Die Verfahrensart wählen: welches der fünf Vergabeverfahren zu deiner Beschaffung passt
Welche Art du ohne Begründung wählen darfst, woran die übrigen hängen und wie sich die Mindestfristen tatsächlich unterscheiden.
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Die Verfahrensart wird aus Gewohnheit gewählt und danach begründet
In vielen Häusern steht die Verfahrensart fest, bevor irgendjemand die Leistung beschrieben hat. Entweder wird immer offen ausgeschrieben, weil das als das sicherste gilt, oder es wird immer verhandelt, weil sich das im letzten Projekt bewährt hat. Beides führt an derselben Stelle zu Ärger: Wer offen ausschreibt, obwohl die Leistung noch nicht beschreibbar ist, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind. Wer verhandelt, ohne einen Tatbestand des § 14 Abs. 3 VgV zu erfüllen, hat ein Verfahren gewählt, das ihm nicht offenstand.
Der zweite Fehler betrifft den Zeitplan. Die Mindestfristen wirken auf dem Papier ähnlich, unterscheiden sich aber in der Summe deutlich, weil sie an unterschiedlichen Ereignissen anknüpfen. Im offenen Verfahren läuft die Angebotsfrist ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, in den mehrstufigen Verfahren kommt vor die Angebotsfrist erst noch ein Teilnahmewettbewerb. Wer beide Verfahren mit derselben Zahl im Terminplan hinterlegt, verschätzt sich um Wochen.
Dazu kommt ein Irrtum, der sich hartnäckig hält: Vielerorts wird angenommen, eine Vorinformation verkürze die Angebotsfrist im offenen Verfahren. § 15 VgV sieht das nicht vor. Verkürzen lässt sich dort über eine hinreichend begründete Dringlichkeit und über die Akzeptanz der elektronischen Angebotsübermittlung, aber nicht über eine Vorinformation. Wer den Terminplan darauf aufbaut, plant eine Frist ein, die es nicht gibt.
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Vier Verfahren an den Fragen, die im Alltag zählen
Die Innovationspartnerschaft bleibt in dieser Gegenüberstellung außen vor, weil sie einen eigenen Zweck verfolgt und in der Beschaffungspraxis selten vorkommt. Die vier übrigen Wege unterscheiden sich vor allem darin, wie fertig die Leistungsbeschreibung sein muss und wie viel Zeit zwischen Bekanntmachung und erstem Angebot vergeht.
Offenes Verfahren
einstufig, jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben
Nicht offenes Verfahren
zweistufig mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, Angebote nur von aufgeforderten Unternehmen
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
zweistufig, Erstangebote werden anschließend verhandelt
Wettbewerblicher Dialog
zweistufig mit Dialogphase, in der die Lösung erst erarbeitet wird
| Entscheidungsfrage | Offenes Verfahren | Nicht offenes Verfahren | Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb | Wettbewerblicher Dialog |
|---|---|---|---|---|
| Darfst du dieses Verfahren ohne besonderen Grund wählen? | Stärke Ja. § 119 Abs. 2 GWB und § 14 Abs. 2 VgV stellen offenes und nicht offenes Verfahren zur freien Wahl, ohne dass eines von beiden Vorrang hätte. | Stärke Ja, mit einer Einschränkung: Ein Teilnahmewettbewerb ist stets durchzuführen, das gehört zur Verfahrensart und ist keine zusätzliche Entscheidung. | Kommt darauf an Nein. Es braucht einen der fünf Tatbestände des § 14 Abs. 3 VgV, und der gehört mit Begründung in den Vergabevermerk, den § 8 Abs. 2 VgV dafür ausdrücklich vorsieht. | Kommt darauf an Nein. Für ihn gelten dieselben fünf Tatbestände des § 14 Abs. 3 VgV wie für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. |
| Wie fertig muss die Leistungsbeschreibung sein? | Schwäche Vollständig. Weil nach der Bekanntmachung nicht verhandelt wird, muss die Beschreibung so genau sein, dass jedes Unternehmen ohne Rückfragen kalkulieren kann. | Schwäche Ebenfalls vollständig. Der Teilnahmewettbewerb betrifft die Eignung der Bewerber, nicht die Reife der Leistungsbeschreibung. | Stärke Sie muss tragfähig sein, aber nicht abschließend. Genau darin liegt der Zweck der in § 14 Abs. 3 VgV genannten Fälle, etwa beim Anpassungsbedarf an verfügbaren Lösungen oder bei konzeptionellen Lösungen. | Stärke Am wenigsten. Er ist der Weg für Beschaffungen, deren Lösung erst im Dialog entsteht, etwa wenn sich der Bedarf nicht über Normen und technische Referenzen beschreiben lässt. |
