PowerPoint-Vorlage im Corporate Design erstellen und im Team ausrollen
Der Master ist der kleinere Teil der Arbeit. Über das Ergebnis entscheidet, wo die potx liegt, wer sie ändern darf und was mit den Präsentationen passiert, die es schon gibt.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Vorlage ist fertig, und trotzdem kursieren fünf Fassungen
Der Ablauf wiederholt sich in fast jedem Haus. Eine Agentur oder das Marketing baut eine schöne Vorlage, verschickt sie einmal an alle und legt sie zusätzlich auf ein Laufwerk. Ein halbes Jahr später sind mindestens drei Fassungen im Umlauf: die ursprüngliche, eine mit zwei zusätzlichen Layouts aus dem Vertrieb und eine, in der jemand die Akzentfarbe angepasst hat, weil sie auf dem Beamer zu blass wirkte. Keine davon ist falsch entstanden, und genau das ist das Problem.
Die Ursache liegt selten in der Datei und fast immer im Verteilweg. Eine potx, die per Mail ankommt, ist ab dem Moment des Speicherns eine Kopie, die niemand mehr erreicht. Dazu kommt eine Gewohnheit, die stärker ist als jede Vorlage: Wer eine Präsentation braucht, öffnet nicht die Vorlage, sondern die letzte Präsentation, die gut ankam. Damit wandern auch alle Abweichungen weiter, die in dieser Datei stecken.
Der zweite Grund ist ungeklärte Zuständigkeit. Aus den Bereichen kommen berechtigte Wünsche, etwa ein Layout für Kennzahlen oder eine Folie mit Organigramm. Solange niemand benannt ist, der solche Wünsche entgegennimmt und in die eine Datei einarbeitet, baut sich jeder Bereich sein Layout selbst. Danach lässt sich nicht mehr sagen, welche Fassung die gültige ist, und die Frage nach dem Corporate Design wird zu einer Geschmacksfrage.
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Wer im Haus was entscheidet
Vorlagen scheitern selten an PowerPoint. Sie scheitern daran, dass sechs Entscheidungen zwischen Marketing, IT und den Fachbereichen hin und her wandern und am Ende jeder für sich entscheidet. Die folgende Aufteilung ordnet jede dieser Entscheidungen einer Stelle zu und benennt, woran es im Alltag hakt.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Was am Erscheinungsbild verbindlich ist und was Empfehlung bleibt | Die Stelle, der die Marke gehört, meist Marketing oder Unternehmenskommunikation, mit einer kurzen schriftlichen Festlegung statt einer Sammlung von Beispielbildern | Wer den Master baut, indem verbindliche Vorgaben in Design und Layouts wandern und Empfehlungen als Beispielfolien beiliegen | Es wird alles für verbindlich erklärt, auch die Bildsprache und die Zahl der Aufzählungspunkte. Eine Vorlage, die keinen Spielraum lässt, wird nicht befolgt, sondern umgangen, und danach gilt gar nichts mehr. |
| Welche Schrift die Vorlage verwendet | Markenverantwortung und IT gemeinsam, weil hier Gestaltung und Lizenzrecht zusammenfallen | Die IT, indem sie die Schrift auf die Rechner bringt, oder die Vorlage selbst, indem sie die Schrift einbettet | Die Hausschrift liegt nur auf den Rechnern des Marketings. Überall sonst wird sie ersetzt, Zeilen brechen anders um, und niemand merkt es, bis die Präsentation im Kundentermin läuft. |
