Freihändige Vergabe, Verhandlungsvergabe und Direktauftrag: wann diese Wege zulässig sind
Die Wertgrenzen des Bundes, die abweichenden Landesregelungen und die Ausnahmetatbestände oberhalb der Schwellenwerte, mit dem, was jeweils in die Akte gehört.
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Der Wunsch nach Tempo trifft auf Regeln, die woanders stehen als vermutet
Die Ausgangslage ist fast immer dieselbe. Ein Bedarf ist da, der Termin drängt, ein Anbieter ist bekannt, und es soll schnell gehen. Die Frage lautet dann nicht, welches Verfahren passt, sondern ob es ohne Verfahren geht. Rechtlich zerfällt diese Frage in zwei völlig getrennte Fälle. Unterhalb der Schwellenwerte hängt die Antwort an einer Wertgrenze im Haushaltsrecht, oberhalb hängt sie an einem Ausnahmetatbestand, und dort spielt der Wert überhaupt keine Rolle mehr.
Unterhalb der Schwelle liegt die Schwierigkeit darin, dass es keine bundesweit einheitliche Zahl gibt. Die UVgO gilt nicht aus sich heraus, sondern wird erst dadurch verbindlich, dass Bund oder Land sie im jeweiligen Haushaltsrecht für anwendbar erklären. Deshalb unterscheiden sich Geltung und Wertgrenzen erheblich, und die Zahlen bewegen sich derzeit schnell. Wer eine Wertgrenze aus einer Übersicht übernimmt, ohne das Standdatum und das Bundesland zu prüfen, arbeitet möglicherweise mit einer Zahl, die für ihn nie gegolten hat oder inzwischen überholt ist.
Oberhalb der Schwelle wird regelmäßig der Dringlichkeitstatbestand überdehnt. Er verlangt äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit unvorhersehbaren Ereignissen, und zusätzlich dürfen die Umstände dem Auftraggeber nicht zuzurechnen sein. Ein Vertrag, dessen Ende seit Jahren im Kalender steht, erfüllt das nicht, auch wenn die Verlängerung im Alltag untergegangen ist. Der Preis für einen Fehlgriff ist hier höher als bei jedem anderen Verfahrensfehler, weil ein ohne Bekanntmachung geschlossener Vertrag nach § 135 GWB unwirksam sein kann.
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Sechs Situationen, in denen der schnelle Weg kippt
Die folgenden Fälle stammen aus dem Alltag von Vergabestellen. Sie eint, dass die Beschaffung fachlich einleuchtet und der Fehler erst in der Begründung liegt. Zu jedem Fall steht, woran es tatsächlich hängt und was ihn wieder tragfähig macht.
Symptom
Der Wartungsvertrag läuft in vier Wochen aus, eine Ausschreibung ist zeitlich nicht mehr zu schaffen, und der Bedarf soll deshalb als dringlich vergeben werden.
Ursache
Das Vertragsende war seit Jahren bekannt. § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV verlangt aber äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit unvorhersehbaren Ereignissen, und die Umstände dürfen dem Auftraggeber nicht zuzurechnen sein. Eine eigene Terminplanung, die nicht gehalten hat, ist genau das Gegenteil.
Lösung
Trenne die beiden Fragen. Für die Überbrückung prüfst du, ob der bestehende Vertrag Verlängerungsoptionen vorsieht, die ohnehin schon in seinen Auftragswert eingerechnet waren. Parallel startest du das reguläre Verfahren und nutzt dort die Verkürzungsmöglichkeiten, die der Normtext wirklich hergibt: 15 Tage Angebotsfrist im offenen Verfahren bei hinreichend begründeter Dringlichkeit und fünf Tage weniger, wenn du die elektronische Angebotsübermittlung akzeptierst.
Symptom
Nur ein Anbieter kann die Leistung erbringen, weil die vorhandene Fachanwendung sonst nicht weiterläuft. Das soll die Vergabe ohne Wettbewerb tragen.
Ursache
Die Alleinstellung wird behauptet statt geprüft. § 14 Abs. 6 VgV verlangt für die Fälle des § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchstabe b und c VgV zusätzlich, dass es keine vernünftige Alternative gibt und dass der fehlende Wettbewerb nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Vergabeparameter beruht.
