KI im Projektcontrolling

Das Seminar richtet sich an Projektmanager:innen und Projektleitende, Controlling- und Finanzexpert:innen, Business Analyst:innen und Datenwissenschaftler:innen, Qualitätsmanagement-Beauftragte sowie Mitarbeitende aus dem IT- und Technologiemanagement, die KI-gestützte Methoden im Projektcontrolling einsetzen oder bewerten möchten. Angesprochen sind insbesondere Personen, die Projektkennzahlen, Kosten-, Termin- und Ressourcensteuerung sowie Reporting- und Prognoseprozesse verbessern wollen und dabei Potenziale, Grenzen und Risiken von KI (z. B. für Forecasting, Anomalieerkennung, automatisierte Auswertungen und Entscheidungsunterstützung) verstehen und in ihre Praxis übertragen möchten.

Dein Nutzen:

• Praxisbezug: Direkte Anwendung von KI-Tools in einer realitätsnahen Fallstudie.
• Effizienzsteigerung: Automatisierung und Optimierung von Projektcontrolling-Prozessen.
• Prognosesicherheit: Frühzeitiges Erkennen von Risiken und Abweichungen durch KI-gestützte Analysen.
• Wettbewerbsvorteil: Aufbau moderner Controlling-Kompetenzen für die digitale Transformation.
   

Einführung in das Projektcontrolling mit Unterstützung durch KI

• Nutzung prädiktiver Modelle zur Prognose des Projekterfolgs (Kosten & Zeit).
• Automatisiertes Tracking des Projektstatus anhand definierter KPIs.

Vorstellung relevanter Tools und Technologien

Die Top-Themen des Workshops

1. Soll-Ist-Vergleiche in Smartsheet – KI als Frühwarnsystem

In Smartsheet erkennt die integrierte KI Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten automatisch. Sie analysiert Fortschrittsdaten, schlägt Priorisierungen vor und sendet Warnmeldungen, wenn Termine oder Budgets gefährdet sind.

➡️ Ergebnis: Proaktive Steuerung statt nachträglicher Analyse – KI zeigt, wo und warum ein Projekt aus dem Takt gerät.

2. Risikomanagement mit ClickUp AI – Risiken erkennen, bevor sie eskalieren

ClickUp AI durchsucht Projekt-Updates, Kommentare und Aufgabenbeschreibungen nach Hinweisen auf Risiken – etwa Überlastung, Kommunikationsprobleme oder Terminverzug. Die KI erstellt automatisch Risiko-Reports und schlägt Gegenmaßnahmen vor.

➡️ Ergebnis: Verborgene Risiken werden sichtbar – und können frühzeitig adressiert werden, bevor sie das Projekt gefährden.

3.. Ressourcenmanagement mit Teamwork & ClickUp – KI plant Kapazitäten mit

Teamwork und ClickUp AI analysieren automatisch Arbeitslasten, verfügbare Kapazitäten und Deadlines. Die Tools erkennen Überlastungen, priorisieren Aufgaben intelligent und schlagen realistische Zeitpläne vor.

➡️ Ergebnis: Faire, transparente Auslastung – die KI wird zum Assistenten für realistische Projektplanung und Teamgesundheit.

4. Budgetplanung mit Smartsheet – Intelligente Prognosen statt Schätzungen

KI-gestützte Budgetplanung nutzt historische Projektdaten, um realistische Forecasts zu erstellen. In Smartsheet kann die KI automatisch Kostenabweichungen erklären und zukünftige Budgetrisiken vorhersagen.

➡️ Ergebnis: Bessere Budgettreue, realistischere Planung – und mehr Kontrolle mit weniger Aufwand.

KI-Praxis

• Überwachung von Projektkosten und Zeitplänen.
• Erstellung eines Dashboards für die Echtzeitüberwachung von Projekt-KPIs.
• Handlungsempfehlungen ableiten

Fallstudie 

• Im Rahmen der Fallstudie erarbeiten die Teilnehmenden praxisnah, wie KI-Tools gezielt in den verschiedenen Phasen eines Projekts effektiv eingesetzt und angewendet werden können.

Hands-On-Projekte

• Die Teilnehmenden entwickeln selbstständig ein einfaches Monitoring-Dashboard oder eine Risikoanalyse für ein Beispielprojekt basierend auf bereitgestellten Daten.
• Umsetzung eigener Projekte der Teilnehmenden.
• Präsentation der Ergebnisse.

Ausblick, Fragen & Antworten

Methodenmix aus Experten-Input, Präsentation, Live-Demos, Praxisbeispiele, Übungen, Fallstudie, Gruppen- und Einzelarbeiten.