Öffentliche Ausschreibungen finden und vor der Bearbeitung sauber prüfen
Der teuerste Fehler ist nicht die verpasste Ausschreibung, sondern die bearbeitete, die von Anfang an nicht zu gewinnen war.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Zwei Wochen Angebotsarbeit für ein Verfahren, das nie zu euch gepasst hat
Die Suche nach öffentlichen Aufträgen wirkt von außen wie ein Plattformproblem. Tatsächlich sind die oberschwelligen Bekanntmachungen zentral abrufbar und gut strukturiert, während der Bereich unterhalb der Schwellenwerte auseinanderfällt, weil dort Bund und Länder eigene Regeln setzen. Wer denselben Suchweg für beides verwendet, findet entweder zu wenig oder ertrinkt in Treffern, die zum Leistungsbild nicht passen.
Der größere Verlust entsteht danach. Ein Angebot für ein oberschwelliges Verfahren bindet Fachleute über Wochen, weil Konzepte, Referenzen, Nachweise und Kalkulation zusammenkommen müssen. Fällt in der dritten Woche auf, dass eine geforderte Referenz fehlt oder dass die Zuschlagskriterien fast vollständig auf einen Preis abstellen, den ihr nicht bieten könnt, ist die Arbeit verloren. Diese Angaben standen aber meist schon in der Auftragsbekanntmachung.
Dazu kommt der Zeitdruck von Anfang an. Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist nach § 15 Absatz 2 VgV mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei akzeptierter elektronischer Übermittlung darf der Auftraggeber auf 30 Tage verkürzen und bei hinreichend begründeter Dringlichkeit auf 15. Wer eine Woche für die interne Entscheidung braucht, hat im ungünstigsten Fall nur noch acht Tage für das Angebot.
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Von der Bekanntmachung bis zur Entscheidung in sechs Schritten
Die ersten beiden Schritte richtest du einmal ein, die übrigen vier durchläufst du je Verfahren. Der Aufwand liegt bewusst vorne, damit die teure Angebotsarbeit nur noch für Verfahren anfällt, die ihr auch gewinnen könnt.
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Das eigene Leistungsbild in Suchbegriffe und Kennzahlen übersetzen
Halt schriftlich fest, welche Leistungen ihr anbietet, welche Referenzen ihr belegen könnt, welche Umsatz- und Beschäftigtenzahlen ihr nachweist und in welcher Region ihr liefern wollt. Diese Angaben sind später die Prüfliste gegen die Eignungskriterien. Notier dabei auch, welche Nachweise ihr nicht habt, denn genau daran scheitern Bewerbungen am häufigsten.
Geschafft, wenn: Es gibt eine schriftliche Beschreibung dessen, was ihr belegen könnt, und dessen, was fehlt.
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Die Beobachtung oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte getrennt aufsetzen
Oberhalb der Schwellenwerte reicht ein Kanal, weil dieselben Bekanntmachungen nach § 10a Absatz 5 VgV sowohl an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt als auch über den Bekanntmachungsservice des Datenservice Öffentlicher Einkauf frei zugänglich veröffentlicht werden. Unterhalb der Schwellenwerte gilt die eForms-Pflicht nach § 10a Absatz 6 VgV nicht; dort musst du die für dich relevanten Auftraggeber einzeln ansehen, weil Pflicht und Plattform vom jeweiligen Haushalts- und Landesrecht abhängen.
Geschafft, wenn: Ein Suchweg für oberschwellige Verfahren steht, für die Unterschwelle gibt es eine Liste beobachteter Stellen.
- 3
Die Bekanntmachung in zehn Minuten gegen dein Leistungsbild halten
Lies zuerst Gegenstand, Frist, Lose und die wesentlichen Aspekte der Zuschlagskriterien. Prüf, ob eine Aufteilung in Lose vorliegt, denn § 97 Absatz 4 GWB verlangt, mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen, und § 97a GWB regelt die Losvergabe seit dem 1. Juli 2026 in einer eigenen Vorschrift. Ein für euch zu großes Gesamtvergabepaket ist ein früher Hinweis, dass ihr eine Partnerschaft braucht oder aussteigen solltet.
