Oberschwellige Vergabeverfahren

Was ist ein Verhandlungsverfahren?

Das Verhandlungsverfahren ist eine Verfahrensart oberhalb der EU-Schwellenwerte, bei der der öffentliche Auftraggeber mit den Bietern über deren Angebote verhandeln darf. Zulässig ist es nur, wenn einer der gesetzlich geregelten Gründe vorliegt.

Sobald sich eine Leistung nicht bis ins Detail vorab beschreiben lässt, greift die Vergabestelle zu diesem Verfahren, und du verhandelst plötzlich über dein eigenes Angebot.

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Gilt für: Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte
Rechtsgrundlage: § 119 GWB, § 17 VgV
Zulässig: Nur bei einem der Gründe aus § 14 VgV
Verwechselt mit: Verhandlungsvergabe unterhalb der Schwellen

Mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Der Regelfall ist das Verfahren mit Teilnahmewettbewerb. Der Auftrag wird europaweit bekannt gemacht, Unternehmen bewerben sich um die Teilnahme, der Auftraggeber prüft die Eignung und fordert die Ausgewählten zu Erstangeboten auf. Danach folgen eine oder mehrere Verhandlungsrunden und am Ende endgültige Angebote, die gewertet werden.

Die Variante ohne Teilnahmewettbewerb kommt ohne öffentliche Bekanntmachung aus, der Auftraggeber spricht Unternehmen direkt an. Weil damit der Wettbewerb praktisch ausgeschaltet wird, ist sie an enge Ausnahmen gebunden, etwa daran, dass nur ein einziges Unternehmen die Leistung erbringen kann oder dass eine vorherige Ausschreibung keine geeigneten Angebote erbracht hat. Diese Gründe werden von den Nachprüfungsinstanzen eng ausgelegt, und die Begründung gehört in den Vergabevermerk.

Was in der Verhandlung erlaubt ist und was nicht

Verhandelt wird über den Inhalt der Angebote, also über Lösungswege, Leistungsumfang, Zeitpläne und Preise. Nicht verhandelbar sind die Mindestanforderungen an die Leistung und die Zuschlagskriterien samt ihrer Gewichtung, denn beides bildet den Rahmen, auf den sich alle Bieter verlassen können müssen.

Gleichbehandlung ist dabei die härteste Regel. Alle Bieter bekommen dieselben Informationen zur gleichen Zeit, und Lösungsideen aus dem Angebot eines Bieters dürfen nicht bei den anderen landen. Wenn du die Zahl der Angebote über mehrere Runden verringern willst, musst du dieses Vorgehen vorher ankündigen. Ebenso kannst du dir vorbehalten, den Zuschlag schon auf die Erstangebote zu erteilen, aber auch das nur, wenn es in den Unterlagen steht.

Jede Runde gehört in den Vergabevermerk: wer dabei war, worüber gesprochen wurde und was sich am Angebot geändert hat. Ohne diese Protokolle lässt sich später nicht belegen, dass alle gleich behandelt wurden.

Wo es in der Praxis kippt

Die verbreitetste Fehlvorstellung ist, das Verhandlungsverfahren sei eine Einladung zum Nachverhandeln des Preises. Ein Preis, der ohne jede Änderung der Leistung sinkt, weckt Zweifel daran, ob das Angebot später noch auskömmlich ist, und rechtfertigt die Verfahrenswahl nicht.

Der zweite Fehler ist die selbst gemachte Dringlichkeit. Wer zu spät mit der Beschaffung beginnt und dann ohne Bekanntmachung direkt vergeben will, kann sich auf die Ausnahme nicht berufen, denn die verlangt Umstände, die der Auftraggeber nicht selbst zu verantworten hat.

Der dritte ist das schleichende Verschieben der Vergabeunterlagen. Wenn sich im Lauf der Runden herausstellt, dass die Leistung anders zugeschnitten sein müsste, ist das kein Verhandlungsthema mehr, sondern in aller Regel ein Grund, das Verfahren aufzuheben und neu aufzusetzen.

