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Werkzeug für viele Teams

Struktur verantworten, nicht jeden Wunsch umsetzen

Jede zusätzliche Vorgangsart, jedes zusätzliche Feld und jeder eigene Workflow wirkt über das anfragende Team hinaus und muss danach jahrelang mitgepflegt werden.

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KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
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Worum es geht

Das Werkzeug kann alles, und genau darin liegt das Problem

Jira lässt sich fast beliebig anpassen, und deshalb entsteht der typische Zustand nicht durch Fehler, sondern durch lauter einzeln begründete Zusagen. Ein Team wünscht sich ein zusätzliches Feld, ein anderes einen eigenen Status, ein drittes eine Benachrichtigung mehr. Jede Anfrage für sich ist harmlos, und jede wird bewilligt, weil das Ablehnen unfreundlich wirkt und mehr Zeit kostet als das Einrichten.

Nach zwei Jahren steht dann eine Installation mit mehreren hundert eigenen Feldern, dutzenden Workflows und Rechteschemata, die niemand mehr überblickt. Die Folgen sind unangenehm konkret: Masken werden unübersichtlich, weil Felder projektübergreifend auftauchen, Suchen und Berichte werden langsam, und jede Änderung muss gegen eine unbekannte Zahl von Abhängigkeiten geprüft werden. Ab diesem Punkt ist die Verwaltung teurer als der Nutzen der Anpassung.

Verschärft wird das durch die Zuständigkeit. Die Rolle sitzt selten in einer Position, aus der heraus sie einen Standard durchsetzen könnte, wird aber für die Folgen verantwortlich gemacht. Wer diesen Widerspruch nicht früh anspricht, verbringt seine Zeit damit, eine Struktur zu pflegen, über die andere entschieden haben.

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Wer entscheidet was

Wer entscheidet, wer setzt um

Die meisten Konflikte in dieser Rolle entstehen daraus, dass die Verantwortung für die Folgen einer Anpassung bei jemand anderem liegt als die Entscheidung darüber. Die Tabelle trennt das für die üblichen Streitpunkte.

Wie ein Team seinen Ablauf abbildet

Wer entscheidet
Das Team selbst, im Rahmen des vereinbarten Standards
Wer setzt um
Die Administration über die Zuordnung eines bestehenden Schemas
Stolperfalle
Das Team beschreibt seinen Wunsch als Werkzeugfrage. Tatsächlich geht es um eine Übergabe, die intern nicht geklärt ist, und ein zusätzlicher Status macht sie unsichtbar.

Neue Felder und Vorgangsarten

Wer entscheidet
Die Administration, gemeinsam mit einer benannten fachlichen Stelle für das Werkzeug
Wer setzt um
Die Administration, mit Aufnahme in die gemeinsame Vorlage
Stolperfalle
Es gibt keine Instanz, die ablehnen darf. Dann entscheidet die Hartnäckigkeit der anfragenden Person, und nach zwei Jahren ist der Feldkatalog unbrauchbar.

Rechte und Sichtbarkeit von Vorgängen

Wer entscheidet
Die Fachbereiche für ihre Inhalte, bei personenbezogenen Angaben zusätzlich der Datenschutz
Wer setzt um
Die Administration über Rechteschemata und Rollen, nicht über einzelne Personen
Stolperfalle
Rechte werden für einzelne Personen vergeben, weil es schneller geht. Beim Wechsel einer Person fällt niemandem auf, dass ihr Zugriff bestehen bleibt.

Erweiterungen aus dem Marktplatz

Wer entscheidet
Die IT-Leitung im Rahmen des Beschaffungsverfahrens, mit Sicherheitsprüfung
Wer setzt um
Die Administration, nach Test in einer getrennten Umgebung
Stolperfalle
Die Erweiterung wird eingeführt, um eine einzelne Anforderung zu erfüllen, und wächst danach in kritische Abläufe hinein. Beim nächsten Versionswechsel hängt die Aktualisierung an ihr.

Betriebsform und Versionsstand

Wer entscheidet
Die IT-Leitung, bei einem Umzug in den Betrieb beim Hersteller gemeinsam mit Datenschutz und Einkauf
Wer setzt um
Die Administration, bei einem Umzug als eigenes Vorhaben mit Testlauf
Stolperfalle
Der Umzug wird als technische Übung geplant. Tatsächlich ändern sich Erweiterungen, Rechteverhalten und Automatisierung, und genau daran hängen die eingespielten Abläufe der Teams.

