Microsoft Project oder Planner: ab wann ein Projektplan ein eigenes Werkzeug braucht
Die Entscheidung fällt nicht an der Zahl der Aufgaben, sondern an drei Fragen: Hängen Vorgänge voneinander ab, muss jemand Aufwand und Auslastung nachweisen, und wer pflegt den Plan?
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Beide Fehlgriffe kosten Geld, nur einer davon fällt sofort auf
Der eine Fehlgriff ist schnell erzählt. Jemand bekommt ein Vorhaben mit vierzig Aufgaben und zwei beteiligten Bereichen und legt dafür einen vollständigen Terminplan in Microsoft Project an, mit Vorgängen, Anordnungsbeziehungen, Ressourcen und Basisplan. Der Plan ist nach zwei Tagen fertig und nach drei Wochen veraltet, weil ihn niemand außer der Person pflegen kann, die ihn gebaut hat. Ab dann wird nebenher wieder in einer Liste gearbeitet, und der Plan lebt nur noch in der Statusrunde.
Der andere Fehlgriff fällt langsamer auf und richtet mehr Schaden an. Ein Vorhaben mit echten Abhängigkeiten, festen Terminen und knappen Leuten wird in einer Aufgabenliste geführt, weil das alle können. Solange nichts passiert, funktioniert das. Sobald sich ein Termin verschiebt, muss jemand von Hand nachdenken, was das für die übrigen zwanzig Aufgaben bedeutet, und weil das mühsam ist, wird es nicht gemacht. Der Verzug wird dann nicht berechnet, sondern bemerkt, und zwar meistens erst, wenn er eingetreten ist.
Beide Fehler haben dieselbe Ursache: Es wird nach der Zahl der Aufgaben entschieden statt nach der Art des Vorhabens. Zweihundert unabhängige Aufgaben brauchen kein Planungswerkzeug, sondern eine gute Liste. Fünfzehn Aufgaben, von denen zwölf auf eine bestimmte Reihenfolge angewiesen sind und an denen dieselben drei Personen arbeiten, brauchen eines. Die entscheidende Frage lautet also nicht, wie viel, sondern wie stark hängt das zusammen.
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Die Kriterien, an denen sich der Alltag unterscheidet
Verglichen werden hier drei Stufen und nicht zwei Produkte: die einfache Aufgabenliste, Planner als gemeinsames Aufgabenwerkzeug und Microsoft Project als Terminplanungswerkzeug. Kein Werkzeug ist überall gut, und genau das ist die Aussage: Jede Stufe ist für einen anderen Zweck gebaut.
Aufgabenliste
eigene Aufgaben in To Do oder Outlook, eine Liste in einem Dokument oder auf einer Seite, ohne Abhängigkeiten und ohne Terminrechnung
Microsoft Planner
gemeinsames Aufgabenwerkzeug mit Karten, Buckets und Zuweisungen; Abhängigkeiten und Zeitachse gehören zu den Premium-Funktionen, die ein eigenes Abonnement voraussetzen
Microsoft Project
Terminplanungswerkzeug mit Vorgängen, Anordnungsbeziehungen, Kalendern, Ressourcen und Basisplänen; der Plan rechnet sich beim Verschieben selbst nach
| Entscheidungsfrage | Aufgabenliste | Microsoft Planner | Microsoft Project |
|---|---|---|---|
