Besprechungsprotokoll mit Outlook und OneNote: von der Einladung bis zur Aufgabe
Nicht das Mitschreiben ist die Arbeit, sondern die Entscheidung, was überhaupt festgehalten wird. Wer das vorher klärt, schreibt während der Besprechung nur noch drei Sorten Zeilen mit.
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Das Protokoll kommt drei Tage später und niemand liest es zu Ende
Der übliche Ablauf sieht so aus: Jemand schreibt während der Besprechung mit, so gut es geht, und nimmt sich vor, das Ganze später in Form zu bringen. Später bedeutet zwei bis vier Tage, weil andere Termine dazwischenkommen. Was dann entsteht, ist eine Nacherzählung des Gesprächs, in der die Beschlüsse zwischen Diskussionsbeiträgen stehen. Wer sie liest, muss selbst herausfiltern, was für ihn gilt, und deshalb liest sie kaum jemand zu Ende.
Die Aufgaben teilen dasselbe Schicksal. Sie stehen im Protokoll, das Protokoll steht in einer Mail, und die Mail ist nach zwei Tagen unter dreißig anderen. Niemand hat einen Termin dafür, niemand bekommt eine Erinnerung, und beim nächsten Treffen stellt sich heraus, dass die Hälfte offen ist. Dann wird über Verbindlichkeit gesprochen, obwohl das Problem organisatorischer Natur ist: Die Aufgabe lag nie an dem Ort, an dem diese Person ihre Arbeit sieht.
Der dritte Punkt ist die Ablage. Protokolle liegen in Postfächern, und Postfächer sind persönlich. Wer neu dazukommt, hat sie nicht, wer sie sucht, findet die falsche Fassung, und wer im Streitfall wissen will, was im März entschieden wurde, findet drei Mails mit Betreff AW: AW: Protokoll. Ein Protokoll, das nur als Anhang existiert, ist kein Gedächtnis, sondern eine Momentaufnahme, die zufällig noch irgendwo liegt.
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Der Ablauf, Schritt für Schritt
Sechs Schritte von der Einladung bis zur Nachschau beim nächsten Termin. Die Reihenfolge ist der eigentliche Punkt: Fünf der sechs Schritte liegen vor oder in der Besprechung, und genau deshalb bleibt danach fast nichts zu tun.
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Die Einladung als Gerüst des Protokolls schreiben
Trag in den Termintext eine nummerierte Agenda ein, mit einer Zeitangabe je Punkt und dem erwarteten Ergebnis. Ein Punkt ohne erwartetes Ergebnis ist meistens keiner und gehört in eine Mail. Nenn außerdem, wer moderiert und wer mitschreibt. Wenn du wiederkehrende Termine hast, leg diese Struktur einmal als Serientext an, dann ist sie beim nächsten Mal schon da und muss nur noch gefüllt werden.
Geschafft, wenn: Ein Kalendereintrag, aus dem sich die Gliederung des Protokolls ohne Umbau ergibt.
- 2
Die Notizseite vor dem Termin anlegen
Leg die Seite im gemeinsamen Notizbuch an, nicht in deinem persönlichen. Der Titel nennt Gegenstand und Runde, nicht nur das Datum, damit er später über die Suche zu finden ist. In den Kopf kommen Datum, Teilnehmerkreis und die Agendapunkte aus der Einladung, jeder als eigene Überschrift. Damit hast du während der Besprechung schon die Struktur und musst nur noch unter den richtigen Punkt schreiben.
Geschafft, wenn: Eine vorbereitete Seite, in der während des Termins nur noch Inhalt fehlt.
- 3
Während der Besprechung nur drei Formen benutzen
Schreib Beschlüsse als vollständige Aussagen darüber, was ab jetzt gilt, nicht als Zusammenfassung der Diskussion. Schreib Aufgaben immer mit Person und Datum, und wenn beides nicht genannt wird, frag danach, statt es offenzulassen. Schreib offene Punkte mit der Angabe, wer bis wann klärt. Was nirgends hineinpasst, wird nicht mitgeschrieben. Diese Beschränkung fühlt sich anfangs streng an und halbiert den Aufwand.
Geschafft, wenn: Eine Mitschrift, die am Ende der Besprechung bereits das Protokoll ist.
- 4
Die Aufgaben vor dem Auseinandergehen bestätigen lassen
Nimm dir die letzten Minuten und lies die Aufgabenzeilen vor: wer, was, bis wann. Korrigiere sofort, was widersprochen wird. Diese zwei Minuten sind der wirksamste Teil des ganzen Ablaufs, weil sie eine Zusage vor Zeugen erzeugen und weil Unklarheiten hier fast nichts kosten, später aber eine Rückfragerunde.
