Was ist Power BI?
Power BI ist Microsofts eigenständiges Werkzeug für Datenanalyse und Berichte: Es holt Daten aus verschiedenen Quellen, verbindet sie in einem Modell und stellt sie als interaktive Berichte bereit, die sich im Browser teilen lassen.
Wenn eine Excel-Auswertung jeden Monat per Mail an dreißig Leute geht und trotzdem nie alle denselben Stand haben, ist der Punkt für Power BI erreicht.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Besteht aus
- Power BI Desktop und dem Power BI Dienst
- Nutzt
- Power Query zum Laden, DAX zum Rechnen
- Desktop
- Nur für Windows
- Teilen
- Über den Browser, Lizenzen vorausgesetzt
Desktop, Dienst und Bericht
Power BI besteht aus zwei Teilen, die du auseinanderhalten solltest. Power BI Desktop ist ein kostenloses Programm für Windows, in dem der Bericht entsteht: Datenquellen anbinden, Tabellen bereinigen, Beziehungen setzen, Kennzahlen definieren, Diagramme anordnen. Der Power-BI-Dienst ist die Cloud-Seite, dort wird der fertige Bericht veröffentlicht, geteilt und nach Zeitplan aktualisiert.
Innerhalb eines Berichts hängen alle Visuals zusammen. Klickst du im Balkendiagramm auf eine Region, filtern sich Karte, Tabelle und Kennzahlen mit. Dieses Querfiltern ist der wesentliche Unterschied zu einem Diagramm in einer Präsentation, das nur einen einzigen Zustand zeigen kann.
Wann Power BI und wann Excel
Solange eine Auswertung aus einer Datei kommt, einmal im Monat gebraucht wird und bei dir bleibt, bist du mit Excel schneller. Power BI lohnt sich, sobald mehrere Quellen zusammenkommen, ein fester Empfängerkreis regelmäßig denselben Stand sehen soll oder die Aktualisierung ohne dein Zutun laufen muss.
Die Aufbereitung dahinter kennst du aus Excel wieder: Power Query für den Import, ein Datenmodell mit Beziehungen, DAX für Kennzahlen. Wer in Excel schon mit Power Query und Power Pivot gearbeitet hat, findet sich im Desktop entsprechend schnell zurecht.
Was in Projekten schiefgeht
Der häufigste Fehler ist ein Bericht ohne Modell: alles in einer breiten Tabelle, Kennzahlen als berechnete Spalten, Filter, die sich gegenseitig aushebeln. Solche Berichte werden langsam und liefern je nach Klickweg unterschiedliche Zahlen. Ein sauber getrenntes Modell aus Faktentabelle und Stammdatentabellen erspart die spätere Korrektur.
Unterschätzt wird außerdem die Berechtigung. Ein veröffentlichter Bericht zeigt genau das, was im Datensatz steht, unabhängig davon, was die aufrufende Person im Quellsystem sehen dürfte. Wenn Vertriebsgebiete oder Personaldaten im Spiel sind, muss das vor der Veröffentlichung geregelt sein.
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Power BI und was oft damit gleichgesetzt wird
Excel ist Tabellenkalkulation und Analyse in einem, jede Zelle ist frei beschreibbar. In Power BI trennst du Datenmodell und Darstellung strikt, dafür bekommst du Aktualisierung nach Zeitplan und geteilte Berichte.
Power Pivot ist das Datenmodell innerhalb von Excel und nutzt dieselbe Formelsprache DAX. Power BI setzt auf demselben Motor auf, ergänzt ihn aber um Visualisierung und den Weg zur Veröffentlichung.
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Der erste Bericht steht an einem Tag, das Modell entscheidet über alles danach
Der Einstieg geht schnell, weil das Laden über Power Query läuft und die Diagramme aus der Feldliste zusammengezogen werden. Interessant wird der zweite Bericht: Sobald Kennzahlen über mehrere Tabellen laufen, hängt jedes Ergebnis daran, ob die Beziehungen im Modell stimmen und ob es eine saubere Datumstabelle gibt.
Der häufigste Projektfehler ist, eine gewachsene Excel-Datei eins zu eins nachzubauen, samt Zwischensummenzeilen und Hilfsspalten. Power BI will lange, schmale Bewegungsdaten und daneben Stammdatentabellen. Wer die fertige Kreuztabelle aus dem Vorsystem lädt, kämpft danach dauerhaft gegen das eigene Modell.
Die zweite Bruchstelle liegt hinter der Veröffentlichung. Ein Bericht im Dienst aktualisiert sich nicht von selbst, wenn die Quelle auf einem Laufwerk im Haus liegt. Dafür braucht es ein Gateway und jemanden, der sich zuständig fühlt, wenn die nächtliche Aktualisierung scheitert. Fehlt beides, hängt nach vier Wochen ein Dashboard mit alten Zahlen an der Wand.
Power BI lernen
Den Weg vom Rohdatensatz bis zum veröffentlichten Bericht gehen die Kurse rund um die Power Platform an einem durchgehenden Beispiel.
Wer die Grundlagen lieber in der gewohnten Umgebung aufbaut, findet sie in den Excel-Kurse zur Datenmodellierung .
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Die Grundlagen
Daten und Pivot
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