EVB-IT in die Vergabeunterlagen einbinden, ohne Widersprüche
Die Reihenfolge entscheidet: erst das Vertragsmuster, dann die Leistungsbeschreibung, dann Preisblatt und Wertung. Umgekehrt entstehen Lücken, die du später nicht mehr schließt.
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Vier Dokumente, drei Autoren, ein Verfahren
Vergabeunterlagen entstehen selten an einem Stück. Die Fachabteilung schreibt die Leistungsbeschreibung, die Vergabestelle bringt die Bewerbungsbedingungen und die Wertungsmatrix ein, jemand aus dem Einkauf baut das Preisblatt, und das Vertragsmuster kommt aus einer Vorlage, die zuletzt in einem anderen Verfahren verwendet wurde. Jedes Dokument ist für sich brauchbar. Zusammen ergeben sie einen Text, in dem dieselbe Sache drei Namen hat.
Sichtbar wird das in der Bieterfragerunde. Die erste Frage lautet fast immer, welches Dokument gilt, wenn Leistungsbeschreibung und Vertrag verschiedene Dinge sagen. Ist die Rangfolge nicht geregelt, kostet die Antwort Zeit und häufig eine Fristverlängerung. Ist sie geregelt, aber falsch herum, gilt am Ende ein allgemeiner Textbaustein und nicht die Beschreibung, in der die eigentliche Anforderung steht.
Die zweite und teurere Folge trifft die Wertung. Angaben, die in die Bewertung nach den Zuschlagskriterien einfließen, dürfen nach § 56 Absatz 3 VgV grundsätzlich nicht nachgefordert werden. Wenn das Preisblatt eine Position vorsieht, die in der Leistungsbeschreibung keine Entsprechung hat, und ein Bieter sie deshalb leer lässt, hast du kein Reparaturwerkzeug, sondern eine Entscheidung über den Ausschluss zu treffen. Diese Situation entsteht am Schreibtisch, Wochen bevor sie auffällt.
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Der Ablauf von der Musterwahl bis zur Bekanntmachung
Die sechs Schritte sind so geschnitten, dass jedes Dokument seine Begriffe aus dem vorherigen übernimmt. Wer einen Schritt überspringt, merkt es nicht sofort, sondern erst in der Bieterfragerunde oder in der Wertung.
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Vertragsmuster wählen und die Felder sichten
Bevor eine Zeile Leistungsbeschreibung entsteht, öffnest du den vorgesehenen EVB-IT Vertrag samt Leistungsschein und liest, welche Angaben er verlangt. Das ist kein juristischer Schritt, sondern ein organisatorischer: Aus der Liste der Felder wird die Liste der Fragen, die du in der Fachabteilung stellen musst. Achte dabei auf die Fassung. Die Überarbeitung, die der IT-Planungsrat am 26. November 2025 beschlossen und das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung am 20. März 2026 veröffentlicht hat, hat an mehreren Mustern die Struktur verändert, unter anderem durch die Verankerung von Open Source als Standard und durch die Software Bill of Materials.
Geschafft, wenn: Eine Liste offener Angaben, die aus dem Muster selbst stammt, und die Gewissheit, mit der aktuellen Fassung zu arbeiten.
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Leistungsbeschreibung in der Gliederung des Vertrags schreiben
Die Leistungsbeschreibung folgt derselben Reihenfolge wie der Leistungsschein und verwendet dieselben Begriffe. Inhaltlich gilt § 31 VgV: Der Verweis auf ein bestimmtes Produkt, ein Verfahren oder gewerbliche Schutzrechte ist nur ausnahmsweise zulässig, wenn er durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist oder die Leistung anders nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann, und solche Verweise sind zwingend mit dem Zusatz oder gleichwertig zu versehen. Dasselbe gilt für die Bezugnahme auf technische Anforderungen nach § 31 Absatz 2 VgV, wo zusätzlich die dort genannte Rangfolge einzuhalten ist.
Geschafft, wenn: Eine Beschreibung, in der jede Anforderung einer Vertragsstelle zugeordnet werden kann, und in der kein Produktname ohne Zusatz steht.
