Prüfung der Bietereignung

Was sind Eignungskriterien?

Eignungskriterien sind die Anforderungen, an denen ein öffentlicher Auftraggeber prüft, ob ein Unternehmen den ausgeschriebenen Auftrag überhaupt ausführen kann. Geprüft werden die Befähigung zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit.

Bevor überhaupt jemand dein Angebot inhaltlich liest, prüft die Vergabestelle, ob dein Unternehmen den Auftrag ausführen kann, und daran scheitern Angebote schon vor der Wertung.

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Drei Bereiche: Berufsausübung, finanzielle und technische Leistungsfähigkeit
Rechtsgrundlage: § 122 GWB, §§ 42 ff. VgV
Nachweis: Oft zunächst als Eigenerklärung, Belege später
Getrennt von: Zuschlagskriterien

Was geprüft wird und womit

Öffentliche Aufträge gehen an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen, die nicht von der Vergabe ausgeschlossen sind. Daraus leiten sich die üblichen Nachweise ab: Eintragung im Handels- oder Berufsregister, Umsatzangaben, Bilanzkennzahlen oder eine Berufshaftpflichtversicherung für die wirtschaftliche Seite, Referenzen vergleichbarer Aufträge sowie Angaben zu Ausstattung und Personal für die fachliche Seite.

In EU-weiten Verfahren treten diese Nachweise zunächst als Eigenerklärung auf, häufig über die Einheitliche Europäische Eigenerklärung. Die eigentlichen Belege verlangt der Auftraggeber erst von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll. Das spart allen Beteiligten Aufwand, setzt aber voraus, dass die Anforderungen vorher eindeutig benannt sind.

Bekanntgabe und Verhältnismäßigkeit

Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen, in einem angemessenen Verhältnis zu ihm stehen und vorab bekannt gemacht sein. Was nicht in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen steht, kannst du später nicht zur Grundlage einer Absage machen.

Der Hebel liegt bei der Angemessenheit. Ein Mindestumsatz weit über dem Auftragswert oder Referenzen, die faktisch nur ein einziger Marktteilnehmer vorlegen kann, engen den Wettbewerb ein und sind angreifbar. Wer eine Anforderung nicht mit dem konkreten Risiko des Auftrags begründen kann, sollte sie senken.

Fehlende Kapazitäten muss ein Unternehmen nicht immer selbst mitbringen. Über die Eignungsleihe kann es sich auf andere Unternehmen stützen, muss dann aber nachweisen, dass ihm diese Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen.

Strikt getrennt von den Zuschlagskriterien

Eignungskriterien betreffen das Unternehmen, Zuschlagskriterien das Angebot. An dieser Trennung geht in der Praxis am häufigsten etwas schief: Wer Referenzen oder Zertifikate des Bieters in die Wertungsmatrix aufnimmt, bewertet zweimal dasselbe und liefert einen Angriffspunkt für ein Nachprüfungsverfahren.

Eine eng begrenzte Ausnahme gibt es dort, wo die Qualifikation des eingesetzten Personals die Qualität der Leistung spürbar beeinflusst, etwa bei Beratungs- und Planungsleistungen. Dann darf die Qualifikation des konkret benannten Teams in die Wertung einfließen, nicht aber die allgemeine Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Wenn Unterlagen fehlen

Ein fehlender Eignungsnachweis führt nicht zwingend zum Ausschluss. Der Auftraggeber kann Unterlagen nachfordern, muss das aber für alle Bieter gleich handhaben und seine Entscheidung in der Vergabeakte festhalten. Nachfordern lassen sich Belege, nicht aber Angebotsinhalte, deren Ergänzung die Wertung verschieben würde.

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Nicht verwechseln

Eignungskriterien und was oft damit gleichgesetzt wird

Eignungskriterien gegen Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien bewerten das eingereichte Angebot, etwa Preis, Qualität und Lieferzeit. Eignungskriterien entscheiden vorher, wer überhaupt in die Wertung kommt.

Eignungskriterien gegen Ausschlussgründe

Ausschlussgründe betreffen die Zuverlässigkeit, etwa schwere Verfehlungen oder nicht gezahlte Steuern und Sozialabgaben. Ein Unternehmen kann ihnen durch Selbstreinigung begegnen, also durch Aufklärung, Schadensausgleich und organisatorische Maßnahmen.

Eignungskriterien gegen Mindestanforderungen an die Leistung

Mindestanforderungen beschreiben, was die angebotene Leistung erfüllen muss. Verfehlt ein Angebot sie, scheidet es aus, unabhängig davon, wie geeignet der Bieter ist.

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In der Praxis

Der Fehler passiert beim Zuschneiden, nicht beim Prüfen

Vergabestellen übernehmen Eignungsanforderungen gern aus alten Unterlagen: ein Mindestumsatz, der weit über dem Auftragswert liegt, oder eine Referenz über genau die Leistung, die es in dieser Form nur bei einem einzigen Anbieter gibt. Das sperrt kleinere Unternehmen aus und ist einer der häufigsten Angriffspunkte in Nachprüfungsverfahren. Die Anforderung muss zum Auftrag passen, nicht zum Wunschbieter.

Auf Bieterseite geht es meist an den Referenzen schief. Verlangt sind vergleichbare Leistungen, nicht identische. Wer nur Projektname und Kunde nennt, gibt der Vergabestelle keine Grundlage zu prüfen, ob die Referenz trägt. Brauchbar wird sie durch Umfang, Zeitraum, die eigene Rolle im Projekt und eine Kontaktperson, die auch erreichbar ist.

Fehlende oder unvollständige unternehmensbezogene Nachweise darf der Auftraggeber nachfordern, er muss es aber nicht, und er entscheidet für alle Bieter nach denselben Maßstäben. Darauf zu spekulieren ist deshalb riskant. Wer regelmäßig an Ausschreibungen teilnimmt, hält die Standardnachweise samt Gültigkeitsdaten an einer Stelle aktuell, statt sie in jeder Abgabewoche neu zusammenzusuchen.

Eignungskriterien lernen

Wie du Anforderungen formulierst, ohne den Wettbewerb unnötig zu verengen, gehen die Seminare zur Prüfung und Wertung von Angeboten Schritt für Schritt durch.

Wer zum ersten Mal an einem Vergabeverfahren mitarbeitet, beginnt besser bei den Grundlagen der öffentlichen Auftragsvergabe .

Kurse, die Eignungskriterien behandeln

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, ob eine Anforderung noch angemessen ist?

Prüf sie gegen das konkrete Risiko: Was passiert, wenn das Unternehmen ausfällt oder schlecht leistet, und welcher Nachweis mindert genau dieses Risiko? Anforderungen, die sich damit nicht begründen lassen, streichst du besser.

Kann ein neu gegründetes Unternehmen geeignet sein?

Ja. Fehlende eigene Referenzen lassen sich über die Eignungsleihe ausgleichen, also über die Kapazitäten anderer Unternehmen, für die eine verbindliche Zusage vorliegt. Eine pauschale Mindestbestandsdauer schließt junge Anbieter aus, ohne das eigentliche Risiko zu treffen.

Wann wird die Eignung geprüft?

Im offenen Verfahren zusammen mit den Angeboten, in mehrstufigen Verfahren bereits im Teilnahmewettbewerb. Wichtig ist die Reihenfolge: erst die Eignung des Unternehmens, dann die Wertung des Angebots.

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