PST und OST in Outlook: wo deine Mails wirklich liegen und was beim Rechnerwechsel verschwindet
Zwei Dateiendungen, zwei völlig verschiedene Rollen. Die eine kannst du bedenkenlos löschen, die andere enthält womöglich das Einzige, was von zehn Jahren Korrespondenz übrig ist.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Verlust fällt erst Wochen nach dem Gerätewechsel auf
Der Ablauf ist fast immer derselbe. Ein neues Gerät kommt, Outlook wird eingerichtet, das Postfach lädt herunter, alles sieht vollständig aus. Vier Wochen später sucht jemand eine Absprache aus dem vorletzten Jahr und findet sie nicht. Dann stellt sich heraus, dass es einen Ordner namens Archiv gab, der gar nicht im Postfach lag, sondern in einer PST-Datei auf der alten Festplatte. Die Festplatte ist inzwischen gelöscht oder das Gerät zurückgegeben, und damit ist der Vorgang beendet.
Der Grund für diesen Ablauf ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Anzeige, die absichtlich keinen Unterschied macht. In der Ordnerliste sieht eine PST-Datei aus wie ein weiteres Postfach. Sie hat einen Posteingang, Unterordner und eine Suche, die funktioniert. Nichts daran signalisiert, dass diese Ordner ausschließlich auf diesem einen Rechner existieren und dass keine Sicherung des Servers sie jemals erfasst hat.
Die zweite Hälfte des Problems ist die umgekehrte Verwechslung. Beim Umzug wird die größte Datei mitgenommen, die im Outlook-Verzeichnis liegt, und das ist meistens die OST-Datei. Sie ist unbrauchbar, denn sie ist eine örtliche Kopie des Serverpostfachs, die an das Profil gebunden ist, in dem sie entstanden ist. Outlook lässt sich seit Version 2013 nicht mehr ohne Weiteres auf eine vorhandene OST-Datei umbiegen, weil die Schaltfläche zum Durchsuchen in den Einstellungen der Outlook-Datendatei deaktiviert ist. So wird Zeit in eine Datei investiert, die nichts enthält, was der Server nicht ohnehin wieder liefert.
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Die Fälle, die beim Umzug und im Betrieb tatsächlich auftreten
Sechs Symptome decken fast alles ab, was rund um Outlook-Datendateien schiefgeht. Zu jedem steht hier, woran du es erkennst, was dahintersteckt und in welcher Reihenfolge du vorgehst.
Symptom
Nach dem Gerätewechsel ist das Postfach vollständig, aber alle Nachrichten vor einem bestimmten Jahr fehlen. Im alten Outlook gab es dafür einen eigenen Ordnerbaum, meist mit Namen wie Archiv oder dem Jahr im Titel.
Ursache
Dieser Ordnerbaum lag nicht im Postfach, sondern in einer PST-Datei auf dem alten Gerät. Solche Dateien entstehen durch die Archivierung, durch einen Export oder dadurch, dass jemand vor Jahren gegen ein volles Postfach vorgehen musste. In der Ordnerliste sind sie von einem echten Postfach kaum zu unterscheiden, und keine Sicherung des Servers hat sie je erfasst.
Lösung
Solange das alte Gerät noch existiert, ist der Fall zu retten: Outlook dort beenden, die PST-Datei anhand des Pfads aus den Kontoeinstellungen suchen, kopieren und am neuen Gerät über die Kontoeinstellungen wieder einbinden. Ist das Gerät weg, bleibt nur die Frage nach einer Sicherung des Arbeitsplatzes, und die gibt es in vielen Häusern nicht. Danach solltest du die Ursache abstellen und den Inhalt in ein Archivpostfach überführen, damit dieselbe Geschichte in drei Jahren nicht noch einmal passiert.
Symptom
Die größte Datei aus dem alten Outlook-Verzeichnis wurde mitgenommen, lässt sich aber nicht einbinden. In den Einstellungen der Outlook-Datendatei ist die Schaltfläche zum Durchsuchen ausgegraut.
Ursache
Es handelt sich um eine OST-Datei, also die örtliche Kopie eines Serverpostfachs im Cached Exchange Mode. Microsoft beschreibt das Verhalten in einem eigenen Artikel: Seit Outlook 2013 ist die Schaltfläche zum Durchsuchen deaktiviert, weil der klassische Offlinemodus als veraltet gilt. Eine OST-Datei ist ohnehin keine Quelle, sondern eine Ableitung, und sie ist an das Profil gebunden, in dem sie entstanden ist.