| Wo die Vorlage liegt und wie sie bei den Leuten ankommt | Die IT, gemeinsam mit der Markenverantwortung, mit genau einem Bezugsort statt mehrerer paralleler Ablagen | Die IT, indem sie eine SharePoint-Bibliothek als Organisationsvorlagenbibliothek kennzeichnet und die Vorlagen dort ablegt | Die Bibliothek erscheint nicht sofort in den Desktop-Apps, Microsoft nennt bis zu 24 Stunden. Wird in dieser Zeit die Vorlage doch wieder per Mail verteilt, ist der Bezugsort schon am ersten Tag entwertet. |
| Welche Layouts es gibt und wer neue ergänzen darf | Eine namentlich benannte Vorlagenverantwortung, nicht ein Gremium und nicht der jeweilige Bereich | Dieselbe Person in der einen Masterdatei, danach neue Ausgabe der potx am festgelegten Ort | Wünsche werden entgegengenommen, aber nicht beantwortet. Wer ein halbes Jahr wartet, baut sich das Layout in seiner Kopie selbst, und diese Kopie wird im Bereich zur inoffiziellen Vorlage. |
| Wann eine neue Fassung erscheint und woran man sie erkennt | Die Vorlagenverantwortung, mit einem festen Rhythmus statt laufender kleiner Korrekturen | Wer den Master pflegt, indem Fassung und Datum sichtbar im Master vermerkt werden, etwa auf einer Hinweisfolie in der Vorlage | Die Datei wird still ersetzt. Wer eine ältere Kopie auf dem Rechner hat, merkt nie, dass es eine neue gibt, und alle Beteiligten diskutieren später über verschiedene Stände, ohne es zu wissen. |
| Was mit den vorhandenen Präsentationen geschieht | Die Bereiche, denen die jeweiligen Foliensätze gehören, auf Grundlage einer Liste der Dateien, die tatsächlich weiterverwendet werden | Die Teams selbst, indem sie den Folien die neuen Layouts zuweisen und sie zurücksetzen, mit Unterstützung durch die Vorlagenverantwortung | Aus der Umstellung wird ein Projekt für den gesamten Bestand. Weil das niemand schafft, passiert gar nichts, obwohl die entscheidenden Dateien an zwei Nachmittagen umgestellt wären. |
Was am Erscheinungsbild verbindlich ist und was Empfehlung bleibt
- Wer entscheidet
- Die Stelle, der die Marke gehört, meist Marketing oder Unternehmenskommunikation, mit einer kurzen schriftlichen Festlegung statt einer Sammlung von Beispielbildern
- Wer setzt um
- Wer den Master baut, indem verbindliche Vorgaben in Design und Layouts wandern und Empfehlungen als Beispielfolien beiliegen
- Stolperfalle
- Es wird alles für verbindlich erklärt, auch die Bildsprache und die Zahl der Aufzählungspunkte. Eine Vorlage, die keinen Spielraum lässt, wird nicht befolgt, sondern umgangen, und danach gilt gar nichts mehr.
Welche Schrift die Vorlage verwendet
- Wer entscheidet
- Markenverantwortung und IT gemeinsam, weil hier Gestaltung und Lizenzrecht zusammenfallen
- Wer setzt um
- Die IT, indem sie die Schrift auf die Rechner bringt, oder die Vorlage selbst, indem sie die Schrift einbettet
- Stolperfalle
- Die Hausschrift liegt nur auf den Rechnern des Marketings. Überall sonst wird sie ersetzt, Zeilen brechen anders um, und niemand merkt es, bis die Präsentation im Kundentermin läuft.
Wo die Vorlage liegt und wie sie bei den Leuten ankommt
- Wer entscheidet
- Die IT, gemeinsam mit der Markenverantwortung, mit genau einem Bezugsort statt mehrerer paralleler Ablagen
- Wer setzt um
- Die IT, indem sie eine SharePoint-Bibliothek als Organisationsvorlagenbibliothek kennzeichnet und die Vorlagen dort ablegt
- Stolperfalle
- Die Bibliothek erscheint nicht sofort in den Desktop-Apps, Microsoft nennt bis zu 24 Stunden. Wird in dieser Zeit die Vorlage doch wieder per Mail verteilt, ist der Bezugsort schon am ersten Tag entwertet.
