Vor dem Zuschlag verhandelbar, danach nicht mehr
Verfügbarkeit ohne Messgrundlage, Pflege ohne Preisgrenze und ein Vertrag ohne Ausstiegsregel kosten beim Abschluss nichts und über die Laufzeit erheblich.
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Die teuren Zusagen stehen im Leistungsschein und nicht im Preis
Ein Angebot lässt sich leicht vergleichen, ein Vertrag nicht. Zwei Anbieter nennen dieselbe Verfügbarkeit, aber der eine misst sie über das Kalenderjahr einschließlich der Wartungsfenster und der andere über die vereinbarten Servicezeiten ohne angekündigte Arbeiten. Beide Zusagen klingen gleich und bedeuten etwas völlig Verschiedenes. Wer nur den Prozentsatz vergleicht, hat den Vertrag nicht gelesen, sondern das Datenblatt.
Der zweite Punkt sind die Kosten nach dem Kauf. Pflege und Support werden meist als Anteil des Lizenzwerts vereinbart, oft mit einer Anpassungsklausel. Ohne eine Obergrenze für diese Anpassung steht im dritten Jahr ein Betrag im Haushalt, der bei der Beschaffung niemandem aufgefallen ist. Bei mehrjährigen Verträgen ist genau das der Posten, der die Wirtschaftlichkeitsrechnung im Nachhinein umdreht.
Der dritte und am häufigsten übersehene Punkt sind die eigenen Pflichten. Fast jeder IT-Vertrag verlangt Mitwirkung des Auftraggebers, also Testkapazitäten, Ansprechpersonen, Zugänge und Abnahmen innerhalb bestimmter Zeiträume. Wenn diese Zusagen im Haus nicht eingeplant sind, verzögert sich das Vorhaben aus einem Grund, der im Vertrag deinem Haus zugerechnet wird.
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Wer entscheidet, wer setzt um, und was der Betrieb später ausbadet
Der IT-Einkauf entscheidet selten allein und wird trotzdem für das Ergebnis verantwortlich gemacht. Die folgende Aufteilung zeigt, wo eine Festlegung fachlich hingehört und was passiert, wenn sie im Vertrag fehlt.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Wahl des Vertragstyps | Einkauf gemeinsam mit dem Justiziariat | Einkauf | Eine individuell zu erstellende Lösung wird als Kauf beschafft. Wenn das Ergebnis nicht passt, fehlt die Grundlage, auf der man es einfordern könnte. |
| Verfügbarkeit und Reaktionszeiten | IT-Betrieb und Fachbereich, nach tatsächlichem Bedarf | Einkauf, im Leistungsschein | Es wird ein Prozentwert vereinbart, ohne Messzeitraum und ohne Definition eines Ausfalls. Im Störungsfall diskutieren beide Seiten über die Berechnung statt über die Behebung. |
| Mitwirkungspflichten des Auftraggebers | IT-Betrieb und Projektleitung | Die eigenen Fachbereiche | Abnahmefristen und Testkapazitäten stehen im Vertrag, im Projektplan aber nirgends. Die Verzögerung wird danach dem eigenen Haus zugerechnet. |
| Kosten über die gesamte Laufzeit | Haushalt oder kaufmännische Leitung | Einkauf, mit einer Obergrenze für Anpassungen | Nur der Anschaffungspreis wird verglichen. Die Pflegekosten steigen vertragsgemäß, und im dritten Jahr fehlt das Geld an anderer Stelle. |
| Ausstieg und Herausgabe der Daten | Auftraggeber, vor Vertragsschluss | Einkauf, im Vertrag | Format, Frist und Unterstützung bei der Migration sind nicht geregelt. Der Wechsel scheitert dann nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Pflicht zur Mitwirkung. |
Wahl des Vertragstyps
- Wer entscheidet
- Einkauf gemeinsam mit dem Justiziariat
- Wer setzt um
- Einkauf
- Stolperfalle
- Eine individuell zu erstellende Lösung wird als Kauf beschafft. Wenn das Ergebnis nicht passt, fehlt die Grundlage, auf der man es einfordern könnte.
Verfügbarkeit und Reaktionszeiten
- Wer entscheidet
- IT-Betrieb und Fachbereich, nach tatsächlichem Bedarf
- Wer setzt um
- Einkauf, im Leistungsschein
- Stolperfalle
- Es wird ein Prozentwert vereinbart, ohne Messzeitraum und ohne Definition eines Ausfalls. Im Störungsfall diskutieren beide Seiten über die Berechnung statt über die Behebung.
Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
- Wer entscheidet
- IT-Betrieb und Projektleitung
- Wer setzt um
- Die eigenen Fachbereiche
- Stolperfalle
- Abnahmefristen und Testkapazitäten stehen im Vertrag, im Projektplan aber nirgends. Die Verzögerung wird danach dem eigenen Haus zugerechnet.
Kosten über die gesamte Laufzeit
- Wer entscheidet
- Haushalt oder kaufmännische Leitung
- Wer setzt um
- Einkauf, mit einer Obergrenze für Anpassungen
- Stolperfalle
- Nur der Anschaffungspreis wird verglichen. Die Pflegekosten steigen vertragsgemäß, und im dritten Jahr fehlt das Geld an anderer Stelle.
Ausstieg und Herausgabe der Daten
- Wer entscheidet
- Auftraggeber, vor Vertragsschluss
- Wer setzt um
- Einkauf, im Vertrag
- Stolperfalle
- Format, Frist und Unterstützung bei der Migration sind nicht geregelt. Der Wechsel scheitert dann nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Pflicht zur Mitwirkung.
Sechs Festlegungen, die den Betrieb später bestimmen
- 01 Der Vertragstyp entscheidet, was geschuldet ist und wer das Risiko trägt.
- 02 Die Verfügbarkeitszusage braucht Messzeitraum, Servicezeit und Wartungsfenster.
- 03 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers binden eigene Leute für Monate.
- 04 Pflege und Preisanpassung bestimmen die Kosten ab dem zweiten Jahr.
- 05 Die Ausstiegsregel legt fest, ob ein Wechsel überhaupt möglich ist.
- 06 Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zur Beschaffung, nicht danach.
Was du vor dem Zuschlag festziehen solltest
Die folgenden sechs Punkte kosten in der Vorbereitung Zeit und sind die einzigen Stellen, an denen sich die Betriebskosten einer IT-Leistung überhaupt noch beeinflussen lassen.
Den Vertragstyp zur Leistung wählen
Kauf, befristete oder unbefristete Überlassung, Erstellung, System, Cloud, Pflege oder Dienstleistung sind keine Formalien, sondern bestimmen, was geschuldet ist und wer das Risiko trägt. Eine Individualentwicklung als Kauf zu beschaffen, verschiebt die Verantwortung für das Ergebnis in die falsche Richtung.
Verfügbarkeit mit Messgrundlage vereinbaren
Zur Zusage gehören der Messzeitraum, die Servicezeiten, die Behandlung angekündigter Wartung und die Frage, was überhaupt als Ausfall gilt. Ohne diese vier Angaben ist ein Prozentwert eine Zahl ohne Bedeutung.
Mitwirkungspflichten benennen und einplanen
Schreib auf, was dein Haus liefern muss, und stell sicher, dass die genannten Personen die Zeit dafür bekommen. Diese Abstimmung gehört vor die Unterschrift, denn danach ist sie eine vertragliche Zusage ohne Ressourcen.
Pflege und Preisanpassung über die Laufzeit rechnen
Rechne die gesamte geplante Nutzungsdauer durch, einschließlich Pflege, Support und möglicher Anpassungen, und vereinbare eine Obergrenze. Der Vergleich zweier Angebote sieht danach oft anders aus als beim reinen Anschaffungspreis.
Ausstieg, Datenherausgabe und Formate regeln
Was passiert am Ende der Laufzeit, in welchem Format bekommst du deine Daten, in welcher Frist, und welche Unterstützung schuldet der Anbieter bei der Migration. Wer das erst beim Wechsel klärt, verhandelt aus der schwächsten denkbaren Position.
Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer mitdenken
Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gehört der Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Beschaffung und nicht in die Nacharbeit. Dazu gehört auch, wer als Unterauftragnehmer tätig werden darf und wie du davon erfährst.
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Was die Rolle im Alltag tatsächlich tut
Der Alltag besteht aus Übersetzen und aus Lesen. Übersetzen heißt, aus dem Wunsch eines Fachbereichs eine beschreibbare Leistung zu machen, mit messbaren Anforderungen und einer Vorstellung davon, was sie über die Laufzeit kosten darf. Lesen heißt, Angebote, Leistungsscheine, Pflegebedingungen und Anlagen tatsächlich durchzugehen, und zwar die Anlagen zuerst, weil dort die Einschränkungen stehen.