Lösung
Lass sie liegen und richte am neuen Gerät einfach das Konto ein. Outlook legt eine neue OST-Datei an und lädt das Postfach vom Server. Wenn es wirklich um den Speicherort geht, etwa weil das Systemlaufwerk zu klein ist, beschreibt Microsoft zwei Wege: ein neues Outlook-Profil mit ausgewähltem Pfad oder den Registrierungseintrag ForceOSTPath, der allerdings nur für neu angelegte Profile wirkt.
Symptom
Outlook meldet beim Verschieben, dass die Datei ihre maximale Größe erreicht hat. Neue Nachrichten kommen noch an, senden funktioniert nicht mehr, und Elemente lassen sich innerhalb der Datei nicht mehr kopieren.
Ursache
Die Datendatei ist an ihre konfigurierte Obergrenze gestoßen. Für Dateien im Unicode-Format liegt der Vorgabewert laut Microsoft bei 50 GB, die Warnschwelle bei 47,5 GB. Wird diese Warnschwelle erreicht, startet die Verdichtung, das Senden wird unterbunden, sofern gesendete Nachrichten im Ordner Gesendete Elemente abgelegt werden, und Elemente lassen sich nicht mehr innerhalb der Datei verschieben. Deutlich kleiner wird es, wenn die Datei noch im alten ANSI-Format vorliegt, denn dort ist bei 2 GB Schluss.
Lösung
Zuerst prüfen, welches Format vorliegt, denn eine ANSI-Datei aus alten Outlook-Ständen lässt sich nicht einfach vergrößern und gehört in eine neue Unicode-Datei überführt. Danach die eigentliche Frage stellen: Warum wächst diese Datei überhaupt? In einem Serverpostfach ist die Antwort fast immer ein Archivpostfach statt einer weiteren Datei. Die Registrierungswerte MaxLargeFileSize und WarnLargeFileSize lassen sich anheben, Microsoft rät davon aber ab, weil die Geschwindigkeit darunter leidet.
Symptom
Die OST-Datei wächst auf ein Vielfaches der Postfachgröße an, obwohl im eigenen Postfach nichts Großes liegt. Der Rechner hat plötzlich zu wenig Platz auf dem Systemlaufwerk.
Ursache
Freigegebene Ordner werden im Cached Exchange Mode mit heruntergeladen, und ihr Inhalt landet in derselben örtlichen OST-Datei. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass die Datei erheblich wachsen kann, wenn freigegebene Ordner viele Elemente oder große Anhänge enthalten. Wer Zugriff auf drei geteilte Postfächer hat, trägt deren Inhalt damit auf der eigenen Platte mit.
Lösung
In den erweiterten Einstellungen des Exchange-Kontos lässt sich das Herunterladen freigegebener Ordner abschalten, dann werden diese Postfächer online gelesen. Zusätzlich hilft es, den Zeitraum zu begrenzen, für den Nachrichten offline vorgehalten werden. Beides kostet ein wenig Geschwindigkeit beim Blättern in fremden Postfächern und spart oft zweistellige Gigabyte-Beträge. Löschen der OST-Datei ist ausdrücklich unbedenklich, sie wird neu aufgebaut.
Symptom
Eine PST-Datei lässt sich nicht mehr öffnen, Outlook meldet einen Fehler beim Zugriff, oder einzelne Ordner sind leer, obwohl sie voll sein müssten.
Ursache
Die Datei ist beschädigt. Sie ist technisch eine Datenbankdatei, und wie jede Datenbankdatei verträgt sie keine abgebrochenen Schreibvorgänge. Typische Auslöser sind ein abgestürzter Rechner mit geöffnetem Outlook, ein unterbrochener Kopiervorgang und der Betrieb der Datei über eine Netzwerkverbindung, die zwischendurch wegbricht.
Lösung
Outlook beenden und das mitgelieferte Reparaturprogramm scanpst.exe im Office-Verzeichnis starten. Microsoft nennt dazu drei Punkte, die man vorher wissen sollte: Das Programm muss unter Umständen mehrfach laufen, es kann nicht jedes Problem beheben, und es legt vor der Reparatur automatisch eine Sicherung mit der Endung bak an. Wiederhergestellte Elemente landen in einem Ordner namens Lost and Found, aus dem du sie in eine neue Datendatei ziehst. Was dort nicht auftaucht, ist nach Angaben von Microsoft nicht mehr zu retten.