Welche Layouts es gibt und wer neue ergänzen darf
- Wer entscheidet
- Eine namentlich benannte Vorlagenverantwortung, nicht ein Gremium und nicht der jeweilige Bereich
- Wer setzt um
- Dieselbe Person in der einen Masterdatei, danach neue Ausgabe der potx am festgelegten Ort
- Stolperfalle
- Wünsche werden entgegengenommen, aber nicht beantwortet. Wer ein halbes Jahr wartet, baut sich das Layout in seiner Kopie selbst, und diese Kopie wird im Bereich zur inoffiziellen Vorlage.
Wann eine neue Fassung erscheint und woran man sie erkennt
- Wer entscheidet
- Die Vorlagenverantwortung, mit einem festen Rhythmus statt laufender kleiner Korrekturen
- Wer setzt um
- Wer den Master pflegt, indem Fassung und Datum sichtbar im Master vermerkt werden, etwa auf einer Hinweisfolie in der Vorlage
- Stolperfalle
- Die Datei wird still ersetzt. Wer eine ältere Kopie auf dem Rechner hat, merkt nie, dass es eine neue gibt, und alle Beteiligten diskutieren später über verschiedene Stände, ohne es zu wissen.
Was mit den vorhandenen Präsentationen geschieht
- Wer entscheidet
- Die Bereiche, denen die jeweiligen Foliensätze gehören, auf Grundlage einer Liste der Dateien, die tatsächlich weiterverwendet werden
- Wer setzt um
- Die Teams selbst, indem sie den Folien die neuen Layouts zuweisen und sie zurücksetzen, mit Unterstützung durch die Vorlagenverantwortung
- Stolperfalle
- Aus der Umstellung wird ein Projekt für den gesamten Bestand. Weil das niemand schafft, passiert gar nichts, obwohl die entscheidenden Dateien an zwei Nachmittagen umgestellt wären.
Fünf Fragen, bevor die Vorlage in Umlauf geht
- 01 Liegt die Schrift auf allen Rechnern, und darf sie überhaupt eingebettet werden?
- 02 Von welchem einen Ort holen sich die Leute die Vorlage?
- 03 Wer nimmt Änderungswünsche entgegen, und in welchem Rhythmus werden sie eingearbeitet?
- 04 Woran erkennt jemand, ob die Datei auf dem Tisch die aktuelle Fassung ist?
- 05 Welche vorhandenen Präsentationen werden umgestellt, und bis wann?
Sechs Festlegungen, die eine Vorlage im Haus halten
Die ersten beiden betreffen die Datei, die übrigen vier den Weg zu den Leuten. Erfahrungsgemäß scheitern Vorlagen nicht an Punkt eins und zwei.
Erst das Design festlegen, dann die Layouts bauen
Trag die Hausfarben als Designfarben und das Schriftpaar als Designschriftarten ein, bevor du den ersten Platzhalter setzt. Alles, was danach entsteht, greift auf diese Rollen zu, und eine spätere Korrektur an einer Farbe wirkt dann auf Formen, Text und Diagramme gleichzeitig. Wer die Reihenfolge umdreht, trägt Farbwerte in einzelne Objekte ein und muss sie später einzeln wieder herausholen.
Die Schrift nach Lizenz auswählen, nicht nach Geschmack
Eine Hausschrift muss auf jedem Rechner liegen, auf dem präsentiert wird, sonst wird sie ersetzt und die Umbrüche wandern. Zwei Wege führen daran vorbei: die Verteilung über die IT oder das Einbetten in die Datei. Microsoft nennt für das Einbetten OpenType und TrueType als Formate der Wahl und weist darauf hin, dass Schriftanbieter das Einbetten ausdrücklich untersagen können. Diese Frage gehört vor die Auswahl der Schrift, nicht danach.
