KI-Einsatz dokumentieren, ohne Zettelwirtschaft
Vier Angaben am Arbeitsergebnis reichen fast immer. Die Frage ist nicht, was sich alles erfassen ließe, sondern was jemand in zwei Jahren beantworten muss.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Gefragt wird immer nach dem einen Vorgang von damals
Die Frage kommt nie allgemein. Sie kommt als Kundenanfrage zu einem bestimmten Angebot, als Rückfrage der Revision zu einer Berechnung oder als Beschwerde über eine Auskunft, die falsch war. In diesem Moment nützt keine Statistik über die KI-Nutzung im Haus, sondern nur die Spur an genau diesem Dokument.
Ohne diese Spur bleibt die Rekonstruktion. Jemand sucht das damals genutzte Werkzeug, fragt herum, wer den Text verfasst hat, und stellt fest, dass der Anbieter das Modell inzwischen ausgetauscht hat. Das Ergebnis lässt sich nicht mehr erzeugen, und die Antwort lautet, man wisse es nicht mehr.
Die Überreaktion ist genauso teuer. Wer alle Eingaben und Ausgaben mitschneidet, baut einen zweiten Datenbestand mit denselben Schutzanforderungen wie das Original und dazu eine Auswertungsmöglichkeit über die Arbeit einzelner Personen. Beides muss anschließend wieder geregelt werden.
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Wer entscheidet was
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Welche Angaben erfasst werden | Die Leitung des Bereichs, der den Vorgang verantwortet | Fachbereich und IT, über Vorlagen und Pflichtfelder | Die Liste wächst in der ersten Runde auf ein Dutzend Felder. Ab dem vierten Feld sinkt die Pflege spürbar. |
| Ort der Dokumentation | Die IT gemeinsam mit dem Fachbereich | Die IT, durch Ergänzung des vorhandenen Systems | Ein eigenes Werkzeug für die KI-Dokumentation wirkt sauber und wird nach der Einführungsphase nicht mehr befüllt. |
| Aufbewahrung und Löschung | Die Stelle, die auch sonst über Aufbewahrung entscheidet | Die IT, mit denselben Regeln wie für den zugehörigen Vorgang | Für die KI-Angaben wird eine eigene Frist erfunden. Damit gelten zwei Löschregeln für dasselbe Dokument. |
| Auswertung der Angaben | Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam, wo ein Betriebsrat besteht | Die IT, durch technische Begrenzung der Auswertbarkeit | Aus Nachweisdaten wird eine Nutzungsstatistik je Person. Damit ist aus der Dokumentation eine Leistungskontrolle geworden. |
| Nachweise für Hochrisikosysteme | Die Leitung, gestützt auf die Einstufung des Systems | Das Team, das das System betreibt, mit Protokollen aus dem System selbst | Die Protokolle liegen beim Anbieter und damit nicht unter eigener Kontrolle. Ohne vertragliche Zusage ist der Zugriff im Ernstfall offen. |
Welche Angaben erfasst werden
- Wer entscheidet
- Die Leitung des Bereichs, der den Vorgang verantwortet
- Wer setzt um
- Fachbereich und IT, über Vorlagen und Pflichtfelder
- Stolperfalle
- Die Liste wächst in der ersten Runde auf ein Dutzend Felder. Ab dem vierten Feld sinkt die Pflege spürbar.
Ort der Dokumentation
- Wer entscheidet
- Die IT gemeinsam mit dem Fachbereich
- Wer setzt um
- Die IT, durch Ergänzung des vorhandenen Systems
- Stolperfalle
- Ein eigenes Werkzeug für die KI-Dokumentation wirkt sauber und wird nach der Einführungsphase nicht mehr befüllt.
Aufbewahrung und Löschung
- Wer entscheidet
- Die Stelle, die auch sonst über Aufbewahrung entscheidet
- Wer setzt um
- Die IT, mit denselben Regeln wie für den zugehörigen Vorgang
- Stolperfalle
- Für die KI-Angaben wird eine eigene Frist erfunden. Damit gelten zwei Löschregeln für dasselbe Dokument.
