RPA oder KI-Agent: die Varianz entscheidet
Feste Regeln für feste Abläufe, ein Modell für alles mit Ermessen, und dazwischen die Arbeitsteilung, die in echten Prozessen am längsten hält.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die falsche Technik macht aus einem kleinen Vorgang ein Dauerprojekt
Der teure Fehler passiert selten bei der Auswahl des Werkzeugs, sondern eine Stufe davor. Ein Team nimmt einen Vorgang auf, der auf dem Papier immer gleich aussieht, und stellt nach vier Wochen fest, dass er in Wirklichkeit sechzehn Sonderfälle kennt, die bisher jemand im Kopf hatte. Der Regelbaum wächst, jeder neue Fall bekommt einen Zweig, und die Wartung frisst die Ersparnis auf.
Der umgekehrte Fehler ist genauso teuer. Ein stabiler, vollständig beschreibbarer Ablauf bekommt ein Sprachmodell davorgeschaltet, weil das gerade das Mittel der Wahl ist. Ab da zahlst du pro Lauf, wartest länger auf das Ergebnis und musst erklären, warum zwei identische Eingänge unterschiedlich behandelt wurden. Für die Revision ist das eine Rückstufung.
Beide Fehler haben dieselbe Ursache. Niemand hat vorher gezählt, wie viele Varianten der Vorgang tatsächlich hat und an welcher Stelle darin bisher ein Mensch abgewogen hat.
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Der direkte Vergleich
Regelbasierte RPA
ein Roboter arbeitet eine festgelegte Folge von Klicks oder Aufrufen ab
KI-Agent
ein Modell wählt den nächsten Schritt selbst und ruft dafür Werkzeuge auf
Agent plus fester Ablauf
das Modell liest und entscheidet, die Ausführung bleibt deterministisch
| Entscheidungsfrage | Regelbasierte RPA | KI-Agent | Agent plus fester Ablauf |
|---|---|---|---|
| Was passiert, wenn ein Lieferant sein Formular umbaut? | Schwäche Selektoren und Feldpositionen stimmen nicht mehr, der Lauf bricht ab oder liest still die falsche Stelle aus. | Stärke Das Modell liest die neue Anordnung und kommt in den meisten Fällen ohne Anpassung durch. | Stärke Die Änderung trifft nur den lesenden Teil, die Ausführung bleibt davon unberührt. |
| Lässt sich ein Lauf hinterher Schritt für Schritt belegen? | Stärke Der Ablauf ist definiert, das Protokoll bildet ihn vollständig ab, und zwei Läufe mit gleichem Eingang sind identisch. | Kommt darauf an Nachvollziehbar nur mit Protokollierung jedes Werkzeugaufrufs, und die Begründung des Modells ist selbst wieder eine Ausgabe, kein Beleg. | Stärke Die wirksamen Schritte liegen im festen Teil und sind damit so belegbar wie jede andere Anwendung. |
| Kann man die Kosten eines einzelnen Laufs vorher beziffern? | Stärke Lizenz und Laufzeit sind bekannt, ein Lauf kostet unabhängig vom Inhalt praktisch dasselbe. | Schwäche Der Verbrauch hängt an der Zahl der Schritte, und ein schwieriger Fall braucht ein Vielfaches eines einfachen Laufs. | Kommt darauf an Der lesende Teil schwankt, lässt sich aber begrenzen, und der ausführende Rest ist fest kalkulierbar. |
| Wie gut kommt der Ansatz mit vielen Varianten desselben Vorgangs zurecht? | Schwäche Jede Variante braucht einen eigenen Zweig, und die Zahl der Zweige wächst schneller als die Bereitschaft, sie zu pflegen. | Stärke Varianten sind der eigentliche Zweck, ein neues Layout ist kein neuer Zweig. | Stärke Neue Varianten landen im lesenden Teil und ändern nichts am ausführenden. |
| Wie aufwendig ist die Freigabe durch Revision und Datenschutz? | Stärke Deterministisch, mit bekannten Datenwegen und ohne externe Verarbeitung, sofern der Roboter im Haus läuft. | Kommt darauf an Es braucht Aussagen zu Datenwegen, Protokollierung, Aufbewahrung und zum Umgang mit Ergebnissen, die nicht reproduzierbar sind. | Kommt darauf an Die Prüfung konzentriert sich auf den lesenden Teil, das erleichtert die Argumentation, ersetzt sie aber nicht. |
| Wie schnell steht ein erster produktiver Ablauf? | Kommt darauf an Eine Aufnahme ist schnell gemacht, die Härtung gegen Sonderfälle und Zeitverhalten dauert deutlich länger. | Kommt darauf an Ein funktionierender Prototyp entsteht rasch, aber ohne Grenzen, Protokoll und Freigaben ist er nicht produktionsreif. | Schwäche Zwei Bauteile und eine definierte Übergabe kosten am Anfang mehr Zeit als jeder der beiden Einzelwege. |
Was passiert, wenn ein Lieferant sein Formular umbaut?