Lösung
Dokumentiere, was du geprüft hast und nicht nur, was du gefunden hast. Dazu gehört die Frage, ob die Anforderungen so formuliert sind, dass sie nur ein Produkt erfüllen kann. § 31 Abs. 6 VgV verbietet Verweise auf bestimmte Produktion, Herkunft, Verfahren, Schutzrechte oder Typen, wenn dadurch Unternehmen begünstigt oder ausgeschlossen werden, und verlangt in den zulässigen Ausnahmefällen zwingend den Zusatz oder gleichwertig. Wer den Zusatz weglässt, erzeugt die Alleinstellung selbst.
Symptom
Der Bedarf liegt bei 90.000 Euro und wird in drei Aufträge zu je 30.000 Euro aufgeteilt, damit jeder für sich als Direktauftrag vergeben werden kann.
Ursache
Für die Wertermittlung ist nach § 3 Abs. 1 VgV der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer maßgeblich, und bei Losen ist grundsätzlich der geschätzte Gesamtwert aller Lose anzusetzen. Die Aufteilung ändert daran nichts, sie macht nur sichtbar, dass die Schätzung dem gewünschten Ergebnis angepasst wurde.
Lösung
Bilde zuerst den Gesamtwert und entscheide erst danach über die Struktur. Losvergabe ist ausdrücklich erwünscht, seit dem 1. Juli 2026 geregelt in § 97a GWB, aber sie dient mittelständischen Interessen und nicht der Vermeidung von Verfahren. Die Ausnahme in § 3 Abs. 7 bis 9 VgV, nach der einzelne Lose nach Eigenwert vergeben werden dürfen, greift nur bei Liefer- und Dienstleistungen unter 80.000 Euro und Bauleistungen unter 1.000.000 Euro und nur, solange diese Lose zusammen 20 Prozent des Gesamtwerts nicht übersteigen.
Symptom
Seit Jahren wird derselbe Anbieter zu Erstangeboten aufgefordert, weil die Zusammenarbeit gut funktioniert und niemand die Auswahl beanstandet hat.
Ursache
Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb soll der Auftraggeber nach § 17 Abs. 5 VgV zwischen den Unternehmen wechseln, die er zur Abgabe eines Erstangebots auffordert, und in geeigneten Fällen junge sowie kleine und mittlere Unternehmen auffordern. Dass eine Begründung der Auswahl ausdrücklich nicht erforderlich ist, wird dabei als Freibrief gelesen.
Lösung
Führe eine einfache Übersicht darüber, wen ihr in den letzten Verfahren aufgefordert habt, und nutze sie beim nächsten Mal als Ausgangspunkt. Das Wechselgebot ist die einzige Wettbewerbssicherung, die in diesem Verfahren überhaupt noch greift. Eine Liste mit drei Zeilen erfüllt es besser als jede nachträgliche Begründung.
Symptom
Ein oberschwelliger Auftrag wurde ohne Bekanntmachung vergeben, jetzt meldet sich ein übergangenes Unternehmen.
Ursache
Fehlt die vorgeschriebene Bekanntmachung, kann der Vertrag nach § 135 GWB von Anfang an unwirksam sein. Geltend zu machen ist das innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information über den Vertragsschluss, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss. Hat der Auftraggeber die Vergabe im EU-Amtsblatt bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.
Lösung
Für die Zukunft gibt es einen sauberen Weg: Die Unwirksamkeit tritt nicht ein, wenn der Auftraggeber vorher eine Bekanntmachung mit der Absicht des Vertragsschlusses veröffentlicht und den Vertrag erst nach mindestens zehn Kalendertagen ab dem Tag nach der Veröffentlichung schließt. Wer sich bei einem Ausnahmetatbestand nicht sicher ist, gewinnt damit Rechtssicherheit für den Preis von zehn Tagen.
Symptom
Die Wertgrenze stammt aus einem Merkblatt, das im Haus seit Jahren genutzt wird, und niemand weiß, aus welchem Jahr sie ist.