Die häufigste falsche Erwartung ist die Preisverhandlung. Sie kommt vor, ist aber selten der Hebel. Der Hebel liegt in der Leistungsbeschreibung, im Vertragstyp und in den Klauseln zu Pflege, Mitwirkung und Ausstieg. Ein um fünf Prozent gedrückter Anschaffungspreis ist gegenüber einer ungedeckelten Preisanpassung über fünf Jahre nicht mehr als eine Geste.
Die zweite falsche Erwartung ist die Nähe zur Technik. Du musst nicht beurteilen können, ob eine Architektur trägt, das ist Sache des IT-Betriebs. Du musst erkennen, welche technische Aussage im Vertrag eine Zusage ist und welche nur eine Beschreibung, denn nur die Zusage kannst du später einfordern.
Die EVB-IT und warum sie überhaupt gelten
Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen sind vom Kooperationsausschuss ADV von Bund, Ländern und kommunalem Bereich in Abstimmung mit dem Branchenverband formuliert worden und haben die älteren Besonderen Vertragsbedingungen abgelöst. Sie decken die typischen Beschaffungsfälle in eigenen Vertragstypen ab, unter anderem Kauf, Überlassung von Standardsoftware auf Dauer oder auf Zeit, Instandhaltung, Pflege, Service, Dienstleistung, Erstellung, System, Systemlieferung und Cloud.
Rechtlich sind die EVB-IT allgemeine Geschäftsbedingungen und unterliegen der dafür geltenden Inhaltskontrolle. Wichtig für den Alltag sind zwei Punkte: Die Verwaltungsvorschriften zu den Haushaltsordnungen des Bundes und der Länder geben ihre Anwendung vor, und trotzdem gelten sie zwischen den Vertragsparteien nur, wenn sie im konkreten Vertrag ausdrücklich vereinbart werden. Wer sie nur erwähnt, hat sie nicht einbezogen.
Nicht jeder Fall ist abgedeckt. Für Konstellationen ohne passenden Vertragstyp gelten teilweise noch die alten Bedingungen oder es wird individuell formuliert, und genau dort wird die Arbeit anspruchsvoll. Das ist auch der Grund, warum sich die Rolle mit der reinen Formularkenntnis nicht ausfüllen lässt: Die Formulare sind der einfache Teil, die Leistungsscheine und die Anlagen sind der schwierige.
Der Weg hinein und welche Nachweise zählen
Zwei Herkünfte dominieren. Aus dem allgemeinen Einkauf kommend bringst du Vertrags- und Verhandlungserfahrung mit und musst dir die Besonderheiten von IT-Leistungen erarbeiten, also Lizenzmodelle, Betriebskonzepte, Verfügbarkeit und Datenschutz. Aus der IT kommend ist es umgekehrt: Die Technik sitzt, und die Vertragsseite ist neu. Der zweite Weg ist erfahrungsgemäß der kürzere, weil sich Vertragswissen strukturiert lernen lässt.
In der öffentlichen Verwaltung kommt das Vergaberecht dazu, denn der IT-Einkauf läuft dort über förmliche Verfahren. Wer beides beherrscht, also Verfahren und Vertrag, ist selten und entsprechend gesucht. In der Privatwirtschaft entfällt das Verfahren, dafür steigt der Anteil an Verhandlung und an Lieferantensteuerung über die Laufzeit.
Bei den Nachweisen zählen Kurse zu den Vertragswerken und zum IT-Vertragsrecht, weil sie den Stoff systematisch abdecken, den man sich sonst aus Einzelfällen zusammensucht. Im Gespräch überzeugt aber etwas anderes, nämlich ein Vertrag, an dem du eine Klausel durchgesetzt hast, die später gebraucht wurde. Diese Geschichte zeigt, dass du an den Betrieb gedacht hast und nicht nur an den Abschluss.
Woran sich zwei IT-Einkäufer mit gleicher Berufsdauer unterscheiden
Der erste Unterschied ist der Zeitpunkt der Beteiligung. Die eine Person bekommt eine fertige Anforderung und beschafft sie. Die andere sitzt schon dabei, wenn der Fachbereich überlegt, was er braucht, und stellt dort die Fragen, die später im Vertrag stehen müssen. Wer erst am Ende dazukommt, verwaltet eine Entscheidung, die andere getroffen haben.
Der zweite Unterschied ist die Beschäftigung mit dem Betrieb. Wer nach dem Abschluss nie wieder mit dem Vertrag zu tun hat, wiederholt seine Fehler. Wer sich nach einem Jahr anschaut, welche Klauseln gebraucht wurden, welche gefehlt haben und wo gestritten wurde, verbessert den nächsten Vertrag an genau den Stellen, die zählen.
