KI-Notizassistenten ohne Datenschutzärger nutzen

Was eine Stunde Besprechung an Daten hinterlässt

Zuerst entsteht der Ton, je nach Einstellung auch Bild. Daraus wird ein Transkript, in dem jede Äußerung einer Person zugeordnet ist, mit Zeitstempel. Aus dem Transkript entstehen die Zusammenfassung, eine Liste offener Punkte und häufig eine Aufgabenzuordnung. Zuletzt wird der Text durchsuchbar gemacht, damit sich später Fragen an vergangene Termine stellen lassen.

Das ist ein qualitativer Sprung gegenüber einem geschriebenen Protokoll. Ein Protokoll hält Ergebnisse fest, ein Transkript hält Formulierungen fest, auch die beiläufigen. Der Satz, mit dem jemand eine Einschätzung zu einer anderen Abteilung abgibt, steht danach wörtlich und namentlich zugeordnet in einer durchsuchbaren Ablage.

Für die Beurteilung heißt das: Nicht die Aufzeichnung ist der kritische Bestand, sondern das Transkript und der Index darüber. Beide bleiben oft bestehen, wenn die Aufzeichnung längst gelöscht ist, und beide sind viel leichter auffindbar.

Eines steht dabei vor allen Einstellungen: Sobald Ton mitgeschnitten wird, ist das nichtöffentlich gesprochene Wort betroffen, und wer es ohne Zustimmung der Beteiligten aufnimmt, macht sich nach Paragraf 201 StGB strafbar. Das gilt unabhängig davon, wie harmlos der Inhalt war und ob der Mitschnitt danach gelöscht wird. Alles Weitere auf dieser Seite setzt voraus, dass diese Frage vorher geklärt ist.

Wo die Bestände liegen und wer sie später öffnen kann

Bei den in Unternehmen üblichen Plattformen landet die Aufzeichnung im Speicherbereich der Person, die sie gestartet hat, bei Terminen in einem Team dagegen im Bereich dieses Teams. Transkript und Zusammenfassung hängen am Termin selbst und sind für die Eingeladenen erreichbar. Die Zusammenfassung wandert zusätzlich als Nachricht in den Besprechungschat.

Daraus folgt eine Reihe von Zugriffen, die niemand bewusst vergeben hat. Wer nachträglich zum Termin eingeladen wird, bekommt Zugriff auf das, was vorher gesprochen wurde. Wer den Link weiterleitet, erweitert den Kreis. Und wer eine Serie bearbeitet, ändert unter Umständen die Sichtbarkeit für alle vergangenen Termine dieser Serie.

Die Aufbewahrung hängt an drei verschiedenen Regelwerken: an der Einstellung für Aufzeichnungen, an den Aufbewahrungsregeln für die Ablage und an der Vorhaltezeit des Chats. Wer eine Löschfrist zusagt, sollte alle drei geprüft haben, sonst gilt die kürzeste Frist für den unwichtigsten Bestand.

Externe Assistenten sind ein zweiter Datenweg

Neben den eingebauten Funktionen gibt es Dienste, die als eigener Teilnehmer beitreten. Damit verlässt der Ton die Plattform und wird bei einem weiteren Anbieter verarbeitet und gespeichert. Das ist eine eigenständige Verarbeitung, die einen eigenen Vertrag, eine eigene Prüfung und einen eigenen Eintrag im Verzeichnis braucht.

Der Punkt, der am häufigsten übersehen wird, ist die Kalenderkopplung. Solche Dienste bieten an, automatisch jedem Termin beizutreten, der im Kalender steht. Das umfasst dann auch Gespräche mit Kundschaft, Bewerbungsgespräche und Termine, in denen die eigene Organisation nur Gast ist. Der Assistent erscheint als weiterer Teilnehmer, und die Verantwortung dafür liegt bei der Person, deren Kalender ihn ausgelöst hat.

Prüfbar ist das ohne großen Aufwand. Sieh die Teilnehmerlisten der letzten Wochen durch und halte fest, welche Namen keinem Menschen zuzuordnen sind. In den meisten Häusern findet sich dabei mindestens ein Dienst, den nie jemand freigegeben hat.

Die Zusammenfassung ist kein Protokoll

Zusammenfassungen kürzen, und beim Kürzen fällt der Kontext weg, der eine Aussage relativiert hat. Aus einem Vorbehalt wird eine Zusage, aus einer Überlegung eine Entscheidung. Dazu kommen Zuordnungsfehler: Bei ähnlichen Stimmen, bei Zuschaltungen über Telefon oder wenn zwei Personen gleichzeitig sprechen, landet ein Satz beim Falschen.

Das ist keine Kleinigkeit, weil diese Zuordnung namentlich in einer durchsuchbaren Ablage steht und dort Monate später gefunden wird. Wer die Zusammenfassung ungeprüft als Protokoll verteilt, verteilt eine Zuschreibung, für die niemand geradestehen kann.

Der Umgang damit ist einfach: Die Zusammenfassung ist ein Entwurf. Eine Person liest sie gegen, korrigiert Zuordnungen, streicht wörtliche Zitate und gibt dann das Protokoll frei. In die Ablage geht nur dieses freigegebene Dokument, nicht das Transkript.

Einstellungen und Absprachen, die das Risiko senken

Auf der technischen Seite gibt es fünf Stellschrauben: wer überhaupt starten darf, ob das Transkript standardmäßig mitläuft, wie lange Aufzeichnung und Transkript aufbewahrt werden, ob externe Dienste beitreten dürfen und wer auf den Speicherort zugreifen kann. Diese fünf Einstellungen entscheiden mehr als jede Betriebsanweisung, weil sie unabhängig von Disziplin wirken. Festgelegt werden sie allerdings nicht allein: Ein System, das Wortbeiträge namentlich zuordnet und auswertbar ablegt, ist zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet und fällt damit unter die Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Wer die Funktion vorher freischaltet, verhandelt später über etwas, das bereits läuft.

Auf der organisatorischen Seite braucht es eine kurze Liste von Terminen, in denen nicht mitgeschrieben wird: Personalgespräche, Gespräche mit der Beschäftigtenvertretung, Bewerbungsverfahren, Gespräche über Gesundheit und alles, was der Rechtsberatung dient. Diese Liste ist wichtiger als eine ausführliche Richtlinie, weil sie ohne Auslegung anwendbar ist.

Und es braucht die Ansage am Anfang. Ein Hinweis in der Einladung genügt nicht, wenn jemand ohne Vorbereitung beitritt. Wer den Assistenten startet, sagt es an, nennt Zweck und Aufbewahrung und wartet auf Widerspruch. Diese zwanzig Sekunden sind der Unterschied zwischen einem geordneten Verfahren und einem heimlichen Mitschnitt.