Per einfachem Klick ins Dokument erscheint eine Symbolleiste mit dem Befehl Text erkennen.

Alternativ bzw. bei älteren Programmversionen klicken wir unter Alle Tools auf Scan & OCR.

Es erscheint das kleine Fenster mit der blauen Schaltfläche Text erkennen – diese aber noch nicht anklicken! Sollte das Fenster nicht erscheinen, helfen wir mit einem Klick auf die Schaltfläche In dieser Datei nach.Für eine bestmögliche Interpretation stellen wir die richtige Sprache ein.

Wichtig zu wissen: Bei der herkömmlichen Texterkennung wird das originale gescannte Bild im Hintergrund belassen und eine unsichtbare Textschicht darübergelegt. Dank des schlecht aufgelösten Scans im Beispiel sehen wir die pixeligen Artefakte um die Schriftzeichen. Diese unsichtbare Textschicht dient der Durchsuchbarkeit der digitalisierten Dokumente. Der Text darin ist auswählbar und kann bei fehlerhafter Texterkennung korrigiert werden, damit die Suchfunktion vernünftig funktionieren kann. Den Text können wir allerdings nicht für die Leser editieren – höchstens per Copy & Paste in ein Textverarbeitungsprogramm übernehmen. Aber genau dafür nehmen wir gleich eine entsprechende Programmeinstellung vor.

In dem kleinen Dialogfenster mit der Sprachauswahl klicken auf das Zahnrad und gelangen zu den Einstellungen. Im nachfolgenden Dialogfenster sehen wir die soeben erklärte Ausgabeeinstellung: Durchsuchbares Bild. Wir schalten also um auf Bearbeitbare Texte und Bilder.

Die Einstellung bestätigen wir mit OK und gelangen zurück zum ersten Fenster, wo wir nun die Schaltfläche Text erkennen anklicken. Diese Einstellung wird sich Acrobat für künftige Dokumente merken – also müssen wir dies bei Bedarf wieder zurücksetzen.

Wie bearbeiten wir nun die Texte? Wir erledigen das wie gewöhnlich bei Textdokumenten über Alle Tools > PDF bearbeiten.

Sobald wir anschließend in den Text klicken erscheinen um einzelne Bereiche Textrahmen. Wir können den Text darin beliebig bearbeiten oder ganze Rahmen verschieben, skalieren und löschen. Im Menü auf der Seite befinden sich zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten.

Eines fällt hierbei besonders aus: Das durch den schlechten Scan entstandene Schriftbild behält Acrobat sogar extra bei, obwohl das ursprüngliche Bild des Scans entfernt und durch editierbaren Text ersetzt wurde. Der Blick in die Schriftauswahl zeigt in unserem Beispiel den Schriftnamen *Cambria-9094, wodurch klar wird, dass Acrobat extra die schlechte Qualität unseres Schriftbilds simuliert.

Natürlich können wir bei Bedarf die Schriftart austauschen und so ein neues Schriftbild schaffen.

---

Fazit:
Für die Archivierung gescannter Dokumente empfiehlt sich die OCR-Texterkennung als durchsuchbares Bild. Dadurch wird die Darstellung der Scanvorlage erhalten und einfach durch die unsichtbare Textschicht die Suchfunktion ermöglicht.

Der Wunsch nach Bearbeitungsmöglichkeiten eines gescannten Dokuments ist inzwischen durch eine entsprechende Einstellung möglich, so dass ein gescanntes Dokument gänzlich editiert werden kann.

In unseren Acrobat Seminaren zeigen wir viele weitere ungeahnte Möglichkeiten der PDF-Bearbeitung. Und wer mit Tungsten (Kofax) Power PDF Advanced arbeitet, wird bei uns genauso fündig.

Beim Erstellen von animierten GIF-Dateien denken wir wahrscheinlich ersteinmal an Bildbearbeitungsprogramme wie Photoshop. In diesem Beitrag möchten wir ein Anwendungsbeispiel für den Animated GIF-Export aus PowerPoint liefern und erstellen hierzu eine einfache Animation. Hierzu setzen wir den Effekt Morphen ein.

