Fehlende Unterlagen im Vergabeverfahren nachfordern oder das Angebot ausschließen
Die Grenze verläuft nicht zwischen wichtig und unwichtig, sondern zwischen Unterlagen zur Eignung und Unterlagen, die in die Wertung nach den Zuschlagskriterien einfließen.
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Kurz gesagt
Bei einem sonst überzeugenden Angebot fehlt ein Nachweis, und die Frage lautet, ob du ihn nachfordern darfst. § 56 VgV, seit dem 1. Juli 2026 in neuer Fassung, beantwortet das in drei Teilen: Die Nachforderung ist eine Kann-Regelung und keine Pflicht. Du darfst sie vorher ausdrücklich ausschließen. Und für leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist sie gesperrt. Die eigentliche Entscheidung fällt damit nicht nach Angebotsöffnung, sondern beim Schreiben der Vergabeunterlagen.
Stand dieser Seite: 04.10.2026
01 Worum es geht
Der Druck entsteht erst nach der Angebotsöffnung, entschieden wird vorher
Der Fall ist immer derselbe. Ein Angebot liegt vor, es ist inhaltlich gut und preislich vorne, und irgendwo fehlt eine Seite. Eine Erklärung ist nicht unterschrieben, ein Nachweis liegt nicht bei, ein Formblatt ist leer geblieben. Der Fachbereich fragt, ob sich das nicht einfach nachholen lässt, die Vergabestelle fragt, ob sie das darf, und beide fragen zu spät, weil die Entscheidung mit den Vergabeunterlagen längst gefallen ist.
Der Reflex, im Zweifel nachzufordern, ist gut gemeint und im Ergebnis riskant. Denn wer bei einem Angebot nachfordert und bei einem anderen nicht, behandelt die Bieter ungleich, und wer eine Unterlage nachholen lässt, die in die Wertung einfließt, lässt das Angebot nach Kenntnis der übrigen Angebote verbessern. Beides ist im Nachprüfungsverfahren gut angreifbar, und beides fällt erst auf, wenn der Zuschlag schon vorbereitet ist.
Der gegenläufige Reflex ist ebenso teuer. Wer aus Vorsicht jedes unvollständige Angebot ausschließt, verliert im Zweifel das wirtschaftlichste und steht am Ende mit einem Verfahren da, in dem zwei Angebote übrig sind. § 56 VgV gibt dir für diese Abwägung einen klaren Rahmen, aber er wirkt nur, wenn du ihn kennst, bevor die Angebote geöffnet sind.
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02 Symptom, Ursache, Lösung
Sechs Fälle aus der Wertung und ihre Einordnung
Die Fälle sehen sich ähnlich und werden unterschiedlich behandelt. Der Unterschied liegt fast immer darin, ob die fehlende Angabe zur Eignung gehört oder in die Wertung nach den Zuschlagskriterien einfließt.
Symptom
Eine Eigenerklärung zur Eignung fehlt oder ist nicht unterschrieben.
Ursache
Formfehler beim Zusammenstellen des Angebots. Die Angabe betrifft das Unternehmen, nicht die angebotene Leistung, und fließt nicht in die Wertung nach den Zuschlagskriterien ein.
Lösung
Hier greift die Kann-Regelung des § 56 Absatz 2 VgV, sofern die Nachforderung nicht vorher ausgeschlossen wurde. Fordere unter Setzung einer Frist nach und wende dieselbe Entscheidung auf jedes Angebot mit derselben Lücke an. Halte Entscheidung und Ergebnis nach § 56 Absatz 5 VgV fest.
Symptom
Ein Konzept fehlt, das nach den Zuschlagskriterien bewertet werden sollte.
Ursache
Die Unterlage ist leistungsbezogen und betrifft unmittelbar die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien.
Lösung
Eine Nachforderung ist nach § 56 Absatz 3 VgV ausgeschlossen, und zwar unabhängig davon, wie gering der Aufwand wäre. Das Angebot lässt sich in diesem Kriterium nicht bewerten. Für künftige Verfahren hilft nur, in den Unterlagen unmissverständlich zu benennen, welche Angabe wo einzureichen ist.
Symptom
In einem Preisblatt fehlt der Einzelpreis für eine Position, die im Gesamtpreis nicht auftaucht.
Ursache
Übertragungsfehler in einer Position ohne Auswirkung auf die Summe.
