Den Auftragswert schätzen: Grundlage, Stichtag und die Fallen bei Losen und Rahmenvereinbarungen
Sechs Schritte, nach denen die Schätzung nicht nur eine Zahl ist, sondern ein Beleg dafür, dass das gewählte Verfahren zulässig war.
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Die Schätzung entsteht zu früh, zu klein und ohne Spur
In vielen Häusern entsteht die Zahl in der Fachabteilung, lange bevor jemand ans Vergaberecht denkt. Sie stammt aus einem Angebot, das ein Anbieter unaufgefordert geschickt hat, oder aus dem Betrag, der im Haushalt gerade frei ist. Beides sind Ausgangspunkte, aber keine Schätzung im Sinne des § 3 VgV, weil sie den Gegenstand des Auftrags nicht abbilden. Wenn später jemand fragt, warum unterschwellig vergeben wurde, gibt es dann eine Zahl, aber keine Begründung dafür, wie sie zustande kam.
Systematisch zu klein wird die Schätzung fast immer an denselben drei Stellen. Optionen und Verlängerungen bleiben draußen, weil sie ja vielleicht nie gezogen werden. Bei einer Rahmenvereinbarung wird der typische Einzelabruf gerechnet statt des Volumens über die gesamte Laufzeit. Und bei einer Beschaffung, die in mehrere Lose zerfällt, wird jedes Los für sich betrachtet, weil es getrennt beauftragt wird. Alle drei Fehler haben dieselbe Wirkung: Die Beschaffung landet rechnerisch unterhalb der Schwelle, obwohl sie oberhalb liegt.
Der dritte wiederkehrende Fehler betrifft nicht die Höhe, sondern den Zeitpunkt. Eine Schätzung aus dem Vorjahr wird ungeprüft übernommen, obwohl sich Preise und Bedarf bewegt haben. Maßgeblicher Zeitpunkt ist aber der Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung oder der sonstigen Einleitung des Verfahrens. Wer zwischen Schätzung und Verfahrensstart ein halbes Jahr verstreichen lässt, muss die Zahl noch einmal prüfen und diese Prüfung schriftlich festhalten. Sonst steht am Ende eine Zahl im Vermerk, die zu keinem der beiden Zeitpunkte passt.
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Die Wertermittlung in sechs Schritten
Die Reihenfolge ist wichtiger, als sie aussieht. Wer zuerst die Verfahrensart wählt und dann rechnet, kommt fast zwangsläufig zu einer Zahl, die zum gewünschten Ergebnis passt. Umgekehrt herum entsteht eine Schätzung, die auch dann noch trägt, wenn sie jemand nachrechnet.
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Den Auftragsgegenstand abgrenzen
Bevor irgendetwas gerechnet wird, klärst du, was zu dieser einen Beschaffung gehört. Ausschlaggebend ist der sachliche Zusammenhang der Leistung, nicht die Frage, wie viele Rechnungen später kommen oder aus wie vielen Haushaltsstellen bezahlt wird. Eine Bürosoftware und die zugehörige Einführungsunterstützung gehören in der Regel zusammen, ein Ersatzbeschaffungsbedarf in einer anderen Abteilung nicht.
Geschafft, wenn: Eine schriftliche Abgrenzung, welche Leistungsteile in diese Wertermittlung eingehen und welche nicht.
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Preisannahmen sammeln und belegen
Jetzt entsteht die eigentliche Zahl, und zwar aus nachvollziehbaren Quellen: aus vergleichbaren früheren Vergaben, aus Preisen laufender Verträge, aus veröffentlichten Listenpreisen oder aus einer Markterkundung. Wichtig ist weniger die Genauigkeit auf den Euro als die Frage, ob jemand später erkennen kann, worauf die Annahme beruht. Notiere zu jeder Position, woher der Ansatz stammt.
Geschafft, wenn: Eine Aufstellung der Preisannahmen mit Quelle, sauber netto und ohne Umsatzsteuer.
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Laufzeit, Optionen und Verlängerungen einrechnen
§ 3 Abs. 1 VgV verlangt den voraussichtlichen Gesamtwert einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen. Rechne deshalb mit der maximalen vertraglich vorgesehenen Laufzeit, nicht mit der erwarteten. Bei Rahmenvereinbarungen und dynamischen Beschaffungssystemen gilt zusätzlich § 3 Abs. 4 VgV: maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge während der gesamten Laufzeit. Die Höchstlaufzeit einer Rahmenvereinbarung nach der VgV beträgt dabei vier Jahre, sofern kein im Gegenstand begründeter Sonderfall vorliegt.