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Nicht verwechseln

Verhandlungsverfahren und was oft damit gleichgesetzt wird

Verhandlungsverfahren gegen Wettbewerblicher Dialog

Der Dialog ist für Aufträge gedacht, bei denen der Auftraggeber die Lösung selbst noch nicht beschreiben kann. Erst wird gemeinsam eine Lösung erarbeitet, dann wird angeboten. Das Verhandlungsverfahren setzt dagegen voraus, dass die Leistung beschreibbar ist.

Verhandlungsverfahren gegen Verhandlungsvergabe

So heißt das entsprechende Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte nach der UVgO. Die Grundidee ist ähnlich, Rechtsgrundlage, Voraussetzungen und Formalien sind aber andere.

Verhandlungsverfahren gegen Offenes Verfahren

Dort ist Verhandeln untersagt. Erlaubt ist nur die Aufklärung, also Rückfragen zum Verständnis eines Angebots, ohne dass sich dessen Inhalt ändert.

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In der Praxis

Verhandeln heißt nicht feilschen

Der häufigste Anlass sind IT-Beschaffungen und Dienstleistungen, bei denen die Vergabestelle das Ziel kennt, aber nicht den Weg dorthin. Sie beschreibt dann Anforderungen statt Spezifikationen und lässt sich in mehreren Runden zeigen, wie die Bieter das lösen wollen. Für dich als Bieter heißt das: Das Erstangebot ist selten das Angebot, mit dem du gewinnst, aber es entscheidet, ob du überhaupt in die nächste Runde kommst.

Schiefgehen kann es an zwei Stellen. Erstens, wenn über Punkte verhandelt wird, die der Auftraggeber selbst als Mindestanforderung festgelegt hat. Wird daran gerührt, sind die Angebote nicht mehr vergleichbar und das Verfahren angreifbar. Zweitens bei der Gleichbehandlung: Jede Information, die ein Bieter in seiner Verhandlungsrunde bekommt und die anderen nicht, ist ein Ansatzpunkt für ein Nachprüfungsverfahren.

Beide Seiten unterschätzen den Aufwand. Auf Auftraggeberseite kostet jede Angebotsrunde eine vollständige Wertung samt Dokumentation, auf Bieterseite bindet sie über Wochen die Leute, die sonst Projekte machen. Wer sich auf ein Verhandlungsverfahren einlässt, sollte vorher wissen, wie viele Runden vorgesehen sind und ob nach der ersten Runde reduziert werden darf.

Verhandlungsverfahren lernen

Wann die Verfahrenswahl trägt und wie du Verhandlungsrunden sauber dokumentierst, arbeiten die Vertiefungsseminare zu den Verfahrensarten an echten Vergabeakten durch.

Wer sich die Systematik erst erarbeiten will, beginnt bei den Grundlagen der Verfahrensarten .

Kurse, die Verhandlungsverfahren behandeln

Häufige Fragen

Darf über den Preis verhandelt werden?

Ja, der Preis ist Teil des Angebots und damit verhandelbar. Unangetastet bleiben müssen die Mindestanforderungen an die Leistung und die bekannt gemachten Zuschlagskriterien.

Wie viele Verhandlungsrunden sind vorgesehen?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Beschreibe den geplanten Ablauf in den Vergabeunterlagen und setz für jede Runde Fristen, die zum Aufwand der geforderten Überarbeitung passen.

Kann ich immer verhandeln, wenn die Leistung komplex ist?

Nicht allein deshalb. Die Verfahrenswahl braucht einen der gesetzlich geregelten Gründe, und Komplexität allein genügt dafür nicht. Prüfe die Voraussetzungen vor Verfahrensbeginn und halte das Ergebnis der Prüfung schriftlich fest.

Persönlich für dich da