Eine Markterkundung vor der Ausschreibung durchführen, ohne den späteren Wettbewerb zu beschädigen
Das Wissen holst du dir bei den Unternehmen, die später bieten wollen. Deshalb ist der Ausgleich des Wissensvorsprungs kein Nachgedanke, sondern Teil der Planung.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Ohne Marktkenntnis wird die Beschreibung entweder zu eng oder zu unbestimmt
Wer eine Leistung beschreiben soll, die es im eigenen Haus noch nie gab, hat zwei schlechte Möglichkeiten. Er schreibt ab, was ein bekannter Anbieter kann, und produziert damit eine Beschreibung, die genau ein Angebot zulässt. Oder er formuliert so allgemein, dass die eingehenden Angebote nicht mehr vergleichbar sind. Beides sind Folgen derselben Lücke, und beide Fehler lassen sich später nicht mehr reparieren, weil die Vergabeunterlagen mit der Bekanntmachung feststehen.
Die Lücke betrifft nicht nur die Beschreibung. Nach § 3 Absatz 1 VgV ist für die Schätzung des Auftragswerts der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen maßgeblich, und nach § 3 Absatz 3 VgV ist der Tag maßgeblich, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet oder das Verfahren auf sonstige Weise eingeleitet wird. Wer die Preisbildung im Markt nicht kennt, schätzt an dieser Stelle ins Blaue und riskiert, das falsche Regime zu wählen.
Die Erkundung selbst schafft dann ein neues Problem. Das Unternehmen, das dir eine Stunde lang erklärt hat, wie ein solches Vorhaben üblicherweise zugeschnitten wird, kennt danach deinen Zeitplan, deine Zwänge und deine Wortwahl. Wenn dieselben Formulierungen später in der Leistungsbeschreibung auftauchen, ist der Vorwurf naheliegend, dass das Verfahren auf dieses Unternehmen zugeschnitten wurde. Nach § 160 Absatz 3 GWB müssen Verstöße, die aus der Bekanntmachung oder aus den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist gerügt werden, und genau in diesem Fenster kommt die Rüge dann auch.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Fünf Schritte von der ersten Ansprache bis zum Vermerk
Der Ablauf ist kurz, aber die Reihenfolge trägt die Beweislast. Wer erst spricht und danach überlegt, was er eigentlich wissen wollte, kann hinterher nicht mehr belegen, dass alle Gesprächspartner dieselbe Ausgangslage hatten.
- 1
Wissenslücke benennen und Fragen formulieren
Schreib auf, welche Entscheidung du ohne Marktwissen nicht treffen kannst. Daraus entsteht der Fragenkatalog, und er ist meist kürzer als erwartet: Welche Lösungswege existieren, welche Anforderung treibt den Preis, welche Vorlaufzeiten sind üblich, welche Leistungen werden typischerweise gebündelt und welche getrennt vergeben.
Geschafft, wenn: Ein Fragenkatalog steht fest, der für alle Gesprächspartner gleich ist.
- 2
Den Kreis der Angesprochenen bewusst festlegen
Leg fest, wie du auswählst, wen du ansprichst, und halte diese Auswahlregel fest. Achte darauf, dass nicht nur die größten Anbieter im Kreis sind. Eine offene Ansprache über eine Veröffentlichung erreicht mehr Unternehmen als eine Auswahl aus dem eigenen Adressbuch und macht die Auswahl zugleich unangreifbar.
Geschafft, wenn: Der Kreis ist begründet und nicht durch bestehende Geschäftsbeziehungen bestimmt.
- 3
Gespräche führen und dabei mitschreiben
Führe die Gespräche nach demselben Ablauf und halte je Gespräch fest, wer teilgenommen hat, welche Fragen gestellt wurden, welche Angaben zu deinem Vorhaben du offengelegt hast und welche Antworten kamen. Die dritte Angabe ist die wichtigste, weil sie später bestimmt, was in die Vergabeunterlagen muss.
Geschafft, wenn: Zu jedem Gespräch existiert ein Vermerk, der auch den Rückfluss an Informationen erfasst.
- 4
Ergebnisse auswerten und Anforderungen ableiten
Trenne bei der Auswertung, welche Aussagen von mehreren Unternehmen kamen und welche von einem einzigen. Was nur ein Anbieter für zwingend hält, ist ein Verdachtsfall für eine Anforderung, die den Wettbewerb einengt. Prüfe jede übernommene Formulierung darauf, ob sie eine Eigenschaft beschreibt oder ein Produkt umschreibt.
Geschafft, wenn: Aus den Antworten sind Anforderungen geworden, die keinen Anbieter abbilden.