Damit wir unsere Objekte später frei platzieren können, wählen wir zunächst über Menü Start > Layout die Vorgabe Leer aus.

Nehmen wir an, die Datei soll später nicht als herkömmliche Präsentation dienen, stellen wir das Seitenformat über Menü Entwurf > Foliengröße auf ein gewünschtes Maß ein.

Für unser Beispiel wählen wir aus dem Dropdown Papierformat einfach die Vorgabe Banner.

Nun füttern wir die Folie mit unseren Inhalten. Wir beginnen damit, ein Bild einzufügen und per Rechtsklick > Zuschneiden bringen wir es auf ein geeignetes Format.

Übrigens können wir als Bildrahmen auch beliebige Formen auswählen, wenn es nicht immer rechteckig werden soll. Hierzu schnappen wir uns allerdings die Schaltfläche Zuschneiden aus dem Menü Bildformat, um auf den Befehl Auf Form zuschneiden zu gelangen.

Später können wir jederzeit per Rechtsklick auf das Bild die Abkürzung zum Zuschneiden gehen, um den sichtbaren Bildausschnitt innerhalb dieser Form zu bestimmen.

Wir fügen noch weitere Objekte, wie Text und Logo ein.

Für besonders individuelle Animationen könnten wir über das Menü Animationen die Pfadanamationen verwenden. Aber für unser Beispiel gehen wir es einfach an und setzen später aus dem Menü Übergänge den Effekt Morphen ein. Zunächst bereiten wir hierfür alles vor. Wir duplizieren die Folie, denn es geht darum, auf der Kopie ein paar kleinere Änderungen vorzunehmen.

Objekte, die sanft übergeblendet werden sollen, wie hier der Text in der Mitte, ändern oder ersetzen wir. Objekte, die bewegt werden sollen, verschieben oder skalieren wir – dies geht auch mit dem Bild innerhalb der Form, wie oben per Rechtsklick > Zuschneiden beschrieben.

Nun aktivieren wir einfach die Animation: Während wir uns noch auf der zweiten Folie befinden, klicken wir im Menü Übergänge auf Morphen, lassen die Effektoptionen auf Objekte stehen, bestimmen die Dauer stellen unter Nächste Folie auf Nach 0:00,00 um.

Nachdem wir auch diese Folie dupliziert haben, schieben wir dort das Dreieck mit seinem Text in die Folie. Den Text aus der Mitte der Folie entfernen wir hingegen.

Auch diese Folie lassen wir Morphen, diesmal mit kurzer Dauer.

Da die Wiedergabe der Animated GIF in der Regel in Schleife abgespielt werden soll, benötigen wir evtl. eine längere Anzeigedauer für die letzte Folie. Um die Anzeigedauer für die letzte Folie besser zu definieren, können wir bei Bedarf auch diese duplizieren und für das Morphen eine entsprechende Dauer einstellen.

Export als Animated GIF:

Wenn wir nach dem Testen im Vollbild mit allem zufrieden sind, geht es nun an den Export.
Über Menü Datei > Exportieren wählen wir Animiertes GIF erstellen. Je nach Anwendungszweck bestimmen wir die Qualität – für unser Banner wollen wir vor allem Speicherplatz sparen und wählen Klein.

---

Das Ergebnis:

---

Fazit:

In PowerPoint sind in letzter Zeit zahlreiche praktische Funktionen hinzugekommen, die über das herkömmliche Erstellen von Präsentationen hinausgehen. In unseren PowerPoint Kursen geben wir Anstöße in verschiedenen Richtungen, um die Möglichkeiten von PowerPoint kreativ einzusetzen.

Zwischen Skepsis, Begeisterung und Verantwortung

Seit über 25 Jahren begleite ich Menschen dabei, Excel nicht nur zu verstehen, sondern es als kraftvolles Werkzeug für ihre tägliche Arbeit zu nutzen. Ich habe unzählige Formeln erklärt, Pivot-Tabellen aufgebaut und Diagramme erstellt – und dabei immer wieder erlebt, wie aus anfänglicher Skepsis echte Begeisterung für Excel wurde. 

