Artikel 4: handeln müsst ihr, garantieren nicht
Die Pflicht trifft jedes Unternehmen, das KI einsetzt, unabhängig von der Risikoklasse. Seit Juli 2026 ist sie entschärft, verschwunden ist sie damit nicht.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Pflicht trifft auch Häuser ohne eigenes KI-Projekt
In den meisten Betrieben ist KI nicht über ein Projekt hereingekommen, sondern über Abonnements einzelner Abteilungen, Browser-Erweiterungen und Funktionen, die ein Hersteller still in eine vorhandene Anwendung eingebaut hat. Damit arbeiten Beschäftigte längst mit KI-Systemen, während die Geschäftsführung davon ausgeht, man habe mit dem Thema noch nichts zu tun.
Der Schaden entsteht nicht durch die Aufsicht, sondern durch den Alltag. Eine erfundene Fundstelle in einem Angebot, eine Vertragsklausel, die niemand gegengelesen hat, ein Kundendatensatz in einem Werkzeug ohne Vertrag: Das sind die Fälle, in denen später die Frage steht, ob die Beteiligten überhaupt wissen konnten, worauf sie hätten achten müssen.
Wer die Pflicht mit einer Unterweisung für alle erschlägt, zahlt viel und verändert wenig. Wer sie übergeht, hat im Ernstfall weder eine Erklärung noch eine Aufzeichnung.
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Wer entscheidet was
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Zielgruppen und Umfang der Maßnahmen | Die Geschäftsführung, weil sie Aufwand und Freistellung verantwortet | Personalentwicklung gemeinsam mit den Bereichen, die die Systeme nutzen | Wird nur nach Abteilungen geschnitten, fallen Beschäftigte mit Freigabebefugnis durch das Raster, obwohl gerade sie die Fehler abfangen sollen. |
| Inhalte je Rolle | Die Leitung des Fachbereichs, die den Einsatzkontext kennt | Personalentwicklung mit fachlicher Zuarbeit aus dem Bereich | Allgemeine Einführungen erklären, wie ein Sprachmodell funktioniert, und lassen offen, welche Eingabe im eigenen Haus verboten ist. |
| Externe und Dienstleister | Der Einkauf zusammen mit dem beauftragenden Bereich | Der Vertragspartner selbst, mit Zusicherung und Beleg gegenüber deinem Haus | Der Vertrag regelt den Datenschutz und schweigt zur Kompetenz, obwohl diese Personen im Auftrag deines Hauses mit den Systemen arbeiten. |
| Nachweis und Aufbewahrung | Die Stelle, die auch sonst Qualifikationsnachweise führt | Personalentwicklung, angebunden an die vorhandene Personalakte oder das Lernsystem | Nachweise liegen als Teilnehmerlisten einzelner Termine vor. Gefragt wird aber, ob eine bestimmte Person zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas erhalten hat. |
| Auffrischung bei Werkzeugwechsel | Die IT gemeinsam mit dem nutzenden Bereich | Der Bereich, der das neue Werkzeug einführt | Ein Anbieter tauscht das Modell hinter derselben Oberfläche aus. Ohne festen Anlass merkt niemand, dass die alten Hinweise nicht mehr passen. |
Zielgruppen und Umfang der Maßnahmen
- Wer entscheidet
- Die Geschäftsführung, weil sie Aufwand und Freistellung verantwortet
- Wer setzt um
- Personalentwicklung gemeinsam mit den Bereichen, die die Systeme nutzen
- Stolperfalle
- Wird nur nach Abteilungen geschnitten, fallen Beschäftigte mit Freigabebefugnis durch das Raster, obwohl gerade sie die Fehler abfangen sollen.
Inhalte je Rolle
- Wer entscheidet
- Die Leitung des Fachbereichs, die den Einsatzkontext kennt
- Wer setzt um
- Personalentwicklung mit fachlicher Zuarbeit aus dem Bereich
- Stolperfalle
- Allgemeine Einführungen erklären, wie ein Sprachmodell funktioniert, und lassen offen, welche Eingabe im eigenen Haus verboten ist.
Externe und Dienstleister
- Wer entscheidet
- Der Einkauf zusammen mit dem beauftragenden Bereich
- Wer setzt um
- Der Vertragspartner selbst, mit Zusicherung und Beleg gegenüber deinem Haus
- Stolperfalle
- Der Vertrag regelt den Datenschutz und schweigt zur Kompetenz, obwohl diese Personen im Auftrag deines Hauses mit den Systemen arbeiten.