| Wie lange dauert es bis zum ersten Angebot? | Stärke Mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei akzeptierter elektronischer Angebotsübermittlung 30 Tage, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit 15 Tage. | Kommt darauf an Zwei Fristen nacheinander: mindestens 30 Tage Teilnahmefrist, danach mindestens 30 Tage Angebotsfrist. Außer bei obersten Bundesbehörden kann die Angebotsfrist einvernehmlich festgelegt werden, dann aber mindestens zehn Tage. | Kommt darauf an Ebenfalls zwei Fristen: mindestens 30 Tage Teilnahmefrist und mindestens 30 Tage für die Erstangebote, danach kommt die Verhandlungsphase noch obendrauf. | Schwäche Am längsten, weil zwischen Teilnahmewettbewerb und Angebot die Dialogphase liegt. Wer ihn wählt, wählt ihn wegen der Lösungsfindung und nicht wegen der Geschwindigkeit. |
| Wie viel Aufwand entsteht bei dir und im Markt? | Kommt darauf an Für dich planbar, für den Markt breit gestreut. Jedes interessierte Unternehmen kalkuliert, und du wertest alle eingegangenen Angebote, ohne die Zahl vorher begrenzen zu können. | Stärke Der Teilnahmewettbewerb begrenzt den Kreis, bevor kalkuliert wird. Das senkt den Aufwand auf beiden Seiten, verlängert aber den Ablauf um eine Stufe. | Schwäche Hoch. Verhandlungsrunden, mehrere Angebotsstände und die Gleichbehandlung aller Beteiligten binden erhebliche Kapazität, und alles davon ist zu dokumentieren. | Schwäche Am höchsten, bei dir und bei den Unternehmen. Er lohnt sich nur, wenn der Lösungsraum tatsächlich offen ist und der Auftragswert den Aufwand trägt. |
Darfst du dieses Verfahren ohne besonderen Grund wählen?
Ja. § 119 Abs. 2 GWB und § 14 Abs. 2 VgV stellen offenes und nicht offenes Verfahren zur freien Wahl, ohne dass eines von beiden Vorrang hätte.
Ja, mit einer Einschränkung: Ein Teilnahmewettbewerb ist stets durchzuführen, das gehört zur Verfahrensart und ist keine zusätzliche Entscheidung.
Nein. Es braucht einen der fünf Tatbestände des § 14 Abs. 3 VgV, und der gehört mit Begründung in den Vergabevermerk, den § 8 Abs. 2 VgV dafür ausdrücklich vorsieht.
Nein. Für ihn gelten dieselben fünf Tatbestände des § 14 Abs. 3 VgV wie für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.
Wie fertig muss die Leistungsbeschreibung sein?
Vollständig. Weil nach der Bekanntmachung nicht verhandelt wird, muss die Beschreibung so genau sein, dass jedes Unternehmen ohne Rückfragen kalkulieren kann.
Ebenfalls vollständig. Der Teilnahmewettbewerb betrifft die Eignung der Bewerber, nicht die Reife der Leistungsbeschreibung.
Sie muss tragfähig sein, aber nicht abschließend. Genau darin liegt der Zweck der in § 14 Abs. 3 VgV genannten Fälle, etwa beim Anpassungsbedarf an verfügbaren Lösungen oder bei konzeptionellen Lösungen.
Am wenigsten. Er ist der Weg für Beschaffungen, deren Lösung erst im Dialog entsteht, etwa wenn sich der Bedarf nicht über Normen und technische Referenzen beschreiben lässt.
Wie lange dauert es bis zum ersten Angebot?
Mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei akzeptierter elektronischer Angebotsübermittlung 30 Tage, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit 15 Tage.
Zwei Fristen nacheinander: mindestens 30 Tage Teilnahmefrist, danach mindestens 30 Tage Angebotsfrist. Außer bei obersten Bundesbehörden kann die Angebotsfrist einvernehmlich festgelegt werden, dann aber mindestens zehn Tage.
Ebenfalls zwei Fristen: mindestens 30 Tage Teilnahmefrist und mindestens 30 Tage für die Erstangebote, danach kommt die Verhandlungsphase noch obendrauf.