Geschafft, wenn: Eine erste Ja-Nein-Einschätzung liegt vor, ohne dass jemand die Unterlagen heruntergeladen hat.
- 4
Die Vergabeunterlagen auf die vier Ausstiegsgründe prüfen
Such gezielt nach vier Dingen. Erstens dem Vorbehalt nach § 56 Absatz 2 VgV, keine Unterlagen nachzufordern. Zweitens den Eignungskriterien samt der Nachweise, die dafür verlangt werden. Drittens einem Vorbehalt nach § 47 Absatz 5 VgV, dass kritische Aufgaben von dir selbst oder von einem Mitglied deiner Bietergemeinschaft auszuführen sind. Und viertens der Gewichtung der Zuschlagskriterien, die nach § 58 Absatz 3 VgV anzugeben ist. Jeder dieser vier Punkte kann allein zum Ausstieg führen.
Geschafft, wenn: Die Ausschlussrisiken sind benannt und einer Person zugeordnet, die sie klärt.
- 5
Den Aufwand gegen das Volumen rechnen
Bei einer Rahmenvereinbarung ist nach § 3 Absatz 4 VgV der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge über die gesamte Laufzeit maßgeblich, nicht der Wert eines Abrufs, und die Laufzeit beträgt nach § 21 Absatz 6 VgV höchstens vier Jahre, bei Sektorenauftraggebern nach § 19 Absatz 3 SektVO bis zu acht. Rechne außerdem, welche Menge dir eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen realistisch bringt, denn die Einzelaufträge können nach § 21 Absatz 4 VgV auch über ein erneutes Verfahren zwischen den Beteiligten vergeben werden.
Geschafft, wenn: Der erwartete Umsatz über die Laufzeit steht neben dem geschätzten Angebotsaufwand.
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Entscheiden, und offene Punkte innerhalb der Fristen klären
Fällt die Entscheidung für die Teilnahme, stell alle Rückfragen sofort. Erkennst du dabei einen Verstoß, gilt für die Rüge nach § 160 Absatz 3 GWB eine Frist von zehn Kalendertagen, und Verstöße, die aus der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist gerügt sein. Fällt die Entscheidung gegen die Teilnahme, notier den Grund, denn er zeigt nach einigen Verfahren, welche Lücke ihr schließen solltet.
Geschafft, wenn: Die Entscheidung ist getroffen, dokumentiert und mit den laufenden Fristen abgeglichen.
Was in der Auftragsbekanntmachung schon steht, bevor du die Unterlagen öffnest
- 01 Der Auftragsgegenstand, der geschätzte Wert und die Frage, ob in Lose aufgeteilt wurde.
- 02 Die Frist für Teilnahmeanträge oder Angebote und damit dein tatsächliches Zeitfenster.
- 03 Die wesentlichen Aspekte der Zuschlagskriterien, weil § 10a Absatz 4 VgV dieses Feld verpflichtend macht.
- 04 Ob Nebenangebote zugelassen sind, ebenfalls über die strategischen Datenfelder.
- 05 Ob es sich um eine Rahmenvereinbarung handelt, denn dann zählt das Volumen über die gesamte Laufzeit.
- 06 Welche Organisationseinheit tatsächlich beschafft, was für Rückfragen und für die spätere Rechnung zählt.
Sechs Festlegungen, die den Suchaufwand dauerhaft senken
Suchen und Prüfen sind zwei verschiedene Aufgaben, und beide profitieren davon, einmal sauber eingerichtet zu werden. Die Suche braucht die richtigen Quellen und Filter, die Prüfung braucht wenige, immer gleiche Fragen und eine Person, die die Entscheidung am Ende auch trifft.
Den oberschwelligen Kanal einmal richtig einrichten
Bekanntmachungen sind nach § 10a Absatz 5 VgV elektronisch über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln und werden zusätzlich über den Bekanntmachungsservice dieses Datenservice frei zugänglich veröffentlicht. Betrieben wird er vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern. Für dich heißt das: Beide Wege führen denselben Bestand, du brauchst nicht beide zu beobachten.
