PDF auf Barrierefreiheit prüfen: welche Anforderungen gelten und womit du testest

Welche Vorgabe gilt: der Rahmen in Deutschland

Für öffentliche Stellen des Bundes läuft der Weg über das Behindertengleichstellungsgesetz und die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung. Die Verordnung erklärt die Anforderungen für erfüllt, wenn ein Angebot harmonisierten Normen entspricht, die im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurden, und verweist in der Sache auf die europäische Norm EN 301 549 in der Fassung V3.2.1 vom März 2021. Die Anforderungen an Dokumente, die nicht Teil einer Webseite sind, stehen dort in Abschnitt 10, und die Norm übernimmt ihrerseits die Web Content Accessibility Guidelines in der Fassung 2.1.

Seit dem 28. Juni 2025 gilt daneben das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Es erfasst bestimmte Produkte und bestimmte Dienstleistungen für Verbraucher, darunter den elektronischen Geschäftsverkehr, Bankdienstleistungen für Verbraucher, Telekommunikations- und Personenbeförderungsdienstleistungen sowie E-Books mit der zugehörigen Software. Erzeugt eine erfasste Dienstleistung Dokumente, etwa ein elektronisches Ticket als PDF, gilt für diese derselbe Normenrahmen. Für Dienstleistungen sieht das Gesetz eine Ausnahme für Kleinstunternehmen vor, definiert als Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten, die entweder höchstens zwei Millionen Euro Jahresumsatz erzielen oder deren Jahresbilanzsumme höchstens zwei Millionen Euro beträgt.

Die zugehörige Verordnung wird an einer Stelle konkret, die für Dokumente wichtig ist: Der Informationsinhalt muss in Textformaten bereitgestellt werden, die sich zum Erzeugen alternativer assistiver Formate eignen. Ein PDF, dessen Text nur als Bild vorliegt, erfüllt das nicht, und zwar unabhängig davon, wie ordentlich es aussieht. Ob und wie euer konkreter Fall unter diese Regelungen fällt, ist eine Rechtsfrage, und diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

PDF/UA und WCAG: zwei Bezugsgrößen, die nicht dasselbe sind

PDF/UA ist die technische Norm für zugängliche PDF und erscheint als ISO 14289. Teil 1 wurde 2012 veröffentlicht und 2014 überarbeitet, ein zweiter Teil setzt auf PDF 2.0 auf und wird von Prüfprogrammen wie veraPDF bereits abgebildet. Die Norm beschreibt, wie die Datei beschaffen sein muss, also vollständige Auszeichnung in sinnvoller Reihenfolge, semantisch passende Tags, eingebettete Schriften mit Zuordnung zu Unicode, Alternativtexte für aussagekräftige Grafiken und Sicherheitseinstellungen, die Hilfsmitteln den Zugriff erlauben. Ergänzt wird sie durch das von der PDF Association veröffentlichte Matterhorn-Protokoll mit einunddreißig Prüfpunkten und einhundertsechsunddreißig Fehlerbedingungen, an dem sich die Prüfwerkzeuge orientieren.

Die WCAG kommen aus einer anderen Richtung. Sie sind eine Empfehlung des World Wide Web Consortium für Webinhalte, kennen die Stufen A, AA und AAA und liegen aktuell in der Fassung 2.2 vor, die im Dezember 2024 als Empfehlung veröffentlicht wurde. Für PDF sind sie nicht unmittelbar gemacht, kommen aber über EN 301 549 ins Spiel, weil die Norm sie übernimmt und für Nicht-Web-Dokumente sinngemäß anwendbar macht.

Für die Praxis bedeutet das eine einfache Arbeitsteilung. Die rechtliche Anforderung ist über EN 301 549 formuliert, gemessen wird technisch aber im Wesentlichen gegen PDF/UA, weil sich diese Norm maschinell prüfen lässt. Ein Dokument, das PDF/UA erfüllt, ist deshalb der beste verfügbare Ausgangspunkt, und der Rest ist die Beurteilung, die kein Programm übernimmt. Wer diesen Unterschied kennt, versteht auch, warum ein grüner Haken kein Freibrief ist.

Die Werkzeuge und was jedes davon leistet

Der PDF Accessibility Checker von axes4 ist das Werkzeug, das in Deutschland am häufigsten genannt wird. Er ist kostenfrei, wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert, prüft gegen PDF/UA und gegen die WCAG und gibt zusätzlich Qualitätshinweise aus. Besonders nützlich ist die Vorschau darauf, was eine Vorlesesoftware aus der Struktur macht, denn sie deckt Reihenfolgefehler schneller auf als jede Fehlerliste. Neuere Fassungen bringen zusätzlich Prüfungen mit, die auf maschineller Auswertung beruhen, und deren Ergebnisse gehören ausdrücklich von einem Menschen gegengelesen, weil sonst Fehlalarme in die Nacharbeit wandern.

veraPDF ist der zweite Kandidat und kommt aus der digitalen Langzeitarchivierung. Es ist quelloffen und kostenfrei, prüft alle Teile und Konformitätsstufen von PDF/A sowie PDF/UA in den Teilen eins und zwei und wird von der Open Preservation Foundation gemeinsam mit der PDF Association betreut. Sein Vorteil liegt darin, dass es sich als Kommandozeilenwerkzeug in einen automatisierten Ablauf einbauen lässt, wenn ihr regelmäßig größere Mengen prüfen müsst.

