Beauftragt für alles, weisungsbefugt für nichts
Die Stelle sitzt meist als Stabsstelle bei der Verwaltungsspitze, und ihre wirksamen Hebel heißen Haushaltsanmeldung, Vergabeverfahren und Dienstvereinbarung.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Auftrag ist breit, die Mittel dazu liegen bei anderen
In der Stellenausschreibung steht, dass du die Digitalisierung der Verwaltung vorantreibst. Im Organigramm steht eine Stabsstelle ohne eigenes Personal, ohne eigenes Fachverfahren und meist ohne eigenen Haushaltsansatz jenseits der Beratungskosten. Die Fachämter entscheiden weiter selbst, welches Verfahren sie einsetzen, weil sie fachlich dafür geradestehen, und die IT entscheidet über den Betrieb.
Der zweite Bruch liegt im Zeitgefüge. Ein Vorhaben, das im Sommer entsteht, wird im Herbst zum Haushalt angemeldet, im Winter beschlossen, ab dem Folgejahr bewirtschaftet, und danach beginnt erst die Vergabe. Wer diesen Vorlauf nicht einplant, verspricht Termine, die durch keine eigene Anstrengung zu halten sind, und verliert nach zwei solchen Zusagen die Glaubwürdigkeit in der Amtsleiterrunde.
Am teuersten wird es, wenn ein Werkzeug beschafft ist, bevor die Beteiligung geklärt wurde. Der Personalrat hat bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, mitzubestimmen, und das trifft auf fast jedes moderne System zu. Kommt er erst zum Rollout ins Spiel, steht die Lizenz bereits im Haushalt, und die Verhandlung beginnt unter dem denkbar schlechtesten Vorzeichen.
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Wer entscheidet, wer setzt um, und wo es in der Verwaltung knirscht
Die Zuordnung folgt der Zuständigkeitsordnung einer typischen Kommune. Die Stolperfallen stammen aus Vorhaben, die auf halber Strecke stehen geblieben sind, und sie haben fast alle dieselbe Ursache: Eine Entscheidung wurde dort getroffen, wo sie nicht getroffen werden durfte.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Auswahl eines Fachverfahrens | Das Fachamt, das die Aufgabe rechtlich verantwortet | IT und Fachamt gemeinsam, die Stabsstelle koordiniert | Die Stabsstelle bringt eine Lösung mit, die im Nachbarhaus gut läuft, und niemand im Fachamt fühlt sich danach für die Einführung verantwortlich. |
| Geld für Beschaffung und laufende Entgelte | Der Rat mit dem Haushaltsbeschluss, im Rahmen die Verwaltungsspitze | Die Kämmerei bewirtschaftet, das Fachamt ruft ab | Die einmalige Beschaffung ist eingeplant, die jährlichen Entgelte für Pflege, Support und Lizenzen nicht, und im zweiten Jahr fehlt der Ansatz. |
| Verfahrensart und Ablauf der Beschaffung | Die Vergabestelle auf Basis des geschätzten Auftragswerts | Vergabestelle und Fachamt, das die Leistung beschreibt | Der Auftragswert wird pro Jahr statt über die Gesamtlaufzeit geschätzt, und das Verfahren fällt danach in die falsche Kategorie. |
| Einführung eines Systems, das Nutzung protokolliert | Die Dienststelle, aber mitbestimmungspflichtig durch den Personalrat | IT und Fachamt, abgesichert über eine Dienstvereinbarung | Der Personalrat wird erst zum Rollout beteiligt, obwohl die Auswertbarkeit von Protokolldaten schon in der Ausschreibung festgelegt wurde. |
| Verarbeitung personenbezogener Daten im neuen Verfahren | Die Dienststellenleitung als Verantwortliche | Das Fachamt, beraten vom behördlichen Datenschutzbeauftragten | Der Datenschutzbeauftragte wird um eine Freigabe gebeten, die er gar nicht erteilen kann, weil seine Rolle beratend und überwachend ist. |
Auswahl eines Fachverfahrens
- Wer entscheidet
- Das Fachamt, das die Aufgabe rechtlich verantwortet
- Wer setzt um
- IT und Fachamt gemeinsam, die Stabsstelle koordiniert
- Stolperfalle
- Die Stabsstelle bringt eine Lösung mit, die im Nachbarhaus gut läuft, und niemand im Fachamt fühlt sich danach für die Einführung verantwortlich.