Am längsten, weil zwischen Teilnahmewettbewerb und Angebot die Dialogphase liegt. Wer ihn wählt, wählt ihn wegen der Lösungsfindung und nicht wegen der Geschwindigkeit.
Wie viel Aufwand entsteht bei dir und im Markt?
Für dich planbar, für den Markt breit gestreut. Jedes interessierte Unternehmen kalkuliert, und du wertest alle eingegangenen Angebote, ohne die Zahl vorher begrenzen zu können.
Der Teilnahmewettbewerb begrenzt den Kreis, bevor kalkuliert wird. Das senkt den Aufwand auf beiden Seiten, verlängert aber den Ablauf um eine Stufe.
Hoch. Verhandlungsrunden, mehrere Angebotsstände und die Gleichbehandlung aller Beteiligten binden erhebliche Kapazität, und alles davon ist zu dokumentieren.
Am höchsten, bei dir und bei den Unternehmen. Er lohnt sich nur, wenn der Lösungsraum tatsächlich offen ist und der Auftragswert den Aufwand trägt.
Was passt wann
- Die Leistung ist vollständig beschreibbar und der Markt ist breit
- nimmst du das offene Verfahren und planst mindestens 35 Tage Angebotsfrist ab dem Tag nach Absendung der Bekanntmachung ein.
- Die Leistung ist beschreibbar, aber du erwartest sehr viele Angebote oder brauchst geprüfte Eignung
- wählst du das nicht offene Verfahren, weil du dieselbe Vergleichbarkeit bekommst und den Aufwand auf beiden Seiten begrenzt.
- Der Markt bietet Lösungen an, die erst angepasst werden müssen, oder der Bedarf verlangt ein Konzept
- prüfst du das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb an § 14 Abs. 3 VgV und hältst den einschlägigen Tatbestand im Vermerk fest.
- Ein offenes oder nicht offenes Verfahren ist mangels ordnungsgemäßer oder annehmbarer Angebote gescheitert
- kannst du verhandeln und dabei auf den Teilnahmewettbewerb verzichten, wenn du alle geeigneten Unternehmen mit form- und fristgerechten Angeboten einbeziehst.
Fünf Fragen bis zur Verfahrensart
- 01 Steht die Leistung so fest, dass ein Angebot ohne Rückfragen kalkulierbar ist?
- 02 Willst du den Bewerberkreis vorher prüfen, oder darf jedes Unternehmen direkt anbieten?
- 03 Gibt es einen der fünf Tatbestände aus § 14 Abs. 3 VgV, der Verhandlungen trägt?
- 04 Wie viele Wochen hast du wirklich, gerechnet ab Absendung der Bekanntmachung?
- 05 Passen Aufwand für dich und Aufwand für den Markt zum Wert des Auftrags?
Was du nach diesem Text ohne Nachschlagen entscheidest
Die Verfahrenswahl hängt an vier Größen: an der Reife der Leistungsbeschreibung, an der Zahl der ernsthaft in Frage kommenden Anbieter, an der Zeit, die du tatsächlich hast, und an dem Aufwand, den du dem Markt zumuten willst. Die folgenden Punkte sind die Regeln, die diese vier Größen im Vergaberecht abbilden.
Die freie Wahl kennen und nutzen
Nach § 119 Abs. 2 GWB und § 14 Abs. 2 VgV stehen das offene und das nicht offene Verfahren dem öffentlichen Auftraggeber frei zur Wahl. Einen generellen Vorrang des offenen Verfahrens gibt es also nicht. Das nicht offene Verfahren erfordert allerdings stets einen Teilnahmewettbewerb, es ist der zweistufige Weg zum selben Ziel.
Das Verhandlungsverfahren an seinen fünf Tatbeständen prüfen
Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und der wettbewerbliche Dialog sind nach § 14 Abs. 3 VgV unter fünf abschließend aufgezählten Voraussetzungen zulässig. Die fünf Fälle lassen sich als Fragen lesen: Muss eine am Markt verfügbare Lösung erst angepasst werden? Braucht ihr ein Konzept oder eine innovative Lösung? Muss über Art, Komplexität oder den rechtlichen und finanziellen Rahmen verhandelt werden? Lässt sich der Bedarf über Normen und technische Referenzen nicht beschreiben? Oder ist ein offenes oder nicht offenes Verfahren bereits gescheitert?
