Barrierefreie Dokumente vorbereiten
Die Zeit geht für Alternativtexte und fehlende Struktur drauf, nicht für den Text selbst. Bei den Alternativtexten hilft KI wirklich, an der Struktur bleibt es Handarbeit.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Aufwand steckt in den Bildern und in der Struktur
Wenn Barrierefreiheit zur Anforderung wird, bekommt meist eine Person die Aufgabe, den vorhandenen Bestand in Ordnung zu bringen, mit einem Stapel Dateien und ohne zusätzliche Zeit. Zwei Dinge fressen diese Zeit auf: Alternativtexte für mehrere hundert Bilder und Dokumente, in denen Überschriften nie als Formatvorlage gesetzt, sondern nur größer und fett formatiert wurden.
Beim zweiten Punkt hilft ein Modell wenig, denn die Reparatur ist Handarbeit an den Formatvorlagen. Beim ersten hilft es viel, aber auf eine Weise, die gefährlich werden kann: Es beschreibt zuverlässig, was auf dem Bild zu sehen ist, und genau das ist selten der richtige Alternativtext.
Der Preis dieser Verwechslung fällt spät an. Alternativtexte, die das Bild beschreiben, aber seine Aussage verfehlen, bestehen jede automatische Prüfung. Auffallen wird es erst, wenn jemand mit einem Screenreader das Dokument tatsächlich nutzt, und dann ist die Arbeit an allen Dateien schon einmal gemacht worden.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Schritt für Schritt
- 1
Bestand sortieren statt alles anfassen
Geh den Bestand einmal durch und sortiere nach drei Merkmalen: verlässt das Haus, wird wiederholt genutzt, enthält ein Formular. Was keines davon erfüllt, bleibt vorerst liegen.
Geschafft, wenn: eine kurze Liste der Dokumente, die tatsächlich zuerst dran sind
- 2
Formatvorlagen in Ordnung bringen
Setz Überschriften als Formatvorlage, verwandle Pseudolisten in echte Listen und löse verbundene Zellen in Tabellen auf. Prüf danach die eingestellte Dokumentsprache.
Geschafft, wenn: der Navigationsbereich zeigt eine vollständige und lückenlose Gliederung
- 3
Bilder in tragend und dekorativ trennen
Geh jedes Bild durch und entscheide, ob es Information trägt oder schmückt. Dekorative Bilder werden als dekorativ markiert, nicht beschrieben.
Geschafft, wenn: zu jedem Bild gibt es eine Entscheidung, keine offene Stelle
- 4
Alternativtexte mit Kontext entwerfen lassen
Gib dem Modell den umgebenden Abschnitt, die Zielgruppe und die Aussage mit, die das Bild stützen soll. Ohne diesen Kontext bekommst du eine Bildbeschreibung statt eines Alternativtexts.
Geschafft, wenn: je Bild ein Vorschlag, der die Aussage an dieser Stelle trifft
- 5
Diagramme zusätzlich ausschreiben
Bei Diagrammen kommt die Kernaussage in den Alternativtext und die Zahlenreihe in eine Tabelle oder in den Fließtext daneben. Eine lange Beschreibung im Alternativtext hilft niemandem.
Geschafft, wenn: die Daten sind auch ohne das Bild vollständig zugänglich
- 6
Sprache vereinfachen, Fachbegriffe behalten
Lass lange Sätze auflösen und Nominalstil zurückbauen, aber sperre verbindliche Fachbegriffe ausdrücklich für die Vereinfachung und erklär sie stattdessen beim ersten Auftreten.
Geschafft, wenn: kürzere Sätze, ohne dass ein verbindlicher Begriff verloren gegangen ist
- 7
Prüfen und mit Strukturtags exportieren
Lauf die Barrierefreiheitsprüfung durch und aktiviere im PDF-Export die Dokumentstrukturtags. Lass danach eine Datei von jemandem gegenlesen, der mit Hilfsmitteln arbeitet.
Geschafft, wenn: die Prüfung meldet keine offenen Punkte und die Gliederung überlebt den Export
Sechs Stellen, an denen KI Zeit spart oder Schaden anrichtet
- 01 Entwürfe für Alternativtexte entstehen in Sekunden statt in Minuten.
