Was eine KI-Einführung wirklich kostet
Das Angebot beschreibt einen Bruchteil der Summe. Die vier Posten, die fehlen, entstehen im eigenen Haus und tauchen deshalb auf keiner Rechnung auf.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Das Angebot beschreibt den kleinsten Teil der Rechnung
Ein Angebot für ein KI-Werkzeug ist übersichtlich: eine Zahl je Nutzerkonto und Monat, dazu vielleicht eine Einrichtungspauschale. Diese Zahl lässt sich vergleichen, sie lässt sich in eine Vorlage eintragen und sie beruhigt. Genau deshalb wird sie zur Grundlage der Entscheidung, obwohl der größere Teil der Kosten im eigenen Haus entsteht und dort niemand rechnet.
Die fehlenden Posten sind bekannt und immer dieselben: Unterlagen finden und aufräumen, Rechte klären, Schnittstellen bauen, Leute befähigen und danach dauerhaft jemanden abstellen, der hinschaut, ob die Qualität hält. Keiner davon steht im Angebot, weil keiner davon vom Anbieter erbracht wird.
Der Schaden ist selten das Geld selbst, sondern der Zeitpunkt, an dem es auffällt. Wenn nach acht Monaten klar wird, dass die Datenarbeit noch nicht begonnen hat, ist das Budget für das Jahr verplant und der Rückhalt in der Geschäftsführung verbraucht. Ein Vorhaben, das von Anfang an die vollständige Summe genannt hat, wird seltener bewilligt, aber deutlich häufiger fertig.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Symptom, Ursache, Lösung
Symptom
Die Jahresrechnung liegt deutlich über dem, was im Angebot stand.
Ursache
Abgerechnet wird nach tatsächlicher Nutzung, kalkuliert wurde nach Nutzerzahl, und der Verbrauch je Person war eine Schätzung
Lösung
Die Abrechnungseinheit im Vertrag festhalten, ein Nutzungsbudget mit Warnschwelle einrichten und den Verbrauch im Pilotbetrieb messen, statt ihn anzunehmen
Symptom
Der Pilot war in sechs Wochen fertig, das Rollout läuft seit einem Jahr
Ursache
Der Pilot lief mit Freiwilligen, improvisierten Rechten und ohne Sonderfälle, das Rollout braucht Rollenkonzept, Abstimmungen und Schulung
Lösung
Das Rollout als eigenes Vorhaben mit eigenem Budget planen und aus dem Pilot nur den gemessenen Verbrauch übernehmen, keine Aufwände
Symptom
Die Lizenzen laufen, aber kaum jemand nutzt das Werkzeug
Ursache
Es gab keine Zeit zum Lernen und keine Beispiele für die eigene Rolle, also fällt jede Person nach zwei Versuchen in die alte Arbeitsweise zurück
Lösung
Qualifizierung als eigene Position mit Stunden je Rolle einplanen und je Abteilung drei konkrete Anwendungsfälle vorbereiten, an denen sofort gearbeitet wird
Symptom
Das Team arbeitet seit Monaten an Daten, das Werkzeug wartet
Ursache
Die Unterlagen lagen verteilt, ohne Eigentümer und mit ungeklärten Zugriffsrechten, und niemand hatte diese Arbeit im Plan
Lösung
Die Datenarbeit vor dem Start als eigenes Arbeitspaket schneiden, mit einer Person, die über Zugriff und Qualität entscheiden darf
Symptom
Am Ende streiten alle darüber, ob sich das Ganze gelohnt hat
Ursache
Vor dem Start wurde kein Ausgangswert erhoben, es gibt nur widersprüchliche Eindrücke
Lösung
Drei Wochen den Ist-Zustand zählen, dieselben Größen nach dem Rollout erneut erheben und vorher aufschreiben, welcher Wert als Erfolg gilt
Sechs Kostenblöcke, von denen einer im Angebot steht
- 01 Lizenz und Nutzung stehen im Angebot und sind der kleinste Block.
- 02 Die Datenarbeit passiert im eigenen Haus und taucht nirgends auf.
