Personaldaten auswerten

Was ist People Analytics?

HR Analytics

People Analytics ist die systematische Auswertung von Personaldaten, um Entscheidungen in Gewinnung, Bindung und Entwicklung von Beschäftigten auf Zahlen zu stützen statt auf Erfahrungswerte. Ausgewertet werden dabei in aller Regel aggregierte Daten und keine Einzelprofile.

Die Personalabteilung sammelt seit Jahren Daten zu Eintritten, Austritten und Fehlzeiten, nur beantwortet damit niemand die Frage, warum die Leute wirklich gehen.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Auch genannt: HR Analytics, Workforce Analytics
Arbeitet mit: Aggregierten Daten, nicht mit Einzelprofilen
Typisch bei: Fluktuation, Recruiting, Personalplanung
Mitbestimmung: Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG

Typische Kennzahlen

Am gebräuchlichsten sind Fluktuationsquote und Frühfluktuation, also Austritte kurz nach dem Eintritt, dazu Time-to-Hire, Annahmequote von Angeboten, interne Besetzungsquote, Krankenquote und Weiterbildungstage je Kopf.

Aussagekräftig werden diese Zahlen erst in der Aufschlüsselung. Eine Fluktuationsquote für das Gesamtunternehmen sagt fast nichts, dieselbe Quote nach Bereich, Betriebszugehörigkeit und Einstiegsjahr getrennt zeigt, wo das Problem tatsächlich sitzt.

Von der Auswertung zur Entscheidung

Vor jeder Auswertung schreibst du die Entscheidungsfrage auf: Was würden wir anders machen, wenn das Ergebnis so ausfällt, und was, wenn es anders ausfällt? Lauten beide Antworten gleich, brauchst du die Auswertung nicht.

Der zweite Engpass ist die Datenqualität. Solange Austrittsgründe frei eingetragen werden, ist „persönliche Gründe“ die häufigste Kategorie und damit unbrauchbar. Eine feste Auswahlliste, konsequent gepflegt, bringt mehr als jedes zusätzliche Werkzeug.

Die meisten Organisationen bleiben bei der beschreibenden Auswertung, und das reicht oft aus. Wer weiter will, sucht nach Zusammenhängen, etwa ob Austritte in bestimmten Bereichen mit Einarbeitungsdauer oder Führungswechseln zusammenfallen.

Rechtliche Grenzen

Personaldaten sind besonders geschützt. Es gilt die Zweckbindung: Daten aus Zeiterfassung oder Bewerbungsverfahren dürfen nicht ohne Weiteres für eine neue Auswertung genutzt werden. Dazu kommt die Datenminimierung, also nur so viele Merkmale, wie für die Frage nötig sind.

Hinzu kommt die Mitbestimmung: Bei technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen. In der Praxis ist es deutlich einfacher, den zulässigen Auswertungsumfang vorher gemeinsam festzulegen, als eine fertige Auswertung nachträglich zu rechtfertigen.

Praktisch wichtig ist außerdem eine Mindestgröße je Auswertungsgruppe. Wird eine Kennzahl für eine Abteilung mit wenigen Personen ausgewiesen, lässt sich vom Ergebnis auf Einzelne zurückschließen, und aus einer anonymen Statistik wird eine personenbezogene Auswertung.

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Nicht verwechseln

People Analytics und was oft damit gleichgesetzt wird

People Analytics gegen Personalcontrolling

Das klassische Personalcontrolling berichtet Bestandsgrößen wie Kopfzahl, Altersstruktur und Personalkosten. People Analytics fragt nach Zusammenhängen, etwa welche Merkmale mit frühen Kündigungen einhergehen.

People Analytics gegen Mitarbeiterbefragung

Eine Befragung erhebt Einschätzungen zu einem Stichtag. People Analytics nutzt vorhandene Prozessdaten aus Bewerbungs-, Zeit- und Entgeltsystemen und kann Befragungsergebnisse ergänzen, ersetzt sie aber nicht.

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In der Praxis

Ohne konkrete Frage entstehen Berichte, die niemand benutzt

Der übliche Fehlstart ist eine Übersicht, die alles zeigt: Kopfzahlen, Altersstruktur, Krankenquote, Bewerbungen je Stelle. Nützlich wird sie erst mit einer Frage, aus der eine Entscheidung folgt, etwa: In welchem Bereich verlieren wir Leute im ersten Jahr, und unterscheidet sich dort die Einarbeitung vom Rest des Hauses?

Die Datenqualität ist meist das eigentliche Projekt. Austrittsgründe stehen als Freitext in der Akte, Stellenbezeichnungen sind über Jahre gewachsen, und dieselbe Tätigkeit heißt in zwei Bereichen verschieden. Bevor du auswertest, brauchst du eine gemeinsame Systematik, sonst vergleichst du Dinge, die nur gleich heißen.

Rechtlich ist die Gruppengröße der kritische Punkt. Eine Auswertung nach Abteilung, Alter und Geschlecht führt in kleinen Einheiten dazu, dass sich einzelne Personen wiedererkennen lassen, auch wenn kein Name im Bericht steht. Lege vorher eine Mindestgröße je Auswertungsgruppe fest und hol den Betriebsrat früh dazu und nicht erst zur Vorstellung der Ergebnisse.

People Analytics lernen

Solche Auswertungen aufzusetzen und sie mit der Mitbestimmung abzustimmen, üben die Seminare für datengestützte Personalarbeit .

Kurse, die People Analytics behandeln

Häufige Fragen

Brauche ich dafür ein großes Unternehmen?

Nein, aber kleine Gruppen begrenzen, was du auswerten darfst und was überhaupt aussagekräftig ist. Bei wenigen Austritten im Jahr schwankt jede Quote stark. Dann helfen längere Zeiträume und sauber ausgewertete Austrittsgespräche mehr als ein Dashboard.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

In aller Regel ja, sobald Systeme im Spiel sind, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Das trifft auf die meisten HR-Systeme zu, aus denen sich Auswertungen ziehen lassen.

Darf ich Kündigungen vorhersagen?

Eine Prognose für einzelne Beschäftigte ist datenschutzrechtlich heikel und beschädigt das Vertrauen, sobald sie bekannt wird. Auf Gruppenebene, etwa nach Bereich und Betriebszugehörigkeit, sind Risikoaussagen üblich und deutlich besser vertretbar.

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