Geld für Beschaffung und laufende Entgelte
- Wer entscheidet
- Der Rat mit dem Haushaltsbeschluss, im Rahmen die Verwaltungsspitze
- Wer setzt um
- Die Kämmerei bewirtschaftet, das Fachamt ruft ab
- Stolperfalle
- Die einmalige Beschaffung ist eingeplant, die jährlichen Entgelte für Pflege, Support und Lizenzen nicht, und im zweiten Jahr fehlt der Ansatz.
Verfahrensart und Ablauf der Beschaffung
- Wer entscheidet
- Die Vergabestelle auf Basis des geschätzten Auftragswerts
- Wer setzt um
- Vergabestelle und Fachamt, das die Leistung beschreibt
- Stolperfalle
- Der Auftragswert wird pro Jahr statt über die Gesamtlaufzeit geschätzt, und das Verfahren fällt danach in die falsche Kategorie.
Einführung eines Systems, das Nutzung protokolliert
- Wer entscheidet
- Die Dienststelle, aber mitbestimmungspflichtig durch den Personalrat
- Wer setzt um
- IT und Fachamt, abgesichert über eine Dienstvereinbarung
- Stolperfalle
- Der Personalrat wird erst zum Rollout beteiligt, obwohl die Auswertbarkeit von Protokolldaten schon in der Ausschreibung festgelegt wurde.
Verarbeitung personenbezogener Daten im neuen Verfahren
- Wer entscheidet
- Die Dienststellenleitung als Verantwortliche
- Wer setzt um
- Das Fachamt, beraten vom behördlichen Datenschutzbeauftragten
- Stolperfalle
- Der Datenschutzbeauftragte wird um eine Freigabe gebeten, die er gar nicht erteilen kann, weil seine Rolle beratend und überwachend ist.
Fünf Stationen, die jedes Vorhaben im Rathaus durchläuft
- 01 Das Fachamt beschreibt den Bedarf und benennt eine zuständige Person.
- 02 Die Verwaltungsspitze entscheidet über Ziel, Reihenfolge und Ressourcen.
- 03 Der Bedarf wird zum Haushalt angemeldet und vom Rat beschlossen.
- 04 Die Vergabestelle wählt anhand des Auftragswerts das Verfahren aus.
- 05 Der Personalrat beteiligt sich vor der Einführung, nicht erst beim Rollout.
- 06 Das Fachamt übernimmt Betrieb und Pflege, die Stabsstelle begleitet nur.
Was du tatsächlich bewegen kannst
Die Rolle wirkt nicht über Anweisungen, sondern darüber, dass du früher als alle anderen weißt, welche Entscheidung ansteht, wer sie treffen darf und welches Verfahren dazwischen liegt. Das ist erlernbar und hat mehr mit Verwaltungshandwerk zu tun als mit Technik.
Den Haushalt als Planungsinstrument nutzen
Melde ein Vorhaben mit Sachkonto, geschätzter Höhe und Folgekosten an, nicht als Überschrift. Trenne dabei die einmalige Beschaffung von den laufenden Entgelten, denn ein Abonnement belastet den Ergebnishaushalt jedes Jahr neu und braucht bei mehrjähriger Bindung eine Verpflichtungsermächtigung.
Vor der Produktauswahl die Vergabe klären
Die Reihenfolge entscheidet über Monate. Erst der geschätzte Auftragswert, dann die Verfahrensart, dann die produktneutrale Leistungsbeschreibung. Wer zuerst ein Produkt aussucht und danach ausschreibt, baut entweder eine angreifbare Vergabe oder verliert das Produkt im Verfahren.