- 03 Die Anbindung an bestehende Systeme kostet Entwicklungszeit.
- 04 Qualifizierung entscheidet, ob die Lizenzen überhaupt genutzt werden.
- 05 Der laufende Betrieb bindet Zeit, solange die Lösung läuft.
- 06 Die internen Stunden aller Beteiligten stehen auf keiner Rechnung.
Was du danach entscheiden kannst
Ziel ist keine exakte Zahl, die es vor dem Start ohnehin nicht gibt, sondern eine vollständige Liste. Eine Kalkulation mit allen fünf Blöcken und ehrlichen Stunden hält der Nachfrage stand, eine mit Lizenzpreisen nicht.
Abrechnungseinheit klären
Du fragst, wonach abgerechnet wird und was bei doppelter Nutzung passiert. Ein Preis je Nutzerkonto verhält sich völlig anders als eine Abrechnung je Durchlauf.
Datenarbeit vorher schneiden
Du planst das Zusammensuchen, Aufräumen und Freigeben der Unterlagen als eigenes Arbeitspaket mit eigener Verantwortung. In den meisten Häusern ist das der größte Block.
Interne Stunden mitführen
Du erfasst Sitzungs- und Abstimmungszeit in derselben Liste wie die Lizenzen. Nur so wird sichtbar, welche Schlüsselpersonen das Vorhaben tatsächlich bindet.
Rollout getrennt planen
Du budgetierst die breite Einführung unabhängig vom Pilot. Übernimm aus dem Pilot den gemessenen Verbrauch, aber keine Aufwandszahlen.
Ausgangswert erheben
Du misst den heutigen Prozess drei Wochen lang, bevor irgendetwas eingeführt wird. Ohne diesen Wert bleibt jede spätere Bewertung Meinung.
Abbruchkriterium festlegen
Du schreibst vorher auf, bei welchem Ergebnis das Vorhaben endet. Damit nimmst du der späteren Entscheidung die persönliche Note.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Fünf Posten, von denen im Angebot meist einer steht
Lizenzen und Nutzung: Entscheidend ist nicht der Betrag, sondern die Abrechnungseinheit. Ein Preis je Nutzerkonto und Monat ist planbar. Eine Abrechnung je Durchlauf oder je verarbeiteter Textmenge ist es erst, wenn du den Verbrauch in einem Pilotbetrieb tatsächlich gemessen hast. Frag außerdem, was passiert, wenn sich die Nutzung verdoppelt, denn das ist bei erfolgreichen Einführungen der Normalfall.
Datenarbeit: Unterlagen zusammensuchen, Dubletten entfernen, Zuständigkeiten und Zugriffsrechte klären, veraltete Stände aussortieren. Das ist in den meisten Häusern der größte Einzelblock, und er steht in keinem Angebot, weil er im eigenen Haus stattfindet. Wer hier nichts einplant, plant den Verzug bereits mit ein.
Anbindung, Qualifizierung und Betrieb bilden die restlichen drei. Die Anbindung kostet Entwicklungszeit für Schnittstellen, Anmeldeverfahren und eine Testumgebung. Die Qualifizierung kostet Arbeitsstunden derer, die das Werkzeug nutzen sollen. Der Betrieb kostet dauerhaft, weil jemand Rückmeldungen aufnehmen, Qualität beobachten und nach einem Modellwechsel nachjustieren muss.
Der teuerste Posten steht auf keiner Rechnung
Die interne Zeit ist in fast jedem Vorhaben der größte Block und der einzige, der nirgends erfasst wird. Abstimmungsrunden, Arbeitstermine, Tests, die Person aus dem Fachbereich, die ihren Prozess zum dritten Mal erklärt, die Führungskraft, die im Lenkungskreis sitzt. Nichts davon erzeugt eine Rechnung, alles davon fehlt an anderer Stelle.