Doch mit der Einführung von Copilot in Excel hat sich dabei etwas Grundlegendes verändert. Plötzlich steht uns künstliche Intelligenz zur Seite, die auf Zuruf komplexe Aufgaben übernimmt, Daten analysiert oder sogar Formeln erklärt. Für uns alle ist das faszinierend – und herausfordernd zugleich. 

In meinen Seminaren spüre ich die Spannung: Auf der einen Seite die Neugier der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die sich freuen, endlich mit KI scheinbar „ganz easy“ zu arbeiten.

Copilot kann zu einem echten Partner werden – wenn man weiß, wie man ihn richtig einsetzt.  

Copilot in Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern: 

• Formelerstellung per Spracheingabe: Statt komplizierter Syntax genügt eine Anfrage wie „Berechne den durchschnittlichen Umsatz pro Quartal“.
• Automatische Diagramme und Visualisierungen: Copilot erkennt Muster und schlägt passende Darstellungen vor.
• Datenbereinigung und -strukturierung: Unvollständige oder fehlerhafte Daten können automatisch korrigiert werden.
• Was-wäre-wenn-Analysen: Szenarien lassen sich simulieren, z. B. „Wie verändert sich der Gewinn bei 10 % mehr Absatz?“ 

---

Ein Beispiel aus der Praxis: 

Stellen wir uns vor, Sie möchten die Verkaufs-Performance Ihres Unternehmens analysieren. In einer Excel-Tabelle sind Verkaufszahlen, Regionen oder Zielländer enthalten. Statt manuell Pivot-Tabellen zu erstellen, fragen Sie Copilot: 

„Analysiere bitte die Summe der Verkäufe je Zielland in Form einer Pivot-Tabelle.  Füge ein Diagramm ein“ oder „Erstelle bitte eine Spalte hinter der Spalte Verkauf. Hier soll der Verkauf mit 19% multipliziert werden.“

Copilot analysiert die Daten, summiert die Umsätze pro Region, erstellt automatisch ein Diagramm und ermittelt die Mehrwertsteuer.  Es bietet eine ausführliche Zusammenfassung: 

---

Vorteile: 

• Zeitersparnis durch Automatisierung 
• Niedrigere Einstiegshürden für komplexe Excel-Funktionen 
• Kreative Impulse durch KI-Vorschläge 
• Fehlerreduktion bei Formeln und Analysen 

Herausforderungen: 

• Abhängigkeit von KI: Nutzer könnten sich zu sehr auf Copilot verlassen. 
• Datenschutzrisiken: Sensible Daten sollten nicht unbedacht verarbeitet werden. 
• Kosten: Copilot ist nur in bestimmten Microsoft 365-Plänen enthalten. 
• Halluzinationen: Ein zentrales Problem ist, dass Copilot manchmal falsche oder erfundene Informationen liefert – sogenannte „Hallucinations“. Diese können zu fehlerhaften Entscheidungen führen, wenn sie nicht erkannt und überprüft werden. 

Voraussetzungen:

• Microsoft 365 Lizenz mit Copilot-Zugang (z. B. Business Standard oder Enterprise E5) 
• Internetverbindung für die Cloud-Funktionen 
• Aktuelle Excel-Version aus Microsoft 365 

Fazit: 

Copilot in Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Arbeit mit Daten revolutionieren kann – besonders für Anwenderinnen und Anwender, die bisher vor komplexen Formeln zurückschreckten. Dennoch ist ein kritischer Umgang mit den KI-Ergebnissen unerlässlich. Betrachten wir Copilot als unterstützenden Assistenten und nicht als alleinige Entscheidungsinstanz! 

Übrigens: Wir bieten über 53 Seminare zu Excel an – und natürlich haben wir auch Copilot im Programm.

Werte einfach drehen – so klappt’s mit dem Transponieren in Excel

---

In diesem Beitrag geht es darum, wie wir uns dabei viel Handarbeit sparen.

Die einfachste Lösung: Per Kopieren und Einfügen:

Dank relativ neuer Einfügeoptionen lässt sich eine vertikale Liste horizontal einfügen und umgekehrt.

