Entra B2B direct connect. Dafür müssen beide Organisationen den mandantenübergreifenden Zugriff eingerichtet haben, das übernimmt die Administration.

So legst du einen Kanal an

Ob du einen Kanal anlegen darfst, bestimmen die Teambesitzer und die Administration. Freigegebene Kanäle können grundsätzlich nur Teambesitzer erstellen.

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   Team auswählen

   Zeig in der Liste deiner Teams auf den Teamnamen und wähl „Weitere Optionen“ und dann „Kanal hinzufügen“. Alternativ geht es über „Neue Elemente“ und „Neuer Kanal“ in der Liste der Chats und Kanäle.

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   Name und Beschreibung

   Gib einen kurzen, eindeutigen Namen ein und optional eine Beschreibung, die sagt, was in den Kanal gehört.

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   Kanaltyp wählen

   Entscheide dich für Standard, privat oder freigegeben. Diese Wahl ist endgültig, überleg sie also vorher.

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   Mitglieder hinzufügen

   Bei privaten und freigegebenen Kanälen fügst du nach dem Erstellen die Personen hinzu, die Zugriff haben sollen. Standardkanäle sehen automatisch alle im Team.

Bestimmte Zeichen wie #, %, & oder / sind in Kanalnamen nicht erlaubt, und ein Name darf nicht mit einem Unterstrich oder Punkt beginnen.

Umbenennen, löschen, wiederherstellen

Ein gelöschter Kanal lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen, und so lange zählt er noch zur Obergrenze des Teams. Danach ist er mit seinen Unterhaltungen endgültig weg. Die Dateien eines gelöschten Standardkanals bleiben im Ordner der SharePoint-Bibliothek liegen und sind dort weiter erreichbar, nur nicht mehr über Teams.

Wer aufräumen will, löscht deshalb selten einzelne Kanäle, sondern archiviert ein Team, das nicht mehr gebraucht wird. Ein archiviertes Team bleibt lesbar, aber niemand kann mehr darin schreiben.