Als potx speichern und den Unterschied erklären
Wenn du den Dateityp Vorlage wählst, wechselt PowerPoint in den Ordner für benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Der Sinn dahinter ist, dass ein Doppelklick auf eine potx eine neue Präsentation erzeugt, statt die Vorlage selbst zu öffnen. Genau das verhindert, dass jemand versehentlich die Vorlage überschreibt. Sag im Haus dazu, denn wer den Unterschied nicht kennt, speichert die Vorlage als gewöhnliche Präsentation und der Schutz ist weg.
Einen einzigen Bezugsort festlegen und ihn technisch durchsetzen
In Microsoft 365 lässt sich eine SharePoint-Bibliothek als Organisationsvorlagenbibliothek kennzeichnen. Die Vorlagen erscheinen dann in Word, Excel und PowerPoint auf einer eigenen Registerkarte beim Anlegen eines neuen Dokuments. Microsoft nennt dafür die Voraussetzungen: mindestens Microsoft 365 Apps in Version 2002, Leseberechtigung auf der Stammwebsite und bis zu 24 Stunden, bis die Bibliothek in den Desktop-Apps auftaucht. Alles andere, vom Mailanhang bis zum Netzlaufwerk, erzeugt Kopien.
Änderungswünsche in einen einzigen Kanal lenken
Benenne eine Person, die Wünsche entgegennimmt, und einen Rhythmus, in dem sie eingearbeitet werden. Zwei Termine im Jahr reichen in den meisten Häusern völlig. Wichtig ist weniger die Frequenz als die Antwort: Wer einen Wunsch äußert und keine Rückmeldung bekommt, baut sich das Layout selbst. Ab diesem Moment gibt es zwei Vorlagen, und die zweite kennt niemand.
Den Altbestand aktiv ablösen statt ihn zu ignorieren
Eine neue Vorlage wirkt nur auf neue Dateien. Nimm dir deshalb die drei bis fünf Präsentationen vor, die im Haus tatsächlich als Kopiervorlage dienen, stell sie auf die neuen Layouts um und leg die alten Fassungen an einen Ort, an dem sie niemand mehr findet. Setz dafür ein Datum. Ohne diesen Schritt läuft die neue Vorlage neben der alten Welt her, statt sie zu ersetzen.
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Was eine potx leistet und was sie nicht leistet
Eine Vorlage ist eine eigene Datei mit der Endung potx. Sie enthält denselben Aufbau wie eine Präsentation, also Folienmaster, Layouts, Designfarben und Designschriftarten, verhält sich beim Öffnen aber anders: Ein Doppelklick erzeugt eine neue, noch namenlose Präsentation auf dieser Grundlage, statt die Vorlage selbst zu öffnen. Microsoft beschreibt den Weg dahin so, dass du einen Folienmaster änderst, die Folienlayouts festlegst und das Ergebnis anschließend als Vorlage speicherst.
Wichtig ist die Grenze dieser Konstruktion. Eine potx ist eine Kopiervorlage und kein Verweis. Wenn du morgen die Akzentfarbe änderst, ändert sich in den Präsentationen, die gestern daraus entstanden sind, gar nichts. Sie tragen ihren eigenen Master mit sich. Diese Eigenschaft ist der Grund, warum jede Vorlagenpflege zwei Teile hat: die Datei aktuell halten und den Bestand bewusst nachziehen.
Daraus folgt auch eine Empfehlung zum Zuschnitt. Halte die Vorlage klein und stabil. Alles, was sich häufig ändert, etwa Zahlen, Referenzen oder Produktbilder, gehört nicht in die Vorlage, sondern in einen Foliensatz daneben, aus dem man sich bedient. Sonst wird jede inhaltliche Aktualisierung zu einer neuen Ausgabe der Vorlage, und der Verteilweg muss öfter tragen, als er es aushält.