Den Verzicht auf den Teilnahmewettbewerb sauber abgrenzen
Scheitert ein offenes oder nicht offenes Verfahren mangels ordnungsgemäßer oder annehmbarer Angebote, kann auf den Teilnahmewettbewerb verzichtet werden, wenn alle geeigneten Unternehmen mit form- und fristgerechten Angeboten einbezogen werden. Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist im Übrigen nur in den neun Fällen des § 14 Abs. 4 VgV zulässig.
Die Fristen je Verfahrensart getrennt rechnen
Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung. In den mehrstufigen Verfahren stehen mindestens 30 Tage Teilnahmefrist und danach mindestens 30 Tage Angebots- oder Erstangebotsfrist nebeneinander, jeweils ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung beziehungsweise der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die echten Verkürzungsgründe kennen
Akzeptierst du die elektronische Übermittlung der Angebote, darfst du die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzen. Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit sinkt die Angebotsfrist im offenen Verfahren auf 15 Tage, die Teilnahmefrist in den mehrstufigen Verfahren ebenfalls auf 15 Tage und die Angebotsfrist dort auf zehn Tage. Eine Vorinformation gehört ausdrücklich nicht zu den Verkürzungsgründen des § 15 VgV.
Die Losfrage vor der Verfahrensfrage klären
Der Losgrundsatz steht seit dem 1. Juli 2026 in § 97a GWB. Neu ist eine Ausnahme für Infrastrukturvorhaben, nach der mehrere Lose auch aus zeitlichen Gründen zusammen vergeben werden dürfen, wenn der geschätzte Auftrags- oder Vertragswert ohne Umsatzsteuer mindestens das Zweifache des jeweiligen Schwellenwerts nach § 106 Abs. 2 GWB erreicht und das Vorhaben aus dem Sondervermögen Infrastruktur und Klimaneutralität finanziert wird oder zur Verkehrsinfrastruktur gehört.
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Die Fristen im Einzelnen, weil sie den Terminplan tragen
Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist nach § 15 VgV mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit darf sie auf 15 Tage verkürzt werden. Akzeptiert der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote, darf er die Regelfrist um fünf Tage verkürzen, also auf 30 Tage. Eine Verkürzung wegen einer Vorinformation sieht § 15 VgV dagegen nicht vor, obwohl das in vielen Sekundärquellen behauptet wird. Wer sich darauf verlässt, baut eine Frist in den Plan, die es im Normtext nicht gibt.
Im nicht offenen Verfahren stehen nach § 16 VgV zwei Fristen nacheinander. Die Teilnahmefrist beträgt mindestens 30 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei Dringlichkeit mindestens 15 Tage. Die Angebotsfrist beträgt mindestens 30 Tage ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Außer bei obersten Bundesbehörden kann sie einvernehmlich festgelegt werden, dann aber mindestens zehn Tage; dieselbe Untergrenze gilt bei Dringlichkeit. Auch hier lässt sich bei akzeptierter elektronischer Angebotsübermittlung um fünf Tage verkürzen.
Für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gilt nach § 17 VgV dasselbe Muster. Die Teilnahmefrist beträgt mindestens 30 Tage, bei Dringlichkeit mindestens 15 Tage. Für die Erstangebote kommen mindestens 30 Tage hinzu, gerechnet ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe; bei Einvernehmen oder Dringlichkeit sind es mindestens zehn Tage. Akzeptierst du die elektronische Übermittlung, verkürzt sich jede dieser Fristen um fünf Tage. Ein Sonderfall ist das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen äußerster Dringlichkeit nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV: Dort ist bei der Bemessung der Angebotsfrist überhaupt keine Mindestfrist zu beachten. Die Verhandlungsphase selbst kommt in allen Fällen noch obendrauf, ebenso die Wartefrist von 15 beziehungsweise zehn Kalendertagen nach § 134 GWB vor dem Zuschlag.
Wann Verhandeln erlaubt ist und wann nicht
§ 14 Abs. 3 VgV zählt fünf Tatbestände abschließend auf, unter denen das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und der wettbewerbliche Dialog zulässig sind. Der erste betrifft den Anpassungsbedarf an verfügbaren Lösungen, der zweite konzeptionelle oder innovative Lösungen, der dritte den Verhandlungsbedarf wegen Art, Komplexität oder rechtlichem und finanziellem Rahmen, der vierte die fehlende Beschreibbarkeit über Normen und technische Referenzen. Der fünfte ist der Auffangfall: Ein vorangegangenes offenes oder nicht offenes Verfahren ist mangels ordnungsgemäßer oder annehmbarer Angebote gescheitert.