Lösung
Das ist der Anwendungsfall der Ausnahme in § 56 Absatz 3 VgV: Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder Wertungsreihenfolge und Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Stelle beides ausdrücklich fest und halte die Feststellung im Vermerk fest, bevor du nachforderst.
Symptom
Ein Nachweis fehlt, den ihr über ein Präqualifikationssystem selbst abrufen könntet.
Ursache
Die Unterlagen wurden pauschal angefordert, ohne die Ausnahme für kostenfrei zugängliche Datenbanken zu berücksichtigen.
Lösung
Nach § 50 VgV ist keine Vorlage nötig, soweit die Unterlagen über eine kostenfreie Datenbank in der Europäischen Union erhältlich sind oder der Auftraggeber sie bereits besitzt. Der Fall ist damit keine Nachforderung, sondern ein eigener Abruf. Nimm den Hinweis darauf in künftige Unterlagen auf.
Symptom
Ein Angebot enthält widersprüchliche Angaben, die sich ohne Rückfrage nicht auflösen lassen.
Ursache
Das ist keine fehlende Unterlage, sondern eine Unklarheit im vorhandenen Angebot.
Lösung
Aufklärung und Nachforderung sind zwei verschiedene Vorgänge. Die Aufklärung darf klären, was gemeint war, sie darf das Angebot aber nicht verändern. Wo die Antwort den Inhalt des Angebots verschieben würde, ist die Grenze überschritten. Halte die Frage und die Antwort vollständig in der Akte.
Symptom
Bei zwei Angeboten fehlt dieselbe Unterlage, nachgefordert wurde nur bei einem.
Ursache
Es gab keine vorab festgelegte Regel, und die Entscheidung fiel nacheinander in zwei getrennten Vorgängen.
Lösung
Der Fehler ist nach der Angebotsöffnung schwer zu heilen. Vorbeugen lässt sich ihm nur durch eine Festlegung in den Vergabeunterlagen und durch eine Prüfliste, die alle Angebote in einem Durchgang auf Vollständigkeit prüft, bevor über einzelne Nachforderungen entschieden wird.
03 Was du mitnimmst
Was du entscheiden musst, und wann
Die Nachforderung ist keine Einzelfallentscheidung im Wertungsraum, sondern eine Regel, die du beim Schreiben der Unterlagen setzt und danach für alle gleich anwendest. Was danach noch zu entscheiden ist, betrifft die Einordnung der konkreten Unterlage, nicht mehr das Ob.
Vier Fragen, und die Entscheidung steht
- 01 Haben wir die Nachforderung in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen ausdrücklich ausgeschlossen?
- 02 Betrifft die fehlende Unterlage die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien?
- 03 Handelt es sich um Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen im Sinne der Ausnahme?
- 04 Können wir die Unterlage selbst abrufen, weil sie in einer kostenfreien Datenbank liegt oder uns vorliegt?
- 05 Erst dann übst du das Ermessen aus, und die Antwort gilt für alle Angebote mit derselben Lücke.
Vorher festlegen, ob überhaupt nachgefordert wird
§ 56 Absatz 2 VgV lässt zu, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ausdrücklich festzulegen, dass keine Unterlagen nachgefordert werden. Diese Festlegung nimmt dir später die Abwägung ab und macht die Gleichbehandlung leicht belegbar.
Die gesperrte Gruppe kennen
Ausgeschlossen ist die Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Alles, was du bepunkten willst, fällt darunter, und für diese Gruppe gibt es kein Ermessen.
Die eine Ausnahme richtig lesen
Ausgenommen von dieser Sperre sind Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder Wertungsreihenfolge und Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Die Ausnahme ist eng und knüpft an eine tatsächliche Feststellung, nicht an eine Einschätzung.
Bei Eignungsunterlagen den Spielraum nutzen
Unterlagen zur Eignung fallen nicht unter die Sperre. Hier bleibt die Kann-Regelung, und seit dem 1. Juli 2026 erlaubt § 56 Absatz 2 VgV ausdrücklich, fehlende Unterlagen anzufordern und unvollständige oder fehlerhafte ergänzen, erläutern, vervollständigen oder korrigieren zu lassen. Das lohnt sich, weil ein sonst geeignetes Unternehmen nicht an einer fehlenden Bescheinigung scheitern sollte, die es ohne Weiteres beibringen kann.
Prüfen, ob die Unterlage überhaupt nötig ist
Nach § 50 VgV ist keine Vorlage nötig, soweit die Unterlagen über eine kostenfreie Datenbank in der Europäischen Union erhältlich sind, etwa über ein Präqualifikationssystem, oder soweit der Auftraggeber sie bereits besitzt. Manche Nachforderung erübrigt sich mit diesem Blick.