Fünf Fragen vor jeder Anpassung

  1. 01 Welche Auswertung ist ohne diese Anpassung tatsächlich unmöglich?
  2. 02 Wirkt die Änderung nur hier oder auf alle Projekte mit demselben Schema?
  3. 03 Wer pflegt das Ergebnis in zwei Jahren, wenn das Team anders zugeschnitten ist?
  4. 04 Löst die Anpassung ein Werkzeugproblem oder eine ungeklärte Zuständigkeit?
  5. 05 Was passiert, wenn die dafür nötige Erweiterung nicht mehr angeboten wird?
Was du mitnimmst

Womit du die Installation über Jahre betreibbar hältst

Die wirksamen Maßnahmen sind unspektakulär und wirken alle in dieselbe Richtung: weniger Sonderfälle, mehr geteilte Struktur, und eine nachvollziehbare Begründung für jede Ausnahme.

Mit gemeinsamen Schemata arbeiten

Vorgangsarten, Felder, Workflows und Rechte werden als Vorlagen für Gruppen von Projekten geführt, nicht je Projekt neu erfunden. Ein neues Team bekommt eine bestehende Vorlage und erst dann eine Diskussion über Abweichungen.

Jedes neue Feld begründen lassen

Die Frage lautet nicht, ob ein Feld nützlich wäre, sondern welche Auswertung ohne es unmöglich ist und wer es pflegt. Der größte Teil der Wünsche überlebt diese Frage nicht.

Statt Status lieber Zuständigkeit klären

Viele Workflow-Wünsche sind in Wirklichkeit ungeklärte Übergaben. Ein zusätzlicher Status verdeckt das und macht die Auswertung schwerer, ein Gespräch über die Übergabe löst es.

Automatisierung sparsam und sichtbar einsetzen

Regeln, die still im Hintergrund Vorgänge ändern, sind schwer zu durchschauen. Wenige, benannte und dokumentierte Regeln sind mehr wert als viele kleine, die niemand mehr zuordnen kann.

Zusatzprodukte wie Abhängigkeiten behandeln

Jede Erweiterung aus dem Marktplatz bindet dich an einen weiteren Anbieter, an dessen Freigabezyklus und an dessen Fortbestand. Vor dem Einbau gehört die Frage geklärt, was passiert, wenn es sie nicht mehr gibt.

Regelmäßig aufräumen

Ungenutzte Felder, verwaiste Projekte und tote Workflows lassen sich messen und abbauen. Ohne festen Termin dafür wächst der Bestand nur in eine Richtung.

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Was den Alltag füllt, und was Leute fälschlich erwarten

Der sichtbare Teil sind Anfragen: ein neues Projekt aufsetzen, jemanden berechtigen, einen Workflow ergänzen, eine Auswertung bauen, eine Automatisierungsregel reparieren. Der unsichtbare und eigentlich wertvolle Teil ist die Pflege der gemeinsamen Struktur, also die Frage, welche Schemata es gibt, welche Projekte sie benutzen und wie viele Sonderfälle daneben stehen. In vielen Häusern kommt Confluence dazu, und wo das Werkzeug für den Anwendersupport genutzt wird, auch Warteschlangen, Servicezeiten und Vereinbarungen über Reaktionszeiten.

Die häufigste falsche Erwartung ist, dass diese Rolle über Arbeitsweisen entscheidet. Das tut sie nicht. Wie ein Team arbeitet, entscheidet das Team, und wie im Haus Vorhaben gesteuert werden, entscheidet die Organisation. Die Rolle bildet das ab und sorgt dafür, dass es sich nicht gegenseitig blockiert. Wer diese Grenze nicht zieht, wird zur Instanz, an der sich Methodendiskussionen entzünden, ohne sie entscheiden zu dürfen.

Die zweite falsche Erwartung betrifft die Machbarkeit. Weil sich fast jeder Wunsch technisch erfüllen lässt, gilt das Ablehnen schnell als Unwilligkeit. Tatsächlich ist die Frage nie, ob etwas geht, sondern was es über Jahre kostet. Diese Übersetzung zu leisten, also aus einem technischen Ja ein wirtschaftliches Vielleicht zu machen, ist der Kern der Rolle.