Geschafft, wenn: Ein Gesamtwert, der die längste vertraglich mögliche Bindung abbildet.
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Lose bilden und den Gesamtwert prüfen
Der Losgrundsatz steht seit dem 1. Juli 2026 in einem eigenen § 97a GWB. Für die Wertermittlung ändert das nichts an der Grundregel: Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert aller Lose. Erst danach prüfst du die Ausnahme aus § 3 Abs. 7 bis 9 VgV, nach der einzelne Lose nach ihrem Eigenwert vergeben werden dürfen, wenn sie bei Liefer- und Dienstleistungen unter 80.000 Euro und bei Bauleistungen unter 1.000.000 Euro liegen und zusammen 20 Prozent des Gesamtwerts aller Lose nicht übersteigen.
Geschafft, wenn: Eine Losstruktur mit Gesamtwert und, falls einschlägig, eine geprüfte Ausnahme mit beiden Bedingungen.
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Stichtag setzen und gegen die Wertgrenzen legen
Jetzt vergleichst du das Ergebnis mit dem Schwellenwert, der für deinen Auftraggebertyp und deine Leistungsart gilt, und mit den unterschwelligen Wertgrenzen deines Haushaltsrechts. Achte dabei auf die Marken, die unabhängig von den EU-Schwellen greifen: die Abfrage des Wettbewerbsregisters nach § 6 Abs. 1 WRegG ab 50.000 Euro, die Meldung an die Vergabestatistik nach § 2 Abs. 2 VergStatVO oberhalb von 50.000 Euro und beim Bund den Anwendungsbereich des Bundestariftreuegesetzes ab einem geschätzten Auftrags- oder Vertragswert von 50.000 Euro für Bau- und Dienstleistungsaufträge sowie Konzessionen.
Geschafft, wenn: Eine Entscheidung über die Verfahrensart, die auf einer Zahl mit Datum beruht.
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Alles in den Vermerk und aufbewahren
Die Schätzung gehört mit Herleitung und Stichtag in die laufende Dokumentation nach § 8 Abs. 1 VgV und in den Vergabevermerk nach § 8 Abs. 2 VgV, der Gegenstand und Wert des Auftrags ausdrücklich nennt. Aufzubewahren ist das bis zum Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Kopien abgeschlossener Verträge kommen ab einem Auftragswert von 1.000.000 Euro bei Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen und 10.000.000 Euro bei Bauaufträgen dazu.
Geschafft, wenn: Eine Akte, in der die Zahl nicht behauptet, sondern belegt ist.
Sechs Fragen, und die Zahl steht
- 01 Was gehört sachlich zu diesem einen Auftrag, und was ist ein eigener Bedarf?
- 02 Wie lange läuft der Vertrag, und welche Optionen und Verlängerungen sieht er vor?
- 03 Ist es eine Rahmenvereinbarung? Dann zählt das Volumen über die gesamte Laufzeit.
- 04 Gibt es Lose? Dann zuerst den Gesamtwert bilden und erst danach über Ausnahmen nachdenken.
- 05 Welcher Tag ist der Stichtag der Schätzung?
- 06 Wo sind Zahl, Herleitung und Stichtag festgehalten?
Was du nach diesem Text ohne Nachschlagen entscheidest
Eine belastbare Schätzung besteht aus vier Bestandteilen: der Abgrenzung des Auftrags, der Rechenregel für Laufzeit und Optionen, der Behandlung von Losen und Abrufen sowie einem festgehaltenen Stichtag samt Herleitung. Die folgenden Punkte sind das, woran diese vier Bestandteile in der Praxis hängen.
Immer netto rechnen
Maßgeblich ist der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer. Das klingt selbstverständlich, geht aber verloren, sobald die Zahl aus einer Haushaltsposition oder einem Angebot mit Bruttopreisen übernommen wird. Alle Wertgrenzen im Vergaberecht, von der Schwelle bis zum Direktauftrag, sind Nettowerte.