Den Personalrat zum Mitgestalter machen
Leg die Frage der Auswertbarkeit von Protokolldaten auf den Tisch, bevor jemand danach fragt. Eine Dienstvereinbarung, die Zweckbindung, Auswertungsverbote und Löschfristen festhält, ist schneller verhandelt als ein Rollout, der auf halber Strecke gestoppt wird.
Fachverfahren vor Formular denken
Ein Online-Antrag, der hinten als PDF im Postkorb landet und abgetippt wird, erzeugt zusätzliche Arbeit statt weniger. Frag bei jedem Vorhaben zuerst, ob das dahinterliegende Fachverfahren die Daten annehmen kann, und ob eine Schriftform gefordert ist, die den Medienbruch überhaupt erzwingt.
Zuständigkeit statt Zuständigkeitsgefühl herstellen
Zu jedem Vorhaben gehören eine benannte Person im Fachamt, eine in der IT und eine Entscheidung der Verwaltungsspitze über das Ziel. Fehlt eines der drei, ist das Vorhaben nicht gestartet, sondern nur besprochen, und du solltest es genau so berichten.
Einsatzgrenzen für Sprachmodelle schriftlich festlegen
Kläre vorab, welche Daten in ein Modell dürfen, welche Arbeitsschritte es unterstützen darf und an welcher Stelle ein Mensch entscheidet. Verwaltungsakte mit Ermessen gehören nicht dazu, und eine Freigabeliste mit Beispielen aus dem eigenen Haus wird gelesen, ein Grundsatzpapier nicht.
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Was der Alltag füllt und was von der Rolle fälschlich erwartet wird
Der größte Teil der Arbeitszeit geht in Vorbereitung und Übersetzung. Du sitzt in der Amtsleiterrunde, holst aus jedem Amt heraus, welche Vorhaben tatsächlich anstehen, prüfst, ob es dafür einen Ansatz im Haushalt gibt, und bringst die Beteiligten an einen Tisch, die sonst nacheinander gefragt worden wären. Dazu kommen Vorlagen für den Rat oder den zuständigen Ausschuss, Förderanträge mit engen Fristen, Rückfragen der Rechtsaufsicht und die immer gleiche Klärung, wer für eine Schnittstelle zwischen zwei Verfahren zuständig ist.
Fälschlich erwartet wird zweierlei. Nach innen erwarten viele einen Techniker, der Systeme aussucht und einführt, obwohl genau das die IT und das jeweilige Fachamt tun. Nach außen erwartet die Politik sichtbare Ergebnisse in der laufenden Wahlperiode, während der Nutzen der meisten Vorhaben erst nach dem Rollout und der Umstellung der Arbeitsabläufe entsteht. Wer beide Erwartungen unwidersprochen lässt, arbeitet zwei Jahre und hat danach ein Portfolio aus Pilotprojekten, die niemand in den Regelbetrieb übernommen hat.
Die nützlichste Gewohnheit ist deshalb eine schriftliche Liste aller laufenden Vorhaben mit drei Spalten: zuständige Person im Fachamt, Stand der Finanzierung, nächste Entscheidung und wer sie trifft. Diese Liste ist unspektakulär, aber sie beantwortet in der Amtsleiterrunde die meisten Fragen, und sie macht sichtbar, welche Vorhaben in Wahrheit nur eine Absichtserklärung sind.
Haushalt und Vergabe geben den Takt vor, nicht die Technik
Was nicht im Haushalt steht, gibt es in der Verwaltung nicht. Die Anmeldung für das kommende Jahr läuft in vielen Häusern schon im Frühjahr, der Beschluss fällt gegen Jahresende, und erst danach darf bewirtschaftet werden. Dazu kommt die Trennung der Töpfe: Eine gekaufte Lösung ist eine Investition, ein Abonnement ist laufender Aufwand, und wer im Ergebnishaushalt keinen Ansatz für die jährlichen Entgelte hat, steht im zweiten Jahr vor einer überplanmäßigen Ausgabe. Bindet ein Vertrag mehrere Haushaltsjahre, braucht es eine Verpflichtungsermächtigung, und die wird mit dem Haushalt beschlossen und nicht im laufenden Betrieb nachgeholt.