| Wie gut hältst du fest, dass ein Vorgang erst nach einem anderen starten kann? | Schwäche Es gibt kein Mittel dafür. Die Reihenfolge steht bestenfalls in der Sortierung oder im Text der Aufgabe, und niemand außer der Person, die es hineingeschrieben hat, weiß davon. Sobald mehr als eine Handvoll Aufgaben zusammenhängen, ist der Zusammenhang nur noch in einem Kopf vorhanden. | Kommt darauf an Abhängigkeiten gibt es, sie gehören aber zu den Premium-Funktionen. Mit einer reinen Microsoft-365-Lizenz sind sie laut Dienstbeschreibung nur ansehbar, und die erweiterte Form mit Vorlauf und Nachlauf setzt eine höhere Stufe voraus. Für einfache Reihenfolgen reicht das, für einen durchgerechneten Terminplan nicht. | Stärke Vier Arten von Anordnungsbeziehungen stehen zur Verfügung: Ende zu Anfang, Anfang zu Anfang, Ende zu Ende und Anfang zu Ende, jeweils mit Vorlauf oder Nachlauf. Damit lässt sich auch abbilden, dass zwei Vorgänge überlappen dürfen oder dass zwischen zwei Schritten eine Wartezeit liegt. |
| Was passiert, wenn ein Termin sich um zwei Wochen verschiebt? | Schwäche Nichts, und das ist der Punkt. Jemand muss überlegen, welche der übrigen Aufgaben betroffen sind, und sie einzeln anfassen. Weil das aufwendig ist, wird es unter Druck nicht gemacht, und die Liste zeigt danach Termine, die nicht mehr gelten. | Kommt darauf an Mit gesetzten Abhängigkeiten bewegen sich verbundene Aufgaben mit, und die Zeitachsenansicht zeigt das Ergebnis. Was fehlt, ist die Rechnung dahinter: Arbeitszeitkalender, Puffer und die Frage, ob damit ein Endtermin kippt, sind nicht Teil des Modells. Du siehst also die Verschiebung, aber nicht ihre Folgen für das Ganze. | Stärke Genau dafür ist das Werkzeug gebaut. Alle nachfolgenden Vorgänge rechnen sich neu, der Arbeitszeitkalender wird dabei berücksichtigt, und der kritische Weg zeigt sofort, ob das Projektende betroffen ist oder ob die Verschiebung im Puffer verschwindet. Voraussetzung ist, dass die Vorgänge automatisch geplant sind und nicht von Hand auf Termine gesetzt wurden. |
| Wie gut hältst du Aufwand, Kosten und die Auslastung einzelner Leute nach? | Schwäche Eine Liste kennt Aufgaben und allenfalls einen Zuständigen, aber keinen Aufwand und keine Kapazität. Wer wissen will, wie viele Tage in einem Vorhaben stecken, muss das daneben in einer eigenen Aufstellung führen, und diese Aufstellung veraltet unabhängig von der Liste. | Schwäche Aufgaben lassen sich Personen zuweisen, und es gibt Ansichten, die zeigen, wer wie viele offene Aufgaben hat. Was es nicht gibt, ist ein Aufwandsmodell: keine geplanten Stunden, keine Kapazität je Person und Woche, keine Kosten. Die Zahl offener Aufgaben sagt nichts darüber, ob jemand ausgelastet oder überlastet ist. | Stärke Ressourcen haben eine Verfügbarkeit und einen Kalender, Zuordnungen haben einen Aufwand, und das Werkzeug rechnet daraus Auslastung und Kosten. Über die Vorgangsart legst du fest, welche der drei Größen aus Aufwand, Dauer und Einsatz fest bleibt, wenn sich eine der anderen ändert. Das ist der Unterschied zwischen einer Zuweisung und einer Planung. |
| Wie schnell arbeitet ein Team ohne Schulung darin mit? | Stärke Sofort. Es gibt nichts zu erklären, und jede Person kennt das Muster aus dem eigenen Alltag. Genau darin liegt der Wert einer Liste: Sie wird tatsächlich benutzt, während anspruchsvollere Werkzeuge oft nur von einer Person gepflegt werden. | Stärke Karten in Spalten verschieben und sich selbst eine Aufgabe zuweisen versteht die Mehrheit ohne Einführung, und weil das Werkzeug in der gewohnten Umgebung sitzt, entsteht keine zusätzliche Hürde. Erklärungsbedarf gibt es erst bei den Premium-Funktionen, also bei Abhängigkeiten, Zeitachse und Zielen. | Schwäche Wer ohne Einführung anfängt, trägt Termine direkt in die Spalten ein, und damit ist der Plan tot, bevor er lebt, weil er dann nichts mehr nachrechnet. Die Unterscheidung zwischen manuell und automatisch geplanten Vorgängen, die Wirkung von Einschränkungen und die Vorgangsarten sind Grundlagen, ohne die das Werkzeug falsche Ergebnisse liefert, statt keine. |