Lösung per Funktion MTRANS

In M365 gibt es in Excel seit 2024 die neue Funktion MTRANS, um eine Liste per Formeleingabe zu transformieren.

Anwendung

Die Funktion wird hier in C2 eingetragen. Das Ergebnis belegt allerdings zusätzlich soviele Zellen daneben, wie es Einträge in der Liste gibt, was durch den blauen Rahmen dargestellt wird. Wenn wir in die Bearbeitungsleiste blicken, wird die Formel auch in C2 angezeigt, allerdings ausgegraut.

Syntax

=MTRANS(Matrix)

Alternative Funktionen hierfür stellen ZUZEILE und ZUSPALTE dar.

Die Funktion ZUZEILE kann ebenfalls unsere vertikal angeordnete Liste horizontal ausgeben. Für den umgekehrten Fall benötigen wir die Funktion ZUSPALTE.

Diese beiden sind ein wenig komplexer als MTRANS, sind aber somit für speziellere Einstellungen relevant. So können wir z.B. optional Leerstellen ignorieren lassen.

Syntax

=ZUZEILE(array, [ignorieren], [scannen_nach_spalten])

=ZUSPALTE (array, [ignorieren], [scannen_nach_spalte])

Hinweis: Nicht wundern, wenn wir ein so erstelltes Ergebnis wiederum per Funktion zurückwandeln – der nachfolgend verwendete Zellbezug C1:J1 in der Funktion SPALTE wird von Excel automatisch umgewandelt in die Schreibweise C1#. Das Endergebnis ist aber identisch, es liegt nur daran, dass wir auf einen Zellbereich verweisen, die komplett von einer Arrayfunktion generiert wurde.

Fazit:
Die Einfügemethode Transponieren stellt eine schnelle Möglichkeit dar, Listen schnell von vertikaler Anordnung in eine horizontale umzuwandeln und umgekehrt. Die Funktionen MTRANS ist praktisch, wenn dabei Änderungen an den Werten einer Liste automatisch auf eine andere übernommen werden sollen. Die Funktionen ZUZEILE und ZUSPALTE bieten dabei noch mehr Möglichkeiten für komplexere Anforderungen, wie wir in unseren Excel Seminaren zu Formeln und Funktionen zeigen. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Noch unsicher, welche Funktion wann die richtige ist? In unseren Excel-Kursen zeigen wir praxisnah, wie Sie solche Aufgaben effizient und sicher meistern – inklusive vieler Tipps für den Arbeitsalltag. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Welchen Nutzen bietet die Funktion?

Der Hauptnutzen der Funktion Navigationsbereich liegt in der verbesserten Übersicht und Zugänglichkeit. Mit dieser Funktion können Benutzerinnen und Benutzer schnell und einfach zu verschiedenen Elementen in ihrer Arbeitsmappe navigieren, ohne lange suchen zu müssen. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität, insbesondere wenn man mit großen und komplexen Arbeitsmappen arbeitet. Der Navigationsbereich ist auch für Userinnen und User mit Sehbehinderungen hilfreich, da er die Navigation durch die Arbeitsmappe erleichtert

Funktion

Die Funktion Navigationsbereich kann über das Menü Ansicht aktiviert werden. Sobald sie aktiviert ist, wird der Navigationsbereich auf der rechten Seite des Excel-Fensters angezeigt. In diesem Bereich werden alle Elemente der Arbeitsmappe, wie Tabellen, Diagramme, PivotTables und Bilder, aufgelistet. Benutzer können einfach auf ein Element klicken, um direkt zu diesem zu springen. Der Navigationsbereich aktualisiert sich automatisch, wenn neue Elemente hinzugefügt oder bestehende geändert werden.

Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Funktion Navigationsbereich in Excel ein unverzichtbares Werkzeug für die effiziente Navigation und Verwaltung von Arbeitsmappen ist. Sie bietet eine klare Übersicht über alle Elemente und ermöglicht es Benutzern, schnell und einfach zu den gewünschten Bereichen zu gelangen. Dies führt zu einer verbesserten Arbeitsweise und erleichtert die Handhabung großer Datenmengen.