Nachweis und Aufbewahrung
- Wer entscheidet
- Die Stelle, die auch sonst Qualifikationsnachweise führt
- Wer setzt um
- Personalentwicklung, angebunden an die vorhandene Personalakte oder das Lernsystem
- Stolperfalle
- Nachweise liegen als Teilnehmerlisten einzelner Termine vor. Gefragt wird aber, ob eine bestimmte Person zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas erhalten hat.
Auffrischung bei Werkzeugwechsel
- Wer entscheidet
- Die IT gemeinsam mit dem nutzenden Bereich
- Wer setzt um
- Der Bereich, der das neue Werkzeug einführt
- Stolperfalle
- Ein Anbieter tauscht das Modell hinter derselben Oberfläche aus. Ohne festen Anlass merkt niemand, dass die alten Hinweise nicht mehr passen.
Fünf Schritte von der Pflicht zum Nachweis
- 01 Zuerst wird erfasst, welche KI-Systeme im Haus tatsächlich benutzt werden.
- 02 Danach steht fest, wer damit arbeitet und wer Ergebnisse freigibt.
- 03 Je Gruppe wird bestimmt, welches Wissen der Einsatzkontext verlangt.
- 04 Die Maßnahmen laufen und werden mit Datum und Teilnahme festgehalten.
- 05 Ein fester Anlass löst die Auffrischung aus, etwa ein neues Werkzeug.
Was du nach dieser Seite entscheiden kannst
Artikel 4 lässt die Form frei und schreibt nur vor, dass du dich mit dem Einsatzkontext auseinandersetzt. Genau daraus lässt sich ein überschaubares Vorgehen ableiten.
Zielgruppen abgrenzen
Du teilst die Belegschaft nach Zugang und Verantwortung auf, statt allen dasselbe zu geben. Drei bis vier Gruppen genügen in fast jedem Haus.
Tiefe am Risiko ausrichten
Du bestimmst je Einsatzfeld, was schiefgehen kann, und leitest daraus ab, wie ausführlich die Inhalte sein müssen.
Externe mitdenken
Du klärst, welche Dienstleister in deinem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, und regelst deren Kompetenz im Vertrag statt im Nachhinein.
Nachweis mitlaufen lassen
Du führst eine schlichte Liste über Gruppen, Inhalte, Termine und Teilnahme, damit der Beleg nicht rückwirkend gebaut werden muss.
Begründung festhalten
Du hältst schriftlich fest, warum eine Gruppe genau diese Inhalte bekommt. Das ist der Teil, der bei Rückfragen zählt.
Auffrischung terminieren
Du legst einen Anlass fest, der nachschult, etwa ein neues Werkzeug oder einen Wechsel des Anbieters.
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Was der Artikel nach der Änderung vom Juli 2026 verlangt
Die geltende Fassung lautet, dass Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Zu berücksichtigen sind dabei die technischen Kenntnisse dieser Personen, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung, der Kontext des Einsatzes und die Personengruppen, bei denen die Systeme eingesetzt werden sollen. Ein zweiter Satz stellt klar, dass niemand für eine bestimmte Person ein bestimmtes Niveau garantieren muss.
Bis Juli 2026 stand dort, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sei sicherzustellen. Der Unterschied ist praktisch: Aus einer Erfolgspflicht wurde eine Handlungspflicht. Wer bereits ein Programm aufgesetzt hat, muss nichts zurückbauen. Wer noch nichts hat, kann sich umgekehrt nicht darauf berufen, ein Kompetenzniveau sei ohnehin nicht messbar.
Der erfasste Personenkreis ist weiter als die Stammbelegschaft. Er umfasst auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung befasst sind, also etwa Dienstleister, Zeitarbeitskräfte und freie Mitarbeitende, die mit euren Werkzeugen und Daten arbeiten.
Die Pflicht hängt nicht an der Risikoklasse
Artikel 4 steht in Kapitel I der Verordnung und gilt seit dem 2. Februar 2025, unabhängig davon, ob ein System als hochriskant eingestuft ist. Ein Marketingteam mit einem Sprachmodell fällt genauso darunter wie ein Haus mit einem Vorfilter für Bewerbungen. Die Einstufung bestimmt, wie tief die Maßnahmen gehen müssen, nicht ob es sie geben muss.