Die Vergabe ist der zweite Taktgeber. Der geschätzte Auftragswert über die gesamte Laufzeit entscheidet, ob unterhalb der EU-Schwellenwerte nach Landesrecht und den kommunalen Wertgrenzen beschafft wird oder oberhalb davon europaweit mit den Fristen und Formstrengen des Kartellvergaberechts. Häufige Fehler sind die Schätzung pro Jahr statt über die Laufzeit, die Aufteilung eines Vorhabens in mehrere kleine Aufträge und eine Leistungsbeschreibung, die faktisch nur ein Produkt zulässt. Für IT-Verträge liegen mit den EVB-IT fertige Vertragsmuster vor, was die Verhandlung verkürzt und den Streit über Haftung und Mitwirkungspflichten aus dem Verfahren nimmt.
Der schnellste Weg an einem Verfahren vorbei führt über den kommunalen IT-Dienstleister. Bezieht deine Kommune Leistungen von einer Anstalt oder Gesellschaft, die den Kommunen selbst gehört und im Wesentlichen für sie tätig ist, kann das als Inhouse-Geschäft vergabefrei sein. Das ist kein Trick, sondern der Regelfall in vielen Häusern, und es verschiebt die eigentliche Arbeit nach vorn: Du verhandelst dann nicht mit einem Bieter, sondern mit einem Rechenzentrum über dessen Produktkatalog und Termine.
Mitbestimmung, Barrierefreiheit und die Grenze der Automatisierung
Die Beteiligung des Personalrats ist keine Formalie am Ende, sondern eine Weiche am Anfang. Mitbestimmungspflichtig ist die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, und diese Eignung reicht aus, eine Absicht ist nicht nötig. Praktisch heißt das: Protokolldaten, Anwesenheitsanzeigen, Auswertungen in Verwaltungswerkzeugen. Wer die Fragen der Zweckbindung, der Auswertungsverbote und der Löschfristen in einer Dienstvereinbarung klärt, bevor beschafft wird, spart sich die Verhandlung unter Zeitdruck. Die Einzelheiten stehen im Personalvertretungsgesetz des Landes, für Bundesbehörden im Bundespersonalvertretungsgesetz.
Bei der Barrierefreiheit werden zwei Regelwerke regelmäßig verwechselt. Für Websites, Apps und elektronische Verwaltungsleistungen öffentlicher Stellen gilt das Recht, das die EU-Richtlinie über den barrierefreien Zugang zu Websites umsetzt, also die BITV für Bundesbehörden und die entsprechenden Landesverordnungen für Kommunen, samt Erklärung zur Barrierefreiheit, Feedback-Mechanismus und einem Durchsetzungsverfahren. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz richtet sich dagegen an Wirtschaftsakteure und trifft die Kommune dort, wo sie am Markt anbietet, etwa bei einem Ticketverkauf, einer Fahrplan-App der Verkehrsbetriebe oder einem Online-Shop eines Eigenbetriebs. Die Frage lautet also nicht, ob ihr betroffen seid, sondern welches Angebot unter welche Regel fällt.
Bei Sprachmodellen liegt die Grenze im Verwaltungsverfahrensrecht. Ein Verwaltungsakt darf vollständig automatisiert nur erlassen werden, wenn keine Ermessens- oder Beurteilungsspielräume bestehen und eine Rechtsvorschrift das ausdrücklich zulässt. Alles, was Ermessen enthält, bleibt damit an einem Menschen hängen, egal wie gut der Entwurf aus dem Modell aussieht. Nutzbar ist die Technik trotzdem, nämlich für Entwürfe, für Zusammenfassungen langer Vorgänge, für die Übertragung in verständliche Sprache und für die Recherche in eigenen Dokumenten. Was in welchem Fall erlaubt ist, gehört in eine kurze Freigabeliste mit Beispielen, die im Haus tatsächlich vorkommen.