Ursache
Die Wertgrenzen unterhalb der Schwellen haben sich 2026 mehrfach bewegt, beim Bund von 15.000 auf 50.000 Euro zum 1. Juli 2026, in mehreren Ländern zu eigenen Stichtagen. Verbreitete Gesamtübersichten führen je Land ein eigenes Standdatum, und diese Daten liegen teils Jahre auseinander.
Lösung
Nimm die Zahl aus der Norm, der dein Haus unterliegt, und schreibe das Datum ihrer Fassung daneben. Für Bundesbehörden ist das § 55 Abs. 2 BHO, für Landes- und Kommunalvergaben die jeweilige Landesregelung. Bei Bauleistungen des Bundes kommt § 3a VOB/A hinzu, der zum 1. Januar 2026 neu gefasst wurde und die früher nach Gewerken gestaffelten Wertgrenzen durch einheitliche Werte ersetzt hat: 50.000 Euro für den Direktauftrag, 100.000 Euro für die Freihändige Vergabe und 150.000 Euro für die Beschränkte Ausschreibung.
Fünf Fragen, und die Zulässigkeit steht
- 01 Liegt der geschätzte Nettowert über dem für dich geltenden Schwellenwert?
- 02 Wenn ja: Trägt einer der neun Fälle des § 14 Abs. 4 VgV, und hält er der Zurechnungsfrage stand?
- 03 Wenn nein: Welche Wertgrenze gilt nach deinem Haushaltsrecht, und von wann ist ihr Stand?
- 04 Bleibt es beim Direktauftrag, wie belegst du Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?
- 05 Was steht am Ende im Vergabevermerk, und ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist?
Was du nach diesem Text ohne Nachschlagen entscheidest
Die Prüfung läuft immer in derselben Reihenfolge: erst die Schwelle, dann die einschlägige Wertgrenze oder der Ausnahmetatbestand, dann die Dokumentation. Wer diese Reihenfolge einhält, kommt entweder schnell zu einer tragfähigen Begründung oder merkt früh, dass ein Verfahren nötig ist.
Zuerst klären, auf welcher Seite der Schwelle du stehst
Oberhalb der Schwellenwerte gibt es keine Wertgrenze für einen verfahrensfreien Einkauf. Dort ist der einzige Weg das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb, und das ist nur in den neun abschließend geregelten Fällen des § 14 Abs. 4 VgV zulässig. Wer diese Vorfrage überspringt, sucht die passende Wertgrenze in einem Regelwerk, das gar nicht anwendbar ist.
Für den Bund mit der aktuellen Zahl arbeiten
Seit dem 1. Juli 2026 gilt § 55 Abs. 2 BHO: Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer können unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Vergabeverfahren beschafft werden. Vorher lag die befristet angehobene Wertgrenze bei 15.000 Euro. Jeder Fachbeitrag aus der Zeit davor gibt an dieser Stelle den falschen Stand wieder.
Den Direktauftrag als das behandeln, was er ist
§ 55 Abs. 1 BHO nennt die Verfahren, die unterhalb der Schwellenwerte in Betracht kommen: Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb sowie Verhandlungsvergabe und Freihändige Vergabe jeweils mit Teilnahmewettbewerb oder Bekanntmachung. Ohne eines dieser beiden Elemente stehen die letzten beiden Verfahren also nicht zur Verfügung. Der Direktauftrag nach Absatz 2 steht daneben und ist gerade kein Vergabeverfahren. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bleiben trotzdem verbindlich, und das heißt in der Regel: mehr als ein Preis wird angesehen.
Landesrecht nie verallgemeinern
In Schleswig-Holstein gilt nach der Landesverordnung zur Änderung der Schleswig-Holsteinischen Vergabeordnung vom 5. Mai 2026 für die UVgO ein Direktauftrag bis 50.000 Euro und für Beschränkte Ausschreibung und Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb eine Grenze von 150.000 Euro. Bei der Freihändigen Vergabe nach VOB/A gilt die Grenze von 1.000.000 Euro für den Gesamt- und den Einzelauftragswert, bei Aufträgen über 1.000.000 Euro dagegen nur für einzelne Fachlose bis 250.000 Euro. In Nordrhein-Westfalen gelten für Auftraggeber der Landeshaushaltsordnung eigene Direktauftragsgrenzen, die du in der jeweils geltenden Landesregelung nachsiehst, für Kommunen hat das Land zum 1. Januar 2026 auf landesrechtliche Wertgrenzen unterhalb der EU-Schwellen ganz verzichtet. Beides sind Beispiele und keine Vorlagen.
