Was ist ein Teilnahmewettbewerb?
Der Teilnahmewettbewerb ist die vorgeschaltete Stufe eines zweistufigen Vergabeverfahrens. Unternehmen bewerben sich zunächst nur um die Teilnahme, der Auftraggeber prüft ihre Eignung und fordert anschließend die ausgewählten Bewerber auf, ein Angebot abzugeben.
Bei komplexen Aufträgen prüft der Auftraggeber zuerst, wer überhaupt liefern könnte, und schickt die Vergabeunterlagen danach nur noch an diesen ausgewählten Kreis.
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- Erste Stufe
- Eignung prüfen, noch kein Angebot
- Kommt vor bei
- Nicht offenem und Verhandlungsverfahren
- Ergebnis
- Aufforderung zur Angebotsabgabe an Ausgewählte
- Verwechselt mit
- Präqualifikation als dauerhafter Nachweis
Wo die Stufe vorkommt und wie sie abläuft
Ein Teilnahmewettbewerb steht am Anfang des nicht offenen Verfahrens, des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb, des wettbewerblichen Dialogs und der Innovationspartnerschaft. Im offenen Verfahren gibt es ihn nicht, dort kann jedes interessierte Unternehmen sofort anbieten.
Der Ablauf ist immer gleich: Der Auftraggeber macht den Auftrag bekannt und nennt darin die Anforderungen an die Eignung. Unternehmen reichen einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Nachweisen ein. Der Auftraggeber prüft Ausschlussgründe und Eignung, wählt aus und fordert nur die ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe auf.
Will der Auftraggeber die Zahl der Bewerber begrenzen, muss er die dafür maßgeblichen Auswahlkriterien vorher bekannt machen. Eine Reduzierung nach Bauchgefühl oder nach nachträglich erfundenen Maßstäben ist der klassische Angriffspunkt in einem Nachprüfungsverfahren.
Eignung ist nicht Zuschlag
Die Eignung betrifft das Unternehmen: Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, belegt über Referenzen, Umsätze, Qualifikationen des Personals oder technische Ausstattung. Die Zuschlagskriterien betreffen das Angebot: Preis, Qualität des Konzepts, Lieferzeit.
Beides zu vermischen ist einer der häufigsten Fehler auf Auftraggeberseite. Wenn dieselbe Referenzliste erst über die Teilnahme entscheidet und später noch einmal Punkte im Angebotsvergleich bringt, wird dieselbe Eigenschaft zweimal gewertet, und das hält einer Überprüfung meist nicht stand.
Warum Teilnahmeanträge scheitern
Bewerber verwechseln den Teilnahmeantrag mit einem Kurzangebot und liefern Preise, Konzepte und Produktbroschüren mit. Das hilft nicht, denn in dieser Stufe wird nur die Eignung geprüft, und eine unaufgeforderte Preisangabe kann dem Antrag im schlimmsten Fall sogar schaden.
Der zweite Grund sind Referenzen, die nicht das enthalten, was gefordert war. Wenn nach Auftragsvolumen, Zeitraum und Ansprechpartner gefragt ist, dann sind das drei Pflichtangaben und nicht drei Anregungen. Der dritte Grund ist ein unvollständig ausgefülltes Formular, etwa die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, oder eine Eignungsleihe, die nicht erklärt wurde, obwohl sich das Unternehmen auf Kapazitäten eines anderen stützt.
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Teilnahmewettbewerb und was oft damit gleichgesetzt wird
Hier gibt es keine Vorstufe. Jedes Unternehmen kann direkt ein Angebot einreichen, die Eignung wird zusammen mit den Angeboten geprüft. Dafür ist der Aufwand auf beiden Seiten höher, weil auch ungeeignete Bewerber vollständige Angebote schreiben.
Eine Präqualifikation ist ein vorab geführter Nachweis in einem Verzeichnis, der Einzelnachweise ersetzen kann. Einen Teilnahmewettbewerb ersetzt sie damit aber nicht, denn der bezieht sich auf einen konkreten Auftrag und dessen besondere Anforderungen.
Dabei entfällt die öffentliche Bekanntmachung, der Auftraggeber spricht Unternehmen direkt an. Zulässig ist das nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen, und die Begründung dafür muss im Vergabevermerk stehen.
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Die meisten Teilnahmeanträge scheitern an Formalien, nicht an Fachkunde
In der ersten Stufe zählt allein, ob dein Unternehmen die geforderte Eignung nachweist. Fehlende Erklärungen, abgelaufene Bescheinigungen oder Referenzen, die den geforderten Zeitraum oder die verlangte Vergleichbarkeit nicht treffen, führen zum Ausschluss, bevor irgendjemand deinen Lösungsansatz liest. Die hauseigene Referenzliste im Standardformat passt dabei fast nie auf die konkrete Abfrage.
Ist die Zahl der Bewerber begrenzt, kommt eine zweite Hürde dazu: Der Auftraggeber wählt anhand vorher bekannt gemachter Auswahlkriterien aus, meist über eine Bewertung der Referenzen. Wer dort nur Kundennamen aufzählt, verliert gegen Bewerbungen, die Umfang, eigene Rolle, Zeitraum und Vergleichbarkeit zum ausgeschriebenen Auftrag ausführen.
Auf der Seite des Auftraggebers lohnt der Blick auf die Wirkung jeder einzelnen Anforderung, denn jede zusätzliche verkleinert das Bewerberfeld. Wer Mindestumsätze und Referenzgrößen zu hoch ansetzt, hält leistungsfähige kleinere Anbieter fern und steht am Ende mit zwei Angeboten da, zwischen denen es kaum noch etwas zu entscheiden gibt.
Teilnahmewettbewerb lernen
Wie du Eignungskriterien formulierst, ohne sie mit den Zuschlagskriterien zu vermischen, üben die Aufbauseminare für erfahrene Vergabestellen am konkreten Verfahren.
Wer zuerst die Verfahrensarten sortieren will, findet im Basiswissen zum Vergabeverfahren den passenden Einstieg.
Kurse, die Teilnahmewettbewerb behandeln
Häufige Fragen
Darf der Auftraggeber die Zahl der Bewerber begrenzen?
Erfahre ich, warum ich nicht ausgewählt wurde?
Zählt der Preis schon im Teilnahmewettbewerb?
Deine Ansprechpartner
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
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Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
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Teilnahmewettbewerb im Kurs statt im Lexikon
Nachschlagen bringt dich bis zum Verstehen. Anwenden lernst du an echten Aufgaben.