- 02 Ob ein Bild dekorativ oder tragend ist, entscheidet weiter ein Mensch.
- 03 Lange Schachtelsätze lassen sich zuverlässig und schnell auflösen.
- 04 Verbindliche Fachbegriffe darf kein Modell wegvereinfachen.
- 05 Eine lückenhafte Gliederung findet die Maschine, reparieren musst du.
- 06 Ob der Alternativtext die Aussage trifft, verrät nur der Kontext.
Was du danach entscheiden kannst
Der Nutzen entsteht nicht dadurch, dass ein Modell alles übernimmt, sondern dadurch, dass du die Aufgaben klar trennst. Danach weißt du, welche Schritte du abgeben kannst und welche du selbst verantworten musst.
Reihenfolge einhalten
Du bringst zuerst die Struktur in Ordnung und schreibst danach Texte. Andersherum machst du dieselbe Arbeit zweimal, weil sich mit der Formatvorlage auch der Textfluss ändert.
Aussage statt Bildinhalt
Du beurteilst Alternativtexte danach, ob sie die Funktion des Bildes im Text treffen. Eine korrekte Beschreibung des Bildinhalts kann trotzdem ein schlechter Alternativtext sein.
Dekorativ konsequent markieren
Du kennzeichnest schmückende Bilder als dekorativ, statt sie beschreiben zu lassen. Das ist der schnellste Gewinn und spart Hörzeit bei allen, die eine Sprachausgabe nutzen.
Fachbegriffe schützen
Du sperrst verbindliche Begriffe für die Vereinfachung und erklärst sie stattdessen. Damit bleibt der Text rechtlich belastbar und wird trotzdem leichter.
Export richtig einstellen
Du aktivierst die Dokumentstrukturtags beim PDF-Export. Ohne diese eine Einstellung ist die gesamte Vorarbeit im PDF nicht mehr vorhanden.
Vorlagen zuerst reparieren
Du korrigierst die Dokumentvorlagen, aus denen neue Dateien entstehen. Damit versiegt die Quelle, statt dass du dauerhaft im Bestand nachbesserst.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Struktur kommt vor Text
Barrierefreiheit beginnt vor jedem KI-Einsatz, nämlich bei der Struktur. Überschriften müssen als Formatvorlage gesetzt sein, also als Überschrift 1, 2 und 3, Listen als echte Listen, Tabellen ohne verbundene Zellen und mit gekennzeichneter Kopfzeile, und die Sprache des Dokuments muss richtig eingestellt sein. Ein Screenreader navigiert über genau diese Struktur, und für ihn ist ein fett formatierter Absatz in 14 Punkt schlicht ein normaler Absatz.
Die Dokumentsprache wird dabei am häufigsten übersehen. Steht sie falsch, liest die Sprachausgabe deutsche Sätze mit englischer Aussprache vor, und das Dokument wird unbrauchbar, obwohl jede Prüfliste grün ist.
Ein Modell kann dir hier Unstimmigkeiten zeigen, etwa eine Gliederung, die von Ebene eins auf Ebene drei springt, oder Absätze, die inhaltlich Überschriften sind. Reparieren musst du selbst, in der Formatvorlage. Wer diesen Schritt überspringt und zuerst Alternativtexte schreibt, arbeitet in der falschen Reihenfolge.
Alternativtexte: Entwurf von der Maschine, Aussage vom Menschen
Ein Modell beschreibt, was es sieht. In den Alternativtext gehört aber, was das Bild an dieser Stelle im Text leistet. Dasselbe Balkendiagramm braucht im Geschäftsbericht die Aussage über die Entwicklung und in einer Schulungsunterlage die Erklärung, wie die Achsen zu lesen sind. Diesen Unterschied kann nur jemand treffen, der weiß, warum das Bild dort steht.
Der zweite Punkt ist noch wichtiger: Dekorative Bilder werden als dekorativ gekennzeichnet, nicht beschrieben. In Word gibt es dafür im Bereich für den Alternativtext die Möglichkeit, ein Bild als dekorativ zu markieren. Wer stattdessen jedes Trennbild und jede Hintergrundgrafik beschreiben lässt, produziert Lärm, durch den sich jemand mit Sprachausgabe hindurchhören muss.