Betriebsform, Erweiterungen und der Unterschied, den beides macht

Atlassian hat den Verkauf und die Unterstützung der klassischen Server-Produkte beendet. Geblieben sind der Betrieb beim Hersteller und die selbst betriebene Ausgabe für größere Installationen. Diese Entscheidung ist keine reine Betriebsfrage, denn sie bestimmt, welche Erweiterungen zur Verfügung stehen, wie tief sich Abläufe anpassen lassen und wie viel von der Administration überhaupt bei dir bleibt.

Im Betrieb beim Hersteller entfallen Aktualisierung, Sicherung und Verfügbarkeit, dafür bewegst du dich in einem engeren Rahmen: Anpassungen laufen über die vorgesehenen Schnittstellen, für Automatisierung gibt es je nach Tarif Grenzen, und Erweiterungen müssen für diese Betriebsform angeboten werden. In der selbst betriebenen Ausgabe hast du mehr Freiheit und trägst dafür Aktualisierung, Skalierung und Ausfallsicherheit selbst. Beides ist vertretbar, nur sollte die Wahl bewusst getroffen sein und nicht aus Gewohnheit.

Für Umzüge zwischen beiden Formen gilt: Das ist ein eigenes Vorhaben, kein Wartungsfenster. Migrationswerkzeuge nehmen dir das Kopieren der Daten ab, nicht aber die Übersetzung von Erweiterungen, Skripten, Rechten und Automatisierung. Der Aufwand steckt fast immer in dem, was über die Jahre neben dem Standard gewachsen ist, und genau deshalb zahlt sich Zurückhaltung bei Anpassungen ein zweites Mal aus.

Der Weg hinein und was die Nachweise wert sind

Kaum jemand plant diese Rolle. Der übliche Weg führt aus einem Team, das intensiv mit dem Werkzeug arbeitet: aus der Projektsteuerung, dem Anwendersupport, der Entwicklung oder der Qualitätssicherung. Jemand kennt sich besser aus als die anderen, bekommt zusätzliche Rechte, und aus der Zusatzaufgabe wird über zwei Jahre eine Stelle. Der zweite Weg führt aus der Systemadministration und ist in der selbst betriebenen Ausgabe naheliegend, weil dort Betrieb und Anwendung zusammenfallen.

Atlassian bietet produktbezogene Zertifizierungen an, auch für die Administration, und sie sind an eine Betriebsform gebunden. Für die Vorauswahl bei Dienstleistern und in größeren Häusern haben sie Gewicht, im Alltag entscheidet etwas anderes: ob jemand eine gewachsene Installation aufräumen kann, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen. Wer im Gespräch erzählen kann, wie er den Feldkatalog halbiert oder Workflows zusammengeführt hat, ohne dass Teams stehen blieben, ist im Vorteil.

Nützlich ist außerdem, angrenzendes Wissen mitzubringen. Wer die Grundbegriffe der agilen Arbeit kennt, versteht die Wünsche der Teams schneller. Wer weiß, wie Serviceprozesse aufgebaut sind, kann Warteschlangen und Reaktionszeiten sinnvoll gestalten. Und wer eine Skriptsprache beherrscht, kann Auswertungen und Massenänderungen selbst erledigen, statt sie zu beantragen.

Woran zwei Leute sich unterscheiden, und wohin die Rolle führt

Der erste Unterschied ist die Fähigkeit, den Bestand zu messen. Die eine Person schätzt, wie viele Felder ungenutzt sind. Die andere weiß es, weil sie es regelmäßig auswertet, und kann deshalb aufräumen, ohne etwas kaputtzumachen. Der zweite Unterschied ist der Umgang mit Anfragen: Wer jeden Wunsch umsetzt, wird zwei Jahre lang gelobt und danach für die Unübersichtlichkeit verantwortlich gemacht. Wer eine Alternative innerhalb des Standards anbietet, hat kurzfristig mehr Erklärungsaufwand und langfristig eine Installation, die sich noch ändern lässt.