Optionen und Verlängerungen einrechnen, auch die unwahrscheinlichen
§ 3 Abs. 1 VgV nennt Optionen und Vertragsverlängerungen ausdrücklich als Bestandteil des Gesamtwerts. Es kommt nicht darauf an, ob du sie ziehen wirst, sondern darauf, ob der Vertrag sie vorsieht. Eine Laufzeit von zwei Jahren mit zweimaliger Verlängerungsoption um je ein Jahr ist damit ein Vierjahresvertrag.
Bei Rahmenvereinbarungen das Gesamtvolumen ansetzen
Nach § 3 Abs. 4 VgV ist bei Rahmenvereinbarungen und dynamischen Beschaffungssystemen der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge während der gesamten Laufzeit zugrunde zu legen, nicht der Wert eines einzelnen Abrufs. Das ist die Regel, die am häufigsten übersehen wird, weil der einzelne Abruf gefühlt der eigentliche Auftrag ist.
Lose zusammenrechnen und die Ausnahme genau lesen
Grundsätzlich zählt der geschätzte Gesamtwert aller Lose. Einzelne Lose dürfen nach ihrem Eigenwert vergeben werden, wenn ihr Wert bei Liefer- und Dienstleistungen unter 80.000 Euro und bei Bauleistungen unter 1.000.000 Euro liegt und die Summe der Nettowerte dieser Lose 20 Prozent des Gesamtwerts aller Lose nicht übersteigt. Beide Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein.
Den Stichtag bewusst setzen
Maßgeblicher Zeitpunkt der Schätzung ist nach § 3 Abs. 3 VgV der Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet wird oder das Vergabeverfahren auf sonstige Weise eingeleitet wird. Halte diesen Tag zusammen mit der Zahl fest, dann ist später nachvollziehbar, worauf sich die Schätzung bezog.
Die Herleitung in den Vermerk nehmen
§ 8 Abs. 1 VgV verlangt, das Verfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren, und § 8 Abs. 2 VgV nennt Gegenstand und Wert des Auftrags als Pflichtinhalt des Vergabevermerks. Eine Zahl ohne Herleitung erfüllt das nur formal. Zwei Sätze zur Quelle der Preisannahme und zur angesetzten Laufzeit genügen und machen den Unterschied.
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Warum der Stichtag mehr Gewicht hat, als er scheint
§ 3 Abs. 3 VgV benennt einen einzigen maßgeblichen Zeitpunkt: den Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet wird oder das Vergabeverfahren auf sonstige Weise eingeleitet wird. Damit ist gleichzeitig gesagt, dass es auf spätere Entwicklungen nicht mehr ankommt. Kommen im laufenden Verfahren nur teure Angebote herein, macht das die Schätzung nicht rückwirkend falsch, solange sie zum Stichtag vertretbar war. Umgekehrt hilft eine alte, günstige Schätzung nicht, wenn zum Stichtag längst absehbar war, dass sie nicht mehr trägt.
In der Praxis lohnt es sich deshalb, zwei Daten zu unterscheiden: den Tag, an dem gerechnet wurde, und den Tag, an dem das Verfahren eingeleitet wird. Liegen sie weit auseinander, gehört ein kurzer Vermerk dazwischen, in dem festgehalten ist, dass die Annahmen erneut geprüft wurden und weiterhin tragen. Das ist wenig Aufwand und erspart die unangenehmste aller Rückfragen, nämlich die nach dem Grund für eine Zahl, an die sich niemand mehr erinnert.
Bei mehrstufigen Verfahren ist der Einleitungszeitpunkt außerdem nicht immer der, den man vermutet. Wenn ein Verfahren ohne Auftragsbekanntmachung startet, tritt an ihre Stelle die sonstige Einleitung des Verfahrens, also der Moment, in dem der Auftraggeber nach außen tätig wird. Auch das ist eine Feststellung, die in den Vermerk gehört, weil sie den Bezugspunkt für alles Weitere bildet.
Lose, Optionen und Abrufe: die drei Stellen, an denen zu klein gerechnet wird
Bei Losen ist die Reihenfolge entscheidend. Zuerst wird der geschätzte Gesamtwert aller Lose gebildet, und erst dann stellt sich die Frage, ob einzelne Lose nach ihrem Eigenwert vergeben werden dürfen. § 3 Abs. 7 bis 9 VgV knüpft diese Ausnahme an zwei Bedingungen, die zusammen erfüllt sein müssen: Der Wert des einzelnen Loses liegt bei Liefer- und Dienstleistungen unter 80.000 Euro und bei Bauleistungen unter 1.000.000 Euro, und die Summe der Nettowerte aller so behandelten Lose übersteigt 20 Prozent des Gesamtwerts aller Lose nicht. Wer nur die erste Bedingung prüft, kann eine ganze Beschaffung in kleine Lose zerlegen und liegt trotzdem falsch.