Acrobat Pro bringt eine eigene Barrierefreiheitsprüfung mit und ist gleichzeitig das Programm, in dem ihr die gefundenen Fehler repariert. Dafür stehen das Werkzeug für die Lesereihenfolge, ein Bedienfeld für die Tags, ein Bedienfeld für die Reihenfolge und ein Tabelleneditor bereit. Die Prüfung von Acrobat weist an einigen Stellen ausdrücklich auf eine manuelle Kontrolle hin, unter anderem beim Kontrast. Für den Kontrast selbst benutzt du am besten ein eigenes Messwerkzeug wie den Colour Contrast Analyzer; die Norm nennt für Text einen Mindestwert von 4,5 zu 1.

Die manuelle Prüfung: eine Liste, die in zwanzig Minuten abgearbeitet ist

Der Ruf der manuellen Prüfung ist schlechter als ihr Aufwand. Für ein Dokument mittlerer Länge dauert sie zwanzig Minuten, wenn man weiß, wonach man sucht. Der erste Punkt ist die Lesereihenfolge: Lass dir die Struktur in der Vorlesevorschau ausgeben und lies mit. Springt der Text mitten im Absatz in die Randspalte? Kommen Bildunterschriften an der richtigen Stelle? Werden Kopf- und Fußzeilen mitgelesen, obwohl sie Schmuck sind?

Der zweite Punkt sind die Alternativtexte. Ein automatischer Test meldet nur, ob ein Text vorhanden ist. Lies sie einzeln und frag bei jedem: Sagt er, was das Bild an dieser Stelle aussagt? Ein Diagramm mit dem Alternativtext Diagramm hat den Test bestanden und ist wertlos. Wiederholt der Text bloß die Bildunterschrift, wird derselbe Satz zweimal vorgelesen. Und Zierelemente, die einen Alternativtext bekommen haben, stören mehr, als sie helfen.

Der dritte Punkt ist die Bedienbarkeit unabhängig von der Struktur: Reicht der Kontrast zwischen Text und Hintergrund, gemessen und nicht geschätzt? Sind Angaben, die nur über Farbe transportiert werden, auch anders erkennbar? Bleibt das Dokument bei starker Vergrößerung lesbar? Sind Verknüpfungen aus ihrem Text heraus verständlich, oder heißen sie alle hier? Und bei Formularen: Führt die Tabulatortaste in einer sinnvollen Reihenfolge durch die Felder, und nennt jedes Feld beim Betreten, was einzutragen ist?

Die dritte Stufe schließlich ist die Erprobung mit Menschen, die auf Hilfsmittel angewiesen sind. Die Fachstelle empfiehlt sie ausdrücklich, weil sich damit prüfen lässt, ob jemand mit dem Dokument tatsächlich zurechtkommt. Für jedes einzelne Dokument ist das nicht leistbar, für die wichtigsten Dokumentarten schon, und der Erkenntnisgewinn aus einer einzigen solchen Sitzung ist regelmäßig größer als aus zwanzig automatischen Prüfläufen.

Warum die Prüfung an den falschen Stellen teuer wird

Die teuerste Variante ist die Reparatur im PDF. Wer ein fertiges Dokument bekommt, dessen Struktur nie angelegt wurde, baut sie im PDF von Hand nach, Element für Element. Bei einem zwanzigseitigen Bericht ist das ein Tag, bei einem Geschäftsbericht mit Tabellen und Diagrammen deutlich mehr, und beim nächsten Jahresbericht fängt dieselbe Arbeit von vorne an. Die Prüfung deckt diese Kosten nur auf, verursacht hat sie das Ursprungsdokument.

Die billigste Variante ist eine Vorlage, in der die Struktur bereits steckt, und ein Freigabeschritt, in dem geprüft wird. Wie der Weg dorthin im Layoutprogramm aussieht, steht auf der Seite zum barrierefreien Export aus InDesign; für Textdokumente aus Word gilt sinngemäß dasselbe, dort gehören beim Export die Übernahme der Dokumenteneigenschaften und der Strukturtags für Barrierefreiheit aktiviert und das Speichern des Textes als Bitmap abgeschaltet.

Dazwischen liegt der Fall, der am häufigsten übersehen wird: gescannte Dokumente. Ein Scan ist ein Bild, egal wie scharf er ist, und ohne Texterkennung enthält er keinen Text, den ein Hilfsmittel lesen könnte. Die Texterkennung ist damit nicht Kür, sondern die Voraussetzung dafür, dass überhaupt etwas geprüft werden kann. Welches Programm sich dafür bei euch eignet und was es kostet, ist Gegenstand der Gegenüberstellung von Acrobat und Power PDF.