Symptom
Nach dem Wechsel auf das neue Outlook für Windows sind die eingebundenen Datendateien nicht mehr in der Ordnerliste, und ein Serienbrief aus Word findet die Kontakte nicht mehr.
Ursache
Das neue Outlook für Windows ist eine andere Anwendung als das klassische Outlook und nicht in jedem Punkt gleichwertig. Microsoft führt im Bereitstellungsleitfaden ausdrücklich die vollständige PST-Unterstützung und den Seriendruck aus Word unter den Merkmalen auf, wegen derer Organisationen beide Anwendungen nebeneinander betreiben sollten.
Lösung
Das klassische Outlook wieder danebenstellen, statt eine Lösung im neuen zu suchen. Beide lassen sich parallel installieren und erscheinen getrennt im Startmenü. Nutz die Zeit dafür, den Inhalt der Datendateien dorthin zu bringen, wo er unabhängig von der Anwendung liegt, also in das Postfach oder in ein Archivpostfach. Danach ist der Umstieg eine reine Gewöhnungsfrage und kein Datenthema mehr.
Vom Verdacht zur belastbaren Aussage
- 01 Welche Datendateien hängen laut Kontoeinstellungen im Profil?
- 02 Welche davon enden auf pst und sind damit ein Original?
- 03 Wo genau liegt jede dieser Dateien, örtlich oder auf einer Freigabe?
- 04 Gibt es ein Archivpostfach, in das der Inhalt stattdessen gehört?
- 05 Wer weiß außer dir, dass es diese Datei gibt?
Wie du vor dem Gerätewechsel in einer halben Stunde Sicherheit bekommst
Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt den nächsten überflüssig machen kann. Wenn nach Schritt zwei keine PST-Datei im Profil hängt, bist du fertig.
Sieh in den Kontoeinstellungen unter Datendateien nach
Dort steht jede Datei, die in deinem Profil eingebunden ist, mit ihrem vollständigen Pfad. Das ist die einzige verlässliche Liste, denn die Ordnerliste zeigt dir Namen und nicht Herkunft. Alles mit der Endung ost ist eine Kopie des Servers und braucht dich nicht weiter zu interessieren. Alles mit der Endung pst ist ein Original und gehört auf deine Liste.
Prüf, wo die PST-Dateien tatsächlich liegen
Der Standardort für eine Archivdatei ist bei Outlook 2016 und neuer der Ordner Outlook-Dateien im Dokumentenverzeichnis, bei älteren Ständen ein Pfad unterhalb von AppData. Beides ist örtlich. Wenn ein Pfad auf ein Netzlaufwerk oder eine Freigabe zeigt, notier ihn gesondert, denn dann hängt an dieser Datei mit hoher Wahrscheinlichkeit noch jemand anderes.
Schließ Outlook, bevor du eine PST-Datei kopierst
Eine geöffnete Datendatei wird von Outlook gehalten, und eine Kopie im laufenden Betrieb kann unvollständig sein. Beenden, warten, bis der Prozess wirklich weg ist, dann kopieren. Diese Reihenfolge klingt selbstverständlich und wird trotzdem regelmäßig übersprungen, weil der Umzug unter Zeitdruck stattfindet.
Entscheide, ob der Inhalt überhaupt eine Datei bleiben soll
Wenn dein Postfach in Exchange Online liegt, gibt es den saubereren Weg: Ein aktiviertes Archivpostfach stellt nach Angaben von Microsoft je nach Lizenz 50 GB oder zunächst 100 GB zusätzlichen Speicher bereit, und wo das automatisch erweiterte Archiv zur Verfügung steht, wächst es bei Bedarf bis 1,5 TB. Was dort liegt, ist Teil des Postfachs, wird mit ihm gesichert und überlebt jeden Gerätewechsel ohne dein Zutun.
Klär, was am neuen Gerät zuerst installiert wird
Wenn auf dem neuen Rechner nur das neue Outlook für Windows läuft, prüf vorher, ob deine Arbeitsweise davon abhängt, dass Datendateien vollständig unterstützt werden. Microsoft empfiehlt im Bereitstellungsleitfaden ausdrücklich, das neue und das klassische Outlook nebeneinander zu betreiben, solange Merkmale wie die vollständige PST-Unterstützung gebraucht werden.
