Eine SharePoint-Ablage, die auch in zwei Jahren noch trägt
Eine Ablage trägt erst, wenn die Ebenen flach bleiben, jede Dokumentart ihre eigene Bibliothek bekommt und Merkmale als Spalten stehen statt als immer neue Unterordner.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der alte Ordnerbaum zieht mit um und wird dort nicht besser
Beim Umzug vom Netzlaufwerk nach SharePoint ist die naheliegende Entscheidung, die gewachsene Struktur eins zu eins zu kopieren. Sie ist bekannt, und niemand muss etwas Neues lernen. Damit nimmst du aber jede Doppelablage mit, jeden Zwischenstand und jeden Ordner, den vor Jahren jemand für eine einmalige Sache angelegt hat.
Der eigentliche Verlust ist ein anderer. Eine kopierte Ordnerkette nutzt nichts von dem, was die Plattform besser kann. Jahr, Kunde und Dokumentart bleiben Ordner statt Spalten, und damit bleibt jede Frage, die quer zur Ordnerlogik steht, Handarbeit. Alle Angebote eines Kunden über drei Jahre einzusammeln, kostet dann einen Nachmittag.
Dazu kommen die Nebenwirkungen tiefer Bäume. Die vollständige Pfadlänge einer Datei ist begrenzt, und lange Namen in verschachtelten Ordnern führen genau dann zu Fehlern, wenn jemand die Bibliothek synchronisiert. Und je tiefer die Struktur, desto häufiger legt jemand eine Datei eine Ebene daneben ab, weil der richtige Ordner drei Klicks entfernt war.
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Symptom, Ursache, Lösung
Symptom
Jemand fragt nach allen Angeboten eines Kunden aus drei Jahren, und du klickst dich durch zwölf Ordner.
Ursache
Kunde und Jahr sind Ordnerebenen statt Spalten. Ein Ordner beantwortet immer nur die eine Frage, für die er gebaut wurde.
Lösung
Leg für Kunde, Jahr und Dokumentart Spalten mit festem Typ an und gruppiere die Ansicht danach. Die Ordner darüber kannst du anschließend schrittweise auflösen.
Symptom
Beim Synchronisieren bleiben einzelne Dateien mit einer Fehlermeldung hängen.
Ursache
Entweder enthalten die Namen unzulässige Zeichen wie Doppelpunkt, Fragezeichen oder senkrechten Strich, oder der vollständige Pfad ist durch tiefe Ordnerketten zu lang geworden.
Lösung
Kürz Ordner- und Dateinamen, hol die betroffenen Dateien eine Ebene höher und ersetz die entfallene Ebene durch eine Spalte in der Ansicht.
Symptom
In der Bibliothek stehen mehrere Dateien mit Namen wie "Konzept_final_v3_neu".
Ursache
Der Bearbeitungsstand wird im Dateinamen geführt, weil niemand weiß, dass der Versionsverlauf ohnehin mitläuft.
Lösung
Einigt euch auf eine gültige Datei je Vorgang, zeigt einmal gemeinsam den Versionsverlauf und benennt die Datei ohne Versionskennzeichen.
Symptom
Wochen nach dem Umzug arbeiten einige weiter auf dem alten Laufwerk.
Ursache
Der alte Speicherort ist noch beschreibbar. Solange beide Orte offen sind, entscheidet die Gewohnheit und nicht die Absprache.
Lösung
Setz einen Stichtag, stell den alten Ort danach schreibgeschützt und lass dort einen Hinweis auf den neuen Ort stehen, statt den Ordner sofort zu entfernen.
Symptom
Ein halbes Jahr nach dem Aufräumen ist wieder ein Baum gewachsen, den niemand beschlossen hat.
Ursache
Es gibt keine zuständige Person für die Website und keine schriftliche Regel, wo eine neue Dokumentart hingehört.
Lösung
Benenne je Website eine verantwortliche Person und stell drei Absätze zu Bibliotheken, Benennung und Archiv auf die Startseite, nicht in ein PDF in einem Unterordner.
Sechs Schritte vom Laufwerk in die neue Bibliothek
- 01 Zuerst wird ausgesortiert, was seit Jahren niemand geöffnet hat.
- 02 Die Fachabteilung nennt die Dokumentarten und wonach tatsächlich gesucht wird.
- 03 Daraus entstehen die Bibliotheken, nicht aus dem alten Ordnerbaum.
- 04 Jahr, Kunde und Dokumentart werden zu Spalten mit festem Typ.
- 05 Ein Bereich zieht als Pilot um und liefert die Reibungspunkte.
- 06 Am Stichtag wird der alte Ort schreibgeschützt, sonst pflegt das Team beide.
Was du danach entscheiden kannst, ohne zu raten
Eine tragfähige Ablage entsteht aus vier Entscheidungen: wo die Grenze zwischen Websites verläuft, welche Bibliotheken es gibt, welche Merkmale Spalten werden und wie Dateien heißen. Alles danach ist Betrieb.
Vier Ebenen einhalten
Du bleibst bei Website, Bibliothek, wenigen Ordnern und Datei. Braucht ein Bereich einen anderen Personenkreis, wird daraus eine eigene Website und kein Ordner mit abweichenden Rechten.
Bibliotheken nach Dokumentart
Du bündelst in einer Bibliothek, was dieselben Spalten und dieselbe Aufbewahrung braucht, also etwa Angebote, Protokolle oder Verträge.
Merkmale als Spalten
Du legst Jahr, Kunde, Status und Dokumentart als Spalten mit festem Typ an und filterst darüber, statt für jedes Merkmal eine weitere Ordnerebene zu bauen.