Auswertung der Angaben
- Wer entscheidet
- Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam, wo ein Betriebsrat besteht
- Wer setzt um
- Die IT, durch technische Begrenzung der Auswertbarkeit
- Stolperfalle
- Aus Nachweisdaten wird eine Nutzungsstatistik je Person. Damit ist aus der Dokumentation eine Leistungskontrolle geworden.
Nachweise für Hochrisikosysteme
- Wer entscheidet
- Die Leitung, gestützt auf die Einstufung des Systems
- Wer setzt um
- Das Team, das das System betreibt, mit Protokollen aus dem System selbst
- Stolperfalle
- Die Protokolle liegen beim Anbieter und damit nicht unter eigener Kontrolle. Ohne vertragliche Zusage ist der Zugriff im Ernstfall offen.
Vier Angaben und eine Frist
- 01 Das eingesetzte Werkzeug ist mit Zugang und Umgebung benannt.
- 02 Die Grundlage nennt Dokument, Datenbestand oder Quelle.
- 03 Der Prüfschritt hält fest, wogegen geprüft und was geändert wurde.
- 04 Eine Person verantwortet die Freigabe des Ergebnisses.
- 05 Die Aufbewahrung folgt dem Vorgang und nicht dem Werkzeug.
Was du nach dieser Seite einführen kannst
Nachvollziehbarkeit entsteht nicht durch Vollständigkeit, sondern durch wenige Angaben an der richtigen Stelle.
Vier Felder festlegen
Du beschränkst dich auf Werkzeug, Grundlage, Prüfung und Verantwortung. Alles Weitere wird erfahrungsgemäß ohnehin nicht gepflegt.
In vorhandene Wege einbauen
Du hängst die Angaben an Ticket, Vorlage oder Freigabeschritt, statt eine eigene Liste zu eröffnen.
Verläufe bewusst nicht speichern
Du verzichtest auf vollständige Eingabeverläufe, weil sie einen zweiten schützenswerten Datenbestand erzeugen.
Aufbewahrung ableiten
Du bestimmst die Dauer über den Vorgang, an dem der KI-Einsatz hängt, und nicht über eine eigene KI-Regel.
Auswertung ausschließen
Du regelst vorab, dass die Angaben nicht zur Bewertung einzelner Personen ausgewertet werden.
Freigabe als Pflichtfeld
Du machst die Angabe zur Prüfung zum Pflichtfeld im bestehenden Freigabeschritt, damit keine zusätzliche Kontrolle nötig wird.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Vier Angaben, mehr braucht es selten
Werkzeug und Zugang: welcher Dienst, in welcher Umgebung, wenn bekannt auch welches Modell. Das ist die Angabe, die später erklärt, warum ein Ergebnis von heute anders aussieht als eines von vor drei Monaten.
Grundlage: worauf hat das Werkzeug aufgesetzt, also welches Dokument, welcher Datenbestand, welche Quelle. Bei Systemen, die auf eigenen Ablagen arbeiten, gehört dazu, welcher Stand der Ablage abgefragt wurde, denn dieselbe Frage liefert nach einer Aktualisierung eine andere Antwort.
Prüfung und Verantwortung: wer hat das Ergebnis gegen die Quelle geprüft, was wurde geändert, wer gibt frei. Diese Angabe ist die einzige, die im Zweifel wirklich zählt, denn sie unterscheidet ein geprüftes Ergebnis von einem einfach übernommenen.
Der Platz dafür existiert meist schon
Ein eigenes KI-Protokoll wird nach wenigen Wochen nicht mehr gepflegt. Tragfähig ist die Ergänzung vorhandener Wege: ein Feld im Ticketsystem, eine Zeile in der Dokumentenvorlage, ein Vermerk im Freigabeschritt des Vertragsprozesses, ein Kommentar im Versionsverlauf der Datei.
Wichtig ist, dass die Angabe dort entsteht, wo ohnehin gearbeitet wird. Jede Dokumentation, die den Wechsel in ein anderes System verlangt, ist eine Dokumentation, die unter Zeitdruck unterbleibt.