Geschafft, wenn: Aufgaben, die von den Zuständigen im Termin selbst bestätigt worden sind.
- 5
Aufgaben übertragen und das Protokoll versenden
Übertrag die Aufgaben in die Aufgabenverwaltung, in der das Team ohnehin arbeitet, mit Person und Fälligkeit. Versende danach das Protokoll an den Verteiler der Einladung, mit dem Text in der Mail und einem Verweis auf die abgelegte Fassung. Wenn das Protokoll im gemeinsamen Speicher liegt, hat es einen Versionsverlauf, über den sich frühere Stände wiederherstellen lassen, und das ist bei strittigen Punkten Gold wert.
Geschafft, wenn: Aufgaben im Arbeitssystem, Protokoll im Postfach und in der gemeinsamen Ablage.
- 6
Den nächsten Termin mit den offenen Punkten beginnen
Setz den ersten Agendapunkt der Folgebesprechung fest auf die Durchsicht der letzten Aufgaben. Das dauert wenige Minuten und ist der Grund, warum Aufgaben aus Protokollen überhaupt erledigt werden. Nach drei Monaten lohnt eine kurze Bilanz: Wie viele Aufgaben waren beim Folgetermin erledigt, und wie lange lag das Protokoll im Schnitt bis zum Versand. Diese zwei Zahlen sagen mehr über eure Besprechungskultur als jede Diskussion darüber.
Geschafft, wenn: Ein fester Punkt, an dem Zusagen sichtbar werden, und zwei Zahlen zur Nachsteuerung.
Vom Kalendereintrag zur erledigten Aufgabe
- 01 Einladung: Agenda mit erwartetem Ergebnis je Punkt, Rolle für die Mitschrift benannt.
- 02 Vorbereitung: Notizseite steht vor dem Termin, Titel und Kopf sind gefüllt.
- 03 Besprechung: nur Beschluss, Aufgabe und offener Punkt werden mitgeschrieben.
- 04 Abschluss: Aufgaben laut vorlesen, Person und Datum bestätigen lassen.
- 05 Danach: Aufgaben in die Aufgabenliste, Protokoll am selben Tag an den Einladungsverteiler.
Was du festlegst, bevor die nächste Einladung rausgeht
Sechs Festlegungen verwandeln das Protokoll von einer Nachbereitung in einen Nebeneffekt der Besprechung. Fünf davon betreffen die Vorbereitung, nur eine die Zeit nach dem Termin.
Die Agenda in die Einladung schreiben, nicht in eine Datei
Was im Termintext steht, sehen alle Beteiligten ohne einen zusätzlichen Klick, und es steht später neben dem Kalendereintrag. Notier je Punkt, worum es geht und welche Art von Ergebnis erwartet wird: eine Entscheidung, eine Information oder eine Abstimmung. Diese Angabe entscheidet später, ob eine Zeile im Protokoll ein Beschluss ist oder nur ein Hinweis.
Die Rolle klären, bevor der Termin beginnt
Wer moderiert, schreibt nicht mit. Beides gleichzeitig führt dazu, dass entweder die Diskussion ausufert oder die Hälfte fehlt. In kleinen Runden wechselt die Rolle reihum, in wiederkehrenden Terminen bleibt sie fest. Wichtig ist, dass sie in der Einladung steht, denn eine Rolle, die erst zu Beginn verteilt wird, kostet die ersten fünf Minuten.
Nur drei Sorten Zeilen mitschreiben
Beschluss, Aufgabe, offener Punkt. Alles andere fällt weg, auch wenn es interessant war. Ein Beschluss sagt, was ab jetzt gilt. Eine Aufgabe nennt eine Person und ein Datum, sonst ist sie keine. Ein offener Punkt sagt, wer bis wann klärt, was noch fehlt. Wer sich an diese drei Formen hält, ist am Ende der Besprechung fertig, statt danach anzufangen.
Die letzten fünf Minuten für die Aufgaben reservieren
Lies die mitgeschriebenen Aufgaben laut vor, mit Person und Termin. Das dauert zwei Minuten und erledigt drei Dinge auf einmal: Missverständnisse fallen sofort auf, die Zuständigkeit wird vor allen bestätigt, und niemand kann später sagen, er habe das anders verstanden. Ohne diesen Schritt entsteht die Hälfte der späteren Rückfragen.
Die Aufgaben aus dem Protokoll herausgeben
Was jemand tun soll, gehört in das System, in dem diese Person ihre Aufgaben ohnehin sieht, also in die Aufgabenliste oder in das Aufgabenboard des Teams. Im Protokoll bleibt die Zeile als Nachweis stehen, die Nachverfolgung findet aber woanders statt. Eine Aufgabe, die nur im Protokoll steht, hängt daran, dass jemand das Protokoll wieder aufschlägt.