Selektoren und Feldpositionen stimmen nicht mehr, der Lauf bricht ab oder liest still die falsche Stelle aus.
Das Modell liest die neue Anordnung und kommt in den meisten Fällen ohne Anpassung durch.
Die Änderung trifft nur den lesenden Teil, die Ausführung bleibt davon unberührt.
Lässt sich ein Lauf hinterher Schritt für Schritt belegen?
Der Ablauf ist definiert, das Protokoll bildet ihn vollständig ab, und zwei Läufe mit gleichem Eingang sind identisch.
Nachvollziehbar nur mit Protokollierung jedes Werkzeugaufrufs, und die Begründung des Modells ist selbst wieder eine Ausgabe, kein Beleg.
Die wirksamen Schritte liegen im festen Teil und sind damit so belegbar wie jede andere Anwendung.
Kann man die Kosten eines einzelnen Laufs vorher beziffern?
Lizenz und Laufzeit sind bekannt, ein Lauf kostet unabhängig vom Inhalt praktisch dasselbe.
Der Verbrauch hängt an der Zahl der Schritte, und ein schwieriger Fall braucht ein Vielfaches eines einfachen Laufs.
Der lesende Teil schwankt, lässt sich aber begrenzen, und der ausführende Rest ist fest kalkulierbar.
Wie gut kommt der Ansatz mit vielen Varianten desselben Vorgangs zurecht?
Jede Variante braucht einen eigenen Zweig, und die Zahl der Zweige wächst schneller als die Bereitschaft, sie zu pflegen.
Varianten sind der eigentliche Zweck, ein neues Layout ist kein neuer Zweig.
Neue Varianten landen im lesenden Teil und ändern nichts am ausführenden.
Wie aufwendig ist die Freigabe durch Revision und Datenschutz?
Deterministisch, mit bekannten Datenwegen und ohne externe Verarbeitung, sofern der Roboter im Haus läuft.
Es braucht Aussagen zu Datenwegen, Protokollierung, Aufbewahrung und zum Umgang mit Ergebnissen, die nicht reproduzierbar sind.
Die Prüfung konzentriert sich auf den lesenden Teil, das erleichtert die Argumentation, ersetzt sie aber nicht.
Wie schnell steht ein erster produktiver Ablauf?
Eine Aufnahme ist schnell gemacht, die Härtung gegen Sonderfälle und Zeitverhalten dauert deutlich länger.
Ein funktionierender Prototyp entsteht rasch, aber ohne Grenzen, Protokoll und Freigaben ist er nicht produktionsreif.
Zwei Bauteile und eine definierte Übergabe kosten am Anfang mehr Zeit als jeder der beiden Einzelwege.
Was passt wann
- Wenn der Eingang immer dasselbe Format hat und jede Entscheidung als Bedingung formulierbar ist
- bleib bei einem regelbasierten Ablauf und steck die gesparte Zeit in dessen Wartung.
- Wenn das Material in vielen Formaten hereinkommt und im Vorgang abgewogen werden muss
- setz ein Modell auf den lesenden Teil und halte die Ausführung deterministisch.
- Wenn ein altes System nur über seine Oberfläche erreichbar ist
- behalt den Roboter als Ausführungswerkzeug und lass den Agenten nur entscheiden, was er ihm übergibt.
Sechs Fragen, die den Ansatz entscheiden
- 01 Kommt der Eingang immer im selben Format herein?
- 02 Lässt sich jede Entscheidung als Bedingung aufschreiben?
- 03 Gibt es eine Schnittstelle oder nur eine Oberfläche?
- 04 Darf ein Lauf teurer sein als der vorherige?
- 05 Muss jemand die Aktion vorher freigeben?
- 06 Wer pflegt den Ablauf, wenn das Zielsystem sich ändert?
Was du danach entscheiden kannst
Nach dieser Seite kannst du für einen konkreten Vorgang begründen, welcher Teil regelbasiert läuft, welcher Teil ein Modell braucht und wo genau die Grenze zwischen beiden liegt.
Varianz zählen statt schätzen
Du gehst mit einer Stichprobe echter Vorgänge durch und weißt danach, wie viele Formate, Sonderfälle und Ausnahmen wirklich vorkommen. Diese Zahl entscheidet, nicht das Bauchgefühl.
Ermessensstellen erkennen
Du findest die Stellen im Ablauf, an denen bisher jemand abgewogen hat, und unterscheidest sie von Stellen, die nur wie eine Entscheidung aussehen und in Wahrheit eine Bedingung sind.
Schnittstelle vor Oberfläche
Du prüfst für jedes Zielsystem, ob es eine Programmierschnittstelle gibt, bevor du eine Klickfolge aufnimmst. Das ist der wirksamste Hebel gegen brechende Abläufe.
Kosten je Lauf einordnen
Du weißt, welche Kostenarten bei welchem Ansatz anfallen, feste Lizenz gegen schwankenden Verbrauch, und kannst das gegen die Zahl der Läufe im Monat halten.