Dringlichkeit an der Zurechnung messen
Der Tatbestand nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV verlangt äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit unvorhersehbaren Ereignissen, und die Umstände dürfen dem Auftraggeber nicht zuzurechnen sein. Eigene Planungsversäumnisse tragen ihn deshalb nicht. Die Prüffrage lautet nicht, wie eilig es ist, sondern woher die Eile kommt.
Alleinstellung doppelt prüfen
Für die Fälle des Alleinstellungsmerkmals nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchstabe b und c VgV verlangt § 14 Abs. 6 VgV zusätzlich, dass es keine vernünftige Alternative gibt und dass der fehlende Wettbewerb nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Vergabeparameter beruht. Eine Anforderungsliste, die auf ein Produkt zugeschnitten wurde, erzeugt also keine Alleinstellung, sondern beseitigt die Begründung.
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Unterhalb der Schwellenwerte: eine Zahl je Haushaltsrecht
Für den Bund ist die Rechtslage seit dem 1. Juli 2026 eindeutig. § 55 Abs. 2 BHO in der Fassung des Vergabebeschleunigungsgesetzes erlaubt es, Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Vergabeverfahren zu beschaffen. Der Sprung von 15.000 auf 50.000 Euro ist erheblich, und er macht praktisch jede Fundstelle unbrauchbar, die vor Juli 2026 geschrieben wurde. Wer eine ältere Arbeitshilfe verwendet, sollte sie an dieser einen Zahl zuerst prüfen.
Für Landes- und Kommunalvergaben lässt sich diese Zahl nicht übertragen. Die UVgO wird erst durch das jeweilige Haushaltsrecht verbindlich, deshalb gibt es weder eine bundesweit einheitliche Geltung noch eine bundesweit einheitliche Wertgrenze. Wie weit die Wege auseinandergehen, zeigen zwei belegte Beispiele. Schleswig-Holstein hat mit der Landesverordnung zur Änderung der Schleswig-Holsteinischen Vergabeordnung vom 5. Mai 2026 für die UVgO einen Direktauftrag bis 50.000 Euro festgelegt sowie Beschränkte Ausschreibung und Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis 150.000 Euro, für die VOB/A einen Direktauftrag bis 100.000 Euro sowie Beschränkte Ausschreibung und Freihändige Vergabe bis 1.000.000 Euro, wobei die Freihändige Vergabe bei Aufträgen über 1.000.000 Euro nur für einzelne Fachlose bis 250.000 Euro offensteht. Nordrhein-Westfalen hat für Kommunen zum 1. Januar 2026 auf landesrechtliche Wertgrenzen unterhalb der EU-Schwellen ganz verzichtet.
Auch der Direktauftrag ohne Verfahren ist kein Einkauf ohne Regeln. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit stehen ausdrücklich im Normtext, und sie lassen sich nur belegen, wenn mehr als ein Preis bekannt ist. Dazu kommen Pflichten, die an eigenen Grenzen hängen und den Direktauftrag beim Bund genau dort treffen, wo er endet: Öffentliche Auftraggeber müssen das Wettbewerbsregister nach § 6 Abs. 1 WRegG ab einem geschätzten Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer abfragen, und oberhalb von 50.000 Euro besteht auch unterschwellig eine Meldepflicht an die Vergabestatistik nach § 2 Abs. 2 VergStatVO. Wer beim Bund die Direktauftragsgrenze ausreizt, steht damit unmittelbar an der Schwelle, ab der beide Pflichten greifen.