Der Verteilweg entscheidet über die Halbwertszeit
In einer Microsoft-365-Umgebung ist die Organisationsvorlagenbibliothek der Weg, der am wenigsten Kopien erzeugt. Dabei wird eine SharePoint-Dokumentbibliothek als Ablage für Organisationsressourcen gekennzeichnet, im Fall von Vorlagen mit dem Typ für Office-Vorlagen. Beim Anlegen eines neuen Dokuments erscheint dann eine eigene Registerkarte mit den Vorlagen des Hauses. Microsoft nennt dazu klare Voraussetzungen: mindestens Version 2002 der Microsoft 365 Apps auf dem Rechner, Leseberechtigung auf der Stammwebsite und bis zu 24 Stunden, bis die Bibliothek in den Desktop-Apps sichtbar wird.
Zwei Randbedingungen sind es wert, vorher gelesen zu werden. Alle Bibliotheken für Organisationsressourcen müssen auf derselben Website liegen, und es sind höchstens 30 davon möglich. In PowerPoint im Web erscheinen die Vorlagen nicht im Menü für neue Dateien, sondern über die Vorlagenbibliothek auf der Startseite, und dafür ist eine Lizenz der Stufe E3 oder E5 nötig. Die Einrichtung selbst läuft über die SharePoint-Verwaltungsshell mit dem Befehl Add-SPOOrgAssetsLibrary. Wie eine solche Bibliothek geschnitten wird und wer darin welche Rechte bekommt, gehört nicht mehr zur Vorlage, sondern zur Ablage, und das behandeln wir im Microsoft-365-Bereich beim Aufbau einer SharePoint-Ablagestruktur.
Wo diese Möglichkeit nicht besteht, bleibt eine Ablage auf einem Laufwerk oder in einer Bibliothek, auf die alle zugreifen. Auch das funktioniert, solange zwei Bedingungen erfüllt sind: Der Ort ist im Haus bekannt, und niemand verschickt die Datei zusätzlich per Mail. Der Mailanhang ist der eigentliche Feind, weil er aus einer gepflegten Datei sofort eine unbekannte Zahl an eingefrorenen Kopien macht.
Schriften: die Stelle, an der Corporate Design auf Lizenzrecht trifft
Wenn eine Hausschrift auf dem vortragenden Rechner fehlt, ersetzt PowerPoint sie. Die Ersatzschrift hat andere Laufweiten, deshalb wandern Zeilenumbrüche, Text läuft aus Kästen und die sorgfältig gebaute Folie sieht plötzlich unruhig aus. Der einfachste Ausweg ist eine Schrift, die ohnehin überall vorhanden ist. Wenn es die Hausschrift sein muss, führen zwei Wege hin, und beide haben eine rechtliche Seite.
Der erste Weg ist das Einbetten in die Datei. PowerPoint bietet dafür in den Speicheroptionen eine Einstellung an, wahlweise nur mit den tatsächlich verwendeten Zeichen für eine kleinere Datei oder mit dem vollständigen Zeichensatz, damit andere die Folien noch bearbeiten können. Microsoft empfiehlt dafür OpenType oder TrueType und weist ausdrücklich darauf hin, dass Schriftanbieter das Einbetten einschränken oder verbieten können. Diese Angabe steckt in der Schriftdatei selbst und lässt sich in den Systemeinstellungen nachsehen.
Der zweite Weg sind Organisationsschriftarten, die als eigene Bibliothek in SharePoint hinterlegt werden und dann in PowerPoint und Word im Web zur Verfügung stehen. Auch hier gilt die Lizenzstufe E3 oder E5. Wichtiger ist eine Warnung, die Microsoft in der eigenen Dokumentation deutlich formuliert: Die Schriftdateien werden zusammen mit einem Katalog in einem öffentlichen Content Delivery Network abgelegt und sind damit auch außerhalb des Hauses erreichbar. Für Schriften mit Nutzungseinschränkungen ist dieser Weg deshalb ausdrücklich nicht vorgesehen.
