Zeit zurückholen mit Microsoft Viva Insights
Arbeitsrhythmus, Fokuszeiten und Meeting-Last in Microsoft 365 messbar verbessern und stabil verankern
Autorisierter Partner
Die wichtigsten Themen
Fokuszeit in Teams zuverlässig schützen
Meeting-Last erkennen und senken
E-Mail- und Chat-Batching umsetzen
Arbeitszeiten und Ruhezeiten festlegen
Viva-Empfehlungen gezielt nutzen
30-Tage-Plan mit messbaren Zielen
Überblick
In dieser Microsoft Viva Insights Schulung nutzt du Microsoft Viva Insights, um Zeitfresser im Arbeitsalltag sichtbar zu machen und deinen Kalender aktiv zu steuern. Du lernst, wie Fokuszeiten, Ruhezeiten und Arbeitsgrenzen so eingerichtet werden, dass konzentriertes Arbeiten in Microsoft Teams und Outlook geschützt bleibt, ohne die Zusammenarbeit im Team auszubremsen. Anhand typischer Muster wie Meeting-Überlast, ständiger Kontextwechsel durch Chat und E-Mail sowie fehlender Pufferzeiten entwickelst du konkrete Gegenmaßnahmen, die direkt in Microsoft 365 umgesetzt werden.
Der Schwerpunkt liegt auf einem praxistauglichen Zusammenspiel aus Viva Insights, Outlook-Kalender, Teams-Status, Benachrichtigungen und persönlichen Arbeitsroutinen. Wenn Grundlagen zu Microsoft 365 fehlen, bietet der Microsoft 365 für Anwender Grundkurs eine passende Basis. Für vertiefende Zeitplanung eignet sich außerdem das Training Zeitmanagement mit Microsoft 365. Wer zusätzlich die Meeting-Praxis im Team verbessern möchte, findet im Seminar Microsoft Teams Meetings erfolgreich moderieren eine sinnvolle Ergänzung. Am Ende der Schulung steht ein persönliches Viva-Insights-Setup mit 30-Tage-Plan, messbaren Kennzahlen und klaren Routinen für den Arbeitsalltag.
Wer hier richtig ist
- Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter mit hoher Meeting-, E-Mail- und Chat-Taktung in Microsoft 365
- Projektmanagerinnen und Projektmanager, Product Owner sowie Teamleitungen mit Bedarf an strukturierter Kalendersteuerung
- Assistenz- und Office-Management, das Outlook, Teams und Viva Insights für Arbeitsorganisation nutzt
- Anwenderinnen und Anwender nach dem Microsoft 365 für Anwender Grundkurs, die ihre Produktivität gezielt ausbauen möchten
Das lernst du
- Sicheres Einrichten von Fokuszeiten, Arbeitszeiten und Ruhezeiten in Microsoft Viva Insights
- Datenbasierte Bewertung von Meeting-Last, Kontextwechseln und Kommunikationsmustern
- Konkrete Regeln für Teams-Benachrichtigungen, Outlook-Kalender und Reaktionszeiten ableiten
- Meeting-Standards mit Agenda, Timeboxing, Entscheidungen und Follow-ups etablieren
- Persönlicher 30-Tage-Plan mit Kennzahlen, Routinen und wöchentlichem Review
Die Themen Persönliche Insights, Team-Insights sowie Manager- und Organisationssichten · Datenschutz, Rollen, Sichtbarkeit, Aggregation und Grenzen der Auswertung · Voraussetzungen in Microsoft 365, Outlook und Microsoft Teams...
Viva Insights verstehen und richtig einordnen
- Persönliche Insights, Team-Insights sowie Manager- und Organisationssichten
- Datenschutz, Rollen, Sichtbarkeit, Aggregation und Grenzen der Auswertung
- Voraussetzungen in Microsoft 365, Outlook und Microsoft Teams
- Viva Insights App, Outlook-Add-in und verfügbare Empfehlungen im Arbeitsalltag
Fokuszeit und konzentriertes Arbeiten planbar machen
- Fokuszeit einrichten, Regeln definieren und Kalenderblöcke schützen
- Benachrichtigungen, Quiet Time, Arbeitszeiten und Ruhezeiten konfigurieren
- Outlook-Kalender mit Fokusblöcken, Pufferzeiten und realistischen Reaktionsfenstern strukturieren
- Teams-Status, Prioritäten und Signalregeln für weniger Kontextwechsel nutzen
Meeting-Kultur mit Daten verbessern
- Meeting-Overload anhand von Dauer, Häufigkeit, Multitasking und Kalenderdichte erkennen
- Agenda, Timeboxing, Entscheidungslogik und klare Ergebnisse etablieren
- Follow-ups durch saubere Aufgabenübergaben und Verantwortlichkeiten reduzieren
- Besprechungsfreie Zeiten und Fokusphasen teamverträglich planen
E-Mail und Chat wieder beherrschbar machen
- E-Mail-Batching mit Outlook und Viva-Insights-Empfehlungen vorbereiten
- Chat-Kommunikation in Teams über Status, Kanäle und Prioritäten steuern
- Reaktionszeiten definieren, ohne Servicequalität oder Zusammenarbeit zu gefährden
- Kommunikationsregeln für Teams, Projektgruppen und Schnittstellen ableiten