P.S.: In unseren über 50 verschiedenen Excel Seminaren zeigen wir Ihnen viele weitere spannende Tipps und Tricks für Ihre tägliche Arbeit mit Excel.

Ihr Nutzen: 

Der Hauptnutzen der Funktion „Änderungen anzeigen“ liegt in der verbesserten Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Wenn mehrere Benutzer an einer Excel-Datei arbeiten, kann es schwierig sein, den Überblick über alle vorgenommenen Änderungen zu behalten. Mit dieser Funktion können alle Änderungen, wie das Hinzufügen oder Löschen von Daten, das Bearbeiten von Zellen und das Formatieren, leicht nachverfolgt werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert das Risiko von Fehlern. 

Wie kann ich die Funktion aufrufen? 

Die Funktion „Änderungen anzeigen“ kann über das Menü „Überprüfen“ aktiviert werden. Sobald sie aktiviert ist, werden alle Änderungen, die an der Arbeitsmappe vorgenommen werden, in einem separaten Fenster oder direkt in der Tabelle angezeigt. Benutzer können sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat, wann sie vorgenommen wurden und welche Zellen betroffen sind. Es ist auch möglich, Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, was die Kontrolle über den Inhalt der Arbeitsmappe weiter erhöht. 

Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Funktion „Änderungen anzeigen“ in Excel ein unverzichtbares Werkzeug für die Zusammenarbeit und das Management von Änderungen in Arbeitsmappen ist. Sie bietet eine klare Übersicht über alle vorgenommenen Änderungen und ermöglicht es Benutzern, diese Änderungen effizient zu verwalten. Dies führt zu einer verbesserten Genauigkeit und Konsistenz in den Daten und erleichtert die Zusammenarbeit in Teams.

P.S.: In unseren Excel Kursen zeigen wir viele weitere ungeahnte Möglichkeiten und Funktionen.

Leitfaden: Inhaltsverzeichnis mit Textstilen

Ein automatisches Inhaltsverzeichnis für längere Dokumente ist äußerst praktisch. Allerdings kann das Anlegen am Anfang etwas knifflig sein. Darum hier ein einfacher Leitfaden, um in Affinity Publisher ein Inhaltsverzeichnis aus mehreren Gliederungsebenen zu erstellen.

Als Vorarbeit haben wir unsere Überschriften mit Textstilen ausgezeichnet, da sie im Dokument vom Inhaltsverzeichnis später automatisch erkannt werden.

Für diese Ausgangssituation haben wir zunächst über das Menü Fenster > Text das Bedienfenster Textstile eingeblendet.

Wie wir sehen, sind einige Stile von vornherein im Dokument vorhanden – natürlich lassen sie sich per Rechtsklick > Bearbeiten auch an unsere gewünschte Formatierung anpassen.

Die darin befindlichen Textstile Überschrift 1, Überschrift 2 etc. wenden wir auf die betreffenden Stellen an, indem wir den Text auswählen und anschließend auf den gewünschten Textstil klicken. So sind wir zur oben gezeigten Ausgangssituation gekommen. Tipps hierzu gibt es auch in unserem Blogbeitrag zu Textstilen.

Nach der Vorarbeit erstellen wir für unser Inhaltsverzeichnis auf einer Seite einen Textrahmen und platzieren den Cursor darin. Über das Menü Text fügen wir ein Inhaltsverzeichnis ein. Sollte sich später die Gliederung in unserem Dokument ändern, lassen wir hier das Inhaltsverzeichnis aktualisieren.

Dabei wird automatisch das Fenster Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite eingeblendet.

Zudem werden eigene Textstile für die Verzeichniseinträge erstellt, wie wir auf der rechten Seite im Bedienfenster Textstile sehen:

Hinweis: Sollte das Fenster auf der Oberfläche fehlen, blenden wir es uns über das Menü Fenster > Text das Bedienfenster Textstile ein.

Zu guter letzt klicken wir noch in unser Inhaltsverzeichnis im Dokument und lassen über das Menü Text das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.