Bei Optionen und Verlängerungen ist der häufigste Denkfehler die Wahrscheinlichkeitsrechnung. Es geht nicht darum, wie sicher die Verlängerung kommt, sondern darum, ob der Vertrag sie vorsieht. Sobald sie im Vertragswerk steht, gehört sie in den Gesamtwert. Wer das anders handhabt, verlagert die Entscheidung über die Verfahrensart auf eine Prognose, die niemand prüfen kann, und hat im Vermerk nichts Belastbares stehen.
Bei Rahmenvereinbarungen kommt zu § 3 Abs. 4 VgV eine zweite Ebene hinzu. Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 17. Juni 2021 in der Rechtssache C-23/20 entschieden, dass bei der Vergabe einer Rahmenvereinbarung neben der geschätzten Menge oder dem geschätzten Wert auch eine Höchstmenge oder ein Höchstwert anzugeben ist und dass die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verliert, sobald diese Höchstmenge erreicht ist. Der deutsche Normtext in § 21 Abs. 1 Satz 2 VgV verlangt dem Wortlaut nach nur, das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, und stellt ausdrücklich klar, dass es nicht abschließend festgelegt werden muss. Dieses Spannungsverhältnis ist nicht ausgeräumt. Wer auf der sicheren Seite bleiben will, gibt neben dem geschätzten Volumen auch einen Höchstwert an und dokumentiert, wie beide Zahlen zustande kamen.
Was mit der Zahl später passiert
Die Schätzung ist nicht nur der Türöffner zur Verfahrensart, sie ist auch der Bezugspunkt für alles, was nach dem Zuschlag kommt. Die Grenzen des § 132 GWB für Auftragsänderungen rechnen am Wert des ursprünglichen Auftrags: Für zusätzliche Leistungen und für Änderungen aufgrund unvorhersehbarer Umstände darf der Preis um nicht mehr als 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswerts erhöht werden, und die Bagatellgrenze des § 132 Abs. 3 GWB knüpft bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen an 10 Prozent und bei Bauaufträgen an 15 Prozent an. Eine zu niedrige Ausgangszahl macht diese Spielräume also im gleichen Maß kleiner.
Auch die Wertgrenzen unterhalb der EU-Schwellen hängen an derselben Zahl. Beim Bund erlaubt § 55 Abs. 2 BHO seit dem 1. Juli 2026 den Direktauftrag bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer, für Länder und Kommunen gelten eigene Regelungen mit teils deutlich abweichenden Beträgen. Die Schätzung entscheidet damit nicht nur zwischen europaweiter Ausschreibung und nationalem Verfahren, sondern auch darüber, ob überhaupt ein Verfahren stattfindet.
Deshalb ist die Wertermittlung der Punkt, an dem sich Sorgfalt am deutlichsten auszahlt. Sie kostet in aller Regel weniger als eine Stunde, sie ist der erste Punkt, den eine Rechnungsprüfung ansieht, und sie ist der einzige Teil des Verfahrens, den du nicht nachträglich reparieren kannst, weil ihr maßgeblicher Zeitpunkt dann längst vorbei ist.
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Häufige Fragen
Zählt die Umsatzsteuer wirklich nie mit?
Müssen wir Optionen einrechnen, von denen wir sicher wissen, dass wir sie nicht ziehen?
Wie schätzen wir eine Rahmenvereinbarung, deren Abrufe wir nicht kennen?
Dürfen wir eine Beschaffung in Lose teilen, um unter der Schwelle zu bleiben?
Was passiert, wenn die Angebote deutlich über der Schätzung liegen?
Wie lange müssen wir die Unterlagen zur Schätzung aufbewahren?
Quellen
- § 3 VgV, Schätzung des Auftragswerts, gesetze-im-internet.de
- § 8 VgV, Dokumentation und Vergabevermerk, gesetze-im-internet.de
- § 21 VgV, Rahmenvereinbarungen, gesetze-im-internet.de
- § 97a GWB, Losgrundsatz, gesetze-im-internet.de
- § 6 WRegG, Abfragepflicht beim Wettbewerbsregister, gesetze-im-internet.de
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