Der dritte Unterschied ist die Nähe zu den Teams. Wer nur Tickets zur Administration abarbeitet, bekommt Wünsche in der Form, in der sie ankommen. Wer in Retrospektiven sitzt und zusieht, wie mit dem Werkzeug gearbeitet wird, versteht das eigentliche Problem und löst es oft ohne Anpassung. Das ist der Punkt, an dem aus der Verwaltung eines Werkzeugs die Gestaltung eines Arbeitsablaufs wird.

Weiter geht es in drei Richtungen. Die erste ist die Verantwortung für die gesamte Werkzeugkette, also für Vorgangsverwaltung, Wissensportal, Quellcodeverwaltung und Auslieferung zusammen. Die zweite führt in das IT-Servicemanagement, wo aus Warteschlangen und Vereinbarungen ein eigenes Fachgebiet wird. Die dritte führt in die Prozessgestaltung und ins Automatisieren allgemein, denn Automatisierungsregeln sind nichts anderes als eine Form der Anwendungsentwicklung ohne klassische Programmierung.

Was die amtlichen Zahlen abbilden und was nicht

Die hier gezeigten Werte stammen aus der Berufsgattung IT-Organisation auf dem Anforderungsniveau Spezialist. Diese Zuordnung passt, weil die Rolle Arbeitsabläufe verantwortet und nicht Server, sie ist aber breiter als die Rolle: In derselben Gattung stecken auch Stellen, die mit dem Werkzeug nichts zu tun haben. Das Anforderungsniveau beschreibt dabei den Zuschnitt der Stelle und nicht die Berufserfahrung der Person.

Es handelt sich um Bruttomonatsverdienste Vollzeitbeschäftigter ohne Sonderzahlungen. Weihnachts- und Urlaubsgeld sind darin nicht enthalten, der Jahresverdienst liegt also über dem Zwölffachen des Monatswerts. Von den beiden ausgewiesenen Größen ist der Median die aussagekräftigere, weil einzelne Spitzenverdienste den Durchschnitt nach oben ziehen.

Für die Einordnung wichtiger als die Zahl selbst ist die Frage, ob die eigene Stelle überhaupt so zugeschnitten ist. Sehr viele Jira-Administratoren sind formal etwas anderes und machen die Administration nebenbei. In diesem Fall bildet die Zelle den eigenen Verdienst nicht ab, denn der folgt der Hauptstelle. Wer die Aufgabe zum Hauptinhalt machen will, hat mit einer Aufstellung dessen, was daran hängt, ein gutes Argument in der Hand.

Dazu passende Kurse

Weil die Struktur über die Betreibbarkeit entscheidet, setzen Kurse, in denen du Projekte, Felder und Rechte für mehrere Teams ordnest genau dort an und nicht bei der einzelnen Einstellung.

Wer die Wünsche der Teams schneller versteht, diskutiert weniger über Felder, deshalb lohnt sich der Blick auf die Seminare zu Vorgehensmodellen und Steuerung .

Was verdient man

Die amtlichen Zahlen zu dieser Rolle

Die Zahlen stammen aus der Berufsgattung IT-Organisation auf dem Anforderungsniveau Spezialist, weil diese Rolle Arbeitsabläufe und nicht Server verantwortet. Das Anforderungsniveau beschreibt den Zuschnitt der Stelle, nicht die Berufserfahrung der Person. Es sind Bruttomonatsverdienste Vollzeitbeschäftigter ohne Sonderzahlungen, der Jahresverdienst liegt also über dem Zwölffachen, und der Median ist aussagekräftiger als der Durchschnitt, den einzelne Spitzenverdienste nach oben ziehen. Zu beachten ist, dass viele Jira-Administratoren formal eine andere Stelle innehaben und die Administration nebenbei ausüben, dann folgt der Verdienst der Hauptstelle und nicht dieser Zelle.

Amtliche Medianverdienste, April 2025

Brutto im Monat

Statistisches Bundesamt, Verdiensterhebung. Vollzeit, ohne Sonderzahlungen. Die Hälfte der Beschäftigten verdient weniger als der Median, die andere Hälfte mehr.