Unser Ergebnis:

Fazit:

Automatische Inhaltsverzeichnisse sind praktisch, weil wir selbst bei umfangreichen Dokumenten schnell ein Verzeichnis erstellen können und bei nachträglichen Änderungen einfach per Klick das Verzeichnis wieder auf den aktuellen Stand gebracht wird. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Allerdings setzen automatische Verzeichnisse den Umgang mit Textstilen voraus. In unseren Affinity-Seminaren führen wir in praktischen Beispielen in das Thema ein und bauen Schritt für Schritt Beispiele für komplexe Vorlagen auf.

Der clevere Umgang mit Farbfeldern

In diesem Beitrag geht es darum, Farbe nicht einfach einem Objekt zuzuweisen, sondern Farbfelder als Vorgaben zu erstellen, um schneller auf unsere Farben zuzugreifen. Bei nachträglichen Änderungen an diesen Farbfeldern werden dabei die Objekte automatisch mit angepasst – wenn wir wollen.

Als Voraussetzung blenden wir uns die Bedienfenster Farbe und Farbfelder über das Menü Fenster ein, falls noch nicht geschehen.

Im Fenster Farbe können wir die Farbewerte einstellen. Im Fenster Farbfelder werden wir später die Vorgaben speichern.

Tipp: Über das kleine Symbol in seiner oberen rechten Ecke erreichen wir das Bedienfenstermenü und können zwischen den Eingabemöglichkeiten Rad, Schieber, Spektrumfelder oder Tönung für die Farbwerte auswählen.

Nachdem wir die Farbe eingestellt haben, legen wir sie als Farbfeld an. Hierzu klicken wir erneut im Fenster Farbe ins Bedienfenstermenü und wählen Farbe als Farbfeld hinzufügen.

Ein Farbfeld entsteht, das allerdings später nicht mit den Objekten verlinkt ist.

Alternativ klicken wir im Fenster Farbfelder auf die kleine Schaltfläche Aktuelle Füllung zur Palette hinzufügen, die sich oberhalb der Standarfarbfelder befindet.

Zusatztipp: Wir können sogar auf die Schnelle Farbharmonien ableiten per Rechtsklick auf Farbfeld und Farbverteilung zu Farbfeld hinzufügen.

Doch noch besser wird es, indem wir Globale Farbfelder erstellen: Diese sind verlinkt mit den Objekten, sodass eine nachträglich Änderung des Farbfelds alle zugehörigen Objekte umfärbt. Zudem ist es auch möglich, hellere Tönungen davon zu erstellen.

Erkennbar sind diese an den weißen Ecken.

Vorgehensweise:

Im Fenster Farbfelder über das Bedienfenstermenü den Eintrag Globale Farbe hinzufügen wählen. Oder wir klicken im Fenster Farbe einfach auf die Schaltfläche Globale Farbe. Im nachfolgenden Dialogfenster kann die Farbe noch angepasst oder ein Name vergeben werden.

Ein Dialogfenster öffnent sich, in dem wir per Dropdown wieder auf CMYK-Schieber wechseln können, noch einen Namen eingeben und mit Hinzufügen bestätigen.

Wichtig:

Es wird automatisch eine Dokumentpalette namens Dokument angelegt und angezeigt.

Tipp: Listenansicht: Um schneller die Namen der eigenen Farbfelder zu erkennen auf die Listenansicht wechseln. Hierzu im Bedienfenstermenü auf Darstellung und Als Liste anzeigen wählen.

Wichtig: Sobald eine Dokumentpalette aktiv ist, ist eine weitere Schaltfläche verfügbar, mit der wir durch einen einzigen Klick ein neues Globales Farbfeld erstellen können.

Tipp: Wenn wir von vornherein planen, eine Dokumentpalette zu erstellen, können wir somit gleich schneller die globalen Farbfelder erstellen. Vorgehensweise:

Eine weitere Besonderheit von globalen Farbfeldern ist, dass wir auch hellere Tönungen daraus erstellen können:

Dazu einfach im Fenster Farbfelder ein globales Farbfeld anwählen, so dass automatisch im Fenster Farbe der Schieberegler Tönung angezeigt wird. Anschließend wie gewohnt als Farbfeld oder globales Farbfeld speichern.