Es gibt dafür eine unbequeme, aber wirksame Methode: Zähl in jeder Sitzung die Anwesenden mal die Dauer und trag diese Stunden in dieselbe Liste ein wie die Lizenzen. Nicht, um die Sitzung zu sparen, sondern damit die Gesamtzahl ehrlich ist. Nach vier Wochen sieht dieselbe Einführung ganz anders aus als in der ersten Präsentation.
Diese Zahl hilft auch bei der Priorisierung. Ein Vorhaben, das viel interne Zeit von wenigen Schlüsselpersonen verlangt, ist teurer und riskanter als eines, das mehr Lizenzkosten verursacht, aber ohne diese Personen auskommt.
Warum der Pilot nichts über die breite Einführung sagt
Ein Pilot läuft mit Freiwilligen, in einem Bereich, mit improvisierten Rechten und ohne Sonderfälle. Genau deshalb ist er schnell fertig, und genau deshalb taugt er nicht als Grundlage für die Hochrechnung. Was im Rollout dazukommt, hat mit dem Pilot fast nichts zu tun.
Dazu gehören ein Rollenkonzept, Dokumentation, eine Anlaufstelle für Fragen, Schulung für Leute, die sich nicht freiwillig gemeldet haben, und die Klärung von Sonderfällen, die im Pilot einfach übersprungen wurden. In vielen Unternehmen kommt eine Abstimmung mit dem Betriebsrat dazu, die Zeit kostet, bevor eine einzige Lizenz produktiv genutzt wird.
Behandle das Rollout deshalb als eigenes Vorhaben mit eigenem Budget und eigener Planung. Die einzige Zahl, die du aus dem Pilot sinnvoll übernehmen kannst, ist der gemessene Verbrauch je Person, und auch die nur mit Aufschlag.
Was du messen musst, bevor du anfängst
Ohne einen Ausgangswert gibt es später keine Auswertung, sondern nur Eindrücke. Miss den heutigen Zustand des Prozesses, den du verändern willst: wie lange ein Vorgang dauert, wie viele es im Monat sind, wie hoch der Anteil der Nacharbeit ist. Drei Wochen Zählen vor dem Start ersparen dir die gesamte spätere Diskussion darüber, ob sich etwas verbessert hat.
Leg dazu fest, welcher Wert Erfolg bedeutet, und zwar bevor die ersten Ergebnisse da sind. Danach ist die Versuchung zu groß, die Zielmarke an das Erreichte anzupassen.
Und definier ein Abbruchkriterium. Ein Vorhaben ohne Abbruchkriterium läuft, bis das Geld alle ist, und niemand traut sich, es zu beenden, weil schon so viel investiert wurde. Ein vorher aufgeschriebener Satz nimmt dieser Entscheidung die persönliche Note.
Dazu passende Kurse
Wie du die Posten in eine Rechnung bringst, die vor der Geschäftsführung standhält, übst du in den Weiterbildungen für die Kalkulation von KI-Projekten .
Wer vorher noch den Zuschnitt des ersten Vorhabens sucht, findet ihn in den Formate für den geordneten Einstieg in KI .
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
Lesen fühlt sich schnell nach Können an. Ein kurzer Test zeigt dir, was davon schon sitzt und wo sich ein Kurs lohnt. Kostenlos, ohne Anmeldung, mit einer Erklärung zu jeder Antwort.
Die Inhalte wurden sehr gut vermittelt und Fragen wurden perfekt beantwortet.
Marco ist ein extrem guter Trainer, der mit seinem Fachwissen zum Thema KI sehr viel Expertise mitbringt.
Seminarleiter war sehr gut vorbereitet, Den Lehrstoff hat er ausführlich und praxisorientiert vorgetragen.
Häufige Fragen
Gibt es eine Faustzahl, mit der man rechnen kann?
Wo lässt sich am ehesten sparen, ohne dass es scheitert?
Wie erkennen wir früh, dass ein Vorhaben aus dem Ruder läuft?
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem KI-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Eine Kalkulation, die der ersten Nachfrage standhält
In den Kursen rechnest du dein eigenes Vorhaben über alle fünf Blöcke durch und legst fest, welche Werte du vor dem Start erhebst.