Für wiederkehrende Abläufe lohnt eine Vorlage mit vorbelegten Feldern. Wo das Werkzeug für alle Fälle dasselbe ist, bleibt nur noch die Prüfung einzutragen, und das ist eine Frage von Sekunden.
Woraus sich die Aufbewahrung ergibt
Eine allgemeine Frist für KI-Nutzung gibt es nicht. Maßgeblich ist der Vorgang: Ein Angebot, ein Vertrag, eine Personalentscheidung oder ein Buchungsbeleg bringt seine eigene Aufbewahrung mit, und die Angaben zum KI-Einsatz teilen das Schicksal des Dokuments, an dem sie hängen.
Eine gesetzliche Dauer nennt die KI-Verordnung nur an einer Stelle. Betreiber von Hochrisikosystemen bewahren die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate auf, soweit diese Protokolle ihrer Kontrolle unterliegen und nichts anderes bestimmt ist. Wie viel länger sie aufzubewahren sind, richtet sich nach der Zweckbestimmung des Systems. Für Systeme nach Anhang III gilt diese Pflicht nach der Änderung vom Juli 2026 ab dem 2. Dezember 2027.
Aus dem Datenschutz kommt die Gegenbewegung. Die Rechenschaftspflicht verlangt, die Einhaltung nachweisen zu können, die Speicherbegrenzung verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Auflösen lässt sich das, indem die Angaben knapp bleiben. Wer geprüft hat, muss benannt sein. Was dagegen nicht in die Angabe gehört, ist der Inhalt der Eingabe selbst, sobald er personenbezogene Daten enthält, denn damit entsteht ein zweiter Bestand mit derselben Schutzbedürftigkeit wie das Original.
Was Dokumentation nicht ersetzt
Ein Vermerk macht ein falsches Ergebnis nicht richtig. Die Angabe zur Prüfung ist nur so viel wert, wie die Prüfung tatsächlich stattgefunden hat, und deshalb braucht die prüfende Person Zeit und die Befugnis, ein Ergebnis abzulehnen.
Dokumentation ersetzt auch keine Rechtsgrundlage und keine Folgenabschätzung. Sie belegt, dass die vereinbarten Schritte eingehalten wurden, nicht, dass sie zulässig waren.
Und sie ist kein Überwachungsinstrument. Sobald sich aus den Angaben ablesen lässt, wer wie oft KI nutzt, entsteht eine Auswertungsmöglichkeit zu Leistung und Verhalten. Wer das nicht vorab regelt, bekommt die Diskussion später und mit schlechterem Ausgang.
Dazu passende Kurse
Weil die Angaben dort entstehen sollen, wo ohnehin abgelegt wird, passen Kurse zu Wissen und Ablage mit KI-Unterstützung gut zu diesem Vorhaben.
Steht hinter der Dokumentation eine Prüfung durch Kunden oder Aufsicht, helfen Angebote zu Nachweisen und Prüfpflichten bei der Einordnung.
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Die Inhalte wurden sehr gut vermittelt und Fragen wurden perfekt beantwortet.
Marco ist ein extrem guter Trainer, der mit seinem Fachwissen zum Thema KI sehr viel Expertise mitbringt.
Seminarleiter war sehr gut vorbereitet, Den Lehrstoff hat er ausführlich und praxisorientiert vorgetragen.
Häufige Fragen
Müssen wir jede Eingabe speichern?
Wie lange bewahren wir die Angaben auf?
Reicht ein Hinweis, dass KI verwendet wurde?
Wer kontrolliert, ob die Angaben gemacht werden?
Passt thematisch dazu
Damit ein Vermerk Monate später noch auffindbar ist, muss er am richtigen Ort liegen, und wo das ist, klärt die Abgrenzung zwischen Kanal und Postfach .
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem KI-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Nachvollziehbar arbeiten, ohne Aufwand zu erzeugen
Wer sieht, wie andere Häuser die Angaben in vorhandene Ablagen einhängen, spart sich den Umweg über ein zusätzliches Protokoll, das niemand pflegt.