Schreib auf, was du getan hast, und leg es zur Datei
Eine kopierte PST-Datei ohne Notiz ist in zwei Jahren nur noch eine große Datei mit unklarem Inhalt. Eine Textdatei daneben mit dem Zeitraum, der Herkunft und dem Grund kostet zwei Minuten und entscheidet später darüber, ob jemand sie öffnet oder löscht.
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Zwei Dateiendungen, zwei völlig verschiedene Rollen
Eine PST-Datei ist eine eigenständige Ablage. Was darin liegt, liegt dort und sonst nirgends. Microsoft beschreibt sie als Outlook-Datendatei, die Nachrichten und andere Elemente wie Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen enthält, und nennt als typische Verwendung die Sicherung von Nachrichten oder das örtliche Ablegen älterer Elemente, um das Postfach klein zu halten. Konten über POP legen ihre Daten standardmäßig in einer solchen Datei ab, und auch die Archivierung erzeugt eine.
Eine OST-Datei ist das Gegenteil: eine örtliche Kopie eines Postfachs, das auf einem Server liegt. Sie existiert, damit Outlook auch dann arbeiten kann, wenn die Verbindung fehlt oder langsam ist, und sie gleicht sich ab, sobald wieder Verbindung besteht. Für die Sicherung ist sie ohne Bedeutung, denn alles, was darin steht, steht auch auf dem Server. Für den Umzug ist sie ebenfalls ohne Bedeutung, denn sie hängt am Profil, in dem sie entstanden ist.
Aus dieser Unterscheidung ergibt sich die einfachste Regel dieser Seite. Vor einem Gerätewechsel interessiert dich ausschließlich, ob eine PST-Datei im Profil hängt. Wenn nein, kannst du das alte Gerät bedenkenlos abgeben. Wenn ja, ist diese Datei das Einzige, was du sichern musst, und zwar bevor irgendjemand das Gerät anfasst.
Warum Größenwerte für beide Dateiarten gelten
Die Grenzen für Outlook-Datendateien sind nicht am Postfach festgemacht, sondern an der Datei, und sie gelten für PST und OST gleichermaßen. Microsoft nennt für das Unicode-Format einen Vorgabewert von 50 GB als absolute Obergrenze und 47,5 GB als Schwelle, ab der die Verdichtung anläuft. Ist die Schwelle erreicht, kannst du keine Nachrichten mehr senden, sofern gesendete Nachrichten abgelegt werden, und keine Elemente mehr innerhalb der Datei kopieren oder verschieben. Löschen und archivieren geht weiterhin.
Das ältere ANSI-Format ist eine ganz andere Größenordnung. Dort liegt die Grenze bei knapp 2 GB, und Microsoft weist darauf hin, dass ein höher gesetzter Wert für dieses Format ignoriert wird, um Beschädigungen zu vermeiden. Solche Dateien stammen aus alten Outlook-Ständen und wandern über Gerätegenerationen hinweg mit. Wenn eine Archivdatei bei etwa zwei Gigabyte hängen bleibt, ist das die Erklärung, und der Weg heraus führt über eine neu angelegte Datei im aktuellen Format, in die der Inhalt importiert wird.
Für die OST-Datei ist die Grenze selten das Problem, ihr Wachstum dagegen häufig. Weil freigegebene Ordner im Cached Exchange Mode ebenfalls heruntergeladen werden, trägt jemand mit Zugriff auf mehrere Postfächer deren Inhalt örtlich mit. Wer auf einem Gerät mit kleiner Systemplatte arbeitet, stellt genau dort zuerst die Frage, ob alle diese Postfächer wirklich offline verfügbar sein müssen.
Der bessere Ort für alte Nachrichten
Die meisten PST-Dateien sind vor Jahren aus einer Not entstanden: Das Postfach war voll, und die Archivierung war der einfachste Weg, Platz zu schaffen. Diese Not gibt es in einem Postfach in Exchange Online in dieser Form nicht mehr. Wie viel ein aktiviertes Archivpostfach mitbringt, hängt an der Lizenz: Bei Microsoft 365 Business Basic und Standard sowie bei Exchange Online Plan 1 sind es nach Angaben von Microsoft 50 GB, bei Business Premium, bei Plan 2 und bei den Enterprise-Paketen zunächst 100 GB. Nur dort wächst der Speicher mit eingeschaltetem automatisch erweitertem Archiv schrittweise bis zu einer Größe von 1,5 TB.