Für alle dieselbe Regel anwenden
Fehlt dieselbe Unterlage bei zwei Angeboten, gilt für beide dieselbe Entscheidung. Das ist der Kern der Gleichbehandlung an dieser Stelle und zugleich der Punkt, an dem sich eine im Voraus festgelegte Regel bezahlt macht.
Entscheidung und Ergebnis dokumentieren
§ 56 Absatz 5 VgV verlangt, die Entscheidung über die Nachforderung und ihr Ergebnis zu dokumentieren. Das gehört in denselben Vorgang wie die übrige Wertung, weil die unterlegenen Bieter genau an dieser Stelle nachfragen.
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Kann heißt nicht muss, und das ist die eigentliche Nachricht
Die Nachforderung wird in vielen Häusern als Pflicht behandelt, aus der Sorge heraus, ein Ausschluss sei angreifbarer als eine Nachfrage. § 56 Absatz 2 VgV formuliert sie ausdrücklich als Kann-Regelung. Der Auftraggeber darf nachfordern, er muss es nicht, und er darf in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ausdrücklich festlegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
Diese Festlegung ist unterschätzt. Sie nimmt der Wertung eine Entscheidung ab, die unter Zeitdruck und mit Kenntnis der Angebote getroffen werden müsste, also unter den denkbar schlechtesten Bedingungen für eine gleichmäßige Handhabung. Sie erhöht zugleich die Sorgfalt auf Bieterseite, weil klar ist, dass eine fehlende Seite das Angebot kostet. Der Preis dafür ist, dass gute Angebote an Formfehlern scheitern können, und diesen Preis solltest du bewusst wählen.
Wer die Nachforderung offenhält, sollte den umgekehrten Weg gehen und intern festlegen, in welchen Fällen nachgefordert wird. Eine solche Hausregel ist keine Vorschrift, aber sie sorgt dafür, dass in vergleichbaren Fällen gleich entschieden wird, und genau darauf kommt es an. Die Regel muss dabei nicht veröffentlicht werden, sie muss nur konsequent angewendet und dokumentiert sein.
Was sich zum 1. Juli 2026 an der Nachforderung geändert hat
Mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz wurde § 56 Absatz 2 Satz 1 VgV neu gefasst. Bis zum 30. Juni 2026 unterschied die Vorschrift zwischen unternehmensbezogenen Unterlagen, die nachgereicht, vervollständigt und korrigiert werden durften, und leistungsbezogenen Unterlagen, die nur nachgereicht oder vervollständigt, aber nicht korrigiert werden durften. Heute heißt es allgemein: Der Auftraggeber kann unter Wahrung von Transparenz und Gleichbehandlung fehlende Unterlagen anfordern und unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen ergänzen, erläutern, vervollständigen oder korrigieren lassen.
Unverändert geblieben sind die beiden Grenzen, auf die es in der Wertung ankommt. Du kannst die Nachforderung in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen weiterhin ausschließen, und Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, bleiben nach § 56 Absatz 3 VgV gesperrt. Die Korrektur eines fehlerhaften Konzepts, das du bepunktest, ist also auch nach neuem Recht keine Nachforderung, sondern eine unzulässige Nachbesserung.
Neu ist außerdem, wann Eignungsunterlagen überhaupt kommen. Nach § 122 Absatz 3 GWB sollen Eigenerklärungen der Regelfall sein, weitere Nachweise sollen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden. § 48 Absatz 2 VgV sieht vor, dass du diese Unterlagen in solchen Fällen erst nach einer vorläufigen Prüfung anforderst und dafür eine angemessene Frist setzt. Versäumt ein Unternehmen diese Frist, gelten die §§ 56 und 57 VgV entsprechend, du entscheidest also wieder nach denselben Regeln über Nachforderung oder Ausschluss. Für Verfahren, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, gilt nach § 187 Absatz 2 GWB die alte Fassung.
Die Sperre für leistungsbezogene Unterlagen und ihre schmale Ausnahme
§ 56 Absatz 3 VgV nimmt eine Gruppe von Unterlagen aus der Nachforderung heraus: leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Der Grund ist unmittelbar einleuchtend. Wer ein Konzept nachreichen darf, nachdem die Angebote geöffnet sind, kann sein Angebot in Kenntnis des Wettbewerbs verbessern, und die Wertung wäre damit keine Wertung der eingereichten Angebote mehr.
