Was bedeutet Delegation?

Herkunft und Bedeutungen des Worts

Das Wort geht auf das lateinische „delegare“ zurück, das „übertragen“ und „abordnen“ bedeutet. Der Duden nennt zwei Bedeutungen: das Delegieren selbst, also die Übertragung einer Aufgabe oder Befugnis, und eine Gruppe von Bevollmächtigten, die zu Verhandlungen oder Tagungen geschickt wird. Ihre Mitglieder heißen Delegierte, die Mehrzahl lautet Delegationen.

In Fachgebieten hat der Begriff eigene Ausprägungen. In Medizin und Pflege werden ärztliche Tätigkeiten an Pflegefachpersonen delegiert, die Anordnung bleibt dabei ärztliche Verantwortung. In der IT heißt es Delegation, wenn jemand Rechte an einem fremden Postfach oder Kalender erhält oder wenn im Active Directory Verwaltungsrechte für einen Bereich übertragen werden. Diese Seite behandelt die Delegation als Führungsinstrument.

Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung

In der Organisationslehre gilt für die Delegation das Kongruenzprinzip, oft als AKV-Prinzip bezeichnet: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung müssen übereinstimmen. Die Aufgabe beschreibt, was erreicht werden soll, und zwar als Ergebnis, nicht als Arbeitsanweisung Schritt für Schritt. Die Kompetenz ist die Befugnis, die es dafür braucht: Budget, Zugriff auf Systeme, das Recht, Entscheidungen zu treffen und andere anzusprechen. Die Verantwortung meint, dass die Person für das Ergebnis geradesteht.

Passen die drei Teile nicht zusammen, entsteht der bekannte Fall: Jemand soll ein Projekt zum Erfolg führen, darf aber nichts entscheiden und nichts ausgeben. Das Ergebnis ist keine Entlastung, sondern eine Person, die für jede Kleinigkeit zurückkommt, und der Vorwurf, sie sei nicht selbstständig genug.

Im deutschsprachigen Raum wurde das Prinzip vor allem durch das Harzburger Modell bekannt, das ab den 1950er Jahren Führung über fest umrissene Delegationsbereiche organisierte. Unter dem Namen „Management by Delegation“ ist dieselbe Idee bis heute ein Grundbaustein von Führungsmodellen.

Delegationsstufen: von der Ansage bis zur vollen Übergabe

Delegation ist kein Schalter zwischen ganz und gar nicht. Eine verbreitete Skala stammt aus dem Delegation Poker von Management 3.0 und unterscheidet sieben Stufen, die zeigen, wie viel Entscheidungsrecht tatsächlich übergeht.

1. 1

   Anweisen (Tell)

   Du entscheidest und teilst die Entscheidung mit.

2. 2

   Überzeugen (Sell)

   Du entscheidest und erklärst, warum, damit das Team mitzieht.

3. 3

   Befragen (Consult)

   Du holst Meinungen ein und entscheidest dann selbst.

4. 4

   Gemeinsam entscheiden (Agree)

   Ihr entscheidet zusammen, deine Stimme zählt so viel wie die anderen.

5. 5

   Beraten (Advise)

   Du gibst deine Einschätzung, aber die andere Person entscheidet.

6. 6

   Nachfragen (Inquire)

   Die Person entscheidet allein, du lässt dir danach berichten.

7. 7

   Delegieren (Delegate)

   Die Person entscheidet allein und meldet nichts zurück, es sei denn, sie braucht etwas.

Zwischen diesen Stufen liegen Welten, und ohne Absprache gehen beide Seiten regelmäßig von einer anderen aus. Deshalb sprichst du die Stufe aus, am besten mit einem Satz wie: Du entscheidest, ich will es nur wissen, bevor der Kunde es erfährt. Die Stufe kann für jede Aufgabe anders sein und mit wachsender Erfahrung steigen.

Was bei dir bleibt

Bei dir bleiben Beurteilung, Vergütung und Personalentscheidungen, ebenso die Vertretung deines Bereichs nach oben und heikle Gespräche mit einzelnen Personen im Team. Die Führungsverantwortung geht mit keiner Delegation über: Du bist dafür zuständig, die richtige Person auszuwählen, sie zu befähigen und die Ergebnisse zu prüfen.

Auch gesetzliche Pflichten lassen sich nur teilweise übertragen. Das Arbeitsschutzgesetz erlaubt etwa, zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich mit Aufgaben des Arbeitgebers zu beauftragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Die Pflicht zur sorgfältigen Auswahl und zur Kontrolle bleibt aber beim Arbeitgeber.

Ein häufiger Fehler ist, nur Unangenehmes abzugeben. Wer nie eine Aufgabe weiterreicht, mit der sich jemand zeigen und etwas lernen kann, entlastet sich vielleicht kurzfristig, entwickelt aber niemanden im Team.