Der Weg in die Rolle, und welche Nachweise zählen
Es gibt zwei übliche Herkünfte, und beide haben eine Lücke. Aus der Verwaltung heraus, also über die Ausbildung im mittleren oder gehobenen Dienst, das Verwaltungsstudium oder den Verwaltungsfachwirt, bringst du Haushalt, Verfahrensrecht und die Wege im Haus mit und musst dir aneignen, wie Systeme betrieben, integriert und abgesichert werden. Aus der IT heraus ist es umgekehrt: Der technische Teil sitzt, aber ohne Kenntnis von Haushaltsrecht, Vergabe und Mitbestimmung kommt kein Vorhaben durch. Die Lücke zu schließen ist Arbeit von Monaten, nicht von Jahren, und sie entscheidet über die ersten zwei Jahre in der Rolle.
Auf dem Papier zählt in der Verwaltung anderes als in der Wirtschaft. Für die Eingruppierung sind die Tätigkeitsmerkmale und der Zuschnitt der Stelle maßgeblich, nicht ein Zertifikat, und für Beamtenstellen kommt die Laufbahnbefähigung dazu. Zertifikate helfen trotzdem, aber an einer anderen Stelle: Sie machen im Auswahlverfahren plausibel, dass du ein Feld beherrschst, das in deiner Herkunft nicht vorkam. Nützlich sind Nachweise zum Vergaberecht, zum Datenschutz, zur Projektarbeit und zum begleiteten Einsatz von KI in Behörden.
Am meisten trägt eine belegbare Geschichte aus dem eigenen Haus. Ein Verfahren, das ihr von der Anmeldung bis zum Regelbetrieb gebracht habt, mit der Angabe, woran es fast gescheitert wäre, und was ihr beim zweiten Mal anders gemacht habt. Das ist im Vorstellungsgespräch mehr wert als eine Liste von Werkzeugnamen, weil deine Gesprächspartner die Hürden kennen und sofort hören, ob du sie selbst genommen hast.
Woran du wächst, und wohin die Rolle führt
Zwei Personen mit gleicher Dauer in der Rolle unterscheiden sich fast immer daran, ob sie Entscheidungen herbeiführen oder Themen verwalten. Die eine sammelt Anforderungen, schreibt Konzepte und berichtet Stände. Die andere sorgt dafür, dass eine offene Frage in der nächsten Sitzung des richtigen Gremiums als Beschlussvorlage liegt, mit zwei Optionen, den Folgen für Haushalt und Personal und einer Empfehlung. Der Unterschied ist nach zwei Jahren an der Zahl der Vorhaben im Regelbetrieb ablesbar.
Der zweite Unterschied ist die Bereitschaft, in den Ämtern präsent zu sein. Wer die Sachbearbeitung an ihrem Arbeitsplatz erlebt hat, erkennt, welcher Schritt tatsächlich Zeit kostet, und schlägt andere Vorhaben vor als jemand, der aus Prozessbeschreibungen ableitet. Diese Nähe ist auch der Grund, warum Widerstand seltener wird: Menschen tragen eine Veränderung mit, an deren Zuschnitt sie beteiligt waren.
Von hier führen mehrere Wege weiter. Innerhalb des Hauses in die Leitung des Haupt- oder Organisationsamts, in die IT-Leitung oder in eine Amtsleitung, weil du das Zusammenspiel der Ämter besser kennst als die meisten. Nach außen in interkommunale Zusammenarbeit, zu einem kommunalen IT-Dienstleister, in eine Landesbehörde oder in die Beratung von Kommunen. Ein weiterer Weg führt in die Fläche desselben Themas: Barrierefreiheit, Vergabe oder Informationssicherheit als eigene Beauftragtenrolle, die in vielen Häusern ohnehin unbesetzt ist.
