Microsoft folgt dem Evergreen-Modell, d. h. kontinuierliche kleine Updates statt großer Versionssprünge. Während es früher alle drei Jahre eine neue Office Version gab, gibt es aktuell in Microsoft 365 spätestens alle 4 Wochen Updates. Das bedeutet neue Anforderungen an Unternehmen in allen Bereichen!
Unternehmen müssen:
- Agile Prozesse einführen, um Änderungen schnell zu bewerten und umzusetzen.
- Kurze Entscheidungswege schaffen, damit Anpassungen nicht durch lange Freigabezyklen blockiert werden.
- Budgetplanung auf Abonnement- und Evergreen-Basis umstellen, um vorhersehbare Kosten sicherzustellen.
- Qualifizierung neu definieren
Change-Management und Kommunikation
- Change-Management-Strategie entwickeln: Welche Änderungen sind kritisch, welche können sofort übernommen werden? Wie hoch ist der ROI eines jeden Updates?
- Kuratierte Informationen bereitstellen: Statt Informationsflut aus dem Microsoft Message Center sollten IT-Teams gefilterte, relevante Updates an die Fachbereiche weitergeben. Hierfür ist ein „Trend-Scout“ sinnvoll, der Informationen sammelt, zusammenfasst und letztendlich mit IT und Personalentwicklung die sinnvollen Maßnahmen auf den Weg bringt
- Regelmäßige Update-Reviews (z. B. monatlich) einplanen, um Auswirkungen auf Prozesse und Compliance zu prüfen.
Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden
- Evergreen-Schulungen statt einmaliger Trainings: Mitarbeitende müssen kontinuierlich über neue Funktionen informiert werden. Dies klappt nicht mehr mit alten Qualifizierungsmodellen wie mehrtägigen Präsenztrainings.
- Micro-Learning-Formate wie kurze Videos, Webinare oder SharePoint-Posts nutzen. Hier stehen mit Clipchamp, Stream, Lists und old-fashioned PowerPoint hervorragende Werkzeuge in Microsoft 365 zur Verfügung
- Pilotgruppen oder CoE (Center of Excellence) für „Targeted Release“ einrichten, um neue Features vorab zu testen und Feedback zu geben.
- Digital Leadership benutzt andere Werkzeuge wie Chats, Viva Engage, SharePoint, Loop, um sowohl mehrere Generationen als auch „auf Distanz“ zu führen
Technische und organisatorische Anpassungen
- Update-Kanäle definieren: Standard vs. Targeted Release für bestimmte Nutzergruppen.
- Automatisierte Tests für kritische Anwendungen und Add-ins einführen.
- Backup- und Compliance-Strategien regelmäßig prüfen, da sich Richtlinien (z. B. OneDrive-Aufbewahrung) ändern können
Governance und Sicherheit
- Richtlinien für Feature-Einführung festlegen (z. B. wer entscheidet über Aktivierung neuer KI-Funktionen wie Copilot).
- Sicherheits- und Datenschutzprüfungen in den Update-Zyklus integrieren.
- Monitoring-Tools wie das Microsoft 365 Admin Center und die Roadmap aktiv nutzen.
- Umsetzung von Daten-Klassifizierungen und Aufbewahrungsvorschriften sind in Purview im Admin-Center bestens machbar
Unser Tipp:
Viele Unternehmen setzen auf ein „Evergreen-Team“, „Center of Excellence“ oder einen M365 Manager, die jedes Updates bewerten, interne Kommunikation steuert und Schulungen koordiniert. So wird verhindert, dass neue Funktionen ungenutzt bleiben oder Verunsicherung entsteht.