| Wie belastbar berichtest du den Stand gegen den ursprünglichen Plan? | Schwäche Es gibt keinen festgehaltenen Ausgangsstand. Wenn jemand ein Datum ändert, ist das alte weg, und niemand kann später nachvollziehen, was ursprünglich vereinbart war. Der Statusbericht besteht dann aus Erinnerung, und darüber lässt sich nicht sinnvoll streiten. | Kommt darauf an Der aktuelle Stand ist gut sichtbar, es gibt Diagrammansichten und Auswertungen über die Daten. Was fehlt, ist der eingefrorene Ausgangsstand, gegen den verglichen wird. Du siehst also, wo ihr steht, aber nicht, ob das gegenüber der ursprünglichen Planung früh oder spät ist. | Stärke Der Basisplan friert Termine und Aufwände zum Zeitpunkt der Freigabe ein, und alle Auswertungen vergleichen den aktuellen Stand dagegen. Damit ist die Frage nach dem Verzug keine Einschätzung mehr, sondern eine Zahl. Mehrere Basispläne nebeneinander erlauben zusätzlich den Vergleich über genehmigte Änderungen hinweg. |
| Was kostet das Werkzeug bei einem kleinen Vorhaben mit zehn Aufgaben? | Stärke Nichts. Die Liste ist in fünf Minuten angelegt, sie braucht keine Einführung und keine Pflege über das hinaus, was ohnehin passiert. Für ein überschaubares Vorhaben ist jede zusätzliche Struktur Aufwand, der keinen Ertrag bringt. | Stärke Ein Plan ist ebenfalls in Minuten angelegt und lohnt sich schon bei zehn Aufgaben, sobald mehrere Leute beteiligt sind, weil der Stand dann für alle sichtbar ist. Zu beachten ist nur, dass die Grundfunktionen mit der vorhandenen Lizenz kommen, während Abhängigkeiten und Zeitachse ein eigenes Abonnement voraussetzen. | Schwäche Für zehn Aufgaben steht der Aufwand in keinem Verhältnis. Kalender einrichten, Vorgänge anlegen, verknüpfen, Ressourcen zuordnen, Basisplan speichern und wöchentlich Fortschritt einpflegen kostet mehr Zeit, als die Durchführung selbst spart. Dazu kommt eine Lizenz, die nicht Teil der üblichen Ausstattung ist. |
Wie gut hältst du fest, dass ein Vorgang erst nach einem anderen starten kann?
Es gibt kein Mittel dafür. Die Reihenfolge steht bestenfalls in der Sortierung oder im Text der Aufgabe, und niemand außer der Person, die es hineingeschrieben hat, weiß davon. Sobald mehr als eine Handvoll Aufgaben zusammenhängen, ist der Zusammenhang nur noch in einem Kopf vorhanden.
Abhängigkeiten gibt es, sie gehören aber zu den Premium-Funktionen. Mit einer reinen Microsoft-365-Lizenz sind sie laut Dienstbeschreibung nur ansehbar, und die erweiterte Form mit Vorlauf und Nachlauf setzt eine höhere Stufe voraus. Für einfache Reihenfolgen reicht das, für einen durchgerechneten Terminplan nicht.
Vier Arten von Anordnungsbeziehungen stehen zur Verfügung: Ende zu Anfang, Anfang zu Anfang, Ende zu Ende und Anfang zu Ende, jeweils mit Vorlauf oder Nachlauf. Damit lässt sich auch abbilden, dass zwei Vorgänge überlappen dürfen oder dass zwischen zwei Schritten eine Wartezeit liegt.
Was passiert, wenn ein Termin sich um zwei Wochen verschiebt?