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Rangfolge und Vertragsbestandteile festlegen
Lege ausdrücklich fest, aus welchen Dokumenten der Vertrag besteht und welches im Widerspruchsfall vorgeht. Üblich und sinnvoll ist, die spezielle Regelung vor die allgemeine zu setzen, also den ausgefüllten Leistungsschein und die Leistungsbeschreibung vor die allgemeinen Vertragsbedingungen. Nimm außerdem ausdrücklich auf, dass Geschäfts- oder Lizenzbedingungen des Bieters nicht Vertragsbestandteil werden, auch wenn sie dem Angebot beiliegen. Ohne diesen Satz führt jedes Angebot mit beigefügten Herstellerbedingungen zu einer Prüfung, ob eine unzulässige Änderung der Vergabeunterlagen vorliegt.
Geschafft, wenn: Eine Rangfolgeregel, die die erste Bieterfrage überflüssig macht, und ein klarer Umgang mit beigefügten Anbieterbedingungen.
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Preisblatt aus der Vertragsstruktur ableiten
Das Preisblatt bildet ab, was der Vertrag schuldet, und nicht, was die Kalkulation im Haus gewohnt ist. Jede Position braucht eine geschuldete Leistung, und jede geschuldete Leistung braucht entweder eine Position oder eine ausdrückliche Aussage, dass sie abgegolten ist. Für die Preisart gibt die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen die Richtung vor: Marktpreisen ist vor Selbstkostenpreisen der Vorzug zu geben, und soweit es die Verhältnisse des Auftrags ermöglichen, sind feste Preise zu vereinbaren, die bei Vertragsschluss festgelegt werden sollen.
Geschafft, wenn: Ein Preisblatt, dessen Positionen sich eins zu eins auf Vertragsleistungen zurückführen lassen, und eine bewusste Entscheidung über feste Preise.
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Zuschlagskriterien und Wertungsmatrix festlegen
Der Zuschlag ergeht auf das wirtschaftlichste Angebot, ermittelt auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben Preis oder Kosten sind qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien zulässig, ausdrücklich auch Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, sofern diese erheblichen Einfluss auf die Ausführungsqualität haben, sowie Aspekte der digitalen Souveränität. Du kannst auch Festpreise vorgeben, sodass ausschließlich über die Qualität entschieden wird. Die Gewichtung gehört in die Auftragsbekanntmachung oder die Vergabeunterlagen, notfalls als Spanne mit angemessener Bandbreite; nur wenn eine Gewichtung objektiv nicht möglich ist, genügt eine absteigende Rangfolge.
Geschafft, wenn: Eine Wertungsmatrix, deren Kriterien sich auf Vertragsleistungen zurückführen lassen, mit veröffentlichter Gewichtung.
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Bekanntmachung, Fristen und Vergabevermerk
Oberhalb der Schwellenwerte werden Bekanntmachungen nach § 10a VgV im Standard eForms übermittelt, elektronisch über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, und zusätzlich über dessen Bekanntmachungsservice frei zugänglich veröffentlicht. Bestimmte an sich fakultative Datenfelder sind dabei verpflichtend, soweit sie strategische Aspekte betreffen, darunter Qualität und Innovation, soziale und umweltbezogene Aspekte, wesentliche Aspekte der Zuschlagskriterien und mittelständische Interessen. Parallel läuft der Vergabevermerk: Das Verfahren ist nach § 8 Absatz 1 VgV von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren.
Geschafft, wenn: Eine abgesendete Bekanntmachung mit korrekt berechneten Fristen und eine Vergabeakte, die die Entscheidungen mit Datum trägt.
Die Reihenfolge, in der die Unterlagen entstehen
- 01 Vertragsmuster wählen: Es legt fest, welche Angaben die übrigen Dokumente liefern müssen.
- 02 Leistungsbeschreibung schreiben, in der Gliederung des Leistungsscheins und über Merkmale statt Produktnamen.
- 03 Rangfolge der Vertragsbestandteile festlegen und Bieterbedingungen ausdrücklich ausschließen.
- 04 Preisblatt aus der Vertragsstruktur ableiten, jede Position mit einer geschuldeten Leistung verbinden.
- 05 Zuschlagskriterien und Gewichtung festlegen, mit denselben Begriffen wie die Leistungsbeschreibung.
- 06 Bekanntmachung absenden, Fristen berechnen und die Entscheidungen fortlaufend im Vergabevermerk festhalten.