Brauchbar werden die Entwürfe, wenn du dem Modell Kontext mitgibst: worum es im umgebenden Abschnitt geht, wer das liest und welche Aussage das Bild stützen soll. Bei Diagrammen gilt zusätzlich: Die Kernaussage gehört in den Alternativtext, die Zahlen daneben in eine Tabelle oder in den Fließtext. Niemand erfasst zwanzig Werte über eine Sprachausgabe in einem Satz.
Verständliche Sprache ist eine eigene Disziplin
Modelle sind gut darin, Schachtelsätze aufzulösen und Nominalstil in Verben zurückzuverwandeln. Sie sind schlecht darin, zu erkennen, welcher Fachbegriff stehen bleiben muss, weil er verbindlich ist. Aus einer Widerspruchsfrist wird dann eine Zeit zum Nachfragen, und der Satz ist zwar leichter, aber falsch.
Die belastbare Regel lautet deshalb: Fachbegriffe bleiben, der Satz um sie herum wird einfacher, und beim ersten Auftreten steht eine Erklärung daneben. Damit gewinnst du Verständlichkeit, ohne die Verbindlichkeit zu verlieren.
Leichte Sprache ist etwas anderes als einfach kurze Sätze. Sie folgt eigenen Regeln und wird üblicherweise von Menschen aus der Zielgruppe geprüft. Ein Entwurf aus dem Modell kann ein Ausgangspunkt sein, die Prüfung ersetzt er nicht.
Prüfen, und zwar zweimal
Word bringt unter Überprüfen eine Barrierefreiheitsprüfung mit. Sie findet fehlende Alternativtexte, Tabellen ohne Kopfzeile und unklare Linktexte. Was sie nicht findet, sind falsche Alternativtexte, und genau die entstehen beim automatischen Erzeugen. Die Prüfung sagt dir, ob etwas da ist, nicht ob es stimmt.
Beim Export nach PDF entscheidet eine einzelne Einstellung über den Erfolg der ganzen Arbeit. In den Optionen des PDF-Exports müssen die Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert sein. Fehlen sie, ist die gesamte Gliederung im PDF verloren, obwohl das Ausgangsdokument sauber war. Prüf das einmal an einer Datei, dann weißt du, wo der Haken bei euch sitzt.
Der zweite Prüfschritt ist der wertvollere: Lass ein Dokument von jemandem gegenlesen, der tatsächlich mit Hilfsmitteln arbeitet, oder hör es dir selbst einmal mit einer Sprachausgabe an. Zehn Minuten davon finden mehr als eine Stunde Prüfliste, weil dabei sofort auffällt, was zwar formal vorhanden, aber unverständlich ist.
Wofür die Pflicht gilt und wofür der Aufwand lohnt
Seit Mitte 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für bestimmte Produkte und Dienstleistungen gegenüber Verbrauchern, öffentliche Stellen sind schon länger gebunden. Ob eure Dokumente darunterfallen, klärt die zuständige Stelle im Haus, denn das hängt vom Angebot ab und nicht vom Dateiformat. Die handwerklichen Schritte sind in beiden Fällen dieselben.
Unabhängig von der Pflicht lohnt sich eine Priorisierung. Zuerst dran sind Dokumente, die das Haus verlassen, die wiederholt genutzt werden und die Formulare enthalten. Ein PDF von 2019, das im Jahr dreimal geöffnet wird, bleibt, wie es ist.
Am wirksamsten ist ohnehin der Blick nach vorn: Wenn die Dokumentvorlagen sauber aufgesetzt sind, entsteht ein großer Teil des Problems bei neuen Dateien gar nicht erst. Eine Stunde Arbeit an der Vorlage spart mehr als zwanzig Stunden Nachbesserung im Bestand.
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Häufige Fragen
Darf ich einen automatisch erzeugten Alternativtext einfach übernehmen?
Wie gehe ich mit Diagrammen und Schaubildern um?
Lohnt sich das für alte Dokumente?
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