Am selben Arbeitstag versenden, an denselben Verteiler
Das Protokoll geht an genau den Kreis, der die Einladung bekommen hat, auch an die Personen, die abgesagt haben. Schreib den Inhalt in die Mail und häng ihn nicht nur an, damit er im Postfach lesbar und durchsuchbar bleibt. Und leg es zusätzlich dort ab, wo das Team seine Unterlagen führt, damit es später nicht nur in Postfächern existiert.
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Ein Protokoll ist kein Gesprächsverlauf
Die meisten schlechten Protokolle sind zu lang, nicht zu kurz. Sie erzählen nach, wer was gesagt hat, weil das der natürliche Weg des Mitschreibens ist. Für den Zweck eines Protokolls ist das aber genau die falsche Auswahl. Wer es später liest, will wissen, was ab jetzt gilt und was er selbst zu tun hat. Beides steht in einem Verlaufsprotokoll irgendwo zwischen Beiträgen und muss erst herausgesucht werden.
Die Alternative ist eine Mitschrift, die nur Ergebnisse festhält. Ein Beschluss ist ein vollständiger Satz darüber, was gilt, samt der Angabe, ab wann. Eine Aufgabe nennt Person, Gegenstand und Datum. Ein offener Punkt nennt, was fehlt und wer es beschafft. Diese drei Formen decken den Bedarf ab, und alles, was sich in keine davon bringen lässt, war für das Protokoll ohnehin nicht wichtig genug.
Ein Verlaufsprotokoll ist trotzdem nicht sinnlos, aber es hat einen anderen Zweck. Wo Positionen für spätere Nachweise dokumentiert werden müssen, etwa in Verhandlungen oder in Gremien mit Formvorschriften, gehört der Ablauf mit hinein. Diese Fälle sind selten, und sie sollten benannt sein. Für die wöchentliche Abstimmung im Team ist das Ergebnisprotokoll die richtige Form, und der Unterschied gehört einmal ausgesprochen.
Die Einladung entscheidet, wie das Protokoll aussieht
Wenn die Agenda erst in der Besprechung entsteht, entsteht auch die Gliederung des Protokolls erst hinterher, und dann ist Umbauarbeit fällig. Steht sie im Termintext, hat die Mitschrift von der ersten Minute an Überschriften. Deshalb lohnt sich der Aufwand, sie in die Einladung zu schreiben, und zwar mit einer Zeitangabe je Punkt und mit der Angabe, welche Art von Ergebnis erwartet wird.
Diese Angabe ist mehr als Formalität. Ein Punkt, der zur Entscheidung ansteht, braucht am Ende einen Beschluss. Ein Punkt zur Information braucht keinen, und wenn doch einer entsteht, ist das eine Auffälligkeit. Ein Punkt zur Abstimmung endet mit einer Aufgabe. Wer die Agenda so schreibt, kann während der Besprechung prüfen, ob ein Punkt tatsächlich abgeschlossen ist, statt das erst beim Schreiben zu merken.
Der zweite Nutzen liegt bei den Eingeladenen. Eine Agenda mit erwartetem Ergebnis macht sichtbar, wer wirklich dabei sein muss. Wer nur zu einem von fünf Punkten etwas beizutragen hat, kann das sagen, und der Punkt wird nach vorn gelegt. Damit sinkt die Zahl der Personen, die eine Stunde absitzen, um zehn Minuten zu klären, und das ist der größte einzelne Hebel an jeder Besprechungskultur.
Wo die Notiz liegt und wer sie in einem Jahr noch findet
Notizen zu Besprechungen gehören in ein Notizbuch, das dem Team gehört, und nicht in dein persönliches. Der Grund ist derselbe wie bei jeder anderen Ablage: Was an einem einzelnen Konto hängt, ist nach einem Wechsel schwer erreichbar. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass nur die Windows-Desktop-Version von OneNote lokale Notizbücher unterstützt, während alle übrigen Versionen ausschließlich mit Notizbüchern im Cloud-Speicher arbeiten. Ein lokal geführtes Protokollnotizbuch ist damit auf einem Gerät gefangen.
Für das versendete Protokoll gilt dasselbe in anderer Form. Liegt die Datei im gemeinsamen Speicher, führt Office einen Versionsverlauf, über den sich frühere Stände wieder herstellen lassen. Liegt sie auf einem Laufwerk oder als Anhang in einem Postfach, gibt es diesen Verlauf nicht. Dazu kommt, dass Microsoft das automatische Speichern ausdrücklich als Funktion für Microsoft-365-Abonnenten beschreibt, die greift, wenn eine Datei in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online liegt. An jedem anderen Ort ist sie abgeschaltet.