Sechs Regeln, die Widersprüche gar nicht erst entstehen lassen
Es geht nicht darum, die Dokumente hinterher abzugleichen, denn dieser Abgleich gelingt bei mehreren hundert Seiten nie vollständig. Es geht darum, sie in einer Reihenfolge zu erstellen, in der jedes Dokument seine Begriffe vom vorherigen übernimmt.
Das Vertragsmuster steht am Anfang, nicht am Ende
Der gewählte EVB-IT Vertrag gibt vor, welche Angaben du überhaupt brauchst. Wer die Leistungsbeschreibung zuerst schreibt, beschreibt regelmäßig Dinge, für die der Leistungsschein kein Feld hat, und lässt Felder offen, für die niemand eine Angabe vorbereitet hat.
Eine Gliederung für Leistungsbeschreibung und Leistungsschein
Wenn die Leistungsbeschreibung derselben Reihenfolge folgt wie der Leistungsschein, lässt sich jede Anforderung einer Vertragsstelle zuordnen. Das ist unspektakulär und spart in der Prüfung mehr Zeit als jede Checkliste.
Die Rangfolge bewusst festlegen
Bestimme ausdrücklich, welches Dokument im Widerspruchsfall vorgeht, und stelle die spezielle Beschreibung vor den allgemeinen Vertragstext. Nimm außerdem ausdrücklich auf, dass allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter nicht Vertragsbestandteil werden.
Das Preisblatt aus der Vertragsstruktur ableiten
Jede Preisposition braucht eine Leistung, die im Vertrag geschuldet ist, und jede geschuldete Leistung braucht eine Preisposition oder eine ausdrückliche Aussage, dass sie im Gesamtpreis enthalten ist. Positionen ohne Gegenstück erzeugen Angebote, die sich nicht vergleichen lassen.
Die Wertungsmatrix an dieselben Begriffe binden
Ein Zuschlagskriterium darf nur bewerten, was der Vertrag auch schuldet. Die Gewichtung ist nach § 58 Absatz 3 VgV in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben, notfalls als Spanne mit angemessener Bandbreite.
Vor dem Versand einmal rückwärts lesen
Nimm die Wertungsmatrix und geh jedes Kriterium zurück bis zu der Stelle im Vertrag, an der die bewertete Leistung geschuldet ist. Kriterien ohne diesen Weg sind entweder überflüssig oder es fehlt eine Vertragsregelung.
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Warum Widersprüche fast immer an derselben Naht entstehen
Der EVB-IT Vertrag und die Leistungsbeschreibung beschreiben dieselbe Leistung aus zwei Richtungen. Der Vertrag fragt, was rechtlich geschuldet ist, die Beschreibung sagt, was fachlich gebraucht wird. Solange beide Texte von denselben Personen zur selben Zeit entstehen, fällt der Unterschied nicht auf. Sobald sie zeitversetzt entstehen, driften die Begriffe auseinander, und aus einer Anforderung an die Schnittstelle wird im Vertrag eine Anforderung an das System.
Der wirksamste Gegenzug ist unspektakulär: eine gemeinsame Gliederung. Wenn Abschnitt für Abschnitt dieselbe Reihenfolge gilt, entsteht der Abgleich beim Schreiben und nicht beim Korrekturlesen. Zusätzlich hilft ein Begriffsverzeichnis am Anfang der Leistungsbeschreibung, in dem die zehn bis fünfzehn Begriffe stehen, die im Verfahren mehrfach vorkommen. Es ist kein Glossar für Bieter, sondern eine Selbstbindung für die eigenen Autoren.
Die dritte Maßnahme betrifft die Anlagen. Jede beigefügte Datei, jede Systemübersicht und jede Bestandsliste wird Vertragsbestandteil, wenn du sie nicht ausdrücklich als unverbindliche Information kennzeichnest. Gerade Bestandslisten altern schnell, und eine als verbindlich mitgeschickte Liste erzeugt eine Zusage, die du nicht halten willst.
Die Rangfolge ist eine Entscheidung, kein Textbaustein
In vielen Unterlagen steht eine Rangfolge, die aus einer alten Vorlage stammt und die allgemeinen Vertragsbedingungen an die Spitze setzt. Das ist juristisch möglich und praktisch fast immer falsch, denn es kehrt das Verhältnis um: Die allgemeine Regel schlägt dann die konkrete Anforderung, die du für dieses Verfahren geschrieben hast. Im Streitfall gilt der Textbaustein, und die Leistungsbeschreibung wird zur Auslegungshilfe.