Nichts, und das ist der Punkt. Jemand muss überlegen, welche der übrigen Aufgaben betroffen sind, und sie einzeln anfassen. Weil das aufwendig ist, wird es unter Druck nicht gemacht, und die Liste zeigt danach Termine, die nicht mehr gelten.
Mit gesetzten Abhängigkeiten bewegen sich verbundene Aufgaben mit, und die Zeitachsenansicht zeigt das Ergebnis. Was fehlt, ist die Rechnung dahinter: Arbeitszeitkalender, Puffer und die Frage, ob damit ein Endtermin kippt, sind nicht Teil des Modells. Du siehst also die Verschiebung, aber nicht ihre Folgen für das Ganze.
Genau dafür ist das Werkzeug gebaut. Alle nachfolgenden Vorgänge rechnen sich neu, der Arbeitszeitkalender wird dabei berücksichtigt, und der kritische Weg zeigt sofort, ob das Projektende betroffen ist oder ob die Verschiebung im Puffer verschwindet. Voraussetzung ist, dass die Vorgänge automatisch geplant sind und nicht von Hand auf Termine gesetzt wurden.
Wie gut hältst du Aufwand, Kosten und die Auslastung einzelner Leute nach?
Eine Liste kennt Aufgaben und allenfalls einen Zuständigen, aber keinen Aufwand und keine Kapazität. Wer wissen will, wie viele Tage in einem Vorhaben stecken, muss das daneben in einer eigenen Aufstellung führen, und diese Aufstellung veraltet unabhängig von der Liste.
Aufgaben lassen sich Personen zuweisen, und es gibt Ansichten, die zeigen, wer wie viele offene Aufgaben hat. Was es nicht gibt, ist ein Aufwandsmodell: keine geplanten Stunden, keine Kapazität je Person und Woche, keine Kosten. Die Zahl offener Aufgaben sagt nichts darüber, ob jemand ausgelastet oder überlastet ist.
Ressourcen haben eine Verfügbarkeit und einen Kalender, Zuordnungen haben einen Aufwand, und das Werkzeug rechnet daraus Auslastung und Kosten. Über die Vorgangsart legst du fest, welche der drei Größen aus Aufwand, Dauer und Einsatz fest bleibt, wenn sich eine der anderen ändert. Das ist der Unterschied zwischen einer Zuweisung und einer Planung.
Wie schnell arbeitet ein Team ohne Schulung darin mit?
Sofort. Es gibt nichts zu erklären, und jede Person kennt das Muster aus dem eigenen Alltag. Genau darin liegt der Wert einer Liste: Sie wird tatsächlich benutzt, während anspruchsvollere Werkzeuge oft nur von einer Person gepflegt werden.
Karten in Spalten verschieben und sich selbst eine Aufgabe zuweisen versteht die Mehrheit ohne Einführung, und weil das Werkzeug in der gewohnten Umgebung sitzt, entsteht keine zusätzliche Hürde. Erklärungsbedarf gibt es erst bei den Premium-Funktionen, also bei Abhängigkeiten, Zeitachse und Zielen.
Wer ohne Einführung anfängt, trägt Termine direkt in die Spalten ein, und damit ist der Plan tot, bevor er lebt, weil er dann nichts mehr nachrechnet. Die Unterscheidung zwischen manuell und automatisch geplanten Vorgängen, die Wirkung von Einschränkungen und die Vorgangsarten sind Grundlagen, ohne die das Werkzeug falsche Ergebnisse liefert, statt keine.
Wie belastbar berichtest du den Stand gegen den ursprünglichen Plan?
Es gibt keinen festgehaltenen Ausgangsstand. Wenn jemand ein Datum ändert, ist das alte weg, und niemand kann später nachvollziehen, was ursprünglich vereinbart war. Der Statusbericht besteht dann aus Erinnerung, und darüber lässt sich nicht sinnvoll streiten.
Der aktuelle Stand ist gut sichtbar, es gibt Diagrammansichten und Auswertungen über die Daten. Was fehlt, ist der eingefrorene Ausgangsstand, gegen den verglichen wird. Du siehst also, wo ihr steht, aber nicht, ob das gegenüber der ursprünglichen Planung früh oder spät ist.