Die vier Bekanntmachungsarten auseinanderhalten
§ 10a Absatz 1 VgV erfasst Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen über Auftragsänderungen. Nur die erste ist eine Einladung. Die Vorinformation ist ein Frühwarnsignal, die Vergabebekanntmachung zeigt dir nachträglich, wer den Auftrag bekommen hat, und die Änderungsbekanntmachung zeigt, wo bestehende Verträge wachsen. Für die Marktbeobachtung sind die letzten beiden oft wertvoller als die erste.
Die strategischen Datenfelder als Filter benutzen
Nach § 10a Absatz 4 VgV sind bestimmte an sich fakultative Felder für öffentliche Auftraggeber verpflichtend, soweit sie strategische Aspekte betreffen: Qualität und Innovation einschließlich der Zulassung von Nebenangeboten, soziale und umweltbezogene Aspekte, wesentliche Aspekte der Zuschlagskriterien, mittelständische Interessen und die Identifizierung der Organisationseinheiten. Damit steht schon in der Bekanntmachung, ob Nebenangebote zugelassen sind und worauf gewertet wird.
Für die Unterschwelle die Vergabestellen beobachten, nicht die Portale
§ 10a Absatz 6 VgV nimmt Aufträge unterhalb der Schwellenwerte des § 106 GWB von der eForms-Pflicht ausdrücklich aus. Ob und wo unterschwellig veröffentlicht wird, richtet sich nach dem Haushalts- und Landesrecht und ist deshalb von Land zu Land verschieden. Wer regional arbeitet, kommt weiter, indem er die Vergabestellen seiner Region einzeln ansieht, als indem er nach der einen richtigen Plattform sucht.
Die Schwelle vorab abschätzen, um den Rechtsrahmen zu kennen
Für die Periode 2026 und 2027 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der Länder, Kommunen und sonstigen öffentlichen Auftraggeber bei 216.000 Euro ohne Umsatzsteuer, für das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien bei 140.000 Euro, für Sektorenauftraggeber bei 432.000 Euro und für Bauaufträge bei 5.404.000 Euro. Diese Werte gelten für Verfahren, die ab dem 1. Januar 2026 eingeleitet werden.
Die Entscheidung an eine Person und an ein Datum binden
Die Prüfung endet nicht mit einer Einschätzung, sondern mit einem Ja oder Nein und einem Termin. Setz die Entscheidung auf einen festen Tag kurz nach Erhalt der Vergabeunterlagen, denn die Zehntagesfrist für eine Rüge nach § 160 Absatz 3 GWB und die Angebotsfrist laufen ab dann parallel. Ein Nein an Tag drei ist ein gutes Ergebnis, ein Vielleicht an Tag zwölf ist keines.
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Wie oberschwellige Bekanntmachungen heute entstehen und wo sie ankommen
Seit dem 25. Oktober 2023 sind eForms für EU-weite Bekanntmachungen verbindlich, und für die Suche ist das ein Vorteil: Die Angaben liegen seither in strukturierten Feldern statt in Fließtext, Filter greifen deshalb zuverlässig. Woher der Standard kommt und was er für Vergabestellen bedeutet, steht auf der Seite zu Vergabedokumentation und Bekanntmachung. Für die Suche ist das ein Vorteil, denn seither liegen die Angaben in strukturierten Feldern statt in Fließtext, was Filter überhaupt erst zuverlässig macht.
Der Weg ist in § 10a Absatz 5 VgV und § 114 GWB festgelegt. Bekanntmachungen sind dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch über den Datenservice Öffentlicher Einkauf zu übermitteln, und dieselben Bekanntmachungen werden zusätzlich über den Bekanntmachungsservice des Datenservice frei zugänglich veröffentlicht. Betrieben wird der Datenservice vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern. Für dich heißt das: Der europäische Bekanntmachungsdienst und der Bekanntmachungsservice führen denselben oberschwelligen Bestand.
Welcher Datenaustauschstandard genau gilt, legt nach § 10a Absatz 2 und Absatz 3 VgV das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie fest und macht ihn im Bundesanzeiger bekannt, bei jeder Änderung mit dem Datum der Bekanntmachung und dem Datum der Anwendung. Für Bieter ist das vor allem eine Warnung an gespeicherte Suchabfragen: Ändert sich ein Feld, können Filter still ins Leere laufen, deshalb gehört jede automatische Suche regelmäßig gegengeprüft.