Das Steuerrad ist der Einsatzkontext. Für ein Team, das KI-Ausgaben nur für interne Entwürfe nutzt, sieht eine angemessene Maßnahme anders aus als für eine Sachbearbeitung, deren Vorschläge Entscheidungen über Kunden vorbereiten. Im ersten Fall geht es um Datenklassen und Quellenprüfung, im zweiten zusätzlich um die Frage, woran man eine Ausgabe erkennt, die plausibel klingt und trotzdem falsch ist.
Rollen statt Gießkanne
Eine einzige Pflichtunterweisung für alle erzeugt viel Aufwand und wenig Wirkung. In fast jedem Haus reichen drei bis vier Gruppen: alle Beschäftigten mit Zugang zu KI-Werkzeugen, die Fachbereiche mit eigenen Anwendungsfällen, die Personen mit Kontroll- oder Freigabefunktion und die Leitung, die über Einsatzfelder entscheidet.
Für die erste Gruppe genügt ein kurzer Block zu Datenklassen, Prüfpflicht und Meldeweg. Die Kontrollrollen brauchen mehr, denn sie sollen Fehler abfangen. Dazu gehört neben dem Wissen auch die Befugnis, ein Ergebnis abzulehnen, ohne sich dafür rechtfertigen zu müssen. Ohne diese Befugnis läuft die beste Qualifizierung ins Leere.
Der Nachweis entsteht nebenbei oder gar nicht
Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Was trägt, ist eine schlichte fortlaufende Aufzeichnung: welche Gruppe wann welche Inhalte erhalten hat, wer teilgenommen hat, welches Material ausgegeben wurde und wann die nächste Auffrischung ansteht. Das lässt sich in vorhandenen Personal- oder Lernsystemen führen.
Der zweite Teil des Nachweises ist die Begründung, warum eine Gruppe genau diese Inhalte bekommt. Diese Verbindung zwischen den eingesetzten Systemen und dem Qualifizierungsplan ist der Teil, den Häuser am häufigsten nicht schriftlich haben, und genau danach wird gefragt.
Die Kommission veröffentlicht praktische Beispiele auf einer zentralen Informationsplattform und führt ein Verzeichnis eingereichter Praktiken. Wer eine dort gelistete Praxis übernimmt, darf sich darauf allerdings nicht verlassen. Dass Artikel 4 damit erfüllt wäre, folgt aus der Übernahme ausdrücklich nicht.
Was Artikel 4 ausdrücklich nicht verlangt
Kein Zertifikat, keine Mindeststundenzahl, keine Prüfung, keine Meldung an eine Behörde. Auch kein Beleg darüber, dass eine bestimmte Person ein bestimmtes Niveau erreicht hat, das steht seit Juli 2026 wörtlich im Artikel.
Im Bußgeldkatalog des Artikels 99 taucht Artikel 4 nicht auf. Sanktionen richten sich nach dem Recht der Mitgliedstaaten, die Marktüberwachung greift ab dem 2. August 2026. Die Kommission weist darauf hin, dass ein Einschreiten vor allem dann wahrscheinlich wird, wenn ein Vorfall nachweislich auf fehlende Qualifizierung zurückgeht. Wer also nichts tut, riskiert weniger ein Bußgeld als die Frage, warum niemand vorbereitet war.
Dazu passende Kurse
Alle Kurse zu Ethik und Regelwerken rund um KI decken den Stoff ab, den vor allem die Gruppen mit Kontroll- und Freigabefunktion brauchen.
Für die große Gruppe der Beschäftigten mit Werkzeugzugang genügen dagegen meist Grundlagen für den sicheren Umgang mit KI-Werkzeugen .
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Seminarleiter war sehr gut vorbereitet, Den Lehrstoff hat er ausführlich und praxisorientiert vorgetragen.
Häufige Fragen
Reicht ein einmaliges Video für alle?
Gilt die Pflicht auch für externe Dienstleister?
Was hat der Digital Omnibus konkret geändert?
Brauchen wir das schon, wenn wir KI nur erproben?
Passt thematisch dazu
Wer ohnehin gerade Pflichten aus europäischen Verordnungen abarbeitet, nimmt die nächste Frist aus dem Data Act am besten gleich mit, denn ab Januar 2027 gelten für den Anbieterwechsel in der Cloud neue Regeln.
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
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Norbert Jansen
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Von der Rechtspflicht zum Können im Alltag
Wer die Inhalte einmal geführt durchgeht, sieht schnell, welche Gruppe im eigenen Haus mehr braucht als einen Hinweis im Intranet.