Viele Unternehmen überlegen gerade, wie sie Künstliche Intelligenz effizienzsteigernd im Unternehmen einsetzen können, um Ressourcen zu sparen oder Zeit zu gewinnen und dadurch hoffentlich Stress und Überstunden zu reduzieren.

In Deutschland haben wir im Jahr 2023 sage und schreibe 1.300.000.000 Überstunden geleistet, da würde ich die steile These aufstellen, dass wir mindestens die Hälfte davon einsparen könnten, wenn wir unsere vorhandenen “technischen“ Ressourcen sinnvoll einsetzen. Da muss ich also noch gar keine Überlegungen anstellen, wie mir KI weiterhilft. Denn wenn diese genauso rudimentär eingeführt, wie die meisten Softwareprodukte in den letzten 15 Jahren, wird auch hier der Return of Invest sehr lange auf sich warten lassen bzw. nie eintreten. Software wird vielerorts installiert, aber nicht mehr eingeführt.

Ich will Euch das an meinen beiden Steckenpferdchen Outlook und Teams einmal aufzeigen!

Während der Pandemie haben wir auf Home Office setzen müssen (welche Führungskraft wurde auf das Führen auf Distanz qualifiziert?), das Online-Meeting war geboren (wer wurde auf dessen Möglichkeiten qualifiziert?)! Im Laufe der Zeit hat sich Microsoft Teams durchgesetzt und das bisschen Chatten kriegen wir schon auch noch hin, wir sind ja alle schon WhatsApp-Profis. So nutzen wir jetzt Chat und Mail parallel, verlieren aber den Überblick über Kanäle und Chats in Teams (ist eben kein WhatsApp), schreiben immer noch Protokolle in Word, senden Dateien mit personenbezogenen Daten unverschlüsselt per Mail bzw. fordern diese extern an und müllen uns gegenseitig mit CC- und BCC-Mails zu. Wer Teams richtig einführt, eben nicht nur installiert hat, schafft in der internen Kooperation und Kommunikation Outlook ab, wir brauchen es nicht mehr! Und mal Hand aufs Herz, wer schickt noch privat Mails oder wie ist die Anzahl der getätigten Anrufe gesunken, seit wir den Chat kennen- und schätzen gelernt haben?

Oftmals geben Mitarbeiter Ihr privat erlerntes und genutztes Wissen auch an der Eingangstür der Firma ab und arbeiten einfach old-fashioned (wie vor 20 Jahren): Ich spreche von der Suchfunktion. Typisch Deutsch, alles in Ordnern zu verräumen! Bei Papier macht das Sinn, aber doch nicht mehr in der digitalen Welt! Wenn wir privat etwas suchen, benutzen wir seit 27 Jahren Google, in der Firma legen wir alles in Mailordnern und Dateiordnern ab, die nur Zeit kosten in der Erstellung und Zeit fressen in der Suche… Warum nicht einfach im Edge googeln? Microsoft Edge findet alles, was in Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive „versenkt” wurde und zwar mit einer Suche.

Wann fangt Ihr an, aufzuhören? Wer Teams hat, braucht kein Outlook mehr!
Wer hat einen Prozess in der Firma, wie man Outlook sukzessive ablöst? Microsoft hat einen Plan! Mal sehen, wann wir aktiv werden oder werden wir wieder nur reagieren mit Multiplikatoren, KeyUser, Centers of Excellence etc.? Oder verlassen wir uns wieder auf die Billigvariante von Youtube-Videos und Google-Suchen? Konzepte, die alle eins gemeinsam haben: Kosten nicht viel nach der Installation, aber ein Vermögen in der täglichen Anwendung. Betrachte ich die Entwicklung im Gesundheitswesen macht das sogar krank, weil die Menschen Ihr tägliches Pensum nicht mehr schaffen.

👉 In unseren Kursen zu Microsoft 365, Teams und Outlook zeigen wir Ihnen, wie Sie Tools wirklich einführen – statt nur installieren.
Effizienz beginnt mit dem richtigen Wissen!