Warum die Suche unterhalb der Schwellenwerte anders funktioniert
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt die eForms-Pflicht in Deutschland ausdrücklich nicht. § 10a Absatz 6 VgV stellt mit Blick auf § 7 Absatz 4 UVgO klar, dass die Absätze 1 bis 5 nicht für Aufträge gelten, deren geschätzter Auftragswert die Schwellenwerte nach § 106 GWB nicht erreicht. Eine Ausweitung auf die Unterschwelle ist Teil des Entwurfs zur Neufassung der UVgO, den das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie am 30. Juni 2026 vorgelegt hat, dieser Entwurf ist aber noch nicht geltendes Recht.
Dazu kommt, dass die UVgO nicht aus sich heraus gilt. Sie wird erst dadurch verbindlich, dass Bund oder Land sie im jeweiligen Haushaltsrecht für anwendbar erklären. Deshalb unterscheiden sich sowohl die Geltung als auch die Wertgrenzen von Land zu Land erheblich, und eine bundesweit einheitliche Zahl für den Direktauftrag unterhalb der Schwellenwerte gibt es nicht. In Nordrhein-Westfalen wurden zum 1. Januar 2026 sogar sämtliche landesrechtlichen Wertgrenzen für kommunale Vergaben aufgehoben. Wer wissen will, was in seinem Bundesland gilt, muss die Landesnorm einzeln nachsehen; eine Verallgemeinerung führt hier regelmäßig in die Irre.
Für den Bund lässt sich immerhin eine Größenordnung nennen. Nach § 55 Absatz 2 BHO in der Fassung des Vergabebeschleunigungsgesetzes können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Vergabeverfahren beschafft werden. Vorher lag diese Grenze bei 15.000 Euro. Unterhalb dieser Schwelle wird also in vielen Fällen gar kein Verfahren stattfinden, das du finden könntest, sondern eine Direktvergabe. Wer in dieser Größenordnung liefert, kommt über Sichtbarkeit bei den Vergabestellen weiter als über die Beobachtung von Bekanntmachungen.
Die Schwellenwerte der Periode 2026 und 2027
Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre neu festgesetzt. Die aktuell geltende Periode ist 2026 und 2027, festgelegt mit den Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2150 für die Sektoren, (EU) 2025/2151 für Konzessionen und (EU) 2025/2152 für die klassische Vergabe vom 22. Oktober 2025. Sie sind auf alle Verfahren anzuwenden, die ab dem 1. Januar 2026 eingeleitet werden, und liegen gegenüber der Vorperiode um rund 2,1 bis 2,5 Prozent niedriger.
Im Einzelnen gelten 216.000 Euro ohne Umsatzsteuer für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der Länder, Kommunen und sonstigen öffentlichen Auftraggeber, 140.000 Euro für das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien, 432.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von Sektorenauftraggebern sowie 5.404.000 Euro für Bauaufträge und für Konzessionen. Für soziale und andere besondere Dienstleistungen gelten eigene, deutlich höhere Werte, nämlich 750.000 Euro für öffentliche Auftraggeber nach Art. 4 Buchst. d der Richtlinie 2014/24/EU und 1.000.000 Euro für Sektorenauftraggeber nach Art. 15 Buchst. c der Richtlinie 2014/25/EU, jeweils über den Verweis des § 106 Abs. 2 GWB; sie sind nicht an den Währungskurs gekoppelt und ändern sich deshalb nicht mit der zweijährigen Anpassung.
Wichtig ist die Konstruktion dahinter, weil sie erklärt, warum die Beträge nicht im Gesetz stehen. § 106 GWB nennt selbst keine Eurobeträge, sondern verweist dynamisch auf die jeweils geltenden Artikel der EU-Richtlinien. Die Delegierten Verordnungen wirken dadurch unmittelbar, ohne dass der deutsche Gesetzgeber tätig werden muss. Wer einen Betrag in einem Fachbeitrag liest, sollte deshalb immer auf die Periode achten, für die er gilt, und nicht auf das Erscheinungsdatum des Beitrags.
