Excel VBA-Programmierung - Datenaustausch zwischen Excel, Datenbanken, Word und Outlook

In einer Vielzahl von Unternehmen ist Excel zwar das zentrale Werkzeug zur Datenbearbeitung, jedoch stammt ein Großteil der Daten aus externen Quellen (Dokumente oder Datenbanken) und muss - mangels automatisierter Prozesse - durch den Anwender manuell ins Excel übertragen werden. Nach erfolgter Bearbeitung dieser Daten innerhalb von Excel werden diese wiederum in externe Datenbestände zurückübertragen. Zum Abschluss dieses häufig auftretenden Szenarios werden die aufbereiteten Excel-Arbeitsmappen per Mail an andere Empfänger weitergeleitet – all dies wird in vielen Fällen manuell durchgeführt. 

Ein praktisches Beispiel für die beschriebene Verarbeitung von Office-Dokumenten findet sich im Bereich Projektausschreibung/Projektcontrolling. Dort werden zu Beginn aus Ausschreibungsunterlagen (Word-Dokument) die wesentlichen Projektparameter ausgelesen und in Tabellenblätter (Excel) überführt. Das Controlling der laufenden Projekte und die chronologische Fortschreibung der jeweiligen Projektparameter (Laufzeiten, Aufwände, Kosten etc.) findet in Excel statt. Die Projektverantwortlichen bekommen regelmäßig Statusinformationen in Form von Excel- und/oder Word-Dokumenten per E-Mail (Outlook) übermittelt, ggfs. als PDF, falls diese Dokumente vom Empfänger nur gelesen werden. Es ist in der Praxis aber auch durchaus möglich, dass die Projektverantwortlichen Ergänzungen in den Dokumenten vornehmen und diese Änderungen in die Controlling-Datenbasis zurückfließen müssen. Die eigentliche Datenbasis kann in Form von Textdateien, Excel-Tabellen oder SQL-Datenbanken (MS Access, SQL-Server) vorliegen. Da es sich in dem beschriebenen Szenario – wie in vielen ähnlichen Praxisfällen - um einen standardisierten Ablauf handelt, der vom Anwender regelmäßig durchgeführt werden muss, ist das Potential für eine automatisierte Ablaufunterstützung hier besonders hoch.

Der angebotene Spezial-Kurs vermittelt Ihnen das Know-How, wie ein automatisierter Datenaustausch in beide Richtungen zwischen Excel und externen Datenquellen (SQL-Datenbanken, Textdateien, anderen Excel-Arbeitsmappen) sehr effizient durch den Einsatz der MS ActiveX Data Objects (ADO) realisiert werden kann. Auch das automatisierte Lokalisieren und Auslesen relevanter Daten aus Word-Dokumenten sowie das Versenden der aufbereiteten Dokumente per E-Mail via Outlook wird in diesem Kurs gezeigt.

Stand Januar 2026 ist Excel VBA nicht abgekündigt. Es bleibt ein integraler Bestandteil der Desktop-Versionen von Microsoft Excel für Windows und Mac. 
Obwohl Microsoft moderne Alternativen forciert, gibt es derzeit kein offizielles End-of-Life-Datum für VBA in den Desktop-Apps. 

Beachten Sie jedoch folgende Entwicklungen: 

• Support-Ende für Office 2021: Der Support für die Kaufversion Office 2021 endet am 13. Oktober 2026. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Nutzer dieser spezifischen Version keine Sicherheitsupdates mehr, was indirekt die Sicherheit von dort ausgeführten VBA-Makros betreffen kann.
• Verschärfte Sicherheitsregeln: Microsoft blockiert VBA-Makros in Dateien aus dem Internet standardmäßig, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
• Eingestellte Technologien: Während VBA bleibt, wurden verwandte Technologien wie VBScript (VBS) bereits offiziell abgekündigt und werden schrittweise aus Windows entfernt. Auch für den Office Online Server wurde das Support-Ende für den 31. Dezember 2026 angekündigt. 
   

Moderne Alternativen zu VBA

Microsoft empfiehlt für neue Projekte zunehmend webbasierte oder Cloud-native Lösungen: 

• Office Scripts: Basieren auf TypeScript/JavaScript und sind speziell für die Automatisierung in Excel im Web sowie zur Integration in Power Automate konzipiert.
• Python in Excel: Seit 2024/2025 nativ in Microsoft 365 verfügbar, ermöglicht es komplexe Datenanalysen direkt in der Arbeitsmappe, ist jedoch primär für Berechnungen und weniger für die UI-Steuerung gedacht.
• Excel Add-ins (Web-Modell): Diese nutzen HTML/JS und funktionieren plattformübergreifend (Desktop, Web, Mac, iPad). 

Fazit: Bestehende VBA-Lösungen funktionieren weiterhin, sollten aber aufgrund des Fokus auf Cloud-Sicherheit und moderne Web-Standards langfristig auf Alternativen geprüft werden.