Hinweis: Auch wenn wir aus einem Farbfeld eine Tönung erstellen, entsteht daraus ein eigenständiges autarkes Farbfeld — es verändert sich nicht, wenn wir das ursprüngliche Farbfeld bearbeiten, wie es man es vielleicht aus anderen Programmen kennt.

Schnell an unsere Farbvorgaben gelangen: Eigene Paletten erstellen

Erstellen wir eigene Paletten mit unseren Farbfeldern, können wir sie beim nächsten Projekt auch schnell wieder aufrufen. Doch was ist der Unterschied zwischen einer Dokumentpalette und einerProgrammpalette?

Ganz einfach:

Eine Programmpalette ist in jeder Datei verfügbar,
eine Dokumentpalette ist nur in dieser Datei verfügbar.

Über das Menü lassen sich auch Paletten exportieren und wieder importieren.

Volltonfarben: Auf diese Weise gelangen wir auch an Volltonfarben, um z.B. auf die mitinstallierten Pantone Farbtafeln zuzugreifen.

Und natürlich lassen sich auch daraus wieder Tönungen erstellen.

Fazit:
Dank der Farbfelder müssen wir die Farben für unsere Objekte nicht jedes Mal neu anrühren. Wir erstellen eine Palette mit all unseren Farbvorgaben. Bei komplexen Dokumenten zahlen sich die globalen Farbfelder dadurch aus, dass wir Änderungen an der Farbe sofort auf alle betreffenden Stellen im Dokument übernehmen. Und unsere Paletten stehen schnell auch in künftigen Projekten zur Verfügung. Viel Spaß beim Ausprobieren!

In unseren Affinity-Seminaren zeigen wir viele praktische Möglichkeiten auf, sich eigene clevere Vorlagen zu erstellen. So könnt ihr euren Workflow deutlich beschleunigen und es bleibt mehr euch mehr Zeit für die Kreativität.

Struktur auf einen Klick – Textstile in Affinity Publisher

Professionelle Layouts leben von klarer Struktur und einheitlicher Formatierung. Genau hier kommen Textstile ins Spiel. In Affinity Publisher, der leistungsstarken Layout-Software der Affinity-Reihe, lassen sich mit wenigen Klicks ganze Kapitel gestalten, anpassen und bei Änderungen im Handumdrehen aktualisieren. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit Gliederungsebenen, Absatz- und Zeichenstilen effizient arbeiten – und warum sich der Einsatz von Formatvorlagen mehrfach auszahlt.

In unserem Beispiel geht es um Kapitel mit drei Gliederungsebenen.

Unser Ziel:

Unsere Ausgangssituation:

Wir werden hierbei mit Textstilen arbeiten, da wir den Text mit diesen Formatvorlagen strukturieren können und zudem schneller formatieren bzw. Formatänderungen im Handumdrehen übernehmen können.

Also blenden wir uns über das Menü Fenster > Text das Bedienfenster Textstile ein, falls noch nicht geschehen.

Wie wir sehen, sind einige Stile von vornherein im Dokument vorhanden – natürlich lassen sie sich per Rechtsklick > Bearbeiten auch an unsere gewünschte Formatierung anpassen — dazu später ein kleines Beispiel.

In unserer Broschüre soll es drei Gliederungsebenen von Haupt- und Unterkapiteln geben. Wir wählen also im Dokument eine Textstelle eines Hauptkapitels aus und klicken anschließend auf den Stil Überschrift 1, um den Stil anzuwenden. Entsprechend natürlich mit den Unterkapiteln Überschrift 2 und 3.

Zu unterscheiden sind hierbei absatzbezogene Textstile, die sich stets auf ganze Absätze im Text beziehen – gekennzeichnet durch ein Absatzmarke-Symbol. Im Gegensatz dazu können die zeichenbasierten Textstile auf einzelne Zeichen innerhalb des Absatzes angewendet werden – z.B. für Hervorhebungen. Sie sind durch ein kleines a gekennzeichnet.

Um die Formatierung noch an eigene Wünsche anzupassen, klicken wir per Rechtsklick auf den Stil Überschrift 1 und wählen Bearbeiten.