Der dritte Unterschied ist der Umgang mit Standardbedingungen des Anbieters. Die eine Person übernimmt sie, weil sie üblich sind. Die andere liest die Anlagen, findet die Einschränkung der Haftung, die Grenze der Verfügbarkeit und den Vorbehalt bei Unterauftragnehmern, und verhandelt die drei Punkte, die für ihr Haus wirklich wichtig sind, statt alles anzugreifen.
Wohin die Rolle führt
Die erste Richtung ist die Vertiefung ins IT-Vertragsrecht, gerade an der Schnittstelle zu Cloudleistungen, wo Betrieb, Datenschutz und Ausstieg zusammenfallen. Wer diesen Bereich beherrscht, wird im eigenen Haus zur Instanz und häufig auch für andere Bereiche herangezogen.
Die zweite Richtung ist die Steuerung der Anbieter über die Laufzeit, also Vertragsmanagement mit Verlängerungen, Anpassungen, Leistungsüberprüfung und Eskalationen. Das ist eine eigene Disziplin und in vielen Häusern schwächer besetzt als der Einkauf selbst, obwohl dort das meiste Geld liegt.
Die dritte Richtung ist die Leitung, also Einkaufsleitung oder in der Verwaltung die Leitung einer zentralen Beschaffungsstelle. Damit kommen Grundsatzfragen, Rahmenvereinbarungen und die Zusammenarbeit mit Haushalt, Rechtsamt und Rechnungsprüfung dazu.
Dazu passende Kurse
Welcher Vertragstyp passt, entscheidet über alles Weitere, deshalb lohnt der systematische Durchgang, den Kurse, in denen du dich durch die elf Vertragstypen der öffentlichen Hand arbeitest bieten.
Wer nicht für die öffentliche Hand beschafft oder einen Fall ohne passendes Muster hat, findet Kurse zur Vertragsgestaltung außerhalb der öffentlichen Musterbedingungen .
Warum es zu dieser Rolle keine amtliche Zahl gibt
Für den IT-Einkauf gibt es keine eigene Berufsgattung, und das liegt am Zuschnitt der Stellen: Je nach Haus hängt diese Aufgabe im zentralen Einkauf, im Justiziariat oder in der IT, und in der amtlichen Systematik erscheint die Person dann jeweils dort. Eine Zahl, die über diese drei Zuordnungen gemittelt wäre, würde keine von ihnen beschreiben. Dazu kommt, dass ein erheblicher Teil dieser Stellen im öffentlichen Dienst liegt und tariflich eingruppiert wird, während in der Privatwirtschaft frei verhandelt wird. Wer eine belastbare Größe sucht, findet sie deshalb eher in der Entgeltordnung des eigenen Tarifvertrags als in einer Statistik über einen Beruf, den es als eigene Gattung nicht gibt.
Wo du genau das übst
- Die elf EVB-IT Verträge – Überblick und Vertiefung
- Die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung in Theorie und Praxis
- EVB-IT Cloudvertrag in Theorie und Praxis
- Intensivseminar für die Praxis: Die Vergabe von IT-Leistungen von der Planung bis zum Vertragsschluss
- IT-Verträge rechtssicher formulieren, verhandeln und managen
Ein sehr gutes, praxisorientiertes und nachhaltiges Seminar. So sollte es immer sein. Vielen Dank.
Ein sehr guter und verständlicher Überblick über die Grundlagen im Umgang mit BricsCAD.
Alle meine Erwartungen wurden erfüllt und ich habe mich sehr gut aufgenommen gefühlt, jede Frage wurden Probleme direkt beseitigt.
Häufige Fragen
Muss ich Jura studiert haben, um IT-Verträge zu verhandeln?
Was unterscheidet den IT-Einkauf vom allgemeinen Einkauf?
Wann brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Wie vergleiche ich Angebote, die unterschiedliche Leistungen enthalten?
Passt thematisch dazu
Bevor du einen Prozentwert in einen Leistungsschein schreibst, solltest du wissen, welche Angaben eine Verfügbarkeitszusage überhaupt messbar machen .
Sobald der Anbieter personenbezogene Daten verarbeitet, gehört zur Beschaffung die Frage, was in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt sein muss .
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem IT-Berufe-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Den Vertrag lesen, bevor der Betrieb ihn bezahlt
Vertragstypen, Leistungsscheine und Cloudklauseln lassen sich schlecht nachschlagen und gut an echten Formularen durchgehen, und dafür gibt es bei cmt eigene Kurse, auch als Live-Online-Termin.