Sinnvoll ist die umgekehrte Ordnung, also vom Speziellen zum Allgemeinen: der ausgefüllte Leistungsschein mit den konkreten Angaben, danach die Leistungsbeschreibung, danach die ergänzenden Regelungen und zuletzt die allgemeinen Vertragsbedingungen. Wichtig ist dabei, dass die Rangfolge alle Dokumente erfasst, die du tatsächlich versendest, einschließlich der Anlagen, und dass sie an genau einer Stelle steht.
Der zweite Teil derselben Entscheidung betrifft die Bedingungen der Gegenseite. Bieter legen Angeboten regelmäßig Lizenz-, Nutzungs- oder Servicebedingungen des Herstellers bei, teils ohne besondere Absicht, weil sie zum Produkt gehören. Ohne eine ausdrückliche Regelung musst du in jedem Einzelfall prüfen, ob darin eine Änderung der Vergabeunterlagen liegt. Mit einer Regelung, die solche Bedingungen ausschließt, hast du eine Grundlage für die Bewertung und die Bieter wissen vorher, woran sie sind.
Das Preisblatt entscheidet, ob Angebote vergleichbar sind
Ein Preisblatt hat zwei Aufgaben, die leicht auseinanderfallen. Es soll die Kalkulation der Bieter abbilden und es soll die Angebote vergleichbar machen. Wenn es zu fein gegliedert ist, verteilen Bieter dieselben Kosten unterschiedlich, und die Summen sagen wenig. Wenn es zu grob ist, verschwinden Unterschiede in einer Pauschale, und du kannst später keine Teilleistung abbestellen, ohne über den Preis zu verhandeln.
Für IT-Beschaffungen bewährt sich eine mittlere Gliederung entlang der Vertragsstruktur: einmalige Leistungen getrennt von wiederkehrenden, Lizenzen getrennt von Dienstleistungen, optionale Positionen ausdrücklich als optional gekennzeichnet und mit Angabe, ob und wie sie in die Wertung eingehen. Optionen, die nicht gewertet werden, aber im Vertrag stehen, sind ein bekannter Streitpunkt, weil sie einen Preis binden, der in der Bewertung keine Rolle gespielt hat.
Für die Preisart gibt das Preisrecht eine Richtung vor. Nach der Verordnung PR Nr. 30/53 ist Marktpreisen vor Selbstkostenpreisen der Vorzug zu geben, und soweit es die Verhältnisse des Auftrags ermöglichen, sind feste Preise zu vereinbaren, die bei Vertragsschluss festgelegt werden sollen. Höhere als nach der Verordnung zulässige Preise dürfen nicht gefordert, versprochen, vereinbart, angenommen oder gewährt werden. Bei langen Laufzeiten stellt sich damit früh die Frage, ob und wie Preise angepasst werden können, und diese Frage gehört in die Unterlagen und nicht in ein späteres Gespräch.
Was du nach der Angebotsabgabe nicht mehr reparieren kannst
Die Nachforderung von Unterlagen ist nach § 56 Absatz 2 VgV eine Kann-Regelung und keine Pflicht. Du darfst in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen sogar ausdrücklich festlegen, dass du nichts nachfordern wirst. Ausgeschlossen ist die Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Ausgenommen davon sind lediglich Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder Wertungsreihenfolge und Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Entscheidung und Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.
Daraus folgt für den Aufbau der Unterlagen eine klare Regel: Alles, was in die Wertung eingeht, muss so abgefragt werden, dass ein Bieter es beim ersten Versuch vollständig liefern kann. Ein Konzeptfeld ohne Umfangsangabe, eine Referenzabfrage ohne Formular oder eine Preisposition ohne Bezug zur Leistungsbeschreibung produzieren fehlende Angaben, die du nicht nachfordern darfst.
Am Ende des Verfahrens greifen weitere Fristen, die ebenfalls von den Unterlagen abhängen. Ein Vertrag darf erst fünfzehn Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Absatz 1 GWB geschlossen werden; wird die Information elektronisch oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung, auf den Zugang beim Bieter kommt es ausdrücklich nicht an. Wer den Übermittlungsweg in den Unterlagen offen lässt, verschenkt hier fünf Tage.
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Weil sich der Aufbau schlecht nachlesen und gut nachbauen lässt, lohnt es sich, das Einhängen der EVB-IT in die Unterlagen im Workshop üben .
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