Dazu passende Kurse
Wo die Technik im Verwaltungsverfahren hilft und wo ein Mensch entscheiden muss, klären Kurse, in denen du die Einsatzgrenzen von Sprachmodellen im Amt festlegst an Beispielen aus Bescheiden, Vorlagen und Bürgeranfragen.
Weil an der Beschaffung die meisten Vorhaben hängen bleiben, gehören die Kurse, die ein Vergabeverfahren von der Leistungsbeschreibung bis zum Zuschlag durchgehen zur Grundausstattung dieser Rolle.
Warum es zu dieser Rolle keine amtliche Zahl gibt
Für den Digitalisierungsbeauftragten in der Kommune gibt es keine eigene Berufsgattung in der amtlichen Verdiensterhebung, weil die Stelle eine Funktion quer zur Verwaltung ist und mit sehr unterschiedlichen Grundberufen besetzt wird, von der Verwaltungsfachkraft über die Organisationsberatung bis zur Wirtschaftsinformatik. Dazu kommt, dass der Verdienst im öffentlichen Dienst ohnehin nicht am Markt ausgehandelt wird: Bei Tarifbeschäftigten ergibt er sich aus der Entgeltordnung und der Bewertung der Tätigkeitsmerkmale, bei verbeamteten Personen aus der Besoldungsordnung und der Laufbahn. Der Blick in den einschlägigen Tarifvertrag und in die Stellenbewertung des eigenen Hauses bringt dir deshalb mehr als jede Durchschnittszahl aus einem Portal. Wenn du wissen willst, was verhandelbar ist, dann ist es die Eingruppierung über den Zuschnitt der Stelle, nicht der Betrag.
Wo du genau das übst
- KI in der öffentlichen Verwaltung: Einsatz, Möglichkeiten und Risiken
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- Achtung Pflichtprogramm: Das neue Barrierefreiheits-Stärkungsgesetz verstehen und umsetzen
- openDesk Grundkurs: Oberfläche, Flow, Module (Basis 01)
- Mobiles Arbeiten in der Verwaltung: Führen und hybride Zusammenarbeit gestalten
Ein sehr gutes, praxisorientiertes und nachhaltiges Seminar. So sollte es immer sein. Vielen Dank.
Ein sehr guter und verständlicher Überblick über die Grundlagen im Umgang mit BricsCAD.
Alle meine Erwartungen wurden erfüllt und ich habe mich sehr gut aufgenommen gefühlt, jede Frage wurden Probleme direkt beseitigt.
Häufige Fragen
Braucht eine kleine Kommune diese Stelle überhaupt?
Worin unterscheidet sich die Rolle von der IT-Leitung im Rathaus?
Was tue ich, wenn ein Amt nicht mitzieht?
Dürfen wir Sprachmodelle für Bescheide einsetzen?
Quellen
- Onlinezugangsgesetz (OZG), Gesetze im Internet
- Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0)
- Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)
- Paragraf 35a VwVfG, vollständig automatisierter Erlass eines Verwaltungsakts
- Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG)
- openDesk, souveräner Arbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung
Passt thematisch dazu
Wenn im Haus über Alternativen zum gewohnten Büropaket gesprochen wird, hilft der Blick darauf, wie sich ein Umstieg auf offene Software im Behördenbetrieb planen lässt .
Für den eigenen Auftritt und die Formulare dahinter ist entscheidend, was an einer Website technisch geprüft und nachgebessert werden muss .
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem IT-Berufe-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Die Verfahren einmal durchspielen, bevor sie dich einholen
Haushaltslogik, Vergabe und die Grenzen des KI-Einsatzes im Amt lassen sich schlecht nebenbei nachlesen und gut an Fällen aus anderen Häusern durchgehen, und genau dafür sitzen in den Kursen von cmt Leute aus derselben Lage.