Der entscheidende Unterschied ist nicht die Größe, sondern die Zuständigkeit. Ein Archivpostfach ist Teil des Postfachs. Es wird mitgesichert, es steht auf jedem Gerät zur Verfügung, es wird bei einer Auskunft oder einer Recherche mit durchsucht, und niemand muss wissen, auf welcher Festplatte es liegt. Eine PST-Datei erfüllt keinen dieser Punkte. Sie ist die einzige Stelle im Postfachbetrieb, an der ein einzelnes Gerät zum alleinigen Aufbewahrungsort von Geschäftskorrespondenz wird.
Ein paar Eigenheiten sollte man dabei kennen. Beim automatisch erweiterten Archiv kann die Bereitstellung von zusätzlichem Platz nach Angaben von Microsoft bis zu 30 Tage dauern, und die Wachstumsrate ist auf 1 GB pro Tag begrenzt. Außerdem ist die Suche im klassischen Outlook für Windows auf den gerade gewählten Suchbereich beschränkt, eine Suche aus dem Hauptpostfach heraus liefert also keine Treffer aus dem erweiterten Archiv. Das ist verkraftbar, wenn man es weiß, und ärgerlich, wenn man es zum ersten Mal beim Suchen merkt.
Was ihr im Haus einmal festlegen solltet
Die technische Seite dieser Frage ist in einer Stunde geklärt. Die organisatorische bleibt oft jahrelang offen, und genau dort entstehen die Verluste. Es braucht drei Festlegungen, und alle drei passen auf eine halbe Seite. Erstens: Ob PST-Dateien im Haus überhaupt entstehen dürfen, und wenn nein, dass die Archivierung entsprechend eingestellt wird. Zweitens: Wohin alte Nachrichten stattdessen gehören, also in ein Archivpostfach mit einer Aufbewahrungsregel. Drittens: Wer beim Gerätewechsel dafür geradesteht, dass die Kontoeinstellungen vorher angesehen wurden.
Der dritte Punkt ist der wichtigste und der am häufigsten vergessene. Ein Gerätewechsel ist ein Vorgang mit vielen Beteiligten und einem Termin, und die Frage nach Datendateien passt in keine der üblichen Zuständigkeiten. Die Benutzerin weiß nicht, dass es sie gibt. Der Betrieb sieht sie nicht, weil sie auf dem Gerät liegt. Wer eine kurze Prüfliste für die Rückgabe von Geräten hat, setzt genau diesen Punkt an die erste Stelle.
Eine Bemerkung zum Umgang mit vorhandenen Dateien: Wer bei einer Bestandsaufnahme zwanzig PST-Dateien findet, sollte nicht zwanzigmal importieren. Sinnvoller ist, mit den Beteiligten zu klären, welche davon überhaupt noch gebraucht werden. In der Praxis ist das die Minderheit, und für den Rest reicht eine geordnete Ablage an einer gesicherten Stelle, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das ist weniger Arbeit als eine vollständige Übernahme und schafft trotzdem den Zustand, den ihr braucht.
Dazu passende Kurse
Wenn beim nächsten Gerätewechsel nichts liegen bleiben soll, sind Outlook-Kurse zu Datendateien und Postfachumzug die geradlinigste Vorbereitung darauf.
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Häufige Fragen
Muss ich die OST-Datei sichern?
Wie erkenne ich, ob überhaupt eine PST-Datei in meinem Outlook hängt?
Darf eine PST-Datei auf einem Netzlaufwerk liegen?
Was mache ich, wenn Outlook meldet, die Datei habe ihre maximale Größe erreicht?
Kann scanpst.exe eine beschädigte Datei immer retten?
Unterstützt das neue Outlook für Windows PST-Dateien?
Quellen
- Microsoft Learn, Größenbegrenzung für PST- und OST-Dateien in Outlook
- Microsoft Learn, Speicherort der OST-Datei lässt sich nicht ändern
- Microsoft Learn, Reparieren einer PST-Datei mit dem Posteingangsreparaturprogramm
- Microsoft Learn, Automatisch erweiterte Archivierung
- Microsoft Learn, Bereitstellung des neuen Outlook für Windows
Deine Ansprechpartner
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- Outlook-Postfach ist voll: was du archivierst und was wirklich weg kann
- Ordner oder Kategorien in Outlook: wie du E-Mails wiederfindest
- Outlook-Regeln einrichten, die den Posteingang wirklich entlasten
- Stellvertretung und Abwesenheit in Outlook: Postfach und Kalender freigeben