Gewohnheiten, Empfehlungen und persönliche Ziele
- Viva-Insights-Empfehlungen zur Wochenplanung und Reflexion sinnvoll einsetzen
- Micro-Habits für Fokus, Pausen, Lernzeit und bewusste Erreichbarkeit entwickeln
- Messbare Zielsetzung für Woche, Monat und persönliche Review-Termine festlegen
- Typische Widerstände bei Kalenderdisziplin und Meeting-Routinen bearbeiten
Praxis-Setup für die nächsten 30 Tage
- Individuelle Konfiguration von Arbeitszeiten, Fokuszeit, Ruhezeiten und Benachrichtigungen
- Meeting-Regeln und Kommunikationsvereinbarungen für den eigenen Arbeitskontext formulieren
- Persönlichen Umsetzungsplan mit Kennzahlen, Review-Terminen und Anpassungsregeln erstellen
- Transfer in Teams, Outlook und Microsoft 365 für den direkten Praxiseinsatz sichern
So arbeiten wir
- Kurzinputs mit Live-Demo in Microsoft Viva Insights, Outlook und Microsoft Teams
- Geführte Konfiguration von Fokuszeit, Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Benachrichtigungen
- Praxisübungen mit typischen Alltagsfällen zu Meetings, E-Mail, Chat und Kalendersteuerung
- Auswertung eigener Arbeitsmuster anhand vorbereiteter Reflexions- und Planungsaufgaben
- Individueller 30-Tage-Umsetzungsplan mit Trainer-Feedback
Empfohlene Vorkenntnisse
- Grundkenntnisse in Microsoft Teams und Outlook
- Zugriff auf Microsoft 365 oder eine Schulungsumgebung mit verfügbaren Viva-Insights-Funktionen
- Hilfreich sind Kenntnisse aus dem Microsoft Teams Grundkurs oder dem Training Den Tag im Griff mit Outlook, Planner und To Do
Dein Fahrplan
Der erste Seminartag schafft die fachliche und technische Grundlage für den sicheren Einsatz von Microsoft Viva Insights im persönlichen Arbeitsalltag. Behandelt werden persönliche Insights, Rollen, Sichtbarkeit, Datenschutz, Aggregation und typische Grenzen der Auswertung in Microsoft 365.
- Einordnung von Viva Insights in Microsoft 365, Outlook und Teams
- Unterschiede zwischen persönlichen Insights, Team-Insights sowie Manager- und Organisationssichten
- Konfiguration von Arbeitszeiten, Fokuspräferenzen, Ruhezeiten und Benachrichtigungen
- Planung von Fokusblöcken, Pufferzeiten und realistischen Reaktionsfenstern im Outlook-Kalender
- Teams-Status, Quiet Time und Signalregeln zur Reduzierung von Kontextwechseln
Organisatorisches
Lernformate
Unsere Seminare bieten dir maximale Flexibilität: Du kannst zwischen Live-Online und Vor Ort in unseren modernen Schulungszentren im D-A-CH Raum wählen. Beide Formate garantieren dir die gleiche hohe Qualität und interaktive Lernerfahrung.
Schulungsarten
Wir bieten dir verschiedene Schulungsarten: Offene Seminare, Firmenseminare für Teams und Inhouse-Schulungen direkt bei dir vor Ort. So findest du genau das Format, das zu deinen Bedürfnissen passt.
Uhrzeiten
9:00-16:00 Uhr
Aktuelle Software
In unseren offenen Kursen arbeiten wir mit der aktuellsten Software-Version. So lernst du direkt mit den Tools und Features, die du auch in deinem Arbeitsalltag verwendest - praxisnah und zukunftsorientiert. Bei Inhouse- und Firmenschulungen bestimmt ihr die Version.
Deine Vorteile
Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Inklusivleistungen
Deine Teilnahme beinhaltet: Schulungsmaterial, Zertifikat, Verpflegung (bei Präsenzveranstaltungen) und persönliche Betreuung durch unsere Trainer und unser Orga-Team. Alles aus einer Hand - keine versteckten Kosten.
Lernen von Experten
Unsere Trainer sind zertifizierte und erfahrene Profis mit jahrelanger Berufserfahrung. Sie vermitteln dir in den Kursen nicht nur theoretisches Wissen, sondern teilen ihre Erfahrungen aus realen Projekten und helfen dir, das Gelernte direkt in deiner täglichen Arbeit anzuwenden. Das ist kein Werbeversprechen, sondern unser Anspruch. Am besten siehst du das in unseren Bewertungen, z.B. auch bei Google.
Keine Vorkasse
Du zahlst erst nach dem Seminar. Keine Vorkasse, keine Vorauszahlung - so kannst du sicher sein, dass du nur für das bezahlst, was du auch wirklich erhalten hast. Die Rechnung erhältst du erst nach Kursbeginn.
Max. 8 Teilnehmende
Wir setzen auf kleine Gruppen, damit du die Aufmerksamkeit bekommst, die du verdienst. So haben wir mehr Zeit für deine individuellen Fragen und können gezielt auf deine Bedürfnisse eingehen.
Termine & Buchung
Vor Ort
Online
Der passende Termin ist nicht dabei? Kontaktiere uns - wir finden die passende Lösung
Inhouse-Schulungen & Firmenseminare
Inhouse-Schulungen
Buche diese Schulung als maßgeschneiderte Inhouse-Schulung für dein Unternehmen oder deine Behörde. Unsere Trainer kommen zu dir und führen die Schulung in deinen Räumlichkeiten durch.
Vorteile:
- Maßgeschneiderte Inhalte für dein Unternehmen
- Flexible Terminplanung nach euren Bedürfnissen
- Kosteneffizient bei mehreren Teilnehmern
- Schulung in vertrauter Umgebung
- Fokus auf deine spezifischen Anforderungen
Firmen-Seminare
Firmen-Seminare finden an einem unserer Schulungsstandorte statt, sind aber maßgeschneidert für dich und exklusiv für dein Team. Sie können auch online stattfinden.
Ideal für:
- Geschlossene Gruppen aus einem Unternehmen / Behörde
- Individuelle Terminplanung für dein Team
- An unseren Schulungsstandorten oder Online
- Angepasste Inhalte für deine Anforderungen
Fragen und Antworten zu Zeit zurückholen mit Microsoft Viva Insights
Was ist Microsoft Viva Insights?
Microsoft Viva Insights ist ein Dienst in Microsoft 365, der persönliche Arbeitsmuster aus Outlook und Teams sichtbar macht. In der Schulung nutzt du diese Insights, um Fokuszeit, Meetings, E-Mail, Chat und Pausen bewusster zu steuern.
Welche Lizenz brauche ich für Viva Insights?
Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von deiner Microsoft-365-Lizenz und der Tenant-Konfiguration ab. Persönliche Insights, App-Funktionen und erweiterte Auswertungen können je nach Organisation unterschiedlich freigeschaltet sein. Im Seminar arbeiten wir mit den verfügbaren Funktionen und zeigen sinnvolle Alternativen innerhalb von Microsoft 365.
Ist Viva Insights nur für Führungskräfte sinnvoll?
Nein. Der Schwerpunkt liegt auf deinen persönlichen Insights: Fokuszeit, Ruhezeiten, Meeting-Muster und Kommunikationsverhalten. Manager- und Organisationssichten werden eingeordnet, damit du Möglichkeiten, Datenschutzgrenzen und typische Rollen sauber unterscheiden kannst.
Können andere meine persönlichen Viva Insights sehen?
Persönliche Insights sind grundsätzlich für die einzelne Person gedacht. Manager- und Organisationsauswertungen arbeiten mit aggregierten Daten und Datenschutzmechanismen. Im Training wird erklärt, welche Informationen persönlich bleiben, welche Rollen es gibt und wo die Grenzen der Auswertung liegen.
Was ist, wenn Viva Insights in meiner Umgebung eingeschränkt ist?
Dann nutzen wir die Funktionen, die in deiner Umgebung verfügbar sind, und zeigen Alternativen mit Outlook, Teams und Microsoft 365. Zusätzlich erhältst du Hinweise, welche Einstellungen typischerweise durch Administratorinnen und Administratoren geprüft oder freigeschaltet werden.
Geht es um Zeitmanagement-Methoden oder um das Tool?
Beides, aber mit starkem Praxisbezug. Viva Insights dient als Steuerungsinstrument, aus dem konkrete Routinen für Fokuszeit, Meetings, E-Mail und Teams-Kommunikation abgeleitet werden. Für einen breiteren Methodenrahmen eignet sich ergänzend das Seminar Früher Feierabend mit Teams und Outlook.
Was ersetzt die Viva Briefing-E-Mail im Seminar?
Da die Briefing-E-Mail nicht in jeder Umgebung verfügbar ist, arbeiten wir mit der Viva Insights App, dem Outlook-Add-in, Kalenderfunktionen und Empfehlungen in Microsoft 365. Entscheidend ist nicht ein einzelner Kanal, sondern ein belastbares Setup aus Fokuszeit, Meeting-Regeln, Benachrichtigungen und Review-Routinen.
Passt das Training zu Teams-Meetings und digitaler Kommunikation?
Ja. Die Schulung verbindet Viva Insights mit konkreter Meeting- und Kommunikationspraxis. Wer die Zusammenarbeit im Team zusätzlich vertiefen möchte, kann anschließend das Training Microsoft 365 Digitale Kommunikation im Unternehmen oder Effektive Microsoft Teams Meetings besuchen.
Weitere häufig gestellte Fragen und Antworten findest du in den FAQs .
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Maximale Freiheit: Remote oder vor Ort
Lerne so, wie es in deinen Alltag passt - ohne Reise-Stress und Zeitverlust. Egal ob remote, hybrid oder präsent vor Ort: Wir garantieren dir ein nahtloses und effektives Lernerlebnis, egal von wo du dich zuschaltest.
Mit Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt - und wollen, dass du es auch bist. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Über 20.000 Unternehmen und Behörden vertrauen auf uns