Oberhalb der Schwellenwerte zählt kein Betrag, sondern ein Tatbestand
Ist der Schwellenwert erreicht, gibt es keinen verfahrensfreien Weg mehr. Der einzige Weg ohne Wettbewerb im eigentlichen Sinn ist das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb, und es ist nur in den neun abschließend geregelten Fällen des § 14 Abs. 4 VgV zulässig. Abschließend heißt hier, dass die Aufzählung nicht durch eigene Erwägungen ergänzt werden kann, auch nicht durch gute. Die Begründung gehört in den Vergabevermerk, denn § 8 Abs. 2 VgV nennt die Rechtfertigungsgründe für Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog ausdrücklich als Pflichtinhalt.
Zwei dieser neun Fälle tragen den größten Teil der Praxis und werden entsprechend häufig überdehnt. Der Dringlichkeitstatbestand nach Nummer 3 setzt äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit unvorhersehbaren Ereignissen voraus und verlangt zusätzlich, dass die Umstände dem Auftraggeber nicht zuzurechnen sind. Für die Fälle des Alleinstellungsmerkmals nach Nummer 2 Buchstabe b und c gilt über § 14 Abs. 6 VgV, dass es keine vernünftige Alternative geben darf und der fehlende Wettbewerb nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Vergabeparameter beruhen darf.
Wenn der Dringlichkeitstatbestand wirklich trägt, hat das spürbare Folgen für den Ablauf. Bei der Bemessung der Angebotsfrist ist dann nach § 17 Abs. 15 VgV überhaupt keine Mindestfrist zu beachten, und nach § 134 Abs. 3 GWB entfällt in diesen Fällen auch die Informations- und Wartepflicht vor dem Zuschlag. Beides zeigt, wie weit die Ausnahme reicht, wenn sie greift, und erklärt zugleich, warum ihre Voraussetzungen so eng gefasst sind.
Was in die Akte gehört, damit die Entscheidung trägt
Der Unterschied zwischen einer zulässigen und einer angreifbaren Direktvergabe liegt fast nie im Ergebnis, sondern in der Akte. § 8 Abs. 1 VgV verlangt, das Verfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren, und § 8 Abs. 2 VgV listet zwölf Pflichtinhalte des Vergabevermerks auf, darunter Gegenstand und Wert des Auftrags, die berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe ihrer Auswahl, den erfolgreichen Bieter mit Begründung sowie die Rechtfertigungsgründe für Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog.
Für den Direktauftrag unterhalb der Schwellenwerte gilt das entsprechend, auch wenn dort kein Vergabeverfahren stattfindet. Drei Angaben genügen in aller Regel: der geschätzte Nettowert mit Herleitung und Stichtag, die Preise oder Anbieter, die du verglichen hast, und der Grund für die Auswahl. Das ist wenig Aufwand und der einzige Beleg dafür, dass Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet wurden.
Aufzubewahren ist all das nach § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Wer eine Ausnahme nutzt, sollte zusätzlich festhalten, welche Alternativen geprüft und aus welchem Grund sie verworfen wurden. Genau diese zwei Sätze fehlen in den Akten, die später Ärger machen, und sie sind zum Zeitpunkt der Entscheidung in fünf Minuten geschrieben.
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Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 50.000 Euro für alle öffentlichen Auftraggeber?
Reicht Zeitdruck als Grund für ein Verfahren ohne Wettbewerb?
Wie viele Angebote müssen wir beim Direktauftrag einholen?
Was passiert, wenn wir oberhalb der Schwelle ohne Bekanntmachung vergeben haben?
Ändert die geplante Neufassung der UVgO etwas an den Wertgrenzen?
Dürfen wir bei einem Direktauftrag auf die elektronische Rechnung verzichten?
Quellen
- § 55 BHO, Öffentliche Ausschreibung und Direktauftrag, gesetze-im-internet.de
- § 14 VgV, Wahl der Verfahrensart, gesetze-im-internet.de
- § 135 GWB, Unwirksamkeit von Verträgen, gesetze-im-internet.de
- § 8 VgV, Dokumentation und Vergabevermerk, gesetze-im-internet.de
- Übersicht der Wertgrenzen von Bund und Ländern, Auftragsberatungsstellen Deutschland
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