- 5
Ausgleich herstellen und in den Vermerk überführen
Nimm alle Angaben über dein Vorhaben, die du in den Gesprächen offengelegt hast, in die Vergabeunterlagen auf. Halte im Vermerk fest, welche Unternehmen beteiligt waren, welcher Wissensvorsprung dadurch entstanden ist und wie du ihn ausgeglichen hast. § 8 Absatz 2 VgV verlangt für aufgedeckte Interessenkonflikte ohnehin die Angabe der Abhilfemaßnahmen.
Geschafft, wenn: Kein beteiligtes Unternehmen weiß mehr über das Vorhaben als jeder andere Bieter.
Die Erkundung liefert Antworten auf fünf Fragen
- 01 Welche Lösungswege gibt es überhaupt, und welche davon kennst du bisher nicht?
- 02 Welche deiner Anforderungen halten die Anbieter für unüblich oder für teuer, und warum?
- 03 In welcher Größenordnung bewegt sich der Auftragswert, den du nach § 3 VgV schätzen musst?
- 04 Wie lang sind übliche Vorlaufzeiten, und was heißt das für deine Fristenplanung?
- 05 Welche Unternehmen haben durch die Gespräche etwas erfahren, das alle anderen auch wissen müssen?
Was eine sauber angelegte Erkundung liefert und was sie dich kostet
Eine Markterkundung ist kein Vergabeverfahren und kein Vorverfahren. § 28 Absatz 1 VgV erlaubt sie ausdrücklich vor der Einleitung eines Verfahrens, und § 28 Absatz 2 VgV zieht zugleich die Grenze: Ein Vergabeverfahren allein zur Markterkundung oder zur Kosten- und Preisermittlung durchzuführen, ist unzulässig. Die Markterkundung ist damit eine Informationsbeschaffung, die du so anlegen solltest, dass sie später niemanden bevorzugt und dass sie ohne Gedächtnisleistung nachvollziehbar ist. Das kostet ungefähr einen halben Tag Vorbereitung und spart im Regelfall mehrere Wochen im laufenden Verfahren.
Die Fragen vor den Gesprächen festlegen
Schreib den Fragenkatalog auf, bevor du das erste Unternehmen ansprichst, und stelle allen dieselben Fragen. Das ist weniger eine Formalie als der einzige Weg, die Antworten überhaupt vergleichen zu können und später zu belegen, dass niemand mehr erfahren hat als andere.
Breit ansprechen statt beim bekannten Anbieter beginnen
Wer nur den bisherigen Dienstleister und dessen zwei größte Wettbewerber fragt, bekommt ein Bild des oberen Marktsegments. Nimm bewusst kleinere und jüngere Unternehmen dazu, schon weil § 97 Absatz 4 GWB verlangt, mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen.
Trennen, was du fragst, und was du preisgibst
Der Informationsfluss läuft in beide Richtungen und der Rückfluss ist der kritische. Halte fest, welche Angaben zu deinem Vorhaben du in den Gesprächen offenlegst, denn genau diese Angaben musst du später allen Bietern zugänglich machen.
Von Anfang an in Textform dokumentieren
§ 8 Absatz 1 VgV verlangt, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren. Die Erkundung liegt zwar davor, aber die Entscheidungen, die aus ihr folgen, gehören in den Vermerk, und rekonstruieren lassen sie sich Monate später nicht mehr.
Interessenkonflikte aktiv erfassen
§ 8 Absatz 2 VgV zählt aufgedeckte Interessenkonflikte und die dagegen getroffenen Abhilfemaßnahmen zu den zwölf Pflichtinhalten des Vergabevermerks. Diese Pflicht setzt voraus, dass jemand aktiv nachgesehen hat, und der Zeitpunkt dafür ist die Vorbereitung, nicht die Wertung.
Den Wissensvorsprung durch Unterlagen einebnen
Genau das verlangt § 7 VgV für ein vorbefasstes Unternehmen: angemessene Maßnahmen gegen eine Wettbewerbsverzerrung, insbesondere die Unterrichtung der übrigen Unternehmen über die ausgetauschten Informationen und die Festlegung angemessener Fristen. Alles, was ein beteiligtes Unternehmen aus den Gesprächen über dein Vorhaben weiß, gehört deshalb in die Vergabeunterlagen, damit es kein Vorsprung mehr ist.