Die Ablösung der alten Dateien planen
Der Teil, der am häufigsten fehlt, ist der Umgang mit dem, was schon da ist. Eine neue Vorlage erreicht von sich aus keine einzige vorhandene Präsentation. Wer nichts weiter tut, hat nach der Einführung zwei Welten nebeneinander, und die alte gewinnt, weil sie die gefüllten Folien enthält. Der Ausweg ist unspektakulär: eine kurze Liste der Dateien, die im Haus wirklich als Ausgangspunkt dienen, und ein Termin, bis zu dem sie umgestellt sind.
Die Umstellung selbst ist Handwerk. Den Folien wird das passende Layout aus der neuen Vorlage zugewiesen, danach werden sie zurückgesetzt, damit direkte Formatierungen verschwinden. Übrig bleiben die Stellen, an denen Text in frei gezogenen Textfeldern steht oder Logos von Hand eingefügt wurden. Rechne für einen gewachsenen Foliensatz von fünfzig Folien mit einem halben Tag, nicht mit fünf Minuten, aber auch nicht mit einer Woche.
Zum Schluss gehört dazu, die alten Fassungen wirklich aus dem Weg zu räumen. Solange die frühere Vorlage im selben Ordner liegt, wird sie weiter benutzt, und zwar von genau den Leuten, die den Wechsel nicht mitbekommen haben. Ein Archivordner ohne Leseberechtigung für die Allgemeinheit erledigt das zuverlässiger als jede Ankündigung im Intranet.
Dazu passende Kurse
Wenn im Haus eine Person die Vorlage verantworten soll, geben ihr PowerPoint-Kurse für die Leute, die die Vorlage pflegen das nötige Handwerk dafür.
Weil der Bezugsort für Vorlagen meist in SharePoint liegt, gehören Microsoft-365-Kurse rund um gemeinsame Ablagen zur selben Überlegung.
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Der passende Lernpfad
Wenn du nicht nur ein Thema abhaken, sondern eine Rolle ausfüllen willst, zeigt dir der Lernpfad die Kurse in der Reihenfolge, in der sie aufeinander aufbauen.
PowerPoint für Allrounder
Der erste Eindruck entsteht mit Dir, der zweite aber gleich mit der ersten Folie – und er entscheidet schneller, als Dir lieb ist, über Deine Wirkung auf die Zuhörer
Dieser Lernpfad sorgt dafür, dass du nicht mit schlechten Folien und auf unsicheren Beinen startest. Jetzt beginnen heißt: Selbstbewusst auftreten, von Anfang an sauber präsentieren und es agnz vermeiden, dass deine Ideen oder Lösungen schlechter wirken, als sie tatsächlich sind.
Der Einstieg
Wo du genau das übst
Sehr kompetenter Dozent mit einem intensiven Training welches anwendungsorientiert ist.
Das doch recht "langweilige" Thema Excel, wurde einem sehr gut präsentiert. Durch direktes mitarbeiten wurde es einem nie langweilig.
Vielen Dank für die sehr informative und unterhaltsame Schulung!
Häufige Fragen
Reicht es nicht, die potx einmal an alle zu verschicken?
Was passiert mit Präsentationen, die auf der alten Vorlage beruhen?
Brauchen wir für jeden Bereich eine eigene Vorlage?
Wie bekommen wir die Hausschrift auf alle Rechner?
Wie oft sollte eine Vorlage überarbeitet werden?
Quellen
- Microsoft, Erstellen und Speichern einer PowerPoint-Vorlage
- Microsoft, Erstellen eines Verzeichnisses der Ressourcen einer Organisation
- Microsoft, Unterstützung für Organisationsschriftarten in PowerPoint und Word
- Microsoft, Vorteile des Einbettens benutzerdefinierter Schriftarten
- Microsoft, Was ist ein Folienmaster?
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
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Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
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Die Vorlage einmal sauber aufsetzen, statt sie zu erben
In den PowerPoint-Kursen bei cmt baust du Design, Master und Layouts an einer eigenen Vorlage auf und gehst dabei die Fragen durch, die später über den Rollout entscheiden.