IT-Organisation Spezialist 5.959 €

KldB 43333, Durchschnitt 6.334 €, gerundet rund 72.000 € im Jahr ohne Sonderzahlungen

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  • Vollzeitbeschäftigte, Bruttomonatsverdienst ohne Sonderzahlungen. Weihnachts- und Urlaubsgeld, Prämien und Boni sind nicht enthalten, der Jahresverdienst liegt also über dem Zwölffachen.
  • Das Anforderungsniveau beschreibt den Zuschnitt der Stelle, nicht die Berufserfahrung. Fachkraft, Spezialist und Experte sagen etwas über die Komplexität der Tätigkeit aus, nicht über Dienstjahre.
  • Die Erhebung geht regional nur bis auf die Bundeslandebene. Für einzelne Städte gibt es keine amtlichen Zahlen, weil der Zufallsfehler zu groß wäre.

Quelle: Statistischer Bericht Verdienste , Statistisches Bundesamt (Destatis). Den eigenen Fall prüfst du im Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit . Beachte dort: Entgelte oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze sind der Statistik nicht bekannt, bei gut bezahlten IT-Rollen steht deshalb nur eine Untergrenze.

Konkrete Kurse

Wo du genau das übst

Ein sehr gutes, praxisorientiertes und nachhaltiges Seminar. So sollte es immer sein. Vielen Dank.
LimeSurvey - Anwendertraining Teil 1 (Grundlagen)
Ein sehr guter und verständlicher Überblick über die Grundlagen im Umgang mit BricsCAD.
BricsCAD 2D Schulung Grundkurs
Alle meine Erwartungen wurden erfüllt und ich habe mich sehr gut aufgenommen gefühlt, jede Frage wurden Probleme direkt beseitigt.
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Häufige Fragen

Muss ich programmieren können?
Für den Einstieg nicht. Sobald die Installation größer wird, macht es einen deutlichen Unterschied: Auswertungen über die Schnittstelle, Massenänderungen und komplexere Automatisierung gehen mit einer Skriptsprache erheblich schneller als über die Oberfläche. In der selbst betriebenen Ausgabe kommen Skripterweiterungen dazu, mit denen sich Verhalten tief anpassen lässt, was zugleich die häufigste Quelle für Probleme beim Versionswechsel ist.
Was unterscheidet die Rolle vom Scrum Master?
Der Scrum Master arbeitet an der Zusammenarbeit eines Teams und verantwortet dessen Wirksamkeit. Der Jira-Administrator verantwortet das Werkzeug, das viele Teams gemeinsam benutzen, und damit die Struktur, in der gearbeitet wird. Die beiden geraten regelmäßig aneinander, wenn ein Team eine Abbildung wünscht, die für alle anderen Nachteile hat. Diese Abwägung gehört zur Administration, die Arbeitsweise selbst nicht.
Wie viele eigene Felder sind zu viele?
Eine feste Zahl gibt es nicht, das hängt an Größe und Nutzung der Installation. Die brauchbare Regel ist eine andere: Wenn niemand mehr sagen kann, welches Feld wofür da ist und welche Auswertung darauf beruht, sind es zu viele. Miss deshalb regelmäßig, welche Felder überhaupt gefüllt werden und in welchen Projekten sie erscheinen. Diese Auswertung ist meist überzeugender als jede Warnung im Voraus.
Lohnt sich eine Zertifizierung?
Sie hilft bei der Vorauswahl, besonders bei Dienstleistern und in größeren Häusern, und sie ist an eine Betriebsform gebunden, was du vorher prüfen solltest. Für den Alltag zählt mehr, ob du eine gewachsene Installation ordnen kannst, ohne die Arbeit der Teams zu unterbrechen. Wer beides mitbringt, hat es leichter, aber nur eines von beidem lässt sich in einer Prüfung nachweisen.

Quellen

Passt thematisch dazu

Wo das Werkzeug den Anwendersupport trägt, hängen Warteschlangen und Fristen an einer Vereinbarung, deshalb lohnt der Blick darauf, was in einer Vereinbarung über Servicezeiten wirklich stehen muss .

Bevor du einen Genehmigungsschritt in einen Workflow baust, hilft es zu wissen, wie ein geordneter Änderungsablauf aufgebaut ist .

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Struktur aufbauen, bevor die Sonderfälle sie überwuchern

Schemata, Rechte und Automatisierung greifen ineinander, und genau dieses Zusammenspiel lässt sich bei cmt an einer Installation durchgehen, statt es sich einzeln anzulesen.

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