Das Ergebnis in die Verfahrenswahl übersetzen
Wenn die Erkundung zeigt, dass verfügbare Lösungen angepasst werden müssen oder dass sich der Bedarf nicht über Normen und technische Referenzen beschreiben lässt, ist das kein Beschreibungsproblem mehr, sondern ein Hinweis auf eine der Voraussetzungen des § 14 Absatz 3 VgV.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Rückfluss an Informationen ist das eigentliche Risiko
In der Vorstellung vieler Vergabestellen ist eine Markterkundung ein Vorgang, bei dem Informationen von außen nach innen fließen. Tatsächlich fließt in jedem Gespräch mindestens ebenso viel nach außen. Damit ein Anbieter eine brauchbare Auskunft geben kann, muss er wissen, worum es geht: welcher Umfang gemeint ist, welche Bestandssysteme betroffen sind, wann das Vorhaben starten soll, welche Zwänge im Haus bestehen. Genau diese vier Angaben sind es, die einen Wissensvorsprung ausmachen.
Der Vorsprung besteht dabei selten in einem Geheimnis, sondern in Vorlaufzeit. Ein Unternehmen, das im Frühjahr erfährt, dass im Herbst eine Ausschreibung kommt, kann Personal einplanen, Partner ansprechen und ein Konzept vorbereiten, während andere erst mit der Bekanntmachung anfangen. Deshalb ist die naheliegendste Ausgleichsmaßnahme auch die wirksamste: Was du in den Gesprächen erzählt hast, gehört so früh wie möglich nach außen, entweder in eine Vorinformation oder in die Vergabeunterlagen selbst.
Was sich über die Unterlagen nicht ausgleichen lässt, ist der Zeitvorsprung selbst. Hier hilft nur, den Abstand zwischen Erkundung und Verfahren nicht unnötig groß werden zu lassen und die Fristen nicht bis an die Untergrenze zu ziehen. Bleibt die Verzerrung trotzdem, steht am Ende der Ausschluss nach § 124 Absatz 1 Nummer 6 GWB, und davor muss dem Unternehmen nach § 7 Absatz 3 VgV die Gelegenheit gegeben werden nachzuweisen, dass seine Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerren kann. Die Mindestfristen der VgV sind Untergrenzen und keine Zielwerte, und eine Angebotsfrist am unteren Rand wirkt nach einer Erkundung anders als ohne sie.
Was in den Vermerk gehört und warum er früh entsteht
§ 8 Absatz 1 VgV verlangt, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren. Die Markterkundung liegt vor diesem Beginn, aber sie erzeugt die Entscheidungen, die im Verfahren begründet werden müssen: warum der Zuschnitt so gewählt wurde, warum eine Anforderung im Katalog steht, warum bestimmte Lösungswege ausgeschlossen sind. Wer diese Begründungen erst mit dem Vergabevermerk schreibt, schreibt sie aus der Erinnerung.
§ 8 Absatz 2 VgV nennt zwölf Pflichtinhalte des Vermerks. Für die Erkundung sind zwei davon unmittelbar einschlägig: aufgedeckte Interessenkonflikte samt Abhilfemaßnahmen sowie die Gründe für eine Zusammenvergabe mehrerer Lose, wenn die Erkundung zu dem Ergebnis geführt hat, dass eine getrennte Vergabe nicht sinnvoll ist. Beide Angaben setzen voraus, dass die Prüfung stattgefunden hat, und beide sind aus einem Kalendereintrag nicht zu rekonstruieren.
Praktisch bewährt hat sich ein kurzer eigener Vermerk zur Erkundung, der drei Dinge festhält: den Fragenkatalog, die Liste der angesprochenen Unternehmen samt Auswahlregel und die Angaben zum Vorhaben, die dabei offengelegt wurden. Dieser Vermerk ist auch dann etwas wert, wenn niemand ihn je verlangt, weil er die dritte Angabe konserviert, die sonst als Erste verlorengeht.
Wenn ein beteiligtes Unternehmen später mitbietet
Die Beteiligung an einer Markterkundung schließt ein Unternehmen nicht automatisch vom Verfahren aus, und das ist auch nicht das Ziel. Ein Ausschluss der ortskundigen Anbieter würde den Wettbewerb genau dort verengen, wo er am wertvollsten ist. Was verlangt wird, ist der Ausgleich des Vorsprungs, nicht die Entfernung des Unternehmens. Der Ausgleich besteht in der Regel aus zwei Bausteinen: Offenlegung der geteilten Informationen gegenüber allen und ausreichend bemessene Fristen.