Für IT-Beschaffungen ist der erste Tatbestand der praktisch wichtigste. Standardsoftware, die nur mit Anpassung, Migration und Schnittstellen zum Bedarf passt, ist eine verfügbare Lösung mit Anpassungsbedarf, und genau das ist der Fall, den die Vorschrift meint. Wer diesen Zusammenhang im Vermerk beschreibt, statt allgemein auf Komplexität zu verweisen, hat eine tragfähige Begründung. Der Vergabevermerk nach § 8 Abs. 2 VgV nennt die Rechtfertigungsgründe für Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog ausdrücklich als Pflichtinhalt.
Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb steht auf einer anderen Stufe. Es ist nur in den neun abschließend geregelten Fällen des § 14 Abs. 4 VgV zulässig, und zwei davon werden regelmäßig überdehnt. Der Dringlichkeitstatbestand nach Nummer 3 verlangt äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit unvorhersehbaren Ereignissen, und die Umstände dürfen dem Auftraggeber nicht zuzurechnen sein. Eigene Planungsversäumnisse tragen ihn deshalb nicht. Für die Fälle des Alleinstellungsmerkmals nach Nummer 2 Buchstabe b und c verlangt § 14 Abs. 6 VgV zusätzlich, dass es keine vernünftige Alternative gibt und dass der fehlende Wettbewerb nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Vergabeparameter beruht.
Was neben der Verfahrensart mitentschieden wird
Mit der Verfahrensart legst du auch fest, wie der Bewerberkreis zustande kommt. Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gibt § 17 Abs. 5 VgV dafür eine Richtung vor: Der Auftraggeber soll zwischen den Unternehmen wechseln, die er zur Abgabe eines Erstangebots auffordert, und in geeigneten Fällen junge sowie kleine und mittlere Unternehmen auffordern. Eine Begründung der Auswahl ist ausdrücklich nicht erforderlich. Das Wechselgebot ist damit keine Formalie, sondern die einzige Wettbewerbssicherung, die in diesem Verfahren überhaupt noch greift.
Ebenfalls mitentschieden wird der Zeitpunkt, zu dem die Zuschlagskriterien feststehen müssen. Nach § 58 VgV ergeht der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, und die Gewichtung der Kriterien ist in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben. Ist eine Gewichtung objektiv nicht möglich, genügt eine absteigende Rangfolge; notfalls ist eine Spanne mit angemessener Bandbreite zulässig. In verhandelten Verfahren fällt besonders auf, wenn diese Festlegung fehlt, weil sie dort über mehrere Angebotsstände hinweg tragen muss.
Schließlich gehört zur Verfahrenswahl die Frage, ob überhaupt europaweit auszuschreiben ist. Unterhalb der Schwellenwerte gelten andere Verfahrensbezeichnungen: § 55 Abs. 1 BHO nennt für den Bund die Öffentliche Ausschreibung, die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb sowie die Verhandlungsvergabe und die Freihändige Vergabe jeweils mit Teilnahmewettbewerb oder Bekanntmachung. Der Direktauftrag nach § 55 Abs. 2 BHO ist demgegenüber gerade kein Vergabeverfahren. Die Begriffe ähneln sich, sind aber nicht deckungsgleich, und die Verwechslung von offenem Verfahren und Öffentlicher Ausschreibung gehört zu den häufigsten Ungenauigkeiten in Vergabeakten.
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Häufige Fragen
Hat das offene Verfahren Vorrang vor dem nicht offenen?
Verkürzt eine Vorinformation die Angebotsfrist?
Was ist der Unterschied zwischen offenem Verfahren und Öffentlicher Ausschreibung?
Wie viele Unternehmen müssen wir beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ansprechen?
Können wir ein Verfahren aufheben und dann verhandeln?
Gibt es Beschaffungen, die ganz aus dem Vergaberecht herausfallen?
Quellen
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Verfahrenswahl mit Begründung statt aus Gewohnheit
Diese Seite erklärt und ordnet ein, sie ersetzt keine Rechtsberatung, denn der einschlägige Tatbestand entscheidet sich am Einzelfall. In den Vergabeseminaren bei cmt gehst du die Verfahrensarten an eigenen Beschaffungen durch und formulierst die Begründung gleich so, dass sie in den Vermerk passt.
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