Hier können auf einfache Weise sämtliche Formatierungen für den Textstil eingestellt werden. So stellen wir zum Beispiel unter Zeichen die Schriftart und Schriftgröße ein oder unter Absatz die Abstände zwischen den Absätzen.

Die Änderungen werden automatisch auf jede betreffende Textstelle im Dokument übernommen.

Hinweis: Wir können auch auf herkömmliche Weise zunächst die Formatierung vornehmen – bitte anschließend dann nicht vergessen, der Formatvorlage Bescheid zu geben – per Rechtsklick auf den Textstil und aktualisieren.

Wir nehmen uns allerdings einer etwas kniffligeren Herausforderung an und werden eine Nummerierung der Überschriften einrichten.

Unter Aufzählung & Nummerierung spendieren wir als erstes der Überschrift 1 Nummerierungen:

Im Eingabefeld Text übernehmen wir die Einstellung \#,
jedoch löschen wir das Tabulator Symbol >> und tippen stattdessen ein Leerzeichen ein.

Syntax:

\# [Leertaste]

Weitere Einstellungen sind:

Stufe: 1

Nummerierung starten mit: 1

Die Überschrift 2 hingegen soll mit „1.1“ bzw. „1.2“ etc. nummeriert werden. Hierfür klicken wir im Eingabefeld Text vor das blaue Nummernsymbol \#, um den Cursor zu platziern und anschließend auf das Dropdownsymbol, um die Stufe 1 bzw. \1 zu setzen. Dazu tippen wir noch einen Punkt. Wichtig ist, darüber die Stufe 2 einzustellen, um die aktuelle Stufe korrekt festzulegen.

Syntax:

\1.\# [Leertaste]

Entsprechend verfahren wir mit dem Textstilf Überschrift 3.

Unser Ergebnis:

Fazit:
Textstile stellen eine schnelle Möglichkeit dar, Texte effizienter zu strukturieren. Dadurch sparen wir nicht nur Zeit, sondern geben unserem Dokument eine Struktur. Insbesondere die semantische Auszeichnung von Überschriften und Hervorhebungen ist Sprungbrett für viele weiterführende Möglichkeiten, wie das Erstellen von Verzeichnissen. Viel Spaß beim Ausprobieren!

In unseren Affinity-Seminaren geben wir einen einfachen Einstieg in die Möglichkeiten von Textstilen und führen Schritt für Schritt durch komplexe weiterführende Anwendungen.

---

In Microsoft 365 gibt es in Excel seit 2024 die neue Funktion TEXTTEILEN, um auf einfache und flexible Weise die Werte in einer Zelle in Zeilen oder Spalten aufzuteilen.

Kurzer Rückblick: Früher haben wir dies mit mehr oder weniger komplex verschachtelten Textfunktionen gelöst. Die Excel Version 2010 bescherte uns den Menübefehl Daten > Text in Spalten, um dies auf einfache Weise zu lösen.

Mit der neuen Funktion TEXTTEILEN hingegen erhalten wir noch mehr Flexibilität. Hier die einfache Vorgehensweise:

Da diese Funktion eine Arrayfunktion ist, schreibt sie die Ergebnisse automatisch in so viele angrenzende Zellen, wie für die Auswertung benötigt werden. Dies bedeutet für uns einfach, dass wir in unserem Beispiel vorab für genügend freien Platz zum Aufteilen in einzelne Spalten für Vorname und Nachname sorgen müssen.

Die Funktion wird hier in B2 eingetragen. Das Ergebnis belegt allerdings zusätzlich C2, was durch den blauen Rahmen dargestellt wird. Wenn wir in die Bearbeitungsleiste blicken, wird die Formel auch in C2 angezeigt, allerdings ausgegraut.

Wie bei jeder anderen Formeleingabe können wir mithilfe der Ausfüllfunktion das Ergebnis der Zelle B2 nach unten auf die weiteren Zeilen übertragen.

Übrigens: In unseren über 50 verschiedenen Excel-Kursen zeigen wir viele weitere praktische Kniffe und clevere Tipps, mit denen Sie Ihre Tabellenarbeit effizienter und professioneller gestalten können.