Ansichten je Rolle
Du bestimmst eine sinnvolle Standardansicht und ergänzt weitere für einzelne Rollen, damit nicht für jede Sicht ein neuer Ordner entsteht.
Namen, die sortieren
Du stellst Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT voran, lässt Versionskennzeichen weg und meidest die Zeichen, die in SharePoint nicht zulässig sind.
Migration mit Stichtag
Du sortierst vor dem Umzug aus, startest mit einem Bereich als Pilot und stellst den alten Speicherort schreibgeschützt, sobald der Umzug läuft.
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Vier Ebenen, mehr solltest du nicht brauchen
Die Kette lautet Website, Bibliothek, wenige Ordner, Datei. Eine Website steht für einen Bereich mit einem einheitlichen Personenkreis, also eine Abteilung, ein größeres Projekt oder einen Prozess. Eine Bibliothek bündelt alles, was dieselben Spalten und dieselbe Aufbewahrung braucht, etwa Angebote, Protokolle oder Verträge.
Sobald ein Bereich einen anderen Personenkreis hat als die übrige Website, ist die Antwort eine eigene Website und kein Ordner mit abweichenden Rechten. Das klingt nach mehr Aufwand, erspart aber genau die Diskussionen, die sonst zwei Jahre später anfangen, wenn niemand mehr weiß, welcher Ordner eigene Berechtigungen trägt. Getrennte Bibliotheken innerhalb einer Website sind der zweite Hebel, weil sich damit unterschiedliche Spalten und Ansichten führen lassen, ohne die Struktur zu verschachteln.
Metadaten statt Ordnerketten
Die typische Laufwerksstruktur legt Jahr, Quartal, Kunde und Dokumentart als Ordner übereinander. In SharePoint machst du daraus vier Spalten und filterst oder gruppierst die Ansicht danach. Der Unterschied wird spürbar, sobald jemand eine Frage stellt, die quer zur Ordnerlogik steht, also etwa alle Angebote eines Kunden über mehrere Jahre. Im Ordnerbaum ist das Handarbeit, in einer Ansicht ein Klick.
Damit das funktioniert, brauchen die Spalten feste Typen: eine Auswahlspalte für die Dokumentart, eine Personenspalte für die Zuständigkeit, eine Datumsspalte für das Vorgangsdatum. In ein Freitextfeld schreibt dagegen jede Person das hinein, was ihr gerade einfällt. Leg anschließend eine sinnvolle Ansicht als Standard fest, damit alle beim Öffnen dasselbe sehen, und ergänze weitere Ansichten für einzelne Rollen, statt für jede Sicht einen neuen Ordner zu bauen.
Namen, die auch in zwei Jahren funktionieren
Schreib Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT an den Anfang des Dateinamens, dann stimmt die alphabetische Sortierung automatisch mit der zeitlichen überein. Verzichte auf Versionskennzeichen im Namen, dafür gibt es den Versionsverlauf, der ohnehin mitläuft. Dateien namens "Konzept_final_v3_neu" sind ein Symptom, kein Ordnungssystem.
In Datei- und Ordnernamen sind mehrere Zeichen nicht zulässig, darunter Anführungszeichen, Doppelpunkt, Fragezeichen, Sternchen, Schrägstriche und der senkrechte Strich. Halte Namen außerdem kurz: Die vollständige Pfadlänge einer Datei ist begrenzt, und tief verschachtelte Ordner mit langen Namen führen genau dann zu Fehlern, wenn jemand die Bibliothek synchronisiert. Vermeide zuletzt Personennamen als Ordnernamen, denn die Zuständigkeit wechselt, der Ordner bleibt.
Vom Laufwerk nach SharePoint: erst aussortieren, dann umziehen
Bevor irgendetwas kopiert wird, siehst du den Bestand durch. Was seit Jahren niemand geöffnet hat, kommt in ein Archiv und nicht in die neue Struktur. Doppelte Dateien, Zwischenstände und private Ablagen einzelner Personen fliegen raus. Diese Arbeit lässt sich nicht an das Werkzeug delegieren, sie entscheidet aber darüber, ob die neue Ablage besser wird als die alte.
Leite die neue Struktur aus den Vorgängen ab, nicht aus dem alten Baum. Frag die Fachabteilung, welche Dokumentarten es gibt und wonach gesucht wird, und bau die Bibliotheken danach. Starte mit einem Bereich als Pilot, sammle nach ein paar Wochen die Reibungspunkte ein und nimm erst dann den nächsten Bereich dazu. Wichtig zum Schluss: Stell den alten Speicherort schreibgeschützt. Solange beide Orte beschreibbar sind, pflegt das Team beide, und die Migration ist gescheitert, bevor sie fertig ist.
Damit die Struktur nicht wieder zerfällt
Schreib die Ablageregeln auf eine Seite und stell sie auf die Startseite der Website, nicht in ein PDF in einem Unterordner. Drei Absätze reichen: Was gehört in welche Bibliothek, wie werden Dateien benannt, wann wird etwas archiviert. Ergänze auf der Startseite Verweise auf die Dokumente, die täglich gebraucht werden, dann startet die Suche gar nicht erst im Ordnerbaum.
Benenne außerdem eine Person je Website, die zuständig ist, wenn eine neue Dokumentart auftaucht oder jemand einen Ordner anlegen will. Ohne diese Rolle wächst nach spätestens einem halben Jahr wieder ein Baum, den niemand beschlossen hat. Und schau einmal im Halbjahr in die Bibliothek: Was seither niemand geöffnet hat, ist ein Kandidat fürs Archiv.
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Häufige Fragen
Wie viele Ordnerebenen sind zu viel?
Muss ich wirklich alle alten Dateien mitnehmen?
Ordner oder Metadaten, was ist besser?
Kann ich eine Bibliothek später umbauen?
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