Übergabepunkt setzen
Du legst fest, an welcher Stelle das Modell aufhört und der feste Ablauf übernimmt, und in welchem Datenformat die Übergabe passiert.
Prüfbarkeit sichern
Du kannst für beide Teile sagen, wie ein Nachweis aussieht, den Revision oder Datenschutz akzeptieren.
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Die Frage ist nicht die Technik, sondern die Varianz des Vorgangs
Bevor du Werkzeuge vergleichst, zähl die Varianten. Wenn eine Bestellbestätigung immer im selben Format kommt, immer dieselben Felder trägt und immer im selben System landet, dann ist das ein Regelproblem. Ein Software-Roboter arbeitet es zuverlässig und billig ab, und du kannst hinterher zeigen, was er getan hat. Kommt dieselbe Bestätigung von vierzig Lieferanten in vierzig Layouts, mal als PDF, mal im Mailtext, dann wächst der Regelbaum mit jedem Lieferanten, und irgendwann pflegt ihn niemand mehr.
Die zweite Frage ist, ob im Vorgang eine Entscheidung steckt, die man nicht als Bedingung schreiben kann. „Wenn Betrag über 5.000, dann Freigabe“ ist eine Regel. „Wenn der Kunde verärgert klingt, dann Eskalation“ ist keine. Sobald eine Formulierung wie „im Zweifel“ oder „je nachdem“ in der Prozessbeschreibung auftaucht, ist das die Stelle, an der ein Modell besser trägt als ein Regelwerk.
Was RPA gut kann und wo es zuverlässig bricht
Ein Software-Roboter ist deterministisch. Derselbe Eingang erzeugt denselben Ausgang, heute und in einem halben Jahr. Das ist der Grund, warum Revision und Datenschutz mit RPA leichter umgehen: Der Ablauf ist der Ablauf, das Protokoll bildet ihn vollständig ab, und es gibt keine Ausgabe, über deren Zustandekommen man diskutieren muss.
Der Bruch kommt an der Oberfläche. Automatisierungen, die über die Benutzeroberfläche eines Fremdsystems arbeiten, hängen an Selektoren, Feldpositionen und Fensterreihenfolgen. Ein Update des Zielsystems, und der Roboter greift ins Leere. Wer RPA einführt, ohne jemanden für genau diese Wartung zu benennen, hat nach anderthalb Jahren eine Sammlung stillgelegter Abläufe. Wo es eine Schnittstelle gibt, nutze die Schnittstelle, auch wenn die Aufnahme über die Oberfläche schneller aussieht.
Was ein Agent leistet und was er dich kostet
Ein Agent bekommt ein Ziel und einen Satz Werkzeuge und wählt selbst, welches er als nächstes aufruft. Das ist der Vorteil bei unbekannten Varianten und gleichzeitig die Rechnung, die du dafür bezahlst: Zwei Läufe mit demselben Eingang können unterschiedliche Wege nehmen. Die Kosten pro Lauf schwanken mit der Zahl der Schritte, die Laufzeit ebenso.
Deshalb verschiebt sich der Aufwand vom Bauen zum Betreiben. Ein Regelablauf ist fertig, wenn er läuft. Ein Agent braucht danach Auswertung, Grenzwerte und eine Stelle, an der ein Mensch zustimmt, bevor etwas Unumkehrbares passiert. Wer das nicht einplant, hat den Aufwand nicht gespart, sondern nur verlagert.
Die Arbeitsteilung, die im Betrieb am längsten hält
Das haltbarste Muster trennt Verstehen und Ausführen. Der Agent nimmt das unstrukturierte Material entgegen, liest es, ordnet es zu und gibt ein sauberes, geprüftes Datenobjekt heraus. Ab da übernimmt ein deterministischer Ablauf: buchen, anlegen, verschicken. Das Modell entscheidet nie direkt über eine Aktion mit Folgen, es liefert nur die Grundlage dafür.
Der Nebeneffekt ist, dass du beide Teile getrennt prüfen kannst. Die Extraktion misst du gegen einen Satz Beispiele mit bekannter richtiger Antwort. Die Ausführung testest du wie jede andere Schnittstellenanbindung. Wenn hinterher etwas schiefgegangen ist, siehst du auch, an welcher der beiden Stellen.
Dazu passende Kurse
Wie du einen stabilen Ablauf aufsetzt, der auch ein Update des Zielsystems übersteht, zeigen die Kurse zur regelbasierten Prozessautomatisierung .
Wie ein solcher Assistent seine Werkzeuge auswählt und wo dabei die Grenzen liegen, vertiefen die Schulungen zu selbstständig arbeitenden Assistenten .
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Häufige Fragen
Brauche ich für einen KI-Agenten überhaupt noch RPA?
Wie fange ich an, wenn ich beides noch nicht im Haus habe?
Kann ein Agent bestehende RPA-Abläufe auslösen?
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Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Erst die Varianten zählen, dann automatisieren
In den Kursen zu Automatisierung und Agentensystemen baust du beide Ansätze an echten Abläufen auf und siehst, wo die Übergabe zwischen ihnen sinnvoll liegt.