Der Basisplan friert Termine und Aufwände zum Zeitpunkt der Freigabe ein, und alle Auswertungen vergleichen den aktuellen Stand dagegen. Damit ist die Frage nach dem Verzug keine Einschätzung mehr, sondern eine Zahl. Mehrere Basispläne nebeneinander erlauben zusätzlich den Vergleich über genehmigte Änderungen hinweg.
Was kostet das Werkzeug bei einem kleinen Vorhaben mit zehn Aufgaben?
Nichts. Die Liste ist in fünf Minuten angelegt, sie braucht keine Einführung und keine Pflege über das hinaus, was ohnehin passiert. Für ein überschaubares Vorhaben ist jede zusätzliche Struktur Aufwand, der keinen Ertrag bringt.
Ein Plan ist ebenfalls in Minuten angelegt und lohnt sich schon bei zehn Aufgaben, sobald mehrere Leute beteiligt sind, weil der Stand dann für alle sichtbar ist. Zu beachten ist nur, dass die Grundfunktionen mit der vorhandenen Lizenz kommen, während Abhängigkeiten und Zeitachse ein eigenes Abonnement voraussetzen.
Für zehn Aufgaben steht der Aufwand in keinem Verhältnis. Kalender einrichten, Vorgänge anlegen, verknüpfen, Ressourcen zuordnen, Basisplan speichern und wöchentlich Fortschritt einpflegen kostet mehr Zeit, als die Durchführung selbst spart. Dazu kommt eine Lizenz, die nicht Teil der üblichen Ausstattung ist.
Was passt wann
- Wenn die Aufgaben überwiegend unabhängig sind und nur abgearbeitet werden müssen
- bleib bei der Liste und steck die Zeit in klare Zuständigkeiten statt in ein Werkzeug.
- Wenn mehrere Leute nebeneinander arbeiten und der Stand für alle sichtbar sein soll
- nimm Planner, denn dort hält sich der Stand von allein aktuell, weil jeder seine eigene Aufgabe abhakt.
- Wenn Vorgänge voneinander abhängen und eine Verschiebung nachgerechnet werden muss
- nimm Project, denn genau das ist der einzige Punkt, an dem sich der Mehraufwand rechnet.
- Wenn niemand die Rolle hat, den Plan wöchentlich zu pflegen
- nimm nicht Project, denn ein Plan ohne Rückmeldungen wird innerhalb weniger Wochen falsch und dadurch schädlich.
Fünf Fragen, und die Stufe steht fest
- 01 Wie viele deiner Aufgaben können erst starten, wenn eine andere fertig ist?
- 02 Soll sich der Plan beim Verschieben eines Termins selbst nachrechnen?
- 03 Muss jemand Aufwand in Personentagen und die Auslastung einzelner Leute nachweisen?
- 04 Gibt es einen festgehaltenen Ausgangsstand, gegen den berichtet wird?
- 05 Wer pflegt den Plan wöchentlich, und was passiert, wenn diese Person ausfällt?
Woran du die Stufe tatsächlich festmachst
Sechs Punkte, und für keinen davon musst du ein Werkzeug ausprobieren. Vier beantwortest du aus dem Auftrag heraus, zwei aus der Frage, wer den Plan in drei Monaten noch pflegt.
Zählen, wie viele Aufgaben wirklich voneinander abhängen
Geh die Aufgabenliste durch und markier jede, die erst beginnen kann, wenn eine andere fertig ist. Wenn dabei weniger als etwa ein Fünftel zusammenhängt, ist das kein Netzplan, sondern eine Liste mit ein paar Reihenfolgen, und dafür reicht eine Liste. Liegt der Anteil deutlich höher, hast du ein Vorhaben, bei dem eine Verschiebung Folgen hat, die niemand im Kopf behalten kann.
