Visio-Prozessdiagramm: was hineingehört und was daneben in den Text

Den Zweck benennen und daraus die Tiefe ableiten

Ein Diagramm für die Einarbeitung neuer Leute, eines für eine Prüfung und eines als Vorlage für eine spätere Automatisierung sehen unterschiedlich aus, obwohl sie denselben Prozess zeigen. Das erste braucht wenige Schritte und viel Erklärung daneben, das zweite braucht Nachweise und Kontrollpunkte, das dritte braucht jede Verzweigung. Schreib den Zweck in einem Satz auf und häng ihn an das Diagramm, dann ist die Tiefenfrage später nicht mehr strittig.

Auslöser und Ergebnis festlegen und damit die Grenzen ziehen

Jeder Prozess beginnt mit einem Ereignis und endet mit einem Zustand. Beim Bestellprozess also etwa: Er beginnt, wenn eine genehmigte Bedarfsmeldung eingeht, und er endet, wenn die Rechnung zur Zahlung freigegeben ist. Was davor und danach liegt, gehört ausdrücklich nicht ins Bild, sondern wird als Nachbarprozess benannt. Diese beiden Sätze verhindern die meisten Diskussionen im ersten Abstimmungstermin.

Eine Ebene je Seite halten und tiefer verlinken

Setz dir eine Obergrenze, etwa zwölf bis fünfzehn Schritte je Seite, und halt sie ein. Wenn ein Schritt darunter noch einmal aus fünf Handgriffen besteht, wird er nicht aufgeklappt, sondern bekommt eine eigene Seite. Visio verknüpft eine Form mit einer anderen Seite, und in der Registerkarte für Prozesse lässt sich aus einer Auswahl direkt ein untergeordnetes Diagramm erzeugen. Dadurch bleibt jede einzelne Seite lesbar, und der Gesamtprozess ist trotzdem vollständig.

Rollen über Swimlanes sichtbar machen

Nimm die Vorlage für ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm statt der für ein einfaches. Jede Bahn steht dann für eine Rolle oder eine Abteilung, und jeder Schritt liegt in der Bahn derjenigen, die ihn ausführt. Der Nutzen zeigt sich sofort: Jeder Pfeil, der eine Bahn verlässt, ist eine Übergabe, und Übergaben sind die Stellen, an denen im Alltag Zeit liegen bleibt. Benenne die Bahnen nach Rollen, nicht nach Personen, sonst veraltet das Bild mit der nächsten Umbesetzung.

Das, was kein Symbol trägt, in die Shape-Daten schreiben

Jedes Shape in Visio hat einen Satz benannter Felder, die sich unabhängig von der Beschriftung füllen lassen. Genau dort gehören die Angaben hin, die im Bild nur stören würden: das führende System, die typische Bearbeitungsdauer, das mitgeltende Dokument, der Kontrollpunkt. Weil diese Felder Teil der Datei sind, lassen sie sich später auch tabellarisch auswerten, und das Bild bleibt trotzdem aufgeräumt.

Ausnahmen zählen, bevor du sie zeichnest

Die Versuchung, jeden Sonderfall aufzunehmen, ist der häufigste Grund für unbenutzbare Diagramme. Frag bei jedem Sonderfall zuerst, wie oft er vorkommt. Alles unter etwa fünf Prozent der Fälle gehört als Anmerkung neben das Bild oder auf eine eigene Seite, nicht in den Hauptstrang. Der Hauptstrang zeigt, was normalerweise passiert, denn nur dann kann jemand daran erkennen, ob der eigene Fall normal ist.

Prüfen und einen Pflegetermin vereinbaren

Visio bringt auf der Registerkarte für Prozesse eine Prüfung mit, die ein Diagramm gegen einen hinterlegten Regelsatz durchsieht und Auffälligkeiten in einem eigenen Fenster auflistet, etwa Formen ohne Verbindung oder Verzweigungen, die nirgendwo wieder zusammenlaufen. Lass sie laufen, bevor du das Diagramm herausgibst. Vereinbar danach einen festen Termin, an dem geprüft wird, ob es noch stimmt, denn ein Prozessbild ohne Pflegezuständigkeit ist nach einem Jahr eine Fehlerquelle.