Wie viel Zeit dir das Verfahren tatsächlich lässt
Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist nach § 15 Absatz 2 VgV mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung. Akzeptiert der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote, darf er um fünf Tage auf 30 verkürzen, und bei hinreichend begründeter Dringlichkeit sind es nur 15 Tage. Anders als oft behauptet sieht § 15 VgV keine Fristverkürzung wegen einer vorher veröffentlichten Vorinformation vor.
Im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist der Zeitplan zweigeteilt. Die Teilnahmefrist beträgt nach § 16 und § 17 VgV mindestens 30 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei Dringlichkeit mindestens 15. Die anschließende Angebotsfrist beziehungsweise die Frist für Erstangebote beträgt mindestens 30 Tage ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, kann außer bei obersten Bundesbehörden einvernehmlich auf mindestens zehn Tage festgelegt werden und verkürzt sich bei akzeptierter elektronischer Übermittlung um weitere fünf Tage. Für den Teilnahmeantrag hast du also deutlich mehr Zeit als für das eigentliche Angebot, und der Teilnahmeantrag entscheidet darüber, ob du überhaupt anbieten darfst.
Ein Sonderfall verdient Aufmerksamkeit, weil er den Zeitplan ganz aufhebt. Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen äußerster Dringlichkeit nach § 14 Absatz 4 Nummer 3 VgV ist bei der Bemessung der Angebotsfrist überhaupt keine Mindestfrist zu beachten. Wer in einem solchen Verfahren aufgefordert wird, bekommt manchmal wenige Tage. Genau deshalb lohnt es sich, die eigenen Standardunterlagen aktuell zu halten, denn dann bleibt die knappe Zeit für die Kalkulation statt für die Beschaffung von Nachweisen.
Was du klären solltest, bevor der erste Auftrag kommt
Zwei Themen entscheiden nach dem Zuschlag über den Aufwand und werden vorher gern übersehen. Das erste ist die Rechnungsstellung. Im öffentlichen Auftragswesen des Bundes müssen Rechnungen seit dem 27. November 2020 elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Als Datenaustauschstandard ist nach § 4 ERechV grundsätzlich XRechnung zu verwenden, ein anderer Standard ist zulässig, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Für die Übermittlung ist ein Verwaltungsportal des Bundes zu nutzen, wofür eine vorherige Registrierung mit Nutzerkonto erforderlich ist. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro.
Diese Pflicht ist nicht dasselbe wie die allgemeine E-Rechnungspflicht im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen, die seit dem 1. Januar 2025 in § 14 UStG steht und gestaffelte Übergangsregelungen in § 27 Absatz 38 UStG kennt. Der Unterschied ist praktisch: Die ERechV schreibt Format und Übermittlungsweg vor, das Umsatzsteuerrecht nur das Format. Wer an den Bund liefert, erfüllt mit einer XRechnung über das Verwaltungsportal beide Anforderungen; die umsatzsteuerlichen Übergangsfristen heben die ältere und strengere Pflicht der ERechV nach systematischer Einordnung nicht auf.
Das zweite Thema ist die Tariftreue. Das Bundestariftreuegesetz gilt seit dem 1. Mai 2026 und verpflichtet Auftragnehmer des Bundes, ihren Beschäftigten tariflich vereinbarte Arbeitsbedingungen zu gewähren. Es wirkt ab einem geschätzten Auftrags- oder Vertragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer und erfasst öffentliche Bau- und Dienstleistungsaufträge sowie Konzessionen des Bundes, während Lieferaufträge ausgenommen sind. § 14 BTTG enthält dazu einen fakultativen Ausschlussgrund. Wer Dienstleistungen für den Bund anbietet, sollte die eigene Lage dazu geklärt haben, bevor die erste Ausschreibung auf dem Tisch liegt. Diese Seite ordnet den Ablauf ein und ersetzt keine Rechtsberatung, im Zweifel gehört die Einschätzung in eure Rechtsabteilung oder zu einer auf Vergaberecht spezialisierten Kanzlei.
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