Fragen, was bei einer Verschiebung passieren soll
Das ist die schärfste einzelne Frage. Soll ein verschobener Termin dazu führen, dass sich alle nachfolgenden Termine automatisch mitbewegen und du sofort siehst, ob das Enddatum kippt? Dann brauchst du ein Werkzeug, das rechnet. Reicht es, dass jemand die betroffenen Aufgaben von Hand anfasst? Dann tut es eine Liste, und du sparst dir die Pflege.
Klären, ob Aufwand und Auslastung nachgehalten werden müssen
Wenn jemand wissen muss, wie viele Personentage in einem Vorhaben stecken und ob eine bestimmte Person im März überbucht ist, brauchst du ein Werkzeug mit einem Aufwandsmodell. Weder eine Aufgabenliste noch Planner rechnen Stunden gegen Kapazität. Wenn das im Haus verlangt wird, ist die Entscheidung an dieser Stelle bereits gefallen.
Prüfen, ob gegen einen Ursprungsplan berichtet wird
Die Frage, ob ihr im Zeitplan liegt, lässt sich nur beantworten, wenn es einen festgehaltenen Ausgangsstand gibt. Genau dafür gibt es in Project den Basisplan, der die geplanten Termine und Aufwände einfriert und den Vergleich zum aktuellen Stand ermöglicht. Wenn ihr das nicht braucht und der Status in Worten berichtet wird, entfällt eines der stärksten Argumente für das schwerere Werkzeug.
Ehrlich beantworten, wer den Plan pflegt
Ein Plan in Project ist nur so gut wie die Rückmeldungen, die hineinfließen. Wenn niemand die Rolle hat, wöchentlich den Fortschritt einzupflegen, wird der Plan nach vier Wochen falsch, und ein falscher Plan ist schlechter als keiner, weil sich Leute darauf verlassen. Planner und Listen haben diesen Nachteil nicht, weil dort jeder seine eigene Aufgabe abhakt und der Stand dadurch von allein aktuell bleibt.
Die Stufen als Kombination denken statt als Entweder-oder
In der Praxis läuft es oft auf beides hinaus: Der Terminplan mit den Abhängigkeiten liegt in Project und wird von einer Person gepflegt, die laufende Zusammenarbeit im Team findet in Planner statt. Das funktioniert, solange klar ist, welches der beiden die Wahrheit über Termine enthält. Was nicht funktioniert, ist die Pflege derselben Aufgaben in zwei Werkzeugen, denn dann laufen sie auseinander, und niemand weiß, welches gerade stimmt.
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Was sich bei Planner in den letzten Jahren geändert hat
Wer die Landschaft aus früheren Jahren kennt, sucht an dieser Stelle vermutlich noch nach Project für das Web. Das Angebot wurde zum 1. August 2025 eingestellt, und seine Funktionen sind in Planner aufgegangen. Praktisch heißt das: Planner ist heute nicht mehr nur ein Kartenbrett, sondern trägt die Funktionen, die vorher unter einem eigenen Produktnamen liefen. Wer eine ältere Gegenüberstellung liest, sollte diesen Punkt im Kopf behalten, sonst vergleicht er einen Stand, den es so nicht mehr gibt.
Damit ist Planner zweigeteilt, und diese Teilung ist für die Werkzeugwahl die wichtigste Information. Es gibt grundlegende Pläne, die mit den üblichen Microsoft-365-Abonnements kommen, und Premium-Pläne, für die ein zusätzliches Abonnement nötig ist. Microsoft nennt dafür Planner Plan 1 sowie die Stufen Planner und Project Plan 3 und Plan 5. Wer Abhängigkeiten, eine Zeitachsenansicht, Ziele oder Vorlagen braucht, braucht eine dieser Stufen.
Die Dienstbeschreibung ist an dieser Stelle sehr genau, und es lohnt sich, hineinzusehen, bevor man plant. Mit einer reinen Office-365-Lizenz sind Abhängigkeiten und Meilensteine nur ansehbar, eine Zeitachsenansicht gibt es nicht. Ab Plan 1 kommen Abhängigkeiten, Zeitachse, Ziele und Vorlagen hinzu. Erweiterte Abhängigkeiten, der kritische Weg und die Ansichten zur Ressourcenzuordnung setzen Plan 3 voraus. Wer also plant, mit Planner einen echten Terminplan zu führen, sollte vorher wissen, welche Stufe im Haus lizenziert ist.
Wo die Grenzen der leichteren Werkzeuge tatsächlich liegen
Die Grenzen sind zum Teil sehr konkret nachlesbar. Für grundlegende Pläne in Planner nennt Microsoft eine Obergrenze von 3.000 aktiven Aufgaben je Plan und 200 Buckets, dazu 20 zugewiesene Personen und 20 Prüflistenelemente je Aufgabe. Für Project für das Web, dessen Funktionen jetzt in Planner stecken, sind es unter anderem 3.000 Vorgänge je Projekt, höchstens zehn Hierarchieebenen, höchstens 20 Verknüpfungen je Vorgang und 150 Ressourcen je Projekt.
Diese Zahlen sind für die meisten Vorhaben großzügig und deshalb selten der Grund, warum ein Werkzeug nicht mehr passt. Die eigentliche Grenze ist inhaltlicher Art: Planner kennt Aufgaben mit Fälligkeitsdaten und Zuweisungen, aber kein Modell für Aufwand und Kapazität. Es gibt keine Angabe darüber, wie viele Stunden ein Vorgang kostet, keine Verfügbarkeit je Person und Woche und deshalb auch keine Rechnung, die aus beidem eine Auslastung ableitet. Wer Kapazitätsplanung braucht, findet sie dort nicht, unabhängig von der Stufe.
Der zweite inhaltliche Punkt betrifft die Zeitrechnung. Project rechnet Termine gegen einen Arbeitszeitkalender, kennt Puffer und leitet daraus den kritischen Weg ab, also die Kette von Vorgängen, deren Verzug unmittelbar auf das Projektende durchschlägt. In der Netzplantechnik ist das die Kette der Vorgänge, deren gesamte Pufferzeit null beträgt. Ohne dieses Modell lässt sich zwar zeigen, dass sich etwas verschoben hat, aber nicht, ob es weh tut.
Warum Project falsch benutzt schlechter ist als gar nicht benutzt
Project ist ein Werkzeug, das rechnet, und ein rechnendes Werkzeug liefert falsche Ergebnisse, wenn man ihm falsche Eingaben gibt. Der häufigste Fall ist ein Plan, in dem Termine direkt in die Spalten für Anfang und Ende getippt wurden. Dadurch entstehen Einschränkungen, die verhindern, dass sich der Vorgang beim Nachrechnen bewegt, und aus einem Terminplan wird ein Balkendiagramm, das aussieht wie ein Plan und keiner ist. Voreingestellt setzt Project einen automatisch geplanten Vorgang auf die Einschränkungsart, die ihn so früh wie möglich ansetzt, und genau das ist der Zustand, den du willst.
Der zweite häufige Fall ist die Mischung aus manuell und automatisch geplanten Vorgängen. Manuell geplante Vorgänge sind als Übergang gedacht, solange die Angaben noch fehlen, und sie bewegen sich beim Nachrechnen nicht mit. In einem Plan, der zur Hälfte aus solchen Vorgängen besteht, sind die Ergebnisse nicht falsch, sondern beliebig, denn ein Teil des Netzes rechnet und der andere nicht. Für einen belastbaren Terminplan gehören am Ende alle Vorgänge auf automatische Planung.
Der dritte Fall betrifft die Vorgangsart, und sie wird fast nie bewusst gesetzt. Project kennt drei Arten, bei denen jeweils eine der Größen Aufwand, Dauer und Einsatz fest bleibt, wenn sich eine andere ändert. Voreingestellt ist die Art mit festem Einsatz. Wer nicht weiß, welche Art gerade wirkt, wundert sich regelmäßig, warum sich beim Hinzufügen einer zweiten Person die Dauer halbiert oder eben nicht. Das ist keine Eigenart des Werkzeugs, sondern eine Einstellung, die zum Vorhaben passen muss.