Wenn eure Besprechungen ohnehin über Microsoft Teams laufen, verschiebt sich ein Teil dieser Frage in die Ablage des jeweiligen Teams. Dieser Bereich hat eigene Regeln für Berechtigungen, Kanäle und Ablagestrukturen, und wir behandeln ihn getrennt. Für das Protokoll selbst ändert sich dadurch nichts an der Reihenfolge: erst der Ort, dann der Titel, dann der Inhalt.
Aus einem Protokoll wird nur etwas, wenn die Aufgabe den Ort wechselt
Der häufigste Grund für offene Punkte ist nicht mangelnder Wille, sondern der falsche Ablageort. Eine Aufgabe, die ausschließlich in einem Protokoll steht, ist unsichtbar für jemanden, der seinen Tag über eine Aufgabenliste oder ein Postfach organisiert. Sie taucht in keiner Übersicht auf, sie erzeugt keine Erinnerung, und sie fällt erst wieder auf, wenn jemand das Protokoll aufschlägt. Genau deshalb wird sie beim nächsten Termin diskutiert statt abgehakt.
Die Abhilfe ist unspektakulär: Jede Aufgabe wird nach der Besprechung dorthin übertragen, wo die zuständige Person ihre Arbeit sieht. In vielen Häusern ist das eine Aufgabenliste, in anderen ein gemeinsames Board. Welche Werkzeuge sich dafür in Microsoft 365 anbieten und worin sie sich unterscheiden, ist eine eigene Frage, und wir behandeln sie an anderer Stelle. Für das Protokoll zählt nur, dass die Übertragung stattfindet und dass sie derselben Person gehört, die auch das Protokoll schreibt.
Ein zweiter Punkt gehört dazu, und er wird häufig übersehen: Die Aufgabe im Protokoll bleibt stehen. Sie ist der Nachweis darüber, was vereinbart wurde, und sie liefert beim nächsten Termin die Liste für die Durchsicht. Die Nachverfolgung findet woanders statt, das Gedächtnis bleibt hier. Diese Doppelung ist kein Widerspruch, sondern die Arbeitsteilung zwischen einem Dokument, das den Stand von damals festhält, und einem System, das den Stand von heute zeigt.
Dazu passende Kurse
Weil ein gutes Protokoll mit einer guten Einladung anfängt, lohnen sich die Outlook-Kurse rund um Termine und Aufgaben vor der nächsten Terminserie.
Wenn die Notizen im Team bisher jeder für sich führt, schaffen Kurse zu OneNote und den übrigen Office-Anwendungen eine gemeinsame Grundlage.
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
Lesen fühlt sich schnell nach Können an. Ein kurzer Test zeigt dir, was davon schon sitzt und wo sich ein Kurs lohnt. Kostenlos, ohne Anmeldung, mit einer Erklärung zu jeder Antwort.
Wo du genau das übst
Sehr kompetenter Dozent mit einem intensiven Training welches anwendungsorientiert ist.
Das doch recht "langweilige" Thema Excel, wurde einem sehr gut präsentiert. Durch direktes mitarbeiten wurde es einem nie langweilig.
Vielen Dank für die sehr informative und unterhaltsame Schulung!
Häufige Fragen
Wie ausführlich soll ein Protokoll sein?
Wer schreibt das Protokoll?
Reicht eine Aufnahme oder eine automatische Zusammenfassung nicht aus?
Muss das Protokoll freigegeben werden?
Wohin mit Protokollen, damit sie in einem Jahr noch auffindbar sind?
Quellen
- Microsoft, Was ist der Unterschied zwischen den OneNote-Versionen
- Microsoft, Was ist AutoSpeichern und wo funktioniert es
- Microsoft, Wiederherstellen einer früheren Version einer Office-Datei
- Microsoft, Bereitstellungshandbuch für OneNote
- Microsoft, Problembehandlung bei der gemeinsamen Bearbeitung in Office
Passt thematisch dazu
Wenn ein Teil der Runde vor Ort sitzt und der Rest zugeschaltet ist, kommt zur Mitschrift die Frage der Beteiligung dazu, und dafür hilft die Moderation von Besprechungen mit Teilnehmenden im Raum und am Bildschirm weiter.
Für die Frage, wohin die Aufgaben aus dem Protokoll übertragen werden, sortiert der Vergleich von Planner, To Do und Lists die Werkzeuge nach ihrem Einsatzzweck.
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem Office-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Termine, Notizen und Aufgaben zusammenbringen
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Passt dazu
- OneNote-Notizbuch aufbauen: Abschnitte, Seiten und der Weg ins Team
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