Es gibt allerdings eine Schwelle, an der die Beteiligung ein anderes Gewicht bekommt. Wenn ein Unternehmen nicht nur befragt wurde, sondern die Anforderungen mitformuliert hat, ist der Vorsprung nicht mehr allein informationeller Natur. Dann ist die Beschreibung selbst der Vorteil, und dieser Vorteil lässt sich nicht dadurch ausgleichen, dass alle dieselbe Beschreibung bekommen. In diesem Fall hilft nur, den Text durch jemanden gegenlesen zu lassen, der an den Gesprächen nicht beteiligt war, und jede Anforderung erneut auf ihre Begründung zu prüfen.
Für Bieter ist der Umkehrschluss wichtig. Wer an einer Erkundung teilgenommen hat und im Verfahren später den Eindruck gewinnt, dass die Unterlagen auf einen Wettbewerber zugeschnitten sind, muss sich an die Fristen des § 160 Absatz 3 GWB halten. Ein erkannter Verstoß ist innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen. Verstöße, die aus der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Bewerbungs- oder Angebotsfrist gerügt werden, Verstöße aus den Vergabeunterlagen ebenfalls spätestens bis zum Ablauf dieser Frist.
Die Erkundung entscheidet über mehr als die Beschreibung
Das offensichtliche Ergebnis einer Erkundung ist eine bessere Leistungsbeschreibung. Die weniger offensichtlichen Ergebnisse sind oft die wertvolleren. Das erste betrifft die Schätzung des Auftragswerts. § 3 Absatz 1 VgV stellt auf den voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen ab, und bei Rahmenvereinbarungen ist nach § 3 Absatz 4 VgV der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge während der gesamten Laufzeit maßgeblich, nicht der Wert eines einzelnen Abrufs.
Das zweite betrifft den Zuschnitt in Lose. § 97a GWB regelt den Losgrundsatz seit dem 1. Juli 2026 in einem eigenen Paragrafen, und § 97 Absatz 4 GWB enthält daneben den allgemeinen Grundsatz, dass mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen sind. Ob eine Leistung sinnvoll in Lose zerlegbar ist, weiß der Markt besser als das eigene Haus, und die Antwort darauf gehört ausdrücklich zu den Fragen, die du stellen solltest.
Das dritte betrifft die Verfahrensart. § 14 Absatz 3 VgV lässt das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und den wettbewerblichen Dialog unter fünf abschließend aufgezählten Voraussetzungen zu. Dazu gehören der Anpassungsbedarf an verfügbaren Lösungen, ein Bedarf an konzeptionellen oder innovativen Lösungen, Verhandlungsbedarf wegen Art, Komplexität oder rechtlichem und finanziellem Rahmen sowie die fehlende Beschreibbarkeit über Normen und technische Referenzen. Welcher dieser Tatbestände greift, lässt sich ohne Marktkenntnis nicht beurteilen, und eine Erkundung, die zu dieser Erkenntnis führt, hat sich schon deshalb gelohnt.
Dazu passende Kurse
Wer Markterkundung, Bedarfsermittlung und Wertermittlung im Zusammenhang sehen will, kann die Vorbereitung eines Vergabeverfahrens systematisch durchgehen .
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
Lesen fühlt sich schnell nach Können an. Ein kurzer Test zeigt dir, was davon schon sitzt und wo sich ein Kurs lohnt. Kostenlos, ohne Anmeldung, mit einer Erklärung zu jeder Antwort.
Frau Keller hat das Thema mit hoher fachlicher Kompetenz und sympathisch vermittelt.
Das war sehr informativ und kann mir in der Praxis gut weiterhelfen.
Es war ein komplett neues Feld für mich gewesen. Vielen Dank für Einführung und Vertiefung!
Häufige Fragen
Muss eine Markterkundung öffentlich angekündigt werden?
Darf ein Unternehmen mitbieten, das an der Erkundung teilgenommen hat?
Wie lang darf der Abstand zwischen Erkundung und Verfahren sein?
Was gehört aus der Erkundung in die Vergabeunterlagen?
Wie ausführlich muss die Dokumentation der Erkundung sein?
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem Vergaberecht-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Erkunden, ohne das eigene Verfahren angreifbar zu machen
Wie du Gespräche anlegst, den Wissensvorsprung ausgleichst und den Ablauf so festhältst, dass er einer Prüfung standhält, übst du bei cmt an konkreten Beschaffungsfällen. Diese Seite ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung, denn im Einzelfall hängt viel an Details, die hier nicht abgebildet sind.
Passt dazu
- Eine Leistungsbeschreibung schreiben, die Angebote vergleichbar macht
- So schätzt du den Auftragswert, ohne die Schwelle zu reißen
- Offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren oder wettbewerblicher Dialog: welches Verfahren zu deiner Beschaffung passt
- Vergabedokumentation und Bekanntmachung: was der Vergabevermerk enthalten muss