Die Abgrenzung ist in der Sache einfacher, als sie klingt. Prüfe, ob die fehlende Angabe in eines deiner Zuschlagskriterien einfließt. Wenn ja, ist sie gesperrt. Wenn nein, bleibt die Kann-Regelung. Schwierig wird es nur dort, wo dieselbe Unterlage beides berührt, etwa wenn ein Nachweis sowohl eine Mindestanforderung belegt als auch in die Bewertung eingeht. Dann entscheidet der Teil, der in die Wertung fließt, und das spricht dafür, solche Doppelverwendungen von vornherein zu vermeiden.
Die Ausnahme im selben Absatz betrifft Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder Wertungsreihenfolge und Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Sie ist an eine Feststellung geknüpft, nicht an eine Einschätzung: Du musst prüfen und festhalten, dass die Position den Gesamtpreis tatsächlich nicht verändert oder dass Wertungsreihenfolge und Wettbewerb tatsächlich nicht betroffen sind. Wer die Ausnahme ohne diese Feststellung nutzt, hat sie nicht angewendet, sondern behauptet.
Nachfordern und Aufklären sind zwei verschiedene Vorgänge
Die Nachforderung holt eine Unterlage nach, die fehlt. Die Aufklärung klärt, was in einer vorhandenen Unterlage gemeint ist. Beide werden im Alltag vermischt, weil beide mit einer Frage an den Bieter beginnen, und die Vermischung führt zu dem Fehler, der am häufigsten zum Nachprüfungsantrag führt: einer Antwort, die das Angebot verändert.
Die brauchbare Prüffrage lautet, ob die Antwort des Bieters etwas hinzufügt oder etwas erklärt. Wenn ein Angebot eine Position mit zwei verschiedenen Werten ausweist und der Bieter mitteilt, welcher gilt, wählt er nach Kenntnis der Angebotslage aus, und das ist keine Erklärung mehr. Wenn ein Angebot eine ungewöhnliche Formulierung enthält und der Bieter erläutert, wie sie zu verstehen ist, ohne dass sich der Inhalt ändert, bleibt es bei der Aufklärung.
Ein eigener Fall sind ungewöhnlich niedrige Angebote. Sie werden nicht ausgeschlossen, weil sie niedrig sind, sondern erst nach einer Aufklärung, in der der Bieter die Zusammensetzung des Preises erläutert. Lässt sich die geringe Höhe danach nicht zufriedenstellend aufklären, soll der Auftraggeber den Zuschlag nach § 60 Absatz 3 VgV seit dem 1. Juli 2026 ablehnen; vorher hieß es dort nur, er darf es. § 8 Absatz 2 VgV zählt die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote ausdrücklich zu den Pflichtinhalten des Vergabevermerks, was zeigt, dass ohne dokumentierte Auseinandersetzung mit der Erläuterung keine Ablehnung trägt.
Warum die Vergabeunterlagen über die Wertung entscheiden
Fast jeder Nachforderungsfall lässt sich auf eine Stelle in den Vergabeunterlagen zurückführen. Wenn drei von sieben Angeboten dieselbe Angabe nicht enthalten, liegt das selten an den Bietern und meistens daran, dass die Angabe an einer Stelle verlangt wurde, an der niemand sie erwartet, oder dass zwei Formblätter dasselbe abfragen. Die wirksamste Maßnahme gegen Nachforderungen ist deshalb eine Unterlagenprüfung vor der Bekanntmachung aus der Sicht dessen, der das Angebot zusammenstellt.
Die zweite Stelle betrifft die Kriterien selbst. Je mehr Angaben in die Wertung einfließen, desto größer wird die Gruppe der Unterlagen, für die § 56 Absatz 3 VgV die Nachforderung sperrt. Eine schlanke Wertungsmatrix reduziert damit nicht nur den Auswertungsaufwand, sondern auch die Zahl der Fälle, in denen ein gutes Angebot an einer fehlenden Seite scheitert.
Die dritte Stelle ist die Formulierung der Rechtsfolge. Wenn in den Unterlagen steht, dass eine fehlende Unterlage zum Ausschluss führt, ist das eine Ankündigung, an die du dich halten musst. Wenn dort steht, dass nachgefordert werden kann, hast du das Ermessen behalten und musst es gleichmäßig ausüben. Beide Formulierungen sind zulässig, aber sie erzeugen unterschiedliche Verfahren, und die Wahl sollte bewusst fallen und nicht aus einer Vorlage stammen.
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