Projektumfang strukturieren

Was ist ein Projektstrukturplan?

PSP, englisch Work Breakdown Structure

Ein Projektstrukturplan, englisch Work Breakdown Structure, zerlegt ein Projekt hierarchisch in Teilprojekte und Arbeitspakete. Er beschreibt vollständig, was zu tun ist, und bildet damit die Grundlage für Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung, enthält selbst aber keine zeitliche Abfolge.

Bevor jemand Termine oder Kosten schätzen kann, muss klar sein, woraus das Projekt überhaupt besteht, und genau diese vollständige Liste liefert der Projektstrukturplan.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Gehört zu: Klassischer Projektplanung
Liefert: Vollständige Liste der Arbeitspakete
Enthält nicht: Termine und Abhängigkeiten
Verwechselt mit: Terminplan

Aufbau und Gliederungslogik

Oben steht das Projekt, darunter Teilprojekte, ganz unten die Arbeitspakete. Für die Gliederung gibt es drei gängige Wege: nach Bestandteilen des Ergebnisses, nach Phasen des Ablaufs oder gemischt. In IT-Vorhaben ist die Mischform üblich, also oben die Systembestandteile und darunter je Bestandteil die Phasen.

Zentral ist die 100-Prozent-Regel: Jede Ebene bildet den vollständigen Inhalt der darüberliegenden ab. Was nicht im Plan steht, gehört nicht zum Projekt, und was doppelt an zwei Stellen steht, wird später doppelt geschätzt.

Ein Arbeitspaket ist die kleinste Einheit mit einer verantwortlichen Person, einem prüfbaren Ergebnis und einem schätzbaren Aufwand. Es sollte klein genug sein, dass sich der Aufwand beziffern lässt, und groß genug, dass die Planung nicht zur Aufgabenliste des Tages wird.

Wofür du ihn im Projekt brauchst

Der Plan ist die Bezugsgröße für fast alles Weitere: Aufwandsschätzung, Zuordnung von Zuständigkeiten, Fortschrittsmeldung, Beauftragung von Dienstleistern und die Suche nach Risiken. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung nach außen, denn er dokumentiert auch, was ausdrücklich nicht Teil des Projekts ist.

In IT-Vorhaben wird an dieser Stelle sichtbar, was in einer Featureliste fehlt: Datenmigration, Schnittstellentests, Berechtigungskonzept, Schulung der Anwender und der Abnahmeaufwand der Fachbereiche. Genau diese Pakete sprengen später Termine, weil sie nie geplant wurden.

Häufige Fehler

Der verbreitetste ist die Verwechslung mit dem Terminplan. Reihenfolge und Abhängigkeiten gehören nicht in den Strukturplan, sie entstehen erst danach im Balken- oder Netzplan. Wer beides mischt, muss den Plan bei jeder Terminverschiebung umbauen.

Der zweite ist zu feine Zerlegung. Arbeitspakete im Umfang von Stunden veralten schneller, als jemand sie pflegen kann. Eine gute Prüfung: Sobald niemand mehr wissen will, wie weit ein einzelnes Paket ist, hast du eine Ebene zu viel.

Der dritte ist eine unklare Benennung. Arbeitspakete als Ergebnis zu formulieren, etwa „Schnittstelle zum ERP abgenommen“, macht den Status eindeutig. Bei Formulierungen wie „Schnittstelle bearbeiten“ ist ein Paket dauerhaft zu achtzig Prozent fertig.

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Nicht verwechseln

Projektstrukturplan und was oft damit gleichgesetzt wird

Projektstrukturplan gegen Terminplan

Der Strukturplan sagt, was gemacht wird, der Terminplan wann. Erst wenn die Arbeitspakete stehen, lassen sich Dauer, Reihenfolge und Abhängigkeiten sinnvoll festlegen.

Projektstrukturplan gegen Product Backlog

Ein Backlog ist eine priorisierte, laufend veränderte Liste von Anforderungen. Der Strukturplan zerlegt einen abgegrenzten Leistungsumfang vollständig und ändert sich nur über einen Änderungsantrag.

Projektstrukturplan gegen Lastenheft

Das Lastenheft beschreibt, was der Auftraggeber am Ende haben will. Der Strukturplan übersetzt diese Anforderungen in Arbeit, die jemand übernimmt und verantwortet.

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In der Praxis

Was im Plan fehlt, fehlt auch in der Kalkulation

Vergessen werden fast immer dieselben Pakete: Datenübernahme aus dem Altsystem, Einweisung der Anwender, Dokumentation, der Abnahmeaufwand auf Kundenseite und die Projektleitung selbst. Im Angebot tauchen sie nicht auf, im Projekt dann doch, und danach ist der Puffer weg.

Die zweite Falle ist die Flughöhe. Wird zu fein zerlegt, entstehen hunderte Pakete, deren Fortschritt jemand pflegen muss, und die Steuerung frisst mehr Zeit als die Arbeit. Eine brauchbare Grenze ist die Frage, ob sich ein Paket noch an eine verantwortliche Person übergeben und mit einem eindeutigen Ergebnis abschließen lässt.

Der Plan gehört außerdem nicht allein auf den Schreibtisch der Projektleitung. Wer die Arbeit später erledigt, erkennt fehlende Pakete sofort, weil er sie schon einmal gemacht hat. Eine gemeinsame Durchsicht vor Abgabe des Angebots ist die billigste Absicherung im ganzen Projekt.

Projektstrukturplan lernen

Wie du daraus Aufwände schätzt und den Plan über die Laufzeit aktuell hältst, zeigen die Seminare für IT-Projektleitung .

Auch außerhalb der IT gehört die Zerlegung zum Handwerk, entsprechend breit sind die Kurse zur klassischen Projektplanung angelegt.

Kurse, die Projektstrukturplan behandeln

Häufige Fragen

Wie tief soll ich zerlegen?

So tief, dass jedes Arbeitspaket eine verantwortliche Person, ein prüfbares Ergebnis und einen schätzbaren Aufwand hat. Alles darunter gehört in die Aufgabenplanung der Beteiligten und nicht in den Projektplan.

Brauche ich einen Strukturplan auch in agilen Projekten?

Für die laufende Umsetzung übernimmt das Backlog diese Rolle. Eine grobe Struktur bleibt trotzdem nützlich, wenn Budget, Beauftragung oder Abnahme gegenüber Dritten nach Leistungsblöcken geregelt sind.

Womit erstelle ich den Plan?

Das Werkzeug ist zweitrangig. Entscheidend ist eine eindeutige Nummerierung, an der später Aufwände, Zuständigkeiten und Ist-Kosten hängen. Viele Teams beginnen mit Karten an der Wand und übertragen das Ergebnis erst danach in ein System.

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