Der Zwischenweg, der im Alltag am häufigsten funktioniert
In vielen Häusern ist die richtige Antwort nicht eines der drei Werkzeuge, sondern eine Aufteilung mit klarer Zuständigkeit. Der Terminplan mit den Abhängigkeiten, den Aufwänden und dem Basisplan liegt in Project und wird von genau einer Person gepflegt, meistens der Projektleitung. Die tägliche Zusammenarbeit findet dort statt, wo das Team ohnehin arbeitet, also in Planner. Was die eine Seite von der anderen braucht, ist eine wöchentliche Rückmeldung über den Stand, und die kann durchaus in einem kurzen Termin bestehen.
Damit das trägt, muss eine Regel gelten, die selten ausgesprochen wird: Es gibt genau eine Stelle, an der die Wahrheit über Termine steht. Wenn dieselben Aufgaben in beiden Werkzeugen gepflegt werden, laufen sie innerhalb weniger Wochen auseinander, und dann diskutiert das Team über Werkzeugstände statt über die Sache. Die saubere Aufteilung lautet: Project enthält die Vorgänge und ihre Termine, Planner enthält die Arbeitspakete darunter, und der Bezug wird über die Bezeichnung hergestellt.
Für die Auswahl im Einzelfall hilft eine letzte Frage, die alles zusammenfasst: Wenn morgen jemand fragt, ob ihr im Zeitplan liegt, woher kommt die Antwort? Kommt sie aus einem Gefühl, reicht die Liste, und ihr solltet ehrlich benennen, dass ihr es nicht wisst. Kommt sie aus einem Blick auf die Zeitachse, reicht Planner. Soll sie aus einem Vergleich gegen den freigegebenen Ausgangsstand kommen, mit einer Aussage darüber, welcher Vorgang den Endtermin bewegt, dann führt an Project kein Weg vorbei.
Dazu passende Kurse
Weil sich die Frage nach der richtigen Stufe am eigenen Vorhaben in einem Tag klären lässt, sind Kurse zur Einordnung von Project und Planner der kürzere Weg als der Vergleich zweier Funktionslisten.
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Wo du genau das übst
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Das doch recht "langweilige" Thema Excel, wurde einem sehr gut präsentiert. Durch direktes mitarbeiten wurde es einem nie langweilig.
Vielen Dank für die sehr informative und unterhaltsame Schulung!
Häufige Fragen
Gibt es Project für das Web noch?
Kann Planner Abhängigkeiten?
Ab wie vielen Aufgaben lohnt sich Project?
Können wir Project und Planner parallel benutzen?
Reicht nicht eine Tabellenkalkulation mit einem Balkendiagramm?
Was passiert, wenn niemand den Project-Plan pflegt?
Quellen
- Microsoft Learn, Dienstbeschreibung zu Project für das Web mit Funktionsmatrix
- Microsoft Learn, Abonnements für Microsoft Planner
- Microsoft Learn, Grenzwerte in Microsoft Planner
- Microsoft Learn, Einschränkungsarten für Vorgänge in Project
- Wikipedia, Netzplantechnik mit Pufferzeiten und kritischem Pfad
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Die eigene Stufe an einem echten Vorhaben bestimmen
Im Microsoft Project Grundkurs bei cmt baust du einen Terminplan von den Vorgängen über die Anordnungsbeziehungen bis zum Basisplan auf und siehst dabei, wo der Mehraufwand gegenüber einer Liste tatsächlich einen Ertrag hat. Wer den Alltag mit Aufgaben im Team ordnen will, findet den passenden Einstieg im Digital-Workplace-Kurs zu Planner.
Passt dazu
- Projektplan in Microsoft Project aufsetzen: Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Kalender
- Ressourcen in Microsoft Project sind überlastet: Kapazität statt roter Warnzeichen
- OneNote-Notizbuch aufbauen: Abschnitte, Seiten und der Weg ins Team
- Besprechungsprotokoll